Trong cuộc khảo sát năm 2008 tại hơn 2,000 doanh nghiệp thuộc tiểu bang Washington cho thấy các kỹ năng mềm chính là cách bạn mô tả rõ nhất năng lực và phương pháp làm việc của mình. Các chuyên gia nhất trí cho rằng các kỹ năng mềm quyết định đến 60% thành công của bạn trong công việc. Chính vì vậy, rèn luyện và nâng cao kỹ năng mềm cũng chính là cách bạn nâng cao bậc thang thành công. Đây là vấn đề đặt ra không chỉ với nhân viên công sở mà với tất cả các bạn trẻ nói chung.

Vậy làm thế nào để rèn luyện các kỹ năng đó?

Hiện tại, có không ít các khóa học ngắn để bạn hiểu và thực hành về các kỹ năng mềm này. Mặc dù là ngắn nhưng đối với nhân viên văn phòng, quy định làm việc 8h/1 ngày, thậm chí là hơn con số này thì việc bỏ thời gian nghỉ ngơi để học thêm về một điều gì đó cũng là một vấn đề. Hiểu được điều này, cuốn sách “101 mẹo đối phó với nhân viên” có mặt để sẵn sàng hỗ trợ bạn. Có thể là 15 phút trước khi ngủ hoặc chỉ là lúc nghỉ giải lao ngắn giữa trưa ngay tại chỗ làm việc của mình, bạn cũng có thể nâng cao kĩ năng ứng xử của mình. Và thiết thực hơn, chính là môi trường để bạn thực hành những điều bạn học được rất thực tế mà không đâu có được – chốn bạn làm việc. Chắc chắn đây sẽ là bí kíp cầm tay của mỗi người khi cần thiết.

Chúng ta không chỉ cần khéo léo trước sếp mà còn cần ứng xử đúng mực trước nhân viên. Rất khó để chiều lòng tất cả mọi người nhưng nếu thay đổi được suy nghĩ cũng như cái nhìn của nhân viên đối với mình cũng không phải là chuyện tìm kim dưới đáy bể. Tin tôi đi, cuốn sách này sẽ khiến bạn thích thú!

Dưới đây là một số tình huống hay gặp trong đời sống và giải pháp tháo gỡ:

Khi nhân viên của bạn non nớt, thiếu kinh nghiệm

Những người thiếu chin chắn thường khó chú tâm vào công việc, không chịu được áp lực. Những người này trước những tình huống phát sinh thường phản ứng rất chậm, đến khi muốn cứu vãn lại quá vội vàng. Đây thực sự là mối đe dọa cho thành công của công ty cũng như cho tâm lý những người trực tiếp điều hành họ.

Hãy luôn để mắt đến họ và giao việc cho họ với những chỉ đạo rõ ràng nhất có thể. Tuy vậy, sếp cũng luôn cần động viên khích lệ những nhân viên non nớt này, định hướng và hướng dẫn thường xuyên cho họ bắt nhịp được với công ty.

Những người non nớt tính tình thường trẻ con, không biết đánh giá cụ thể giá trị công việc, vẫn chưa xác định rõ mục tiêu công việc: để kiếm tiền, để đạt được danh vọng hay thỏa mãn niềm yêu thích. Có họ, không khí công ty dễ chịu, thoải mái nhưng có lúc mất đi sự nghiêm túc cần thiết. Những người này khiến sếp không đủ tin tưởng để giao cho họ những nhiệm vụ quan trọng.

Nhân viên của bạn có biểu hiện sa sút tinh thần

Một nhân viên có biểu hiện sa sút tinh thần: uể oải, hay nghỉ làm, thờ ơ với các hoạt động tập thể, năng suất giảm sút, mắ phải nhiều sai sót trong công việc… Trườn hợp này, người lãnh đạo lại phải tìm cách vực lại tinh thần cho anh ta.

