Họp hành là một công cụ rất hiệu quả nhưng lại bị nhiều người hiểu lầm. Tôi đã đọc và thực sự thích bộ truyện tranh Dilbert - một bộ truyện hài hước, trào phúng về cuộc sống của dân công sở. Và trong đó, không hề thiếu những mẩu chuyện hài hước về những nỗi bực tức tức, những thất vọng gây ra bởi các buổi họp tệ hại. Trên thực tế, bản thân tôi cũng từng có những cuộc họp đáng thất vọng.

Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ chia sẻ với bạn một ví dụ nhỏ, cùng với những dữ liệu đáng ngại về mức độ phổ biến của việc họp hành kém hiệu quả. Và trong phần kết thúc, tôi sẽ đề xuất cho bạn bảy thói quen - đó là những lời khuyên hiệu quả nhất đã giúp bản thân tôi cải thiện đáng kể việc họp hành - tôi hy vọng rằng nó cũng sẽ giúp bạn thành công.

Những cuộc họp tưởng như không bao giờ kết thúc.

Đó là một buổi chiều thứ sáu vào mùa thu vài năm trước, tôi đã có một cuộc họp được lên lịch. Và trong thời gian họp, có hai người đã nói quá nhiều chuyện lan man. Sau khoảng hai mươi phút, cuộc nói chuyện tưởng như đang đi theo một vòng tròn luẩn quẩn. Sau mốc thời gian sáu mươi phút nữa, tôi đã cảm thấy chán nản và chỉ mong cho buổi họp kết thúc.

Nhưng thật không may, những người khác cứ tiếp tục nói, qua cả thời gian được chỉ định của cuộc họp. Vậy mà đó không phải phần tệ nhất, phần tệ nhất ở cuộc họp này là chúng tôi đã không đạt được bất cứ kết quả nào đáng kể.

Ngủ gật trong cuộc họp, lãng phí thời gian và nhiều vấn đề khác: Thứ “bệnh dịch” khiến các cuộc họp phản tác dụng.

Có rất nhiều người cũng có cùng nỗi thất vọng giống tôi. Nếu bạn không tin, hãy nhìn vào những nghiên cứu dưới đây về “căn bệnh” họp hành không hiệu quả tại môi trường làm việc ngày nay:

• Một chuyên gia người Mỹ điển hình sẽ phải tham dự hơn 60 cuộc họp mỗi tháng (Nguồn: Một cuốn sách trắng về Hội nghị truyền thông của MCI, có tên Các cuộc họp tại Mỹ: Một nghiên cứu về xu hướng, chi phí và thái độ đối với du lịch kinh doanh, hội nghị qua điện thoại và những ảnh hưởng của nó đến năng suất (Greenwich, CT: INFOCOMM, 1998);

• Khoảng 50% thời gian họp bị lãng phí (cùng nguồn như trên);

• 39% số người tham dự các cuộc họp ngủ gật trong cuộc họp (nguồn tin: CBS News).

Rất đáng kinh ngạc, phải không? Cho dù bạn đang tổ chức các cuộc họp hay chỉ đơn giản là tham dự, bạn nợ chính mình khoảng thời gian đó và phải cố gắng làm việc để có thể đạt được hiệu quả trong kỹ năng chuyên nghiệp này.

Hãy tưởng tượng những ích lợi bạn sẽ đạt được nếu các cuộc họp theo thời gian có thể trở nên tốt hơn 1% hoặc 5%.

"Một nhóm người im lặng và không có gì nhiều để nói với nhau - nhưng đó chỉ là trước khi cuộc họp bắt đầu"

- P.K. Shaw -

Một số người đọc có thể sẽ xem những lời khuyên này là những thứ quá hiển nhiên. Tuy vậy, tôi vẫn khuyến khích bạn hãy tự hỏi bản thân rằng mình có đang vận dụng những ý tưởng này vào mỗi buổi họp được tham dự không. Nếu không, bạn có thể bắt đầu áp dụng và cải thiện việc này.

Thực hành các thói quen này là một cách tuyệt vời để cải thiện hiệu quả của bạn nhanh chóng. Nếu có thể duy trì được, bạn sẽ hiểu rằng các cuộc họp là một công cụ hiệu quả để hoàn thành công việc.

