Cuộc sống thật trớ trêu. Cho dù bạn đã cố gắng sắp xếp thời gian cỡ nào thì bạn vẫn bận rộn, vẫn có quá nhiều việc để làm trong ngày. Và cho dù bạn có liệt kê các việc cần làm ra, bạn vẫn quên giải quyết những việc quan trọng. Bạn có muốn làm việc hiểu quả và nhẹ nhàng hơn không? Mách nhỏ nha! Có Productivity Planner nè!

Tại sao bạn nên sử dụng Productivity Planner?

Productivity Planner là một sản phẩm của Alex Ikonn & UJ Ramdas – đồng sáng lập của Intelligent Change. Đây là doanh nghiệp có nhiều sản phẩm giúp hình thành những thói quen làm việc hiệu quả và ít mệt nhọc hơn.

Với ý tưởng TĂNG năng suất làm việc bằng cách GIẢM bớt số lượng đầu việc trong to-do list, những người sáng tạo ra sản phẩm này tin rằng nếu bạn thật sự tập trung vào 3 đến 5 việc quan trọng nhất trong ngày, ngày hôm đó là một ngày làm việc có năng suất. Đối với những bạn hoảng hốt khi thấy thông báo từ các ứng dụng quản lý thời gian và công việc, thì quyển sổ này được trình bày vừa đơn giản vừa đẹp mắt và logic. Ngoài ra, sử dụng Productivity Planner, bạn sẽ được luyện tập thói quen tự giác và chủ động hằng ngày với những câu nói hay ở đầu mỗi trang giúp truyền thêm động lực cho bạn!

Hướng dẫn sử dụng Productivity Planner

Một quyển Productivity Planner chính hãng sẽ có giá khoảng 30 đô la, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra một phiên bản cho riêng mình, đơn giản lắm, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

1. Liệt kê đầu việc có chọn lọc

Chỉ liệt kê vào sổ những việc quan trọng nhất mà bạn phải làm trong ngày hôm đó. Điều này vô cùng quan trọng để tránh sự xao nhãng. Hãy chịu khó dành từ 5 – 10 phút để liệt kê tất cả những việc mà bạn cần phải làm trong ngày. Lưu ý rằng bạn đừng bỏ sót bất cứ gì từ những việc nhỏ nhất nhé và chọn ra 5 việc mà bạn cho là quan trọng nhất. Sau đó, bạn sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng của mỗi việc. Hãy chắc chắn rằng chúng ta sẽ giải quyết việc quan trọng nhất trở đi nhé!

Nhiều người có thói quen chọn việc dễ làm trước, nhưng điều này lại rất sai lầm. Thông thường những việc nhỏ, việc dễ sẽ nhiều hơn những việc khó và quan trọng. Chính điều này sẽ “ngốn” của bạn một lượng năng lượng không nhỏ, và khi nhìn lại những việc nặng nhọc mà bạn “để dành” lại, bạn sẽ rất nản vì việc đã nặng lại thường tốn thời gian! Ngược lại, khi bạn tập trung xử lý công việc quan trọng nhất ngày, những việc còn lại sẽ rất nhẹ nhàng và nhanh chóng thôi!

2. Đo lường năng suất

Ở phía bên phải mỗi trang, bạn sẽ đo độ năng suất của bản thân. Ô vuông đầu tiên là Mục tiêu (Target) về thời gian mà bạn đặt ra cho mỗi việc của mình. Ở đây, chúng ta áp dụng phương pháp Pomodoro làm theo từng khoảng 25 phút. Bạn sẽ điền vào ô vuông số lần Pomodoro mà bạn dự tính sẽ hoàn thành công việc. Ví dụ bạn dự tính mình sẽ xong việc trong 1 tiếng đồng hồ sẽ bằng 2 Pomodoro (vì có 5 phút nghỉ sau mỗi Pomodoro).

Các bạn nhớ canh thời gian xem mình thật sự hoàn thành công việc trong thời gian là bao lâu nhé. Sau đó, bạn tô vào các ô tròn bên cạnh ô Mục tiêu, với mỗi ô tròn = 1 Pomodoro. Cụ thể hơn, bạn có thể ghi số Pomodoro thực tế và số thời gian dư ra, chưa đủ để hình thành một Pomodoro hoàn chỉnh. Lúc này, bạn có thể quan sát được mình có làm việc hiệu quả hay không và điều chỉnh thời gian cho phù hợp.

3. Đánh giá năng suất

Vào cuối ngày, hãy đánh giá năng suất làm việc của bạn bằng cách đếm số lượng Pomodoro bạn đã đạt được ở cuối mỗi trang. Bạn cũng có thể ghi lại vài dòng để tổng kết ngày làm việc, cảm xúc hoặc những lý do mà bạn dã hoặc chưa hoàn thành được mục tiêu. Hãy thành thật với bản thân mình để có thể khắc phục những khuyết điểm và phát huy ưu điểm nhé!

4. Anti xao nhãng

Hãy tạo cho bạn một môi trường không có bắt kì sự xao nhãng nào. Bạn có thể tìm cho mình một góc học tập thật yên tĩnh hoặc một góc trong quán cà phê ưa thích. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng ứng dụng Forest để hạn chế sự mất tập trung hoặc Noisili để những âm thanh từ thiên nhiên giúp bạn thư giãn khi làm việc.

Mỗi người đều có nhiều cách riêng để làm việc năng suất hơn, nếu bạn nào vẫn đang loay hoay với đủ các kiểu ứng dụng to do list online thì hãy thử trở về phong cách truyền thống với Productivity Planner thử xem nhé!

Theo 8morning.

Xem bài viết gốc tại đây.