“Bắt mạch” nhân viên

Nếu thấy nhân viên bỗng trở nên sa sút tinh thần, bạn có thể tìm ra nguyên nhân không? Cũng không quá khó. Có một vài lý do cơ bản sau:

• Nhân viên này mới gặp phải sự việc tiêu cực nào đó
• Một nhân viên được thăng tiến trong khi nhiều người “không tâm phục khẩu phục”
• Nhân viên này mới tranh cãi với cấp trên
• Nhân viên phải làm thêm giờ quá nhiều
• Công việc anh ta làm không được coi trọng
• Điều kiện làm việc không tốt
• Anh ta bị giám sát quá chặt chẽ, bị can thiệp quá sâu vào quá trình làm việc
• Anh ta bị giám sát quá lỏng lẻo, không được hướng dẫn
• Gia đình gặp chuyện không vui

Giải quyết vấn đề

Có nhiều cách làm nhưng cách dễ nhất và nhanh nhất để xác định nguyên nhân của vấn đề là trao đổi với nhân viên đó. Hãy hỏi xem anh ta đang “mắc” ở đâu và bạn sẽ gỡ giúp anh ấy. Hãy để anh ta hiểu rằng anh ta không đơn độc. Bạn cần thể hiện sự quan tâm. Nhân viên thường nghĩ rằng lãnh đạo không đủ thời gian quan tâm đến công việc và đời sống của nhân viên, thế nên lãnh đạo cũng sẽ không để ý đến đời sống tinh thần của nhân viên. Vậy có thể chứng tỏ sự quan tâm của mình bằng cách nào?

Hãy bắt đầu bằng việc gọi đúng tên của nhân viên đó. Tiếp theo, bất cứ khi nào có cơ hội, hãy hỏi ý kiến của anh ta thay vì liên tục đề nghị anh ta phải làm gì và làm như thế nào. Điều này khuyến khích cách suy nghĩ sáng tạo của nhân viên. Cùng với đó, hãy hỏi anh ta xem anh ta đang có cảm giác như thế nào. Chúng ta có thể dễ dàng chứng tỏ sự quan tâm đến nhân viên mà không cần đi quá sâu vào thông tin đời tư của người đó.

Tạo cơ hội phản hồi: Nhân viên cần biết cả hai vế của phương trình – họ được mong đợi sẽ làm được những gì và khả năng đáp ứng của họ đến đâu.

Luôn tạo cơ hội để nhân viên biết rằng bạn đã đánh giá đúng việc họ làm. Nếu kết quả làm việc của nhân viên tốt thì hãy có lời khen. Nếu chưa tốt hãy thẳng thắn góp ý. Đưa ra mục tiêu của công ty, kế hoạch phát triển và đề nghị họ đóng góp ý kiến.

Chia sẻ: Tạo cơ hội ngoài giờ để nói chuyện với nhân viên, kể cho họ nghe những chuyện gia đình, hỏi thăm gia đình họ. Qua đó, bạn sẽ hiểu nhân viên nào còn khó khăn, nhân viên nào thực sự biết vươn lên và cố gắng vì công việc…

Hiểu và chia sẻ với nhân viên bạn sẽ giúp những người đang đi vào ngõ cụt tìm được đường ra cho mình, và chẳng mấy chốc họ sẽ thoát khỏi sự uể oải.

Nhân viên của bạn là kẻ gây bất hòa nội bộ

Với vô số các thay đổi bất ngờ trong doanh nghiệp, đặc biệt là cắt giảm nhân lực, các nhà lãnh đạo đang gặp phải một vấn đề ngày càng lớn, đó là làm sao quản lý được  những người có nguy cơ trở thành “những kẻ gây bất hòa”.

Dưới đây là một số lời khuyên thiết thực dành cho bạn:

Lường trước sự rò rỉ thông tin

Chuyện này thường xảy ra với nhân viên dễ dao động tâm lý. Để giảm thiểu tình trạng này, cần xây dựng những mối quan hệ nội bộ gần gũi và khăng khít, đặc biệt giữa những người giám sát trực tiếp và nhân viên.

