Chúng ta thường thức dậy từ sáng sớm. Chúng ta luôn vội vàng suốt cả ngày, hiếm khi chú ý đến việc mặt trời mọc lên và lặn xuống khi nào. Trước khi nhận ra được điều đó, chúng ta đã dậy quá muộn và vẫn còn quá nhiều việc cần phải làm. Hành tinh chúng ta đang sống luôn chuyển động một cách nhanh chóng. Nó có thể sẽ là một thách thức để chúng ta theo kịp cuộc sống, ít nhiều chúng ta đều có cơ hội "thưởng thức" chúng.

Mỗi ngày, chúng ta đều có hàng tá công việc cần phải làm được liệt kê trong danh sách cụ thể và thời gian để hoàn thành chúng là vô cùng ngắn. Trong khi đó, cuộc sống của mỗi người chúng ta dường như đang "trốn chạy". Theo như Tiến sĩ Seuss đã đặt câu hỏi: "Làm thế nào để biết được nó là quá sớm hay quá muộn?"

Rất may, hiện nay có một vài cách thông minh để chúng ta đầu tư thời gian mà có thể "thu lại" được số lượng thời gian nhiều hơn. Làm thế nào để quản lý thời gian và tăng năng suất cả trong công việc lẫn cuộc sống là mối quan tâm của rất nhiều người. Hãy dành 15 phút để học một trong 7 kỹ thuật hiệu quả dưới đây và thưởng thức từng giờ mà bạn có thể tiết kiệm được trong tương lai.

1. Cải thiện hiệu suất làm việc trung bình

Đa phần chúng ta đều tập trung vào việc làm thế nào để đạt được thật "nhiều cái nhất" - chạy nhanh nhất, ghi được điểm cao nhất, có nhiều khách hàng nhất hay truy cập được nhiều trang web nhất. Tuy nhiên, theo cách tư duy hoàn hảo của tiến sĩ Stan Beecham, sẽ khôn ngoan hơn nếu chúng ta thay đổi sự tập trung của mình.

Cụ thể là, hãy tập trung cải thiện "mức độ trung bình" của bạn và cố gắng tăng trưởng nó mỗi ngày. Chúng ta thường có xu hướng dành tất cả thời gian của mình để cải thiện hiệu suất cao nhất, trong khi việc cải thiện hiệu suất trung bình của chúng ta mới có thể gây ảnh hưởng đáng kể tới toàn bộ quá trình, giúp mọi việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt được mức tốt nhất có thể. Thay vì nỗ lực một ngày viết được nhiều bài báo nhất và những ngày còn lại không viết được bài nào hay chỉ viết được 1,2 bài thì hãy kiên trì viết mỗi ngày và nỗ lực để cải thiện khả năng của bạn. Tuần này viết được 3 bài, tuần sau sẽ tăng lên 5 bài và tuần sau nữa là 8 bài.

Hãy nhớ: Đừng bao giờ đánh đổi để nhận lấy "một phút huy hoàng rồi chợt tắt" mà nên tập trung cải thiện và duy trì phong độ từ ngày này sang ngày khác. Cách tư duy này sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Học cách sử dụng "các nút chặn thời gian"

Tối thiểu hóa những phân tán của bản thân bằng cách toàn tâm toàn ý dồn sức cho các dự án quan trọng và chỉ có tối đa một nhiệm vụ mà thôi. Chẳng hạn như, đặt ra giới hạn 1 giờ viết một bài báo hay một bài tiểu luận ở trường, nửa giờ để giải quyết vấn đề gia đình và hai giờ tiếp theo để xử lý công việc. Nhờ đó, bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc hiện tại mà không bị ảnh hưởng quá nhiều từ những tác động bên ngoài. Hơn nữa, bạn có thể viết được bài tiểu luận hiệu quả hơn khi không ngừng suy nghĩ ra cách giải quyết vấn đề khác trong cuộc sống.

3. Tăng gấp 3 lần tốc độ đọc

Nhiều người trong số chúng ta sử dụng Audiobook để tăng thời gian đọc mỗi ngày. Nghe audiobook giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn bởi thay vì cầm cuốn sách và đọc ngấu nghiến thì bạn vừa có thể nghe vừa có thể làm việc khác, chẳng hạn như dọn dẹp nhà cửa hay nấu nướng.

Thực tế, có những người phải mất đến cả tuần hoặc hơn để đọc xong một cuốn sách. Trong khi đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng như Audiobook để rút ngắn thời gian đọc bằng cách chỉnh tốc độ đọc nhanh hơn 3 lần bình thường. Chỉ cần 10 phút tập trung là có thể hiểu nội dung cũng như ý nghĩa của cuốn sách. Ứng dụng này cũng có thể giúp bạn tận dụng nghe đọc được ở nhiều nơi hơn bất kỳ khi nào có thời gian rảnh. Sẽ mất một vài phút để điều chỉnh bộ não của bạn, nhưng bạn có thể "hấp thụ" kiến thức mới nhanh hơn nhiều.

