• Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề (Phần 2: Tìm Nguyên Nhân Và Giải Pháp)

    Trong lịch sử loài người, các cải tiến hay phát minh đều xuất phát từ việc người ta thấy một thứ nào đó đang là vấn đề và họ bỏ công ra để tìm cách giải quyết. Mỗi một phát minh đều là tập hợp công sức của rất nhiều người. Người thì chỉ giúp phát biểu vấn đề, người giúp trong một phần tìm ra giải pháp, người lại giúp trong khâu tổ chức thực hiện. Ví dụ như Edison là người rất giỏi đưa sản phẩm từ phòng thí nghiệm vào cuộc sống bằng cách tìm cách sản xuất rẻ hơn. Nhiều phát minh của ông là dựa trên những tìm tòi của những người khác.

    Ánh sáng từ đống củi, dầu mỏ, mỡ động vật đã tồn tại trong toàn bộ chiều dài lịch sử của nhân loại tới tận thế kỷ 19. Loài người sẽ còn dùng đèn dầu để thắp sáng nếu như người ta coi rằng đó đã là hình thức thắp sáng tốt nhất rồi mặc cho sự bất tiện hay hiệu quả mang lại khi sử dụng nó. Dù sao nếu như bạn chưa từng nhìn thấy bóng đèn điện thì thắp sáng bằng đèn dầu chẳng có vấn đề gì lắm.

    Thực tế vấn đề tồn tại khắp nơi quanh ta. Không có gì là không có vấn đề trừ khi người ta công nhận rằng hiện trạng đó đang là chuẩn, là thứ tốt nhất rồi. Cùng một sự vật hay hiện tượng, người cho rằng đó là vấn đề, người cho rằng đó không phải là vấn đề; nguyên nhân đơn giản là vì họ không cùng tiêu chuẩn. Có thể tiêu chuẩn người này quá thấp đòi hỏi phải nâng lên, có thể thể tiêu chuẩn người kia quá cao không cần thiết đòi hỏi phải hạ xuống.

    Bản thân việc ta không định hình được tiêu chuẩn đúng đắn cũng đã là một vấn đề rồi.

     

    Đâu là chuẩn mà bạn phải theo đuổi ?

    Tôi thường thức dậy vào lúc 6h30 phút. Nếu tôi cho rằng nên dậy vào lúc 5h là tốt nhất thì đúng là đây là vấn đề cần giải quyết. Nhưng nếu tôi cho rằng đó là đã sớm rồi, dậy trước 6h30 là không tốt thì đây không còn là vấn đề nữa.

    Nếu đứa con gái lớp 1 của tôi nghĩ rằng tính toán trong phạm vi 100 là quá giỏi và quá đủ rồi thì nó sẽ không còn muốn học nữa. Thực tế trong cuộc sống tính toán trong phạm vi 100 là không đủ nhưng với nhận thức non nớt của một đứa trẻ thì nó sẽ không thể nhận ra.

    Chúng ta cũng vậy. Chúng ta thường tạo ra một cái chuẩn vừa khít với hiện trạng của ta để cảm thấy an toàn. Chúng ta cũng có khả năng tính toán trong phạm vi 100 của riêng mình. Giống như con tôi, nếu như nó thấy đi học chẳng vui vẻ gì, đến trường chỉ để học tính toán ở những con số lớn hơn, nếu như tôi không bắt nó phải tới trường thì chắc nó sẽ ở nhà khỏi đi học.

    Tự con tôi sẽ rất khó để phá vỡ lớp vỏ bọc an toàn của mình. Phải cần những tác động từ bên ngoài để nó hiểu rằng thứ mà nó cho rằng chuẩn không phải là chuẩn. Đối với những người chịu khó tìm tòi quan sát thì ta thấy cũng không hẳn là khó. Tìm hiểu khoa học, tìm hiểu những người xung quanh, lắng nghe cơ thể khi điều chỉnh, ta sẽ tìm được giờ mà ta nên dậy.

    Khi chúng bằng cách nào đó (tự nghiên cứu hay bị người khác áp đặt) xác định được một tiêu chuẩn nào đó thì tự trong ta sẽ hình thành một cơ chế phản kháng, phủ định chuẩn. Vì chấp nhận chuẩn có nghĩa là cái đó chúng ta đang có vấn đề, thêm một vấn đề không bằng bớt đi một vấn đề. Giả sử tôi xác định được chuẩn là sáng nên dậy vào lúc 5 giờ thay vì 6h30 thì tôi sẽ lập luận thế này:

    • Hậu quả của việc dậy muộn hơn 1 tiếng so với chuẩn chẳng là gì cả.
    • 1 giờ tôi dậy sớm đó sẽ bị tiêu đi mà chẳng mang lại giá trị gì.
    • Tôi đã mất 1 giờ đồng hồ được ngủ thêm ra.
    • Tôi sẽ phải đi ngủ sớm hơn 1 giờ so với bình thường.

    Cơ chế phản vệ sẽ bảo chúng ta rằng lợi ích có được khi đạt chuẩn thấp hơn nhiều so với thiệt hại bỏ ra để đạt chuẩn.

    Con người chúng ta là vậy; bạn hiểu thì bạn mới có thể có những điều chỉnh thích hợp được. Hãy nghĩ lại trong cuộc đời mình có phải rất nhiều lúc bạn có hứng khởi để thực hiện một việc gì đó nhưng rồi nhanh chóng hứng khởi biến mất dần mặc cho ngoại cảnh không hề thay đổi.