Nhưng chúng ta chẳng thể nào phòng ngừa hoàn toàn sự rò rỉ thông tin. Điều này có nghĩa là bạn cần lưu ý đến các đối tượng như các phương tiện truyền thông, các trào lưu chính và thế giới trực tuyến, khi thiết kế các thông báo nội bộ, bản đánh giá hiệu suất công việc, thậm chí là các thông báo chúc mừng…

Xây dựng kênh phản hồi nội bộ để mọi người bày tỏ nỗi niềm

Kênh này cũng giúp cho nhân viên biết được những người khác đang nghĩ gì và cảm thấy như thế nào. Hãy hướng dẫn mọi người sử dụng kênh phản hồi này. Nếu mọi người theo dõi phương tiện truyền thông này chỉ để cập nhật những hành vi xúc phạm, đe dọa và sự thù địch quá đáng thì các tổ chức cần có đủ năng lực để đảm bảo mọi việc không đi quá đà và ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống.

Truyền đạt trực tiếp những thông tin dễ bị trích dẫn sai hoặc hiểu sai

Cách truyền đạt này sẽ hạn chế gây ra sai lệch nghiêm trọng. Đồng thời nó cũng xoay chuyển tình huống từ “anh ta/ cô ta nói rằng” sang “tôi nói rằng”. Những kẻ xấu xa đều hiểu rằng nếu không có bằng chứng thì bất cứ lời buộc tội hay lên án nào do họ tạo ra cũng vô tác dụng, họ không có nguồn thông tin nào để tiến hành các hoạt động chống đối công ty.

Hòa hảo với những người chống đối bằng cách để họ tham gia các hoạt động chung

Cách làm này không mới. Hãy bổ nhiệm người chuyên ngôi lê đôi mách quản lý một dự án tuyên truyền nhằm dẹp bỏ lối suy nghĩ tiêu cực giữa các bộ phận trong công ty, hoặc bổ nhiệm một cổ đông có thái độ chống đối mạnh mẽ nhất vào ban giám đốc. Những người này luôn yêu thích quyền lực và thanh thế. Ngoài ra, cách trên cũng giúp bạn tránh được trường hợp những người này chống lại công ty, nếu họ hết nhiệm kỳ làm việc hoặc bị giáng chức.

Nói ra sự thật

Khi những hoạt động tiêu cực gia tăng, các thành viên trong tổ chức thường cảm thấy bất an, bị xa lánh hoặc hoảng loạn. Hãy tìm ra chính xác những nỗi sợ hãi đó và giải quyết chúng. Nếu là nỗi sợ bị mất việc, hãy nói thật về những thông tin bạn đã có. Hãy cam kết sẽ thông báo khi có thêm thông tin cụ thể, chính xác và hãy giữ lời hứa. Những câu trả lời sẽ xoa dịu  sự bất an và giải tỏa lo lắng, giúp mọi người trong tổ chức lấy lại sự tự tin.

Phá vỡ những căn hầm trú ẩn

Ở cấp làm việc nào cũng có những người luôn muốn ẩn nấp để được an toàn. Việc họ buộc quay trở lại  xu hướng hoạt động chung của tổ chức sẽ củng cố tinh thần “chúng ta”, tinh thần tập thể. Áp lực từ một cộng đồng có thể đẩy lùi những kẻ chuyên gây rắc rối.

Hãy kỉ niệm những mốc son quan trọng

Mốc son đó có thể là sự khôi phục lợi nhuận. Bạn hãy nhân cơ hội này để chia sẻ thành quả với cả tập thể. Chủ nghĩa tượng trưng là một chiến thuật truyền thông lợi hại.

Nghệ thuật phản hồi khiếu nại của nhân viên

Làm quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi việc phải đối diện với những kêu ca, phàn nàn của cấp dưới. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể chiều lòng tất cả mọi người. Và đó là cơ hội để bạn thể hiện khả năng quản lý chuyên nghiệp của mình.

Tại một vài thời điểm  nào đó trong sự nghiệp quản lý, bạn sẽ phải đối phó với các khiếu nại được gửi trực tiếp đến bạn. Bạn không hề đơn độc trong việc tự hỏi làm thế nào để nói chuyện với cấp dưới. Việc tồi tệ nhất mà bạn có thể làm, tất nhiên là không làm gì cả. Nếu bạn không cho nhân viên của bạn thấy bạn đang lo lắng cho những điều tốt đẹp hơn đối với họ, họ sẽ không còn coi trọng đường lối lãnh đạo của bạn. Đó là lý do tại sao phải chia sẻ với nhân viên khi họ than phiền. Và điều quan trọng là bạn cần cho họ thấy bạn lắng nghe sự thất vọng của họ, và có thể hiểu tại sao họ cảm thấy như thế.

