Đừng để núi công việc đè bẹp bạn bởi bạn hoàn toàn có thể giảm thời gian ngồi làm việc hiệu quả nhưng công việc vẫn trôi chảy.

Công việc không bao giờ hết và đôi khi bạn ước một ngày có 48 giờ để xử lý hết những phần việc được giao. Tuy nhiên, quay cuồng với công việc không đồng nghĩa với việc bạn đã làm việc hiệu quả. Sau đây là 4 bí quyết giảm thởi gian ngồi làm việc hiệu quả nhưng năng suất của bạn vẫn không hề bị ảnh hưởng.

Lên danh sách những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên

Không ai muốn bắt đầu một ngày làm việc mới với một mớ hỗn độn cả. Hãy “khởi động” một ngày của bạn bằng cách liệt kê các công việc cần thực hiện trong ngày với các mục tiêu cụ thể. Chắc chắn sẽ có những vấn đề không thể hoàn thành trong một ngày, vậy thì hãy xác định, hôm nay bạn sẽ làm những gì, ngày mai cần chú ý như thế nào.

Tiếp đến, bạn cần sắp xếp lại công việc trong ngày theo tứ tự ưu tiên. Thứ tự này có thể được căn cứ theo thời gian bạn nhận việc, các bộ phận liên quan hoặc hạn chót phải hoàn thành. Bạn biết đấy, có những công việc có thể chờ và có những báo cáo cần phải nộp ngay.

Tất nhiên, bạn cũng cần phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi đầu việc. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn thay vì ngồi im trước bàn làm việc và không biết đến bao giờ mới làm xong.

Một vấn đề quan trọng khác đó là: Bạn không thể ôm mọi việc vào mình. Hãy tự lượng sức mình và có thể chia sẻ công việc với các thành viên khác trong nhóm hoặc từ chối/yêu cầu hoãn deadline nếu bạn đang bị quá tải. Hoàn thành tốt một công việc chắc chắn sẽ ổn hơn là nhận nhiều việc nhưng lại làm chẳng đến đâu.

Tập trung vào công việc

Khi đã có thứ tự công việc ưu tiên, bạn cần tập trung tuyệt đối vào công việc. Không phải ngẫu nhiên mà tại nhiều công ty có sự xuất hiện của “focus room” – nơi để nhân viên có thể ngồi làm việc mà không bị gián đoạn bởi tiếng ồn từ các đồng nghiệp.

Trong thời gian này, bạn có thể tắt điện thoại, ngừng kiểm tra email hoặc gửi một thông báo đến các đồng nghiệp rằng bạn đang cần tập trung cao độ để hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất với hiệu suất cao nhất. Rõ ràng, giảm thời gian ngồi làm việc hiệu quả nhưng vẫn đạt năng suất công việc tốt thế hiện rõ nhất qua khả năng tập trung của bạn.

Sắp xếp mọi thứ gọn gàng

Bạn không thể dùng cả ngày để tìm xem bản tóm tắt cuộc họp đang ở đâu, kế hoạch cho tháng tới ở chỗ nào hay bản báo cáo tháng này đã được chuyển đến cho bạn chưa?

Hãy sắp xếp tài liệu và đồ dùng thật gọn gàng, ngăn nắp và khoa học để bạn không phải lãng phí thời gian lục tung bàn làm việc hay ổ cứng máy tính. Chưa kể đến, nếu để thất lạc tài liệu do quá bừa bộn thì có thể bạn sẽ phải gánh hậu quả khá nghiêm trọng từ công ty.

Thư giãn sau một khoảng thời gian nhất định

Các nghiên cứu đã chứng minh, ngồi quá lâu sẽ gây ra nhiều căn bệnh nghiêm trọng như béo phì, tim mạch, tiểu đường, xương khớp,… Hơn nữa, cơ thể con người không được thiết kế để ngồi yên một chỗ với áp lực căng thẳng của công việc.

Bạn nên giải lao sau khoảng 90 phút làm việc bằng cách đứng lên, đi lại vài vòng hoặc vận động nhẹ nhàng một chút để xương, khớp và cơ được thả lỏng. Đồng thời, tạm ngừng suy nghĩ về công việc trong vài phút sẽ giúp bạn cân bằng trở lại sau khoảng thời gian tập trung cao độ, lấy lại tỉnh táo trước khi làm việc tiếp và giảm thời gian ngồi làm việc hiệu quả.

Theo blog.generali-life.com.vn