Chào bạn, một kẻ bận rộn. Nếu bạn bị cái tít dụ đến đây thì chứng tỏ là bạn đang để ý tìm kiếm một phương kế để hoàn thành công việc tốt hơn, năng suất hơn, hiệu quả hơn, mà mất ít stress hơn. Tôi lại tặng bạn một món quà đặc biệt: 6 bí quyết quản việc cực đơn giản mà hiệu quả. Chỉ cần bỏ ra mươi phút đọc hết bài này, bạn sẽ thấy mình sẽ lãi to. Chắc chắn đấy!

Bí quyết 1: Trực quan hóa đầu việc

Bình thường bạn có quá nhiều việc phải lo, nhưng hầu như bạn để việc đó ở trong đầu, khiến cho đầu óc càng thêm lo. Những lí thuyết quản trị trực quan (Visual management) đang được ưa chuộng trên thế giới dạy ta điều đơn giản này: Hãy bắt đầu bằng việc trực quan hóa đầu việc.

Thế nào là trực quan hóa đầu việc? Hãy theo ba bước đơn giản dưới đây.

Bước 1: Bạn lập một cái bảng Kanban (vẽ nó ra trên bảng, một tờ giấy cứng) có ba cột VIỆC CẦN LÀM, VIỆC ĐANG LÀM, HOÀN THÀNH như bên dưới:

Bước 2: Kể từ giờ trở đi, cứ có việc gì bạn dùng giấy dán (sticky note) viết ra rồi dán nó lên cột VIỆC CẦN LÀM.

Bước 3: Khi bắt tay làm việc gì thì nhấc cái việc đó sang cột ĐANG LÀM, cố làm thật nhanh thật gọn việc đó, rồi nhúp nó sang cột HOÀN THÀNH.

Vậy là trạng thái công việc rõ mồn một. Việc xong hay chưa xong bạn đều biết cả. Nguyên cái sự rõ ràng như thế đã giúp ta có cảm giác kiểm soát công việc tốt hơn hẳn, đỡ lo.

Bí quyết này có ý nghĩa rất giản dị: Muốn quản việc thì phải BIẾT VIỆC. 

Bí quyết 2: Đặt độ ưu tiên

Chắc bạn biết luật Pareto 80/20 rồi nhỉ. Chỉ khoảng 20% công việc quan trọng mang đến phần lớn (80%) giá trị cho chúng ta. Vì thế cần luôn xếp độ ưu tiên cho các công việc cần làm. Việc của bạn là phải thực hành luật đó, chứ không nên chỉ biết cho vui.

Vậy làm thế nào?

Trong cái bảng Kanban kia bạn đã dán hết việc lên cột VIỆC CẦN LÀM rồi thì hãy phân tích các công việc đó xem cái nào khẩn cấp hơn, cái nào mang lại nhiều giá trị hơn, và bạn thích làm cái nào hơn thì kéo lên trên; còn những cái ít khẩn cấp hơn, ít giá trị hơn, ít thích thú hơn thì đẩy xuống dưới.

Đấy, xong rồi cứ nhằm việc ở hàng trên mà “giã”, hết việc nọ đến việc kia. Làm miết như thế thì bạn đã thực sự làm chủ cái quy tắc 80/20 rồi. Chú ý là bạn nên ưu tiên để mỗi ngày được làm những việc vừa thích thú vừa mang lại nhiều giá trị. Như thế mới thật là thông minh.

Nói thêm một chút, bạn có thể dùng nhiều giấy dán hoặc nhãn với màu sắc khác nhau để ưu ái những việc quan trọng hơn.  Như thế cũng trực quan hơn, vui vẻ hơn. Hãy tẹt ga mà sáng tạo nhé!

Có câu “Vĩ đại do lựa chọn” (thực ra là tựa sách nổi tiếng của của đại cao thủ Jim Collins). Đặt độ ưu tiên chính là một thói quen để rèn luyện năng lực lựa chọn để trở nên “vĩ đại theo cách của bạn” đấy!

