AAR (After Action Review) là phương pháp tổng kết và đánh giá các hoạt động đã diễn ra trong một tổ chức, từ đó nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, nâng cao năng lực và sẵn sàng đón nhận thử thách mới.

“AAR có thể được xem là một trong những phương pháp sáng tạo và chuyển giao kiến thức thành công nhất từ trước đến nay . Tuy nhiên, phần lớn các ông chủ doanh nghiệp đều đã thất bại khi cố gắng áp dụng phương pháp này trong nền văn hoá công ty, bởi mọi người thường không thực sự quan tâm đến việc lợi ích của AAR, khiến sáng kiến hữu ích này trở nên vô ích” - Peter Senge.

AAR có thể được xem như một phương pháp quản trị tri thức bỏ túi. AAR có thể giúp các ông chủ đưa ra và chia sẻ những kiến thức mà nhân viên sở hữu.

Cho đến đầu những năm 1970, quân đội Mỹ vẫn còn sử dụng phương pháp Đánh giá hiệu quả hoạt động sau khi kết thúc các hoạt động đào tạo. Để cải thiện việc áp dụng phương pháp này, quân đội Mỹ đã tiến hành một nghiên cứu dựa trên những đánh giá hiệu quả hoạt động được thực hiện từ trước, và kết quả là họ đã phát hiện ra một  lỗ hổng rất lớn trong quá trình đánh giá. Các hoạt động đào tạo đều được các trọng tài quan sát, và sau đó họ sẽ đưa ra một kết quả tạm thời.

Tiếp theo những trọng tài này sẽ đưa ra các đánh giá, phản hồi về hiệu quả hoạt động dưới hình thức một bài giảng chuyên đề dành cho học viên. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là những nội dung đánh giá trên hoàn toàn là những  ý kiến ​​chủ quan,và mang sắc thái  tiêu cực; việc này dẫn đến  những cảm xúc như thất vọng, giận giữ, và thậm chí là chống đối từ người nghe. Hơn nữa, người tham gia cũng hiếm khi rút ra được một bài học hữu ích sau khi nghe những bài giảng đó.  

Quân đội Hoa Kỳ có lẽ là một trong những tổ chức phân cấp quân chủng lớn nhất trên thế giới, tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp AAR họ đã khiến cấu trúc của tổ chức trở nên “phẳng” hơn, trở thành một nơi mà người ta có thể học tập thực sự. Để làm được điều này, quân đội Mỹ đã kêu gọi tất cả các thành viên tham gia vào quá trình thực hiện phương pháp AAR, từ những binh nhì cho đến người chỉ huy, không loại trừ cả những người ngoài hay những người quan sát có quan tâm.

AAR cho phép quân đội tập trung thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra nhằm tìm kiếm các nguyên nhân xảy ra sự việc thay vì chỉ để đánh giá sự thành công hay thất bại. Về lâu dài, AAR có thể được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất giúp khích lệ tinh thần làm việc của thành viên, bởi nó cho phép mọi cá nhân trong một tổ chức, dù giữ chức vụ nào hay có vai trò gì, đều có cơ hội chia sẻ và học hỏi nhằm hướng đến sự phát triển chung.

AAR là một hoạt động đánh giá được thực hiện sau khi hoàn thành một dự án hay một hoạt  động quan trọng. AAR cho phép các nhà lãnh đạo và nhân viên khám phá ra được những gì đã xảy ra và nguyên nhân. AAR có thể được xem như một cuộc thảo luận chuyên sâu về một sự kiện nào đó, qua đó giúp các nhân viên hiểu rõ được nguyên nhân của những sự việc đã xảy ra trong tiến trình làm việc và rút ra được bài học từ những kinh nghiệm này.

Một số trường hợp nên sử dụng AAR bao gồm giới thiệu một dòng sản phẩm mới trongbộ phận sản xuất, tổng kết sau một mùa mua sắm bận rộn ở cửa hàng bán lẻ, giới thiệu một bản nâng cấp hệ thống máy tính, đánh giá sau khi kết thúc một quá trình đào tạo hay một sự thay đổi trong các quy trình làm việc,...

