Chuyên viên quản trị Ken Blanchard nhấn mạnh một điều “Lời nhận xét là một bữa ăn buổi sáng của nhà vô địch” với vài lý do hay ho. Phản hồi là một con đường hai chiều. Chúng ta đều cần nó, tuy nhiên cách thể hiện có thể khiến ta có thêm hay mất đi một mối quan hệ.

Khi chịu áp lực, mọi người thường có xu hướng thiếu sự tự tin và cạnh tranh để tương tác với những người khác. Phản hồi có thể rất khó khăn để nghe và chấp nhận, nhưng nó cực kỳ hữu hiệu trong việc giúp bạn phá vỡ vòng xoay của những lời phàn nàn, cảm giác là nạn nhân hay đổ lỗi cho người khác.  

Kiểm soát sự biến chuyển và giao tiếp là hai mảng cực kỳ quan trọng chúng ta cần làm chủ trong bất cứ sự thiết lập công việc nào, và cả hai đều mang lại cho chúng ta nhiều cơ hội cho phản hồi hơn.

Sau đây là những điểm cực kỳ quan trọng bạn hãy nhớ kỹ. Lần tới khi bạn muốn kết nối với ai đó, thậm chí là sếp của bạn, mở rộng ra không chỉ là một lời nhận xét công việc, một chủ đề nhạy cảm chẳng hạn? 

1. Xin phép trước

Thật là tuyệt nếu bạn hỏi xem người đó có bằng lòng nếu bạn đưa ra ý kiến, quan điểm hay nhận xét không? Bất chấp người bạn đang nói với là ai đi nữa. Đó là một điều thể hiện sự tôn trọng tối thiểu bạn cần làm.

Ví dụ, bạn có thể hỏi “Sếp có sẵn lòng nghe một quan điểm khác không?” hay “Liệu tôi có thể nêu quan điểm của minh không?” Phụ thuộc vào mối quan hệ và sự thấu hiểu nhau, bước này không yêu cầu bạn luôn thực hiện nó. Nếu đó là một mối qua hệ yêu cầu sự nghiêm túc, ví dụ như khi bạn muốn đưa ra một phản hồi tới khách hàng, đó sẽ là một điều hoàn hảo khi mở rộng giới hạn giao tiếp của đôi bên.

2. Giữ sự lạc quan và để ý những từ “nhưng” của bạn

Hãy đảm bảo rằng những nhận xét của bạn mang cân bằng để tránh việc xúc phạm ai đó quá gay gắt. Tiếp cận với với việc điều hướng họ với những thông điệp mang tính xây dựng và cẩn trọng trong việc kết nối với giữa một lời góp ý tích cực và theo sau với từ “nhưng”.

Sử dụng ví dụ bạn muốn phàn nàn với sếp của bạn chẳng hạn, hãy tránh những lời như “Em thích làm việc với sếp nhưng em thấy công việc này không có giá trị nào với mình cả, chả ai nghe em nói. Em chán rồi!”. Thay vào đó, thử nói “Em thích làm việc với sếp. Thỉnh thoảng thì em thấy công việc này chả giá trị lắm, và em thấy ấn tượng bởi sếp không mở lòng với những ý tưởng của em. Em cảm thấy nếu sếp chia sẻ những nỗ lực của em về dự án với cả nhóm, nó sẽ tốt hơn cho cả hai chúng ta.”

3. Thêm vào giá trị

Tự hỏi mình cách mà những ý kiến, bình luận hay phản hồi của bạn sẽ chân thành giúp đỡ họ, Bạn có muốn thay đổi cái cách người ấy làm điều gì đó không? Hãy khuyên họ, một hành động hay một quá trình cụ thể nhé.

Chắc chắn việc dự phòng những quan điểm của bạn và giải thích cách làm mới của bạn với vấn đề đó và cho thấy những lợi ích từ lời phản hồi của bạn. Lời nhận xét ấy sẽ giúp họ giải quyết vấn đề ấy; hoặc, nếu đó là về tình hình công việc của họ, cải thiện chất lượng công việc sẽ là một ý kiến không tồi chút nào.

4. Làm chủ ý kiến của bạn

Trình bày ý kiến từ góc nhìn của “tôi” tốt hơn là quan điểm của “bạn”. Sử dụng những lời nói như “Tôi nhận ra rằng….” hay “Tôi bị ảnh hưởng khi…” thay vì “Bạn chẳng bao giờ làm điều này…” hoặc “Bạn luôn làm tôi cảm thấy…”

Những từ như “luôn luôn” hay “không bao giờ” nghe như một lời buộc tội và thường khiến người ta thấy bị xúc phạm. Đảm bảo sự thẳng thắn trong lời nói của bạn về tình huống ấy, và cố gắng đừng nói điều gì ẩn ý với khó khăn trước kia bằng cách khơi lại quá khứ.

5. Lên kế hoạch và tập luyện

Luyện tập điêu bạn muốn trình bày với người bạn thân hay đồng nghiệp của mình. Nếu bạn dành thời gian để suy nghĩ về nó kỹ càng, kết quả có thể sẽ tốt đẹp hơn điều bạn nghĩ đấy.

Tương tự, cân nhắc thời khắc tiếp cận nhé. Hãy lưu ý tình trạng cá nhân hay deadline của họ. Sẽ thật là thiếu khôn ngoan khi cố gắng chọc vào một tổ kiến lửa phải không?

6. Hãy nói trực tiếp

Một nghiên cứu mới khẳng định một ý kiến qua việc gặp trực tiếp có tỉ lệ thành công nhiều hơn ba mươi tư lần một điều tương tự thông qua email. Cả phản hồi tích cực và tiêu cực nên được trao đổi trực tiếp để đạt được hiệu quả cao nhất.

Khi gặp gỡ ai đó trực tiếp, chú ý ngôn ngữ cơ thể và giữ cho tôn giọng của mình bĩnh tĩnh và thể hiện sự tôn trọng nhé. Việc chỉ trỏ cũng như đan chéo tay sẽ không để lại một thông điệp hiệu quả. Nếu bạn không thể gặp mặt họ để thảo luận về vấn đề, thử tiếp cận họ qua điện thoại hay Skype, nhưng là lựa chọn cuối cùng nhé. Email và những thông điệp dạng văn bản có thể sẽ dễ khiến người đó hiểu sai và nên tránh khi bạn muốn đưa cho họ một phản hồi có giá trị.

7. Cam kết giữ một thái độ cởi mở

Chuẩn bị cho việc lắng nghe - và sẵn sàng, đón nhận - quan điểm của những người khác. Duy trì sự cởi mở với khả năng rằng đâu đó bạn đã tạo ra hoàn cảnh hiện tại này, và chấp nhận cơ học hỏi lẫn nhau sẽ được chia sẻ.

Nếu cách tiếp cận của bạn thể hiện sự tôn trọng và tính xác thực, nhiều lần hơn là không có những điều ấy, bạn không chỉ thoát khỏi tình huống ấy mà còn học được thêm điều gì đó từ những người khác, bên cạnh việc làm phong phú cho những mối quan hệ của riêng bạn.

Theo hrc.com.vn