4. Phương pháp "quả cà chua" Pomodoro

Quản lý thời gian ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động, phương pháp "quả cà chua" Pomodoro hứa hẹn sẽ làm tăng năng suất, giảm sự thâm hụt, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Phương pháp này được tạo ra theo cách có thể cải thiện quản lý thời gian cho bất kỳ người nào, bất kể công việc hoặc loại nhân cách nào. Triết lý cơ bản là chúng ta có thể khai thác sức mạnh của từng phút bằng cách làm việc với đồng hồ, chứ không phải chống lại nó. Hệ thống đơn giản này bao gồm việc ưu tiên các nhiệm vụ, nghỉ thường xuyên và sử dụng các khối thời gian có thể quản lý được trong 25 phút. 

Dưới đây là các bước thực hiện phương pháp Pomodoro:

• Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
• Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
• Bước 3: Làm việc cho đến hết 25 phút
• Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
• Bước 5: Quay trở lại làm việc, cứ 25 phút lại nghỉ giải lao 5 phút.
• Bước 6: Sau 4 lần nghỉ giải lao 5 phút thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 - 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Mỗi lần làm việc 25 phút này được gọi là 1 Pomodoro. Phương pháp Pomodoro phù hợp với những nhà phát triển, thiết kế hay bất cứ ai đang làm việc trong lĩnh vực sáng tạo như: người viết sách, biên tập viên, kỹ sư phần mềm, lập trình game, ứng dụng, copywriter, nhân viên nội dung, viết kịch bản, phóng sự, nhà báo...

5. Xây dựng hệ thống ưu tiên

Cuộc sống hiện đại ngày nay khiến con người bận rộn với nhiều công việc và trách nhiệm, họ không còn lúc nào để cải thiện khả năng làm việc của mình. Một danh sách dài những việc phải làm có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và sợ hãi. Điều này đặc biệt đúng khi bạn không thể loại bỏ bất kỳ việc nào ra khỏi to-do-list vì cảm thấy rằng cái nào cũng quan trọng.

Chính vì lý do này, hãy đặt ra các ưu tiên thực sự rất cần thiết để cải thiện năng suất và phân thành 2 loại nhiệm vụ: cực kỳ quan trọng cần làm ngay và có thể làm bất cứ lúc nào. Cách này giúp bạn không ngập đầu trong công việc và giải quyết từng nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.

Chẳng hạn như: khi lập to-do list, hãy xác định xem công việc nào là quan trọng nhất, mức độ khẩn cấp và có lợi ích lâu dài hay không. Cái nào thực sự cần phải làm ngay và cái nào có thể trì hoãn. Một khi làm được như vậy, bạn sẽ biết mình nên bắt đầu từ đâu và có động lực hơn để hoàn thành hết tất cả các nhiệm vụ.

6. Học cách thiền

Thiền là một phương pháp dễ dàng nhưng mang lại hiệu quả lớn mà bạn có thể thực hiện trong 10 phút. Thiền được chứng minh là có rất nhiều lợi ích đối với cơ thể, tâm trí và tâm hồn. Trên thực tế, các nghiên cứu gần đây đã chứng minh rằng thiền thậm chí còn thay đổi cả các cấu trúc sinh lý trong não theo cách có thể giúp chúng ta tăng tuổi thọ và cải thiện chất lượng cuộc sống. 

Thiền giúp bạn hình thành thói quen tập trung tư tưởng để thực hiện đúng công việc mà chúng ta muốn làm và đang làm. Đồng thời, thiền đúng cách rất có lợi cho sức khỏe, giúp điều chỉnh lại tình trạng mất cân bằng giữa hưng phấn và ức chế của hệ thần kinh do quá trình sinh hoạt, làm việc căng thẳng gây ra. Hãy dành ra 10 phút thiền mỗi ngày, ưu tiên vào những thời điểm căng thẳng, bạn sẽ thấy nhẹ nhàng hơn khi làm việc, tập trung hơn trong những đầu việc khó và các kế hoạch cứ thế được thực hiện một cách đơn giản hơn. Tâm trí, cơ thể và tinh thần sẽ cảm ơn bạn rất nhiều đó.

7. Phát triển hệ thống lập kế hoạch cá nhân

Đôi khi, muốn tiết kiệm vài giờ mỗi ngày để chăm sóc bản thân là điều không hề khó, chỉ là vấn đề liên quan đến tổ chức mà thôi. Rất nhiều người không hề nhận ra giá trị của kế hoạch làm việc hay lịch trình được thiết lập kỹ lưỡng. Tuy nhiên, đừng "bắt chước" kế hoạch của người khác mà hãy xây dựng một cái cho riêng mình, phù hợp với cả nhu cầu lẫn mong muốn của bạn.

Bạn có thể dành 5 phút mỗi ngày để lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và duy trì cho đến khi nào nó trở thành thói quen không thể bỏ được. Đảm bảo rằng lịch làm việc của bạn phản ánh không chỉ là trách nhiệm, mà còn là những ưu tiên cá nhân. Ví dụ, tập thể dục và thời gian dành cho gia đình nên được đại diện giống như các cuộc họp làm việc và các cuộc hẹn nha khoa chẳng hạn.

Bạn có đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất hay không? Cuộc sống của bạn sẽ thay đổi thế nào khi áp dụng một trong số những kỹ hiệu thay đổi cuộc đời hiệu quả này?

Theo quantrimang.com