Điểm mấu chốt của AAR là tính cởi mở, trung thực và cho phép tất cả các thành viên trong tổ chức tham gia. Từ đó, giúp cho các tổ chức có thể nắm bắt được những gì đã diễn ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho mình. Thêm vào đó, phương pháp AAR còn giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên dưới quyền họ có cơ hội thu được lợi ích tối đa từ tất cả các chương trình, hoạt động, hoặc công việc mà họ tham gia vào. Theo tổ chức USAID, AAR cung cấp:

• Những hiểu biết chân thực về điểm mạnh cũng như điểm yếu cụ thể của từng người được nhìn nhận từ nhiều quan điểm khác nhau;

• Những phản hồi có tính xây dựng và thông tin quan trọng giúp cải thiện hiệu suất làm việc;

• Những chi tiết  thường không được đề cập trong các bản báo cáo đánh giá.

Thêm nữa, AAR không nhất thiết phải được thực hiện sau khi kết thúc một hoạt động hay một dự án. Thay vào đó, nó có thể được thực hiện ngay sau mỗi sự kiện riêng biệt của một dự án hoặc hoạt động lớn, và do đó cho phép người tham gia có thể học tập nhiều hơn.

AAR là một cuộc thảo luận có tính chuyên sâu, trong đó những người tham gia sẽ tập trung thảo luận về các nhiệm vụ và mục tiêu đã đặt ra. AAR là không phải là khoảng thời gian để mọi người phê bình lẫn nhau, và trên thực tế, nó có nhiều lợi thế hơn hẳn so với một buổi phê bình.

Bài học kinh nghiệm

Trên cương vị một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm phải đào tạo đội ngũ nhân viên của mình. AAR là một công cụ hữu ích có thể giúp đỡ bạn trong các kế hoạch đào tạo nhân viên. Sự hữu ích của AAR thể hiện ở tính phản hồi. Thông thường, phản hồi nên được đưa ra một cách trực tiếp và đúng trọng tâm. Mỗi khi một hành động không được thực hiện đúng cách bị phát hiện, nó nên được chỉnh sửa ngay lập tức để không gây trở ngại cho các nhiệm vụ khác trong tương lai. Tuy nhiên, trong quá trình thực thi những dự án hay hoạt động quan trọng, các sai sót thường khó được tìm thấy.

Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, những người tham gia hầu như chưa thể xác định được đâu là những hành động chuẩn xác, đâu là những hành động sai  bởi vì họ vẫn còn đang trong giai đoạn học hỏi. Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo nên lập kế hoạch áp dụng phương pháp AAR vào giai đoạn cuối của mỗi hành động hay sự kiện… nhằm tạo điều kiện cho việc  phản hồi, rút ra các  bài học kinh nghiệm, và đề xuất những ý tưởng có ích cho dự án tiếp theo. 

AAR vừa là một nghệ thuật vừa là một bộ môn khoa học. Tính nghệ thuật của AAR thể hiện ở việc tin tưởng lẫn nhau, từ đó mọi người có thể nói lên suy nghĩ của mình thoải mái hơn. Những hoạt động có tính xây dựng nên được chú trọng nhiều hơn. Việc tìm ra các phương hướng giải quyết khó khăn cần thực tế, và các nhân viên không nên bận tâm về chức vụ, hiểu biết của bản thân, hay những suy nghĩ  như “ông chủ  sẽ nghĩ gì về ý tưởng này”. Không có nhiều sự khác biệt giữa hai việc: hoặc giữ cho cuộc họp tránh rơi vào cảnh hỗn độn để rồi không đạt được kết quả nào, hoặc mọi người vẫn cư xử theo khuôn phép lịch sự thông thường và giấu diếm các vấn đề (đặc biệt là với lãnh đạo) và rồi lại không thu được gì sau buổi thảo luận.

