Trong cuộc sống, mỗi cá nhân chúng ta đều phải đối mặt với vô vàn các biến cố khác nhau hàng ngày. Những sự kiện này bao gồm các vấn đề có thể dự đoán trước cũng như các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát. Không chỉ như vậy, đây là một vấn đề mà các doanh nghiệp cũng phải đối mặt. Một số sự kiện sẽ có ảnh hưởng vô cùng lớn tới công tác quản lí ngắn hạn lẫn công tác quản lí dài hạn của một doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch cho những sự kiện có thể xảy ra trong tương lai.

Lên kế hoạch theo kịch bản (Scenario planning) nghĩa là gì?

Công tác lên kế hoạch theo kịch bản (Scenario Planning) tập trung vào một viễn cảnh trong tương lai. Đây là một phương pháp mà doanh nghiệp có thể từ đó để hình thành ý tưởng về một viễn cảnh trong tương lai và đánh giá được viễn cảnh này có ảnh hưởng gì đến những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp đó.

Tuy nhiên, việc đưa ra những dự đoán về tương lai chẳng hề dễ dàng chút nào. Đây là lí do vì sao các doanh nghiệp phải tạo ra một loạt các kịch bản khác nhau trong công tác hoạch định viễn cảnh tương lai. Đây chính là khía cạnh mà công tác lên kế hoạch theo kịch bản tập trung vào. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển chiến lược, sản phẩm, dịch vụ của họ và linh hoạt thay đổi để phù hợp với một thế giới luôn biến chuyển không ngừng.

Công tác lên kế hoạch theo kịch bản là tạo ra những kịch bản khác nhau cho các bối cảnh tương lai khác nhau. Nếu sử dụng các kịch bản này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn khi biến cố xảy ra. Doanh nghiệp sẽ nắm được những gì cần phải biết và quyết định nào sẽ đem lại lợi thế.

Nguyên nhân

Có vô vàn những nguyên nhân khác nhau tiềm ẩn những thay đổi trong tương lai khó mà lường được. Hầu hết những lí do này là từ ngoại cảnh và cần được nắm bắt, được gọi dưới cái tên “những yếu tố PESTLE” hay “DESTEP”, bao gồm: thay đổi về nhân khẩu học (changing demographics), kinh tế (economic), yếu tố môi trường xã hội (social environmental factors), công nghệ (technology), sinh thái và ảnh hưởng của chính trị (ecology and political influences).

Có không ít yếu tố khiến cho một doanh nghiệp phải tự thay đổi kế hoạch chiến lược hay phương hướng của nó. Các doanh nghiệp thường được bao quanh bởi một thị trường năng động, phức tạp, với nhiều thay đổi từ môi trường bên ngoài. Một doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được những yếu tố bên ngoài này nhưng họ hoàn toàn có thể xem xét những yếu tố đó để hoạch định. Về cơ bản, sự phát triển bên trong nội bộ không ảnh hưởng tới kịch bản diễn ra và vì vậy chúng không được tính đến.

Cấu trúc kịch bản

Công tác lên kế hoạch theo kịch bản không phải là đưa ra các dự báo chính xác, mà là xem xét, nghiên cứu những khả năng và viễn cảnh có thể xảy ra trong tương lai. Điều này cho phép doanh nghiệp có khoảng thời gian nhất định để họ có thể suy nghĩ một cách tường tận và ra quyết định về chuyện để thành công được trong những viễn cảnh khác nhau thì họ phải làm gì.

Công tác lên kế hoạch theo kịch bản buộc các doanh nghiệp xem xét tương lai của họ một cách hiệu quả và có hệ thống. Việc làm này đang ngày càng phổ biến trong những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ khi tham gia vào phát triển tầm nhìn, quản lý chiến lược và đưa ra quyết định quan trọng.

