Chúng ta thường có xu hướng tập trung vào lời nói – nhưng những cử chỉ không lời của chúng ta lại nói lên tất cả.

Dù ở công ty hay về nhà, đưa ra phản hồi có lẽ là một trong những thử thách khó nhất chúng ta phải đối mặt. Một mặt bạn phải trung thực; mặt khác, bạn cũng không muốn làm họ xa lánh mình. Bạn bước trên một sợi dây mong manh giữa việc duy trì tình bạn và việc thành công trong truyền tải ý kiến thật sự của mình.

Tạo Sự Tin Tưởng

Tất cả chúng ta đều biết nhu cầu thiết yếu cho bầu không khí tích cực trong các mối quan hệ cá nhân, nhưng điều này cũng đúng ở nơi làm việc: Nó đã tạo nên sự tin tưởng. Văn hóa ở nơi làm việc tích cực là nhân tố cơ bản tong sự gắn bó và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Sự đồng cảm ở nơi công sở tạo ra cảm giác an toàn về mặt tâm lý, theo như một nghiên cứu của Amy Edmondson từ đại học Harvard. Trong đó, các giám đốc rất chu đáo và khiêm tốn, họ khích lệ nhân viên bày tỏ suy nghĩ và yêu cầu giúp đỡ. Cảm giác an toàn về mặt tâm lý giúp cải thiện tiến độ và kết quả làm việc. Quan trọng hơn, cảm thấy an toàn ở nơi làm việc sẽ khuyến khích tinh thần thử nghiệm cái mới – yếu tố không thể thiếu trong quá trình đổi mới.

Áp dụng phương pháp nhận xét tích cực, cởi mở và mang tính hỗ trợ này, bạn sẽ thành công tạo dựng sự tin tưởng. Cũng như cách bạn đặc biệt nhạy cảm với những dấu hiệu đáng tin cậy trong mối quan hệ với người yêu hay bạn bè, nhân viên cũng đặc biệt nhạy cảm với những dấu hiệu này từ giám đốc của họ. Não bộ của chúng ta phản ứng tích cực hơn với những cấp trên biết thấu hiểu – Những nghiên cứu hình dung về thần kinh đã chứng minh điều này. Cứ như vậy, những nhân cảm thấy mình được tin tưởng hơn sẽ thể hiện mình trong công việc tiến bộ hơn

Duy Trì Tinh Thần Tích Cực

Những mối quan hệ tích cực nơi công sở thậm chí có thể giúp giảm thiểu chi phí chăm sóc y tế của nhân viên bằng cách cải thiện sức khỏe của họ: Giữ được mối quan hệ tích cực ở nơi làm việc sẽ củng cố hệ miễn dịch và làm giảm nhịp tim, huyết áp. Tương tự như vậy, khi đang ở trong hôn nhân hạnh phúc hoặc quan hệ tình cảm lãng mạn có thể nâng cao sức khỏe về thể chất và tinh thần.

Cụ thể hơn, các nhà lãnh đạo và giám đốc tác động đến sức khỏe của nhân viên nhiều hơn họ nghĩ. Một nghiên cứu trên phạm vi 3000 người tham gia đã cho thấy hành vi và nhân cách củangười lãnh đạo thậm chí ảnh hưởng đến sức khỏe tim mạch của cấp dưới. Không khó hiểu khi các nhân viên ưa thích mức độ vui vẻ trong công việc cao hơn là lương cao, và niềm vui mà họ kiếm tìm được xác định bởi những mối quan hệ tích cực và hỗ trợ cho nhau

Mặc dù nhu cầu văn hóa tích cực ở công ty lẫn ở nhà là cần thiết, không thể phủ nhận rằng đưa ra nhận xét phê bình thực tế là vô cùng thiết yếu. Câu hỏi là, cách để phản hồi này đi là gì? Hầu hết các lời khuyên cho mảng này đều tập trung vào những gì mà bạn nói – ví dụ như khen nhiều hơn chỉ trích hay nghe nhiều hơn nói. Đó là những mẹo quan trọng, nhưng phương thức giao tiếp không lời của chúng ta cũng quan trọng không kém từ ngữ mà chúng ta sử dụng. 

