• Đừng Để Bị Đánh Giá Qua Mail - Bí Quyết Viết Và Kiểm Soát Email Ấn Tượng Nhất

    Có một lời khen tôi nhớ mãi từ những ngày đầu đi làm, “Chị rất thích cách em gửi mail.” Có lẽ thế, mà sếp chưa bao giờ mắng tôi trong suốt mấy năm trời. Giờ thì tôi đã làm tự do, nhưng việc nhận và gửi mail thì chưa bao giờ kết thúc. Mọi người quanh tôi cũng vậy, ngoài Facebook, thì Email nói chung, hay Gmail nói riêng đã trở thành một phần cuộc sống của nhiều người!

    How you do anything is how you do everything

    Nói tới Gmail, có cả tấn mẹo trên mạng, song chủ yếu là kỹ thuật. Còn trong bài viết này, bạn sẽ được khám phá một khía cạnh khác: dùng gmail như một nghệ thuật giao tiếp, để không bao giờ… bị mắng. Tất nhiên, không có gì là đảm bảo 100%, bạn vẫn bị ăn mắng nếu viết mail vô cùng chuyên nghiệp, nhưng lại gửi nhầm địa chỉ. Song ít nhất, thì không ai sẽ phàn nàn được về sự chu đáo trong từng câu chữ, cũng như cách bạn xử lý mail hiệu quả.

    Tiêu đề mail – thứ hay bị bỏ qua

    Các cụ nói miếng trầu mở đầu câu chuyện, Gmail nói tiêu đề mail sẽ mở đầu hoặc kết thúc câu chuyện của bạn ngay lập tức. Nhưng đây lại là nhiều thứ các bạn trẻ hay bỏ qua nhất, nên thi thoảng tôi vẫn nhìn thấy có những email gửi cho mình với tiêu đề “no subject”.

    Việc quên tiêu đề không những gây khó chịu cho người đọc vì chẳng biết mail đó nói về cái gì, mà còn gây khó khăn khi tìm kiếm. Nếu cách đây 3 năm bạn gửi tài liệu ABC tới một người với tiêu đề “gửi chị”, đảm bảo bây giờ bạn sẽ cực nhọc tìm kiếm hơn nhiều so với cái tiêu đề “gửi chị tài liệu ABC”

    Tiêu đề mail có thể ví như một nụ cười. Khi gặp ai, hãy mỉm cười. Khi viết mail, hãy nhớ có tiêu đề tóm tắt nội dung mail, để giúp người nhận biết mức độ quan trọng, và cũng dễ hơn để bạn tìm kiếm sau này.

    Nội dung mail – đừng mắc bẫy tâm sự

    Đầu xuôi đuôi lọt. Cái này đúng với một đứa bé thò được đầu ra khỏi song sắt cửa sổ, và sau đó cả người nó sẽ qua. Với email thì câu chuyện lại khác. Tiêu đề mail quyết định người ta có muốn đọc ngay mail của bạn hay không, còn ba câu tiếp theo quyết định người ta muốn đọc tiếp tới mức nào.

    Kinh nghiệm xương máu của tôi là email không nên dài quá 400 chữ, trừ phi bạn biết chắc người ta sẽ đọc với những tiêu đề đầy tính khiêu khích như “vĩnh biệt cả nhà…”, “lời cuối cho em…”, “không đọc đừng hòng là bạn…” và kể cả bạn là sếp, sau khi viết một cái mail dài ngoằng, thì kiểu gì cũng sẽ có người đọc sót, hoặc thậm chí không đọc.

    Do đó, với tôi thì nên dùng gmail cho những mục đích sau thì sẽ hiệu quả hơn:

    1. Gửi tài liệu: nội dung mail có thể nói sơ qua về tài liệu, và các lưu ý dành cho người nhận.
    2. Đặt lịch hẹn: nội dung mail lúc này là mục tiêu cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, các lưu ý khi họp.
    3. Biên bản họp: lời nói gió bay, nên hãy tóm những ý cơ bản của cuộc họp với file biên bản đính kèm.