Phản hồi khiếu nại của nhân viên với phương pháp “Cảm giác, cảm nhận và phát hiện” (3F: Feel, Felt, Found)

Một cách để thể hiện sự thấu hiểu với cấp dưới là sử dụng phương pháp này cho nhiều trường hợp khác nhau trong kinh doanh, thậm chí phổ biến như một nghệ thuật bán hàng. Lý do mà nó rất hiệu quả là vì nó cho người khác thấy bạn hiểu những bất bình của họ, bạn có thể phản đối nhưng bạn cũng nhìn thấy cách để giải quyết điều đó ổn thỏa. Phương pháp này được thể hiện cụ thể như sau: “Tôi hiểu cảm giác của anh về việc này. Nhiều người cũng đã cảm nhận giống như anh lúc này. (Bây giờ bạn đã làm loãng ý chí kháng cự của anh ta. Bạn đã không tranh cãi, mà đồng ý với anh ta). Nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng, anh biết chúng tôi phát hiện ra gì không? Đó là…

Điều gì xảy ra nếu phương pháp trên không hiệu quả?

Có thể các nhân viên sẽ không đồng tình với nhận xét của bạn. Cũng ổn nếu áp dụng phương pháp 3F nhưng nó chỉ là một công cụ, và nó không thể áp dụng trong mọi trường hợp. Áp dụng  đúng, nó sẽ cho nhân viên thấy ít nhất bạn cũng quan tâm đến vấn đề của họ nhưng họ có thể cũng nhìn thấy đang khỏa lấp nó. Điều này phụ thuộc vào việc bạn quyết định vấn đề nào cấp dưới bạn có thể tự giải quyết. Nếu không có gì khác, hãy thông báo với nhân viên giám sát vấn đề và nếu nó tiếp tục ảnh hưởng đến công việc của họ, hãy báo cáo lại bạn trong vòng một tuần. Bạn không muốn bỏ qua các vấn đề của nhân viên, nhưng bạn không muốn họ tiếp tục chạy đến bạn với những vấn đề mà bản thân họ cũng có thể tự giải quyết.

Theo thời gian, các nhân viên sẽ thường xuyên tìm một giải pháp cho vấn đề của họ hoặc nhận thức được nó không phải là một việc lớn như họ nghĩ ban đầu. Ngoài ra, chỉ cần nhận thức được (và chắc chắn làm cho nhóm của bạn nhận thức được) trong công việc không có điều gì hoàn hảo. Sẽ không bao giờ là đủ tiền bac, đủ thời gian… và bạn nên kiềm chế hơn là kêu ca về những gì bạn không thể.

Có cái nhìn khác về khiếu nại

Những khiếu nại của nhân viên là điều không thể tránh khỏi và không phải lúc nào cũng dễ dàng để biết những gì cần nói. Sử dụng phương pháp 3F là một cách để tổ chức suy nghĩ của bạn và nó là cách tuyệt vời để tổ chức suy nghĩ của bạn và nó là cách tuyệt vời để giúp nhóm của bạn thấy họ quan trọng trong mắt bạn. Hãy thử dùng phương pháp này lần tới nếu bạn có nhân viên đang chán nản, kêu ca. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi nó sẽ khiến nhân viên của bạn nhận ra bạn biết họ cảm thấy như thế nào.

Hãy tạo nhiều cơ hội giao lưu hơn nữa cho các nhân viên của mình qua những hoạt động tập thể vui vẻ nơi công sở. Đừng dò hỏi hay gây áp lực cho họ mà hãy động viên và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến chuyên môn. Niềm tin của cấp trên chính là động lực cho nhân viên.

 

 

Review chi tiết bởi Thu - Bookademy

------

Trở thành CTV viết reviews sách để có cơ hội đọc và nhận những cuốn sách thú vị cùng Bookademy, gửi CV (tiếng Anh hoặc Việt) về: [email protected]

Theo dõi fanpage của Bookademy để cập nhật các thông tin thú vị về các cuốn sách hay tại link: https://www.facebook.com/bookademy.vn