Email là công cụ phổ biến và hỗ trợ đắc lực trong việc giao tiếp văn phòng, thế nhưng không phải ai cũng biết những quy tắc khi gửi Email. Hãy cùng Edu2Review tìm hiểu những quy tắc này nhé!

Một trong những kỹ năng công sở quan trọng nhất bạn phải biết là kỹ năng gửi Email. Đây là hình thức giao tiếp trực tuyến, giúp các thông tin được chuyển đến nhanh chóng mà không cần phải trực tiếp gặp mặt. Tuy nhiên, sẽ rất nhiều bạn sinh viên khi đi thực tập cảm thấy bỡ ngỡ với việc gửi Email. Sau đây là những mẹo nhỏ giúp bạn làm quen với Email một cách đơn giản.

1. Tên Email thể hiện bạn là ai

Nên nhớ rằng Email được dùng để phục vụ cho công việc, và vì thế nên tên của Email cũng là tên thật của bạn. Khi đi làm, đồng nghiệp và đối tác sẽ rất khó chịu nếu như Email của bạn mang một cái tên quá teen như: [email protected] hay [email protected] đâu.

Dùng tên thật của bạn, có thể dùng biệt hiệu hoặc bí danh nhưng nhớ là cái tên đó phải phù hợp với văn hóa và đọc được nhé.

Tên sử dụng khi gửi Email tốt nhất là tên thật của bạn (Nguồn Marketing Land)

 2. Hình đại diện nói lên tất cả

Việc sử dụng hình đại diện trong Email cũng rất quan trọng đấy, tùy vào ngành nghề mà bạn nên chọn hình đại diện sao cho phù hợp. Tránh những hình đại diện là động vật hoặc đồ vật, đồng nghiệp và đối tác sẽ chẳng biết bạn là ai trong rất nhiều Email mà họ phải đọc hằng ngày.  

Chọn hình đại diện thật của bạn, hình đại diện nên là những bức hình chụp chân dung hoặc toàn thân, và nếu bạn thể hiện được phong thái của mình nữa thì càng tốt.

3. Subject tựa đề - tưởng dễ mà khó

Hãy viết tựa đề Email một cách rõ ràng, trọng tâm. Trong rất nhiều những Email, đồng nghiệp và đối tác của bạn sẽ ưu tiên đọc những Email có tựa đề ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được toàn bộ thông tin bạn muốn truyền tải. Những tựa đề quá chung chung sẽ khiến đồng nghiệp, đặc biệt là sếp của bạn cảm thấy không được tôn trọng và đánh giá bạn là người không cẩn thận.

4. Chuyện của BCC, CC

CC (Carbon copy) thư được gửi đi cùng lúc cho nhiều người nhận khác nhau, bạn có thể dùng CC để gửi Email cho tất cả thành viên trong Team của mình.

BCC (Blind carbon copy) là thư được gửi đi cùng lúc cho những người nhận khác nhau, nhưng họ sẽ không nhìn thấy địa chỉ Email của những người khác. Chính vì vậy mà BCC được là công cụ gửi Email trong trường hợp người dùng cần bảo mật danh tính.

Chọn đối tượng để gửi cũng rất quan trọng nữa bạn nhé (Nguồn: Vinastar)

Tóm lại, dùng CC khi bạn gửi thư tới những người trong nhóm và không cần bảo mật thông tin, dùng BCC khi bạn gửi thư tới từng cá nhân đơn lẻ và bảo mật thông tin cho họ.

5. Nghệ thuật phản hồi Email

Trong những Email quan trọng, việc phản hồi chậm trễ có thể gây ra những tác hại khó lường, bạn có thể mất một đối tác vì phản hồi Email chậm, hay thậm chí là mất một hợp đồng đầy tiềm năng lớn. Đừng im lặng hoặc trả lời Email quá chậm, nếu có thể thì hãy sử dụng hộp thư trả lời tự động để họ biết rằng bạn sẽ phản hồi sớm nhất.

Ngoài ra, một vấn đề được gửi trong Email, bạn có thể chọn Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề, như vậy sẽ rất rối và có khi bạn sẽ quên mất những ai bạn cần gửi Email.

6. Kiểm duyệt nội dung

Luôn nhớ kiểm tra 3 thứ quan trọng trước khi gửi một Email: Lỗi chính tả, văn phong, trọng tâm công việc. Sẽ không đồng nghiệp hoặc đối tác nào muốn nhận một bức Email sai chính tả, văn phong lủng củng và không đúng trọng tâm công việc. Để cẩn thận hơn thì bạn nên soạn Email ra Word, xem xét kỹ lưỡng một lần lại rồi mới bẩm gửi.

Hãy kiểm tra kỹ càng những gì mình đã viết trước khi gửi qua email (Nguồn: Scribblelive)

Lưu ý rằng nếu bạn vô tình nhấn phím gửi khi chưa hoàn thiện nội dung Email thì ngay lập tức hãy sửa lỗi bằng một Email tiếp theo để người nhận được thư thấy bạn là người chu đáo cẩn thận. Nhưng dù sao cẩn thận vẫn là trên hết nhé.

7. Chữ ký chuyên nghiệp

Thông thường trong Email của những người làm chung bộ phận sẽ có cùng chữ ký với nhau. Chữ ký trong Email là thông tin quan trọng để đối tác có thể liên lạc với bạn trong những trường hợp cần thiệt. Với cá nhân, ngoài việc để thông tin về vị trí mà mình đang công tác, số điện thoại cá nhân, địa chỉ công ty,…vv bạn cũng có thể để thêm những Slogan nhằm tạo một đặc trưng cá nhân trong chữ ký của mình.

Hãy sử dụng chữ ký có thông tin rõ ràng (Nguồn: Hubspot)

8. File đính kèm, đừng xem nhẹ

Hãy chắc chắn File đính kèm Email của bạn phải là file thông tin mở được, có rất nhiều trường hợp file đính kèm không mở được dẫn tới người nhận thư không thể nhận được thông tin. Điều này sẽ làm họ mất thiện cảm với bạn, hãy tinh tế khi gửi file đính kèm bằng cách hỏi người nhận thư đã nhận được file chưa, file đó có xem được không? Họ sẽ rất thích phong cách làm việc như vậy

File đính kèm phải nằm ở định dạng mở được  (Nguồn: Pixabay)

Chắc hẳn, chuyện sử dụng Email đã không còn là chuyện của riêng ai trong thời đại công nghệ như thế này nữa. Rèn luyện và học thêm những kỹ năng nhỏ như sử dụng Email sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp. Trên đây là những bí quyết sử dụng Email mà Edu2Review đã chọn lọc để gửi đến bạn. Hãy đón đọc những bài viết thú vị tiếp theo của Edu2Review nhé!

Theo edu2review.com