Giá trị gia tăng

Giá trị gia tăng xuất hiện khi nhiều kịch bản khác nhau được sử dụng. Mỗi kịch bản đem lại một viễn cảnh, mỗi viễn cảnh lại đưa ra một tầm nhìn được mô tả kĩ lưỡng cho những gì có thể xảy ra trong tương lai cũng như các ảnh hưởng của sự kiện tới doanh nghiệp của mình là gì, và các giám đốc cần phải cân nhắc những khả năng, cơ hội, rủi ro và mối đe dọa trong từng bối cảnh.

Những yếu tố nào cần được xem xét?

Đây là cách duy nhất giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị kĩ càng cho mọi hoàn cảnh và sự thay đổi khó lường trong xã hội, nhờ thế, họ sẽ không phải đối mặt với những bất ngờ sau này. Đây cũng chính là giá trị gia tăng của công tác lên kế hoạch theo kịch bản.

8 bước khi xây dựng kế hoạch kịch bản

Để có được kế hoạch kịch bản hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện 8 bước dưới đây. Trong giai đoạn chuẩn bị, cần nhấn mạnh về chủ đề và khung thời gian tương ứng.

Giai đoạn phân tích bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Brainstorm về tầm nhìn trong tương lai;

• Bước 2: Điều tra xu hướng (Có thể sử dụng công cụ theo dõi xu hướng nếu cần thiết);

• Bước 3: Xác định động lực;

Trong giai đoạn thứ hai, các kịch bản được phát triển qua ba bước sau:

• Bước 4 - Tạo một mẫu kịch bản;

• Bước 5 - Phát triển các kịch bản khác nhau;

• Bước 6 - Trình bày các kịch bản;

Giai đoạn cuối cùng dùng để đánh giá lại, bao gồm 2 công tác sau:

• Bước 7 - Đánh giá các kịch bản;

• Bước 8 - Xây dựng các chính sách hoặc ra quyết định dựa trên kịch bản nêu trên.

Ví dụ minh họa

Có một công ty thương mại sản xuất bóng đèn hoa trên toàn thế giới. Công ty này đang rất quan tâm tới việc vẽ ra viễn cảnh trong 3 năm tới của công ty:

• Kịch bản 1: Trong 5 năm tới, họ sẽ có cơ hội mở rộng đế chế kinh doanh với 5 văn phòng tại Châu Á.

• Kịch bản 2: Thị trường vẫn không thay đổi, doanh nghiệp tiếp tục hoạt động kinh doanh và tiếp tục tập trung chủ yếu vào việc xuất khẩu sang Mỹ.

• Kịch bản 3: Việc xuất khẩu sang Mỹ dừng lại và doanh nghiệp phải tìm kiếm đầu ra mới.

Nhận xét về 3 kịch bản

Ví dụ đề cập ở trên được dựng theo 3 kịch bản: kịch bản lạc quan, kịch bản bình thường có thể xảy ra (kịch bản dự báo) và kịch bản bi quan (kịch bản xấu nhất). Nhà xuất khẩu bóng đèn cần phải hình dung trước được 3 kịch bản và dự trù tất cả các giải pháp cho chúng. Do đó, công ty cần đẩy mạnh những nỗ lực của mình, đảm bảo rằng nhân viên của họ tập trung và mọi người trong doanh nghiệp đều phải suy nghĩ về các phương án dự phòng.

Ảnh hưởng của xu hướng

Bằng cách xem xét tất cả các kịch bản, một doanh nghiệp có thể kiểm tra xem liệu rằng, chiến lược được lựa chọn có thể duy trì trong những điều kiện không chắc chắn hay không. Đây là lý do vì sao chúng ta hay khuyến khích các doanh nghiệp tìm kiếm và bắt kịp các xu hướng có động cơ tiềm ẩn, có tác động đáng kể đến các biến cố. Nếu như chiến lược hiện tại không thể giúp cho công ty vượt qua những biến cố lớn, đây là lúc bạn nên làm công tác lên kế hoạch theo kịch bản cho công ty của mình.

Theo saga.vn