1. Lên nội dung họp từ trước

Thảo luận với một mục đích mơ hồ, không rõ ràng thường hiếm khi kết thúc có kết quả. Nếu bạn đang định lên một chương trình nghị sự, hãy bắt đầu với một danh sách các chủ đề được thảo luận và đảm bảo rằng tài liệu được cung cấp cho người tham dự ít nhất một ngày trước cuộc họp. Để có kết quả tốt hơn, hãy cung cấp thông tin cơ bản về chương trình họp để mọi người tham dự đều có cùng thông tin.

Còn nếu như bạn được yêu cầu tham dự một cuộc họp không có lịch trình trước thì sao? Hãy yêu cầu, "Bạn có thể gửi cho tôi một chương trình nghị sự cho cuộc họp để tôi chuẩn bị trước được không?"

Mẹo: Đối với các cuộc họp được tổ chức thường xuyên như cuộc họp tình trạng dự án hàng tuần, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo bảng mẫu cho cuộc họp. Một khi bạn đã có bảng mẫu, thì việc chuẩn bị một chương trình nghị sự chỉ còn là chuyện điền vào chỗ trống.

2. Xem lại danh sách người tham dự

Những người trong phòng họp có thể tạo ra hoặc phá vỡ hiệu suất của bạn. Tôi đã từng tham dự NHIỀU cuộc họp, mà những người quan trọng - như quản lý hoặc giám đốc điều hành - không có mặt. Hệ quả là không có quyết định quan trọng nào có thể được đưa ra.

Đối với Người tổ chức buổi họp: hãy cố gắng giới hạn số người tham dự. Mục đích của các cuộc họp là để đưa ra quyết định và hoàn thành công việc. Đa phần thì các cuộc họp không phải là cách tốt nhất và đơn giản nhất để chia sẻ thông tin (ngoại trừ trường hợp cần chia sẻ nhưng thông tin nhạy cảm, thì các cuộc họp lại đặc biệt hữu ích).

Đối với Người tham dự cuộc họp: hãy đọc danh sách người tham dự trước khi bạn bước vào phòng. Bạn có nhìn thấy cái tên nào không quen thuộc không? Nếu có, hãy tìm kiếm thông tin về họ trong danh bạ công ty (hoặc trên LinkedIn). Sự bất ngờ không tốt cho bạn khi nói đến vấn đề họp hành.

3. Bấm giờ cuộc họp với đồng hồ

Xem đồng hồ là một việc vô cùng quan trọng để có một cuộc họp hiệu quả. Khi không ai chịu trách nhiệm quản lý thời gian, thật dễ dàng để trở nên bất cẩn và không tập trung. Hãy nhớ rằng - khi mọi người tham dự cuộc họp, họ không thể làm bất cứ việc gì khác. Hãy đếm thời gian!

Đối với người tổ chức buổi họp: Việc bắt đầu cuộc họp thật đúng giờ và kết thúc cũng đúng giờ (hoặc sớm hơn vài phút) sẽ nhanh chóng nâng cao danh tiếng của bạn như một người có tổ chức. Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp lớn hoặc phức tạp, hãy nhờ một đồng nghiệp làm người bấm thời gian. Nếu quản lý các cuộc họp bằng đồng hồ là thách thức cho bạn, thói quen đậu xe (xem # 4 dưới đây) sẽ là một trò chơi thay đổi!

Đối với người tham dự cuộc họp: Hãy bắt đầu bằng cách đến sớm (tôi đề xuất đến sớm 5 phút đối với những cuộc họp mặt trực tiếp và 1 - 2 phút với cuộc đàm phán gọi qua điện thoại). Điều đó sẽ giúp bạn tránh được những sự phụ thuộc và tốn thời gian.

4. Sử dụng phần mềm "Parking Lot" để quản lý các đề tài thảo luận

Lần đầu tiên tôi nhìn thấy một người chủ trì cuộc họp sử dụng phần mềm “Parking Lot”, tôi đã bị ấn tượng mạnh mẽ. Thiết bị hữu ích này thực hiện được hai chức năng. Thứ nhất, nó phục vụ để giữ cho cuộc họp tập trung vào chương trình nghị sự đã nêu. Thứ hai, Parking Lot thông báo những ý kiến quan trọng được nêu ra bởi những người tham dự.

Cảnh báo: Thói quen sử dụng Parking Lot phải được kết hợp với thói quen theo dõi cuộc họp sát sao nếu bạn thực sự muốn có hiệu quả. Nếu không, bạn sẽ chỉ làm ra được một chương trình đi công nhận người khác.

Cho những người tổ chức cuộc họp, dưới đây là một vài bước giúp bạn làm quen với phần mềm Parking Lot.