Nhân Tố Quyết Định: Ngôn Ngữ Cơ Thể

Dù có nhận ra điều này hay không, chúng ta luôn cố giải mã những cảm xúc biểu lộ trên mặt và ngôn ngữ cơ thể của người khác. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang bước vào văn phòng của ai đó để nhận phản hồi, hoặc bạn đang tham gia phỏng vấn. Rõ ràng là, cấp trên hoặc người phỏng vấn của bạn đang nắm giữ quyền quyết định. Có lẽ bạn sẽ đặc biệt chú ý đế nét mặt và cử chỉ của họ để phác ra ý tưởng về xuất thân và cách họ hồi đáp bạn. Dưới đây là một số cử chỉ không lời mà chúng ta thường để ý nhất

1. Biểu cảm khuôn mặt (facial expression). Ta thường cảm nhận được cảm xúc của ai đó dựa trên biểu cảm khuôn mặt. Nụ cười của họ kích thích các cơ cười trên mặt bạn, cái nhíu mày của họ kích thích cơ mặt cau có của bạn, theo nghiên cứu của Ulf Dimberg. Chúng ta tự suy luận cảm xúc của người khác bằng chính những thử nghiệm biểu cảm đó trên cơ thể của mình. Nụ cười có ý nghĩa quan trọng với tương tác xã hội đến mức ta có thể nhận ra ai đó đang cười kể cả khi ta không thấy người đó. Vì vậy, nụ cười của bạn có thể truyền tải điều gì đó, kể cả khi bạn đang đưa nhận xét qua điện thoại. Hãy cười vừa đủ để tạo ra bầu không khí ấm áp và cởi mở
2. Giao tiếp bằng mắt (eye contact). Nghiên cứu chỉ ra đôi mắt thực sự là cửa sổ tâm hồn: Bạn có thể suy đoán cảm xúc của ai đó từ ánh nhìn của họ. Giao tiếp bằng mắt là bước quan trọng đầu tiên của sự đồng điệu cảm xúc – một thuật ngữ các nhà tâm lý học dùng để miêu tả khả năng đọc cảm xúc của người khác. Nó cũng quan trọng khi tạo ra cảm giác gắn kết. Hãy xây dựng và duy trì giao tiếp bằng mắt khi bạn phản hồi người khác.
3. Giọng nói (voice). Từ khi sinh ra, chúng ta đã nhận thức sâu sắc giọng nói của những người ta coi trọng, và cách cảm nhận của ta về một người thay đổi cách ta nói. Giọng điệu của chúng ta, hơn là chính những từ ngữ, có thể tiết lộ cảm xúc của ta. Trên thực tế, nghiên cứu mới cho thấy chúng ta thường xuyên đoán được cảm xúc của người khác qua giọng nói của họ.
4. Tư thế (posture). Cách ai đó ngồi sụp xuống hay thẳng băng, vòng tay mở rộng hay khép lại – đều truyền tải một thông điệp. Khi ta bước vào một căn phòng và thấy ai đó đang ngồi bắt chéo tay, ta sẽ cảm thấy sự kết nối của ta với họ ít hơn. Hãy thẳng ngực lên, mở rộng vòng tay, để ý gật đầu và nở nụ cười, tiếp lời (bằng cái nói những từ như “hmm” hay “ừ” đáp lại bên kia) để cải thiện bầu không khí. Hãy đảm bảo rằng bạn đứng ở một vị thế không quá nổi trội; dù gì thì vai trò của bạn cũng đầy “quyền lực” rồi. Cách tốt nhất để đối phương lắng nghe bạn là không tỏ ra vượt trội hơn.
5. Nhịp thở (breath). Nghiên cứu cho thấy những cảm xúc của chúng ta có thể làm thay đổi cách ta thở. Có lẽ bạn đã nhận ra rằng khi bị xì trét hay cáu giận, hơi thở của bạn trở nên dồn dập, và khi mệt mỏi hay kiệt sức, bạn thở dài thường xuyên hơn. Tương tự như vậy, khi chúng ta ở cùng người hay thở dài, ta có thể cho rằng họ đang khó chịu với mình. Trước khi tham gia vào một cuộc trò chuyện, hãy cố gắng hít những hơi thật sâu và bình tĩnh. Khi bạn thở ra, nhịp tim và huyết áp sẽ giảm, vì vậy hãy tập trung vào lúc thở ra hơn là hít vào. Lặp lại động tác này trong một phút trước một cuộc họp sẽ giúp bạn bắt đầu cuộc họp ấy với phong thái điềm tĩnh. Sự điềm tĩnh này cũng làm người trò chuyện của bạn cảm thấy thoải mái hơn.
6. Hãy tập trung chú ý (attention). Tâm trí của chúng ta lơ đễnh trong 50% thời gian, theo như một nghiên cứu. Hơn nữa, với các kế hoạch dày đặc cùng các tin nhắn và email bật ra liên tục từ màn hình điện thoại trong một ngày, chúng ta đôi lúc không tập trung vào những người đang ở trước mặt mình mà vẫn suy ngẫm về vấn đề nào đó xảy ra trước đó hoặc về một bài báo mới đọc hoặc một cuộc trò chuyện mới diễn ra. Và những người tiếp xúc với bạn có thể nhận ra điều đó. Bởi bạn không chú tâm hoàn toàn, bạn ít nghe họ nói và đáp lại họ đầy đủ, chưa nói đến việc hiểu những gì họ nói bắt đầu từ đâu
7. Sự chân thành (authenticity). Mặc dù có các yếu tố trên, sự chân thành vẫn là yếu tố quyết định, nếu không, những nỗ lực của bạn sẽ phản tác dụng. Hãy nghĩ về cảm xúc của bạn khi ở gần ai đó tỏ ra khác với tính cách của họ: Chúng ta thường gạt đi sự không thoải mái và cảm giác bị chi phối. Huyết áp tăng khi phải đối mặt với sự thiếu tin tưởng, theo như một nghiên cứu của James Gross thuộc Đại học Stanford.
8. Sự cảm thông (empathy). Thay vì nhìn nhận lời phản hồi như “công việc” hay thứ bạn phải vượt qua, hãy coi cuộc trò chuyện ấy như một cơ hội để kết nối với người khác, những người có mong muốn và nỗi đau của riêng họ. Mỗi người, tại thời điểm nào đó, đều trải qua thời gian khó khăn, buồn bã và đau khổ. Bằng cách nhớ lại những trải nghiệm cảm xúc mà tất cả chúng ta đều có, bạn sẽ nhận ra mình có khả năng mang tới sự tử tế và lòng trắc ẩn vào cuộc trò chuyện của mình