Bí quyết 3: Giới hạn việc-chưa-xong

Bạn biết không, làm nhiều việc một lúc sẽ khiến năng suất giảm, lại tăng stress đấy. Vì bạn sẽ mất nhiều thì giờ và năng lượng để “chuyển đổi ngữ cảnh”. Có nghiên cứu khoa học còn cho thấy là làm quá nhiều việc cùng lúc có thể làm giảm cả IQ luôn. Các bạn nên ghi nhớ điều này: Não bộ của con người chỉ có thể tập trung cao độ vào một việc thôi. Vì thế hãy giới hạn việc đang làm (tức việc chưa làm xong) xuống, ví dụ: 3 việc thôi, để tránh nguy cơ giảm năng suất, tránh căng thẳng,  và đảm bảo chất lượng công việc.

Cách làm đơn giản thôi: ghi số 3 vào cột ĐANG LÀM, rồi chỉ cho phép 3 công việc được dán ở cột đấy. Khi nào xong một việc thì nhấc nó sang cột HOÀN THÀNH, lúc ấy mới được chọn việc tiếp theo từ cột VIỆC CẦN LÀM sang cột ĐANG LÀM, vẫn đảm bảo giới hạn việc đang làm là 3.

Ghi chú thêm: số 2 hay 3 hay 4 có thể cần phải được tùy biến tùy từng người. Cách làm là cứ thử thôi, bạn thử tăng giảm qua thời gian xem có bị ảnh hưởng gì không. Xong rồi thì cứ dùng lấy một cái thôi.

Bí quyết 4: Mỗi ngày mươi phút thực hành kiểm điểm

 

Thực tế là không phải lúc nào công việc cũng trôi chảy. Nếu ở trên kia ta bảo rằng phải “biết việc” bao gồm biết đầu việc và biết trạng thái công việc, thì chúng ta cũng phải “biết vấn đề”. Không gì tốt hơn là đặt ra mỗi ngày mươi phút tự kiểm tra xem trạng thái công việc đến đâu.

Thực hành cũng dễ thôi, bạn tự đặt và tự trả lời nghiêm túc ba câu này là xong ngay:

1. Từ hôm qua đến hôm nay mình đã làm được việc gì?
2. Có vấn đề nào cản trở mình làm tốt công việc không?
3. Mình sẽ làm việc gì tiếp theo đây?

Nhớ đứng trước cái bảng Kanban mà tự trả lời nhé. Kiểu tự kiểm điểm và cũng đừng mất thì giờ quá, nhớ bấm đồng giờ đếm ngược. Chỉ 10 phút thôi là đủ.

Bí quyết 5: Khi gặp vấn đề, hãy hỏi 5 lần tại sao

Ai làm việc chăm chỉ mà chả có lúc tắc tị. Vấn đề củ chuối đột nhiên nó ập đến. Chúng ta thường tự hỏi: “Thế thì người nông dân phải làm sao”?

Đừng vội đâm sầm vào giải quyết vấn đề ngay. Hãy điều tra xem nó là cái gì đã. Đến gấp như cháy nhà người ta còn phải hội ý xem là cái gì gây cháy, và phải tính kế cẩn thận làm thế nào để dập lửa cho hiệu quả, huống hồ phần lớn công việc của bạn chưa đến mức cháy nhà như thế phải không?

Phương pháp hỏi 5 lần tại sao này thực ra một kĩ thuật có trong phương pháp quản lí trứ danh có tên là Tư duy Tinh gọn (Lean Thinking), có gốc gác tận ở bên Nhật Bản. Cái kĩ thuật đơn giản cực kì này thế mà hóa ra quá là lợi hại.

Ví dụ nhé, tôi trích ra đây một ví dụ trong cuốn sách nổi tiếng “Khởi nghiệp Tinh gọn” của Eric Ries để bạn tham khảo nhé:

Vấn đề: “Khách hàng phàn nàn về chất lượng lô hàng vừa giao”

Tại sao 1: Tại sao chất lượng lô hàng kém?

Trả lời: Do nguyên vật liệu đầu vào kém chất lượng.

