Khi bạn bắt đầu ngày làm việc của mình, bạn có thể cảm thấy thoải mái với những kế hoạch được lặp ra để làm cho hết ngày. Công việc đến với bạn không có chút hứng thú nhưng bạn vẫn làm. Bạn giải quyết các nhiệm vụ và công việc khi được giao và hoàn thành nó trước deadline.

Có vẻ như bạn đã thành công trong vì sắp xếp công việc theo deadline đâu ra đó. Vấn đề ở đây: Đó thật sự không phải cách lên kế hoạch hiệu quả cho ngày làm việc của bạn.

Hầu hết mọi người sống chết vì deadlines...

Khi bạn đang hoàn thành nhiệm vụ nào đó, thời gian hoàn thành là yếu tố sống còn. Nhiều người trong chúng ta chạy deadlines bằng cách làm các việc dễ trước để có cảm giác “hoàn thành nhiệm vụ”. Đôi khi, chúng ta mất quá nhiều thì giờ vào nhiệm vụ vặt vãnh và chẳng có thời giờ hoàn thành phần việc quan trọng còn lại.

Bạn có khoảng 10 tiếng để làm việc trong một ngày và cần phải làm hiệu quả nhất có thể. Còn thật ra rất dễ để làm việc cả ngày mà cuối cùng chẳng hoàn thành việc gì.

Bạn cần phải biết đâu là thứ cần ưu tiên. Nếu bạn chỉ chăm chăm làm cho đủ giờ và hoàn thành các deadline, bạn có thể sẽ bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị hơn.

.. Nhưng quá tập trung vào deadline chỉ đem lại rắc rối

Con người không giỏi trong việc ước lượng thời gian để hoàn thành bài tập hoặc một dự án. Nó còn khó gấp bội khi mà chúng ta phát triển thứ gì đó mới. Chúng ta không phải những cỗ máy và hiệu quả công việc mỗi ngày không thể đều đều gọn gàng như những thuật toán.

Khi dự đoán về ngày hoàn thành xong dự án, chúng ta không lường hết được những yếu tố không thuộc về dự án có thể ảnh hưởng đến tiến độ. Ví dụ: email, họp hành hay những thành viên làm việc thiếu năng suất.

Chúng ta thường dựa vào cảm xúc để làm việc. Ví dụ, bạn có cảm thấy mình làm việc tốt hơn vào tối thứ 6 hay chiều thứ 3? Ước lượng về thời gian không bao gồm việc cảm xúc ảnh hưởng công việc như thế nào.

Làm thế nào để dự đoán chuẩn hơn?

Thay vì dựa vào deadlines để làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể có nhiều cách tiếp cận khác. Có một kỹ thuật mang tên Scrum có thể giúp bạn giải quyết điều này. Trong cuốn sách Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, kỹ thuật này cho phép bạn đưa ra các ước tính tốt hơn khi thiết lập kế hoạch bởi sử dụng hệ thống điểm thay vì thời gian.

Khi bạn đang hoàn thành một dự án phức tạp, thông thường sẽ có nhiều nhóm tham gia. Bạn không thể đoán rằng sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án một mình hoặc truyền đạt nhu cầu của đội mình tới các nhóm khác. Phần việc của bạn trong dự án có thể không nhiều, nhưng phần của team khác thì cần kha khá công sức. Bạn cần phản hồi của tất cả các team còn lại trong dự án để có thể ước lượng một cách chính xác nhất.

Sử dụng story points:

Story points*: giải thích đơn giản, đó là một đơn vị được dùng để đánh giá công sức phải bỏ ra để thực hiện một nhiệm vụ. Story point càng nhiều thì nhiệm vụ đó càng lớn và tốn nhiều thời gian thực hiện.

Những tập thể làm việc hiệu quả nhất đã chuyển từ đặt deadline sang sử dụng một phương pháp ước lượng thời gian hoàn thành nhiệm vụ gọi là Scrum. Họ đặt Story points cho mỗi nhiệm vụ để hiểu tương đối mức độ khó khăn của chúng.

Mọi người sử dụng các con số trong dãy Fibonacci (0, 0.5, 1, 2, 3, 4, 5, 8, 13, 20) để đánh giá độ khó của các nhiệm vụ. Điều này khiến cho mọi người phải đưa ra những quyết định khó khăn để đánh giá kỹ độ khó công việc mình đang làm.

Họ chỉ định giá trị Story Point tương ứng với phần việc của họ, và chơi một trò gọi là “Planning poker”. Trong planning poker, mỗi người giữ một số mà họ nghĩ rằng sẽ tương đương với mức khó của cả dự án.

Thống nhất quan điểm.

Khi cả hội đã đồng ý về con số trong planning poker, nghĩa là cả team đã thống nhất về timeline dự án. Nếu các con số khác nhau, cả đội cần thảo luận để đưa ra một con số duy nhất.

Thỉnh thoảng, khi đưa ra con số của mình, chúng ta không biết được điều gì đang cản trở công việc của team còn lại. Phương pháp này giúp mọi người có thể nói chuyện cởi mở về toàn bộ những gì cả đội cần để hoàn thành. Những quan điểm khác nhau giúp cả team có thể ước lượng công việc một cách thống nhất.

Đừng phức tạp hoá thang điểm

Cách tốt nhất là giới hạn Story Point >=20 trừ khi bạn muốn làm dự án rắc rối hơn. Bất kỳ cái nào nhiều Point hơn 20 cần được chia nó ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc chia nhỏ giúp cho không ai phải gánh phần việc quá tải.

Kinh nghiệm là 20/20

Khi bạn đang cố gắng đưa ra dự đoán chính xác mất bao lâu cho một dự án, đừng quên đánh giá dựa trên kinh nghiệm của bạn. Nếu bạn đã từng làm công việc tương tự, hãy xem xét thời gian để hoàn thành và những khía cạnh sai lầm đã gặp phải. Đánh giá Story points của những khía cạnh đó.

Càng nắm được nhiều thông tin, bạn càng dễ dự đoán chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cải thiện các phương pháp trước để có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Đừng làm nô lệ cho deadline

Thiết lập deadline dựa trên khoảng thời gian bạn tự ước lượng khiến bạn làm việc lộn xộn, kém hiệu quả. Không có lý do gì để làm việc nhiều hơn khi chúng ta có thể làm việc thông minh hơn.

Bằng việc đánh giá công việc dựa trên hệ thống Story Point thay vì deadline, bạn có thể truyền đạt nhu cầu và hiểu được nhu cầu của người khác một cách rõ ràng hơn. Bạn sẽ biết khi nào bạn cần chia nhỏ công việc thành các task nhỏ, và bạn có thể nhớ lại kinh nghiệm trong quá khứ một cách hiệu quả hơn.

Bài viết sử dụng những thuật ngữ khó hiểu và dễ gây ức chế, nhưng nếu bạn có thể hiểu và vẫn muốn tìm hiểu thì hãy mua cuốn sách Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time nhé!

Đừng quên chia sẻ nếu cảm thấy hữu ích.

Nguồn: https://www.lifehack.org

Dịch: toisong.net