Viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng mềm không phải người tìm việc, thậm chí người đã có kinh nghiệm nào cũng biết. Kỹ năng viết email được áp dụng từ trên ghế nhà trường (viết email cho thầy/cô, viết email xin học bổng, xin reference) đến khi các bạn tìm việc (email cảm ơn sau buổi phỏng vấn, email hỏi thông tin kết quả) cho đến khi làm việc (email gửi khách hàng, gửi sếp). Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được cách viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh đâu nhé.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 8 bước để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng anh để gây ấn tượng tốt đến bất kỳ đối tượng nào mà bạn muốn (thầy/cô, nhà tuyển dụng, sếp, đại diện trường để xin học bổng).

1. Sử dụng địa chỉ email trung tính

Địa chỉ email nên là một biến thể từ tên thật của bạn chứ không nên là tên gọi ở nhà, tên gọi thân mật. Bạn có thể sử dụng dấu chấm, gạch dưới, gạch ngang để đảm bảo địa chỉ email của bạn là duy nhất.

Lưu ý: Đối với người Việt Nam, để tiện trao đổi với khách quốc tế, bạn có thể sử dụng tên tiếng Anh cho email. Tuy nhiên, tuyệt đối không nên sử dụng những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp như [email protected]; [email protected]; [email protected] nhé.

2. Viết tiêu đề email ngắn gọn và chuẩn xác

Bạn cần tránh nói quá nhiều thông tin trong tiêu đề bài viết nhưng hãy chắn rằng nó đủ đại điện cho phần nội dung email. Bạn có thể thêm một từ khóa nêu bật lên nội dung email để người nhận có thể nhớ dễ dàng hơn khi tìm kiếm trong hàng chục ngàn email trong hộp thư.

Ví dụ: “Meeting regarding to the Branding theme 2017” là đủ chi tiết và đặc trưng để không bị nhầm lẫn với bất kỳ email nào khác trong hộp thư nhưng không quá tiểu tiết gây mất tập trung (Ví dụ: Background, Objectives, Methods and Meeting overview for Branding theme in 2017). Hãy nhớ rằng những người bạn gửi mail sẽ nhận hàng trăm email mỗi ngày và với một tiêu đề đủ thu hút sẽ giúp bạn dễ nhận được câu trả lời sớm hơn.

3. Chào đúng người

“Lời chào cao hơn mâm cỗ” – điều này cũng không ngoại lệ với một email

Sử dụng tên đề mở đầu lời chào luôn nhận được thiện cảm. Nhớ sử dụng tiêu đề như (Mr. Mrs. Ms hoặc Dr.) cùng với Họ (nếu là người nước ngoài) và Tên (người Việt Nam) kết thúc bằng dấu phẩy. Dear là từ được sử dụng phổ biến và trân trọng nhất nhưng Hello và Hi cũng có thể được sử dụng để tạo cảm giác thân thiện khi gửi thư cho một người đã biết về bạn.

Nếu bạn không biết tên/giới tính người nhận, Dear Sir/Madam hay Dear Sir or Madam là cách sử dụng an toàn. To whom it may concern cũng là một cách chào chấp nhận được nếu bạn không biết cả tên lẫn giới tính người gửi.

4. Giới thiệu bản thân

Khi gửi thư cho 1 người lạ, bạn cần phải giới thiệu bản thân trong những dòng đầu tiên. Trong đoạn đầu, bạn cần phải nêu rõ được lý do gửi thư và làm sao bạn có thể biết được email người nhận.

Ví dụ: My name is XXX. I am contacting you to apply for the Marketing Assistant position listed on JobStreet.com Vietnam in which your email was provided.

5. Viết nội dung

Chúng ta đã đến phần chính của email, nội dung quan trọng nhất mà bạn muốn truyền tải đến người nhận. Hãy chắc rằng bạn nói thẳng vấn đề thay vì đưa ra quá nhiều thông tin không cần thiết. Hãy cố gắng chia nội dung ra nhiều đoạn văn khác nhau để người nhận dễ đọc, hệ thống hóa hơn.

Một số điểm cần lưu ý:

• Một email không nên có quá 5 đoạn văn và mỗi đoạn chỉ nên có ít hơn 5 câu văn. Sử dụng từ ngữ trang trọng, tránh sử dụng tiếng long và chú ý ngữ pháp cũng như chính tả.
• Bạn nên sử dụng outlook hoặc soạn email trước trong word để kiểm tra ngữ pháp, chính tả của email trước khi gửi.

6. Sử dụng cách chào kết email chuẩn xác

Thanks & regards,

Your cordially,

Respectfully,

Best,

Your students,

Yours sincerely,

Các từ ở trên được sử dụng tùy theo mức độ thân thiết của người nhận.

7. Sử dụng đầy đủ họ tên để kết thư

Nếu bạn có chức danh công việc, hãy kèm theo ngay sau họ tên của bạn và thêm vào tên công ty nếu gửi cho đối tác & bộ phận có liên quan. Nếu email ứng tuyển cho một vị trí mới, bạn chỉ cần điền họ tên và các thông tin liên lạc.

8. Đọc lại trước khi gửi

Ngoài việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp như đã nói ở trên, bạn cần chắc chắn rằng mình không có bất kỳ lỗi lặp từ hay diễn tả dễ gây hiểu lầm. Có thể đưa cho 1 người khác đọc thay nếu bạn vẫn còn thiếu tự tin trước khi gửi một email quan trọng.

Bạn có thể nghĩ nội dung email là điều quan trong nhất mà người nhận cần biết. Điều này không hoàn toàn đúng. Nếu người nhận email cảm thấy sự thiếu chuyên nghiệp từ địa chỉ email người gửi, tiêu đề hay cách xưng hô trong email, khả năng họ cảm thấy khó chịu và đánh giá xấu về bạn lả rất cao. Do đó, giữ sự chuyên nghiệp trong mọi lúc, kể cả khi viết email là điều rất quan trọng.

Theo jobstreet.vn