Chu trình của một buổi AAR

AAR có thể được triển khai như một buổi họp đúng quy chuẩn hoặc không, nhưng cách nào cũng đều tuân theo một phương thức và đều bao gồm  sự trao đổi ý kiến và quan sát giữa các thành viên tham gia. Tuy nhiên, AAR chuẩn mực thường được tổ chức một cách chặt chẽ hơn và yêu cầu việc lên kế hoạch từ trước. Trong khi đó, một buổi AAR không theo quy chuẩn có thể được thực hiện ở bất cứ nơi đâu, trong bất cứ thời điểm nào nhằm đưa ra được những bài học kinh nghiệm kịp thời.

Biểu đồ dưới đây cho thấy những phần chính của một AAR (theo Trung tâm Huấn luyện phối hợp lục quân Hoa Kì, 2011). Ngoài ra, nó bao gồm một bước cuối cùng rất quan trọng: biến các bài học kinh nghiệm thành thực nghiệm.

Hướng dẫn thực hiện các bước trong AAR

Năm bước thực hiện (được mô tả tại biểu đồ trên) trong AAR là:

Bước 1: Những kết quả mà chúng ta dự định sẽ thu được là gì? (Kế hoạch là gì?)

Bước này giúp cho mọi người hành động thống nhất bằng cách gợi cho họ nhớ lại  những mục tiêu cốt lõi:

• Tập hợp tất cả những người có liên quan;

• Giới thiệu và đề ra những quy tắc;

• Xem xét lại những sự kiện quan trọng liên quan đến các hoạt động trong công việc (những gì được cho rằng là đã xảy ra);

• Đưa ra một bản báo cáo ngắn gọn về một hoạt động cụ thể;

• Tổng kết lại các sự kiện then chốt. Động viên sự tham gia đóng góp ý kiến của mọi người;

• Tạo điều kiện cho những  lãnh đạo cấp dưới phát biểu về những điểm chính trong các hành động của họ.

Bước 2: Những kết quả chúng ta đã thu được trên thực tế là gì? (Chuyện gì đã xảy ra?)

Bước này cho phép những người tham gia giải thích những gì thực sự đã diễn ra:

• Yêu cầu mọi người trình bày quan điểm của mình về những gì đã xảy ra;

• Sử dụng các câu hỏi sau đây để dẫn dắtc cuộc thảo luận (đồng thời cũng cần khuyến khích người khác đặt câu hỏi):

  • Tại sao những hành động nào đó đã được thực hiện;

  • Họ đã phản ứng ra sao đối với một tình huống cụ thể;

  • Thời điểm bắt đầu của các hành động là vào khi nào;

  • Khi cần thiết, hãy đưa ra câu hỏi gợi ý để đảm bảo thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết.

Bước 3: Nguyên nhân nào giúp chúng ta thu được kết quả trên (Bài học là gì?)

Trong bước này, AAR giúp những người tham gia có thể xác định khoảng cách trong hiệu quả làm việc của họ - hay nói cách khác là sự khác biệt giữa mục tiêu  và kết quả đạt được trên thực tế.

• Hỏi mọi người về những sự kiện có liên quan dẫn tới kết quả cuối cùng;

• Yêu cầu những người tham gia trao đổi những câu chuyện của riêng mình trong quá trình làm việc (xem lưu ý phía dưới);

• Tìm hiểu xem những hành động thay thế nào đã có thể cho ra những kết quả tốt hơn;

• Đừng biến buổi thảo luận thành một bài giảng, thay vào đó, hãy làm sao để những người tham gia có thể học được gì đó;

• Những điều cần nhớ:

  • Xử lí những lời phàn nàn ổn thỏa và tích cực;

  • Phản bác ý kiến là cần thiết, nhưng không được công kích cá nhân;

  • Khi buổi bàn thảo đề cập đến các sai sót đã xảy ra, hãy nhấn mạnh những điều tích cực và chỉ ra những khó khăn của việc đưa ra các quyết định phù hợp.

• Tổng kết;

• Dành thời gian cho các nhà lãnh đạo cấp dưới thảo luận riêng với những nhân viên của mình về các sự kiện đã xảy ra.