    Nếu muốn trao đổi công việc, bạn nên dùng email trong những lần đầu tiên, còn nên hướng tới các công cụ chát, hoặc trao đổi trực tiếp sẽ chốt được vấn đề nhanh hơn.

    đừng để nội dung mail quá dài bạn nhé!

    Gửi thư tâm sự thì sao? Kinh nghiệm là “tâm sự” mà dùng mail thì chỉ có “sự” thôi, chứ khó mà có “tâm” trong đó lắm. Vì ít ai đọc mail, mà lại không mở kèm Facebook, hoặc một loạt những thứ gây xao lãng khác.

    Lời chào & chữ ký trong mail

    Cha mẹ sinh con, trời sinh tính. Google sinh mail, bạn sinh phong cách dùng mail. Có mấy thứ sau có thể làm nên phong cách riêng cho email của bạn.

    Lời chào: Đây là câu đầu tiên trong nội dung mail. Đôi khi một dòng “Gửi chị Sung,” hoặc “Dear anh Sướng,” thôi cũng đã làm cho người đọc mail cảm thấy Sung Sướng rồi. Ai mà không thích tên mình được gọi chứ? Bạn có thể tham khảo một vài lời chào dưới đây:

    • Xin chào Nam, Dear Phương (lịch sự)
    • Hi Hoàng, Gửi Hậu (thân thiện)
    • Thân chào Fu (lãng mạn)
    • Còn sống không Susu? (khác biệt)

    Lời chúc: Đây là câu cuối của nội dung mail. Nếu để ý, bạn sẽ thấy trong hầu hết các bài viết của tôi (và cả mail nữa), thường xuất hiện “Mong tin tốt lành!”. Ngoài việc chúc, nó còn “áp lực” giúp người nhận cố gắng để báo lại tin tốt. Bạn có thể tham khảo một vài lời chúc dưới đây:

    • Trân trọng, (lịch sự)
    • Thân ái, (thân thiện)
    • Hạnh phúc luôn bên bạn, (lãng mạn)
    • Ngủ sung mơ sướng nhé, (khác biệt)

    Chữ ký: Mail công ty thường bị quy định chữ ký, bạn có thể dùng lời chúc bên trên (ai cấm nhỉ?) nhưng nếu bạn toàn quyền làm chủ chữ ký, thì đây là cơ hội để người khác tìm hiểu thêm về bạn. Bạn có thể đưa các thông tin sau vào chữ ký để tạo ấn tượng:

    • Một câu châm ngôn bạn yêu thích
    • Link một vài website hay dự án của bạn
    • Thông tin liên lạc khác của bạn (ngoài điện thoại, mail)
    • Một câu hỏi lạ. Vd. “Sẽ ra sao nếu không ai biết đếm?”

    Xử lý mail – cũng phải có chiến thuật

    Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải dùng mail thường xuyên, thì chắc chắn sẽ khó mà trả lời hết tất cả các email cùng một lúc. Do vậy, tôi phân loại mail theo hệ thống ABCDE (cũng gần giống quản lý thời gian vậy, nên tôi mới có câu châm ngôn của T.Harv Ecker ngay đầu tiên 

    quản lý mail cũng giống quản lý thời gian

    Quản lý Email cũng có nhiều nét tương tự như quả lý thời gian. Bạn có thể tham khảo bộ sách nâng cao hiệu suất công việc của Brian Tracy tại đây (và đừng bỏ qua cuốn Ăn Con Ếch nhé)

    A – Quan trọng và gấp. Với những mail này thì trả lời càng sớm càng tốt.

    B – Quan trọng, nhưng không gấp. Bạn có thể trả lời là bạn sẽ đọc kỹ và phản hồi họ vào lúc nào đó (do bạn sắp xếp)

    C – Trả lời thì tốt, không trả lời cũng chưa sao. Những mail này thì lúc nào rảnh hẵng trả lời.