Sự cảm thông không chỉ thuộc về những khoảnh khắc trước mắt; nó còn dành cho tất cả những khoảnh khắc mà chúng ta không thể thấy hết. Ta thường không biết những nguyên nhân của những hành vi không mong muốn trong công việc như muộn deadline hay mất kiểm soát với cảm xúc của mình. Những ai đang ở trong thắc mắc ấy có lẽ là một người cha/mẹ bị mất ngủ, hay vừa mới li dị, hay đang phải giải quyết vấn đề trong gia đình.

Nếu ta gặp phải 1 người mà ta nhận thấy khó khăn hay người đã làm điều gì đó sai trái trong mắt ta, ta thường có xu hướng chĩa sự chỉ trích vào nhân cách của người đó, cho rằng họ là người vô tổ chức, thiếu đạo đức, hoặc lười biếng. Dù vậy, khi chính mình mắc sai lầm, ta lại thường đổ lỗi cho hoàn cảnh (sự mệt mỏi, quá tải và áp lực đã khiến ta nói sai hay làm sai). Đó là điều mà các nhà tâm lý học gọi là Lỗi Quy kết cho bản chất. Chúng ta quên mất rằng hầu hết các hành vi sai lầm của chúng ta đều do ngoại cảnh tác động

Nếu bạn có thể lưu tâm rằng luôn có một mặt khác bạn không biết về những nhân viên của mình, việc cảm thông khi đưa ra nhận xét sẽ dễ dàng hơn.

Emma Seppala – tiến sĩ, giám đốc khoa học Trung tâm nghiên cứu và giáo dục lòng trắc ẩn và vị tha của Đại học Stanford. Bà là tác giác cuốn The Happiness Track và là nhà sáng lập tạp chí Fulfillment Daily. Bạn có thể theo dõi bà ấy qua Twitter @emmaseppala hoặc trên trang web của bà.

Một phiên bản khác của bài báo này đã xuất hiện lần đầu trong Harvard Business Review

Nguồn: 8 Ways Your Body Speaks Way Louder Than Your Words

Theo whypsy.com