Lưu ý: Kiến thức ngầm là kinh nghiệm cá nhân, rất khó có thể diễn đạt bằng lời bởi nó đã quá ăn sâu vào mỗi con người. Một trong những cách tốt nhất để giúp chuyển giao những kiến thức đó cho người khác là sử dụng các câu chuyện (tường thuật), nhằm giúp người khác tiếp thu được những kinh nghiệm cá nhân của người kể chuyện.

Bước 4: Chúng ta sẽ tiếp tục duy trì hay cải thiện điều gì?

Tâm điểm cần hướng đến trong phần này là xác định việc nào đang hoạt động tốt và phần nào cần cải thiện. Hãy cố gắng tạo điều kiện cho mọi người đưa ra những giải pháp của riêng họ, thay vì chỉ đưa ra giải pháp của bạn. Điều này sẽ cho phép tất cả những người tham gia có cơ hội học hỏi và phát triển bản thân.

• Sử dụng các ghi chú, xem xét một lượt những điểm chính để đảm bảo mọi vấn đề đều được nêu ra;

• Chắc chắn rằng bạn sẽ chỉ định một người giám sát trong trường hợp cần thiết;

• Nêu ra những việc đã được hoàn thành tốt để đảm bảo những ý tưởng tốt không bị lãng quên;

• Đặt câu hỏi kích thích suy nghĩ nhằm khích lệ những người khác tham gia góp ý tưởng.

Bước 5: Những cơ hội sắp tới nào giúp chúng ta áp dụng các bài học?

Trong phần này, AAR giúp bạn có thể tận dụng tối đa những bài học kinh nghiệm thu được bằng cách xác định những cơ hội cho mình; nếu không thì bài học sẽ nhanh chóng bị lãng quên.

Dưới đây là một số hướng dẫn chung để bạn có thể làm được điều đó:

• Chỉ định một người nào đó viết ra những điểm chính cho mỗi một phần của AAR;

• Đảm bảo không có bất cứ thành kiến nào trong tất cả các vấn đề được xem xét;

• Cố gắng nói chuyện càng nhiều càng tốt nhằm có được những lời bình luận, ý kiến đóng góp từ tất cả mọi người tham dự;

• KHÔNG cho phép công kích cá nhân (chỉ trích một ý kiến thì có thể chấp nhận được, nhưng công kích người khác thì không);

• Tâm điểm cần hướng đến là việc học hỏi và cải tiến không ngừng;

• Cố gắng tạo điều kiện cho mọi người đưa ra những giải pháp của riêng họ, thay vì giải pháp của chỉ riêng mình bạn.

Bước cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các ghi chú đều được đăng tải lên mạng, chẳng hạn như lên wiki, blog, hay một trang web, để mọi người có thể tham khảo và dùng làm tài liệu khi họ tìm kiếm thông tin.

Một buổi AAR được thực thi đúng đắn sẽ đem lại những tác động rất lớn đến bầu không khí trong tổ chức của bạn. AAR là một phần trong tiến trình giao tiếp nhằm đào tạo và động viên mọi người hướng đến những mục tiêu lớn thông qua việc giúp đỡ họ nhận thức được đâu là hành động đúng đắn. AAR đảm bảo cho tổ chức của bạn vạch ra các thứ tự ưu tiên trong công việc một cách rõ ràng trong tương lai và xây dựng các triết lý hoạt động, đồng thời đưa ra thông điệp rằng chúng ta cần phải học hỏi từ những sai lầm đã mắc phải.

Chiến lược thực hiện phương pháp AAR

Để nắm bắt được các bài học kinh nghiệm khi thực hiện một AAR – bạn nên áp dụng phương pháp sử dụng một quá trình gồm ba nhánh:

• Nắm bắt các bài học kinh nghiệm;

• Lưu trữ nó trên một trang web xã hội để có thể truy xuất thông tin một cách dễ dàng;

• Cung cấp một công cụ microblogging* để giúp đỡ người khác trong việc tìm hiểu về những bài học kinh nghiệm đã thu được gần đây.

*Microblogging: Blog có những bài đăng có nội dung thu nhỏ như một câu nói, một tấm hình, liên kết đến một video. Từ 2007, "microblog" chỉ những mạng xã hội nổi tiếng như Twitter, Tumblr.

Theo saga.vn