    D – Người khác sẽ trả lời tốt hơn bạn. Vậy thì sao không chuyển tiếp (forward) cho họ và bạn rảnh tay?

    E – Thông tin không liên quan (quảng cáo v.v….) Cách tốt nhất không phải là xóa, mà là mở nó ra, kéo xuống dưới cùng và bấm nút“unsubscribe” (ngừng nhận tin), nếu không thấy thì hẵng bấm spam.

    Để không lỡ những mail quan trọng

    Hãy hình dung, bạn mới đi du lịch về. Sếp mặt nghiêm trọng, “Chơi vui quá nhỉ, không thấy reply mail XYZ của anh?”

    Bạn bần thần cả người, “Ơ, em có thấy sếp gửi gì đâu? Tưởng sếp thả em đợt du lịch này?”

    “Ai bảo thế? Nhìn đây này!”

    Sếp cho bạn xem hòm mail của sếp. Ở phần thư đã gửi (mail sent) đúng là có một mail được gửi tới địa chỉ của bạn với nội dung khá quan trọng.

    Bạn lập tức vào mail, search nội dung mail đó nhưng không hiểu sao không thấy. Chỉ cho tới khi một đồng nghiệp mỉm cười, và ngỏ ý muốn giúp bạn.

    Ở mục search, cô ấy gõ chữ ”from: [email protected] và enter. Thật kỳ diệu, cái mail đó đã hiện ra! Sau đó cô bé tốt bụng ấy đã hướng dẫn một mẹo tuyệt vời. Đó là :

    1. Sau khi search “from:[email protected] thì bấm nút more
    2. Chọn create filter, chọn tiếp create filter with this search
    3. Tick vào skip inboxapply Label
    4. Có thể tick thêm “also apply filter to XX matching…”
    5. Chọn choose label, create new label
    6. “my boss”
    7. Enter !

    các bước tạo filter cho mail :)

    Lập tức sau đó tất cả những mail đã nhận, và sẽ nhận trong tương lai từ sếp sẽ được đưa vào một mục riêng ở góc trái tương tự như inbox, điều khác là có cái tên “my boss” và bạn sẽ không bao giờ lỡ mất mail nào cả.

    Nếu bạn hay theo dõi blog này, và lâu lâu rồi không thấy tôi gửi mail. Thì ngay bây giờ, bạn hãy thử vào gmail, search“from:[email protected] mà xem, tôi tin là bạn sẽ ngạc nhiên vì đã bỏ lỡ khá nhiều món quà thú vị  rồi đấy. Theo thống kê trên hệ thống mail gần nhất tôi gửi, thì có tới 80% người đã nhận được mail mà không biết mình đã nhận, tôi không muốn bạn nằm trong số đó! (và bạn cũng muốn vậy mà!)

    Bonus: Nếu bạn mãi chưa tìm được mail nào đó, thì tuyệt chiêu cuối cùng là gõ lệnh is:unread ở mục search để gmail liệt kê tất cả những mai bạn chưa đọc và tìm nhé!

    thật buồn cho 80% những người nhận mà ko biết mình nhận được...Lý do là nhiều người đăng ký, nên tôi buộc phải đầu tư hệ thống gửi mail từ domain riêng (fususu.com) – hệ thống này tuy tiện lợi, phục vụ được nhiều người, song thường bị google tưởng là mail quảng cáo và đưa vào tab promotion. Do vậy, nếu bạn không muốn lỡ bất cứ món quà nào, hãy áp dụng 7 bước đơn bên trên, hoặc dành 5 giây để kéo mail vào primary boxbấm yes như clip bên dưới.

    Ngoài ra, còn một mẹo nhỏ nữa là bạn hãy add mail của người đó vào contacts, thì mail của họ sẽ không bao giờ rơi vào mục spam 

    Nguồn : fususu.com

    5235
    1 1


    • Xem thêm