• Vào đầu cuộc họp, truyền đạt tới tất cả mọi người rằng bạn cần họ phải tập trung thảo luận trong khuôn khổ của chương trình nghị sự. Việc này cũng sẽ giúp cuộc họp có hiệu quả và kết thúc đúng giờ hơn;

• Giữ tài liệu chương trình nghị sự trước mặt bạn để làm hướng dẫn;

• Xem qua các mục của chương trình nghị sự một lượt;

• Theo dõi và đóng góp vào cuộc thảo luận;

• Khi ai đó nêu lên một điểm thú vị không liên quan đến chương trình nghị sự, hãy nói như sau: "Cảm ơn bạn vì điểm này. Tuy nhiên, ý tưởng này đang vượt ra ngoài mục đích của cuộc họp. Hãy để tôi ghi lại mục đó vào phần mềm Parking Lot và tôi cũng sẽ đưa nó vào ghi chú cuộc họp mà tôi sẽ gửi qua email để chúng ta có thể tìm hiểu thêm vào một thời điểm thích hợp hơn".

5. Duyệt trước những điểm và quyết định quan trọng

Thỉnh thoảng, các quyết định quan trọng sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Nó có thể là một quyết định để tài trợ dự án hoặc để hủy bỏ dự án. Những quyết định quan trọng như vậy nên được duyệt trước.

Về bản chất là bạn đi trao đổi với từng người một về những quyết định trước khi cuộc họp bắt đầu. Tuy nó khá là tốn thời gian, nhưng phương pháp này làm tăng cơ hội thành công của quyết định (và tránh gây nên sự bất ngờ cho những người tham dự khác).

Mẹo: Nếu bạn muốn biết nhiều hơn về khái niệm duyệt trước, tôi khuyên bạn nên xem chương trình podcast của Manager Tools: Làm thế nào để duyệt trước một cuộc họp.

6. Ghi chép lại

Ghi chép trong các cuộc họp là một kỹ năng cần thiết nhưng tôi thật sự ngạc nhiên trước mức độ thường xuyên mọi người quên làm việc đó. Lý do chính để ghi chép trong cuộc họp là ghi nhớ lại những câu hỏi hoặc nhiệm vụ được chỉ định cho bạn. Hãy cùng xem xét những cách mà người tham dự và người tổ chức áp dụng để ghi chép nội dung cuộc họp.

Hãy ghi chép vào một cuốn sổ tay (ví dụ như một cuốn sổ Moleskine hoặc một thứ tương tự), đừng nền sử dụng máy tính, máy tính bảng hoặc các thiết bị khác. Ngay cả khi bạn có khả năng tập trung tuyệt vời, người khác vẫn có thể cho rằng bạn đang "chat trên email" thay vì chú ý đến cuộc họp nếu bạn ghi chép trên máy tính.

Việc ghi chú đối với người tổ chức buổi họp: nếu bạn dự định gửi biên bản hoặc bản tóm tắt cuộc họp cho những người tham dự, hãy nói điều này vào lúc bắt đầu cuộc họp và giải thích bạn sẽ bao gồm những gì trong đó. Gửi các biên bản cuộc họp, thậm chí một vài đoạn hoặc vài gạch đầu dòng, là cách thực hành tốt nhất.

Việc ghi chép đối với người tham dự: hãy mang theo một bản sao của chương trình nghị sự và sử dụng tài liệu đó để định hướng việc ghi chú. Tập trung vào các quyết định được đưa ra trong cuộc họp và các mục cần cân nhắc thêm hoặc cần bạn hành động.

7. Theo dõi cuộc họp

Nghệ thuật và khoa học của việc theo dõi là một thói quen chuyên nghiệp và rất cần thiết, nó cũng vô cùng quan trọng trong bối cảnh cuộc họp. Một lời khuyên cho việc họp hiệu quả mà tôi muốn dành cho bạn là, việc theo kịp những vấn đề đang được bàn luận trong cuộc họp là một cách tuyệt vời để quản lý căng thẳng và tạo ra ấn tượng tốt đẹp với người khác.

Để có kết quả tốt nhất, tôi đề xuất theo dõi sát sao (ví dụ: gọi điện thoại, viết email, v.v) tới thời gian, nội dung của cuộc họp. Đối với các vấn đề rất quan trọng, hãy ghi chú vào công cụ quản lý lịch hoặc công việc của bạn để tiếp tục theo dõi cho đến khi đạt đến một giải pháp.

Theo saga.vn