Khi nào các bạn bước ra khỏi ghế nhà trường và bắt đầu đi làm, đặc biệt là nếu các bạn làm ở các công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia, thì bạn sẽ quen với việc check mail hàng ngày. Thậm chí là hàng giờ luôn! Hàng trăm tỉ công việc được trao đổi và giao cho nhau mỗi ngày qua email, thế nên là kĩ năng quản lý email tưởng nhỏ nhưng quan trọng vô cùng nhé.

Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn các tips để sắp xếp Inbox của mình hiệu quả nhé! Công cụ email mình nói đến hôm này là Gmail, vì mình thấy rất đông các bạn dùng Gmail, sau này mình sẽ làm thêm cái về Outlook nhé.

1. Unsubscribe emails trong tíc tắc

Chắc hẳn bạn nào cũng đau đầu vì Gmail Inbox mỗi ngày có cả chục emails mới, mà toàn tin quảng cáo về giảm giá cuối năm, giới thiệu khóa học mới, hay là nhắc nhở subscribe cho một trang báo nào đó đúng không nào? Các bạn yên tâm, mình cũng bị thế đây. Emails quảng cáo nhiều đến nỗi đẩy cả những emails quan trọng của mình xuống dưới, nhiều khi không check kĩ là mình bỏ lỡ cả những email quan trọng luôn. Nhưng ngồi unsubscribe từng email thì rất oải đúng không, thế nên mình chỉ các bạn một trang này rất hay để unsubscribe một lần là xong ngay. Các bạn vào www.unroll.me , nhập email của các bạn vào và thế là một list các emails mà bạn đã subscribes sẽ hiện ra cho các bạn unsubscribe một lần là xong!

2. Advanced search dùng các từ đặc biệt (search operators)

Nếu các bạn muốn khai thác tối đa chức năng search của Gmail thì mình gợi ý các bạn nên sử dụng các từ đặc biệt (search operators) để lọc kết quả tìm kiếm hiệu quả hơn. Đầu tiên, các bạn vào đây để xem một danh sách các từ đặc biệt mà Gmail cung cấp. Danh sách này khá dài nhưng sau đây mình sẽ nói về 6 từ phổ biến nhất.

• From và To:

Để tìm tất cả emails được gửi bởi một người nào đó thì bạn dùng từ này. Ví dụ, mình tìm emails được gửi tới bởi Jason thì mình sẽ gõ vào thanh search là “from:[email protected]”. Tương tự như “from”, “to” là để kiếm những emails được bạn gửi tới một ai đó

• Subject:

Để tìm những emails mà trong phần Subject có chữ bạn cần. Ví dụ, bạn muốn tìm emails từ Amy có tiêu đề liên quan đến discount thì bạn có thể search “from:[email protected] subject:discount”

• After và Before:

Từ này để tìm kiếm emails dựa trên thời gian. Ví dụ, bạn cần tìm những email được gửi từ sếp của bạn trong khoảng thời gian từ 1/2/2015 đến 1/5/2015 thì bạn search như sau “from:[email protected]  after:2015/2/1 before:2015/5/1”

Lưu ý: format của thời gian là yyyy/mm/dd nhé

• Label:

Trong Gmail có chức năng “Label” cho emails, bạn có thể tận dụng chức năng này để tìm kiếm. Ví dụ, bạn muốn kiếm những emails bạn nhận được từ 8morning được label là “Social” thì bạn search “from:[email protected]  label:Social”

• Filename:

Để tìm kiếm những emails có attachments mà có chứa những từ nhất định thì bạn dùng operator này nhé. Ví dụ, mình muốn xem những email mình gửi đi cho 8morning có attachments chứa từ “bài gửi” thì mình search như sau “to:[email protected] filename:bài gửi”

• Is:

Để tìm kiếm những emails được đánh dấu là read/unread/starred/important. Ví dụ, bạn muốn tìm các emails từ 8morning, Subject có chứa từ “resume”, và được đánh dấu là “unread” thì bạn search như sau “from:[email protected] subject:resume is:unread”

3. Đặt giờ hẹn để email được tự động gửi đi

Có bao giờ bạn soạn xong một email nhưng chưa muốn gửi ngay mà lưu lại để sau này gửi chưa? Chắc chắn bạn nào dùng email thường xuyên sẽ gặp trường hợp này rồi. Mình cũng thế, nhưng nhiều lúc mình lưu lại xong vài ngày sau mình lại quên gửi! Thế là mình cầu cứu Boomerang. Một ứng dụng mở rộng rất hay của Chrome mà bạn nào viết email cũng nên biết.

• Đầu tiên bạn cài đặt Boomerang tại đây
• Sau đó khi bạn viết mail bạn sẽ thấy chế độ “Send Later”

Boomerang còn một chức năng nữa mà mình rất thích, đó là chế độ phân tích xem khả năng email của bạn được người đọc trả lời là cao hay thấp. Bạn chỉ cần viết xong email và ấn vào nút ở góc phải để đọc kết quả nhé!

4. Dùng hashtag (#) như một cách để label

Gmail còn một chức năng nữa là tìm kiếm emails dựa trên hashtag (#). Nếu bạn đang làm một project nhóm nào đó, thì bạn và nhóm bạn nên tận dụng chức năng này của Gmail để kiểm tra email cho dễ nhé. Ví dụ, bạn đang làm project về Luật Dân Sự, vậy thì trong những emails mà các bạn trao đổi với nhau, hãy thêm #LuatDanSu vào body của email để lúc cần search thì tất cả những email liên quan đến #LuatDanSu sẽ được hiện ra cho bạn.

Hi vọng các bạn thấy tips của mình hữu ích và chúc các bạn thành công trong việc dọn dẹp Gmail của mình nhé!

Các nguồn sử dụng trong bài viết:

1. https://zapier.com/blog/organize-search-automate-gmail-inbox/

Theo 8morning