Tại sao 2: Tại sao chất lượng nguyên vật liệu kém?

Trả lời: Do trong quá trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nguồn khác.

Tại sao 3: Tại sao lại thiếu nguyên vật liệu?

Trả lời: Do ước tính không chính xác nên mua thiếu.

Tại sao 4: Tại sao lại ước tính nguyên vật liệu chưa chính xác?

Trả lời: Do không biết yêu cầu nguyên vật liệu của bản thiết kế mới.

Tại sao 5: Tại sao lại không biết yêu cầu nguyên vật liệu của thiết kế mới?

Trả lời: Tại vì chưa làm thử trước đó.

Đấy, hỏi 5 lần nó ra ngay cái nguyên nhân sâu xa gốc rễ. Tức là ta có thể tìm ra vấn đề của vấn đề. Thay vì quay ra đổ lỗi cho khách hàng ngay từ đầu, hoặc đổ lỗi cho đồng nghiệp, hoặc đổ lỗi cho bên giao hàng, chúng ta có thể nhìn ra vấn đề gốc rễ nằm ở quy trình sản xuất để khắc phục và tránh lặp lại.

Bí quyết 6: Cải tiến liên tục

Cái bí quyết cuối này mới gọi là vĩ đại.

Ta thử chơi với con số tí nhé. Đố bạn 300 lần 0.001 thì được bao nhiêu? Là 30%. Nếu mỗi ngày bạn tốt lên (ví dụ: tăng năng suất lên, hoặc đọc sách nhanh hơn) một phần nghìn  thì sau một năm, cái việc ấy sẽ được cải thiện tận 30% lận. Nếu thay số 0.001 bằng 0.01 (tức 1%), thì kết quả đạt được là 300%, tức tăng gấp ba. Thế đấy: nếu tập trung liên tục để cải tiến, dù mỗi lần ta chỉ đạt được một chút, nhưng tích lũy lại sẽ rất đáng kế. Góp gió thành bão.

Có điều tôi phải thú thật với bạn là cái món “cải tiến liên tục này” nói thì dễ thế thôi, chứ làm không dễ thế đâu. Nhưng tôi tin nếu bạn có đủ sự cầu thị và nỗ lực, cùng với việc đặt mục tiêu thật khả thi và lập được thói quen cải tiến thì sẽ làm được. Tôi nhìn thấy nhiều người làm được rồi, và họ cũng chẳng phải là người siêu phàm gì.

Tôi bày cho bạn một cách làm đơn giản mà vui vui thế này nhé.

Để cải tiến cách làm, vào độ cuối tuần (hoặc cuối tháng nếu bạn có ít thời gian quá) bạn vẽ lên một cái bảng có ba cột: SƯỚNG QUÁ ĐI, BUỒN QUÁ ĐI, MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI.

Rồi đặt ra khoảng mươi phút để viết lên các điều tương ứng với tính chất ở các cột.

Ở cột SƯỚNG QUÁ ĐI, bạn viết lên đó những cách làm việc khiến bạn rất “ưng cái bụng”, mang lại hiệu quả cao.

Cột BUỒN QUÁ ĐI chứa những thứ khiến bạn không hài lòng, nhưng chưa đến mức muốn “đập đầu vào tường”.

Cột MUỐN KHÙNG QUÁ ĐI lưu lại những thứ bạn không thể chịu nổi.

Xong rồi hãy nhìn lại, nghĩ về phương án để lần sau cái cột SƯỚNG QUÁ ĐI nó nhiều lên, còn hai cột kia thì giảm xuống. Chọn ra một hai cái trong hai cột còn lại để “giải quyết” trong khả năng có thể. Nhớ có kế hoạch hành động để thực thi nhé, chứ đừng chỉ nghĩ trong đầu không thôi. Hãy hỏi “Mình phải làm gì trong tuần tới để cách làm việc tốt hơn?”.

Hãy hành động để cải tiến liên tục, mỗi ngày một tí, góp gió rồi sẽ có bão, các bạn nhé!

Theo agilebreakfast.vn