    Chúng ta thích chọn con đường dễ để đi thay vì con đường khó khăn. Nhưng trên con đường khó khăn thường có phần thưởng tương xứng cho người chọn nó.

    Giải quyết xong một vấn đề ta sẽ đi lên một nấc thang mới

    Ta nên coi vấn đề là cơ hội hơn là thách thức. Bằng cách nào đó ta có thể từ chối giải quyết vấn đề ví dụ hạ chuẩn hay đẩy vấn đề đó cho người khác. Nhưng nếu làm thế ta sẽ không tiến bộ được; giải quyết vấn đề là cách nhanh nhất để phát triển bản thân. Nếu phát triển mà chỉ dựa vào đọc sách, tham gia các khóa học, nghe người khác nói lại kinh nghiệm thì cũng được nhưng rất chậm. Một người lính phát triển kỹ năng chiến đấu ở ngoài chiến trường sẽ nhanh hơn nhiều so với chỉ trên thao trường.

    Cứ cho rằng một vấn đề nào đó xét về trách nhiệm thì bạn không phải giải quyết đi thì có làm sao? Khi bạn giải quyết được một vấn đề không thuộc trách nhiệm của mình thì bạn sẽ được mọi người tôn trọng, đánh giá cao hơn nhiều so với nó là trách nhiệm của mình. Nó mở rộng cơ hội cho bạn. Rất nhiều người lựa chọn được lĩnh vực mình yêu thích bắt đầu chỉ với việc làm một công việc không thuộc trách nhiệm của mình.

    Có một anh Việt Nam làm việc ở Úc. Bạn anh ý nhờ mua giúp một hộp thuốc ở Úc. Ban đầu anh cũng cảm thấy khó chịu vì tự nhiên phải mất công tìm mua ở đâu sau đó lại phải tìm hiểu thuốc đó có mang về nước được không nhưng vì là bạn vợ nên cũng phải cố gắng. Trong quá trình tìm hiểu và mang về nước sản phẩm đó anh thấy rằng nhu cầu cho sản phẩm đó ở Việt Nam rất lớn. Anh làm việc với NSX để có thể làm đại lý phân phối duy nhất tại Việt Nam. Tới nay công việc kinh doanh phát triển rất tốt, anh từ bỏ công việc cũ và chuyển hẳn sang làm phân phối một số hãng dược phẩm tại Việt Nam.

    Cơ hội ít khi đến từ những việc bạn quen làm vì giả sử bạn phát hiện ra thì cũng đã tận dụng hoặc không tận dụng được rồi. Khi bạn làm một công việc mới, tiếp xúc với những thứ mới cũng sẽ phát hiện ra những cơ hội mới. Có thể sau đó tận dụng hay không tận dụng được cơ hội nhưng ít nhất cũng phát hiện ra cơ hội.

    Tóm lại, phát biểu vấn đề khó chủ yếu nằm ở thái độ. Khi thái độ được điều chỉnh để sẵn sàng đối mặt vấn đề thì chỉ còn là cố gắng tìm hiểu kiến thức mà thôi.

    Bước 2: Nguyên nhân và Giải pháp cho vấn đề

    Phát biểu được vấn đề là bước quan trọng nhưng không phải là quá khó khăn để hiểu được. Hiểu rồi thì phải áp dụng mọi lúc mọi nơi để biến nó thành kỹ năng thuần thục. Trở thành một chuyên gia trong phát hiện vấn đề. Nhưng phát biểu vấn đề thôi chưa đủ, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng chỉ nêu ra vấn đề mà chẳng có giải pháp gì, rất nhiều vấn đề chẳng qua họ chưa giải quyết được chứ không phải là chưa nhìn ra.

    Tìm giải pháp bao gồm:

    • Phân loại được vấn đề để có hướng giải quyết, phân bổ nguồn lực giải quyết cho phù hợp.
    • Tìm Nguyên nhân của vấn đề (đương nhiên)
    • Giải pháp cho nguyên nhân
    • Quyết định lựa chọn giải pháp

    Trong một cuộc họp, một ai đó đưa ra vấn đề cần giải quyết yêu cầu mọi người có ý kiến về giải pháp. Thường thì ai cũng có thể đưa được ra vài ý kiến về giải pháp vậy đưa ra giải pháp có khó khăn khăn lắm đâu nhỉ? Ví như Hà nội bảo nhân dân đưa ra ý kiến làm sao để khỏi tắc đường thì mỗi người trong ta kiểu gì chẳng có chục ý kiến.

    Thực tế một giải pháp gọi là một giải pháp tốt không dễ như thế. Đòi hỏi chúng ta phải trải qua nhiều bước.

    Xác định vấn đề thuộc loại nào:

    1. Vấn đề xảy ra có phải xuất phát từ lỗi hệ thống không

    Ngày hôm qua United Airline dính bê bối lôi một bác sĩ gốc việt ra khỏi máy bay một cách thô bạo. Hậu quả ảnh hưởng là giá trị trên sản chứng khoản giảm 1 tỷ usd cùng làn sóng phản đối của dư luận. Một vụ khủng hoảng truyền thông đúng nghĩa.

    Vấn đề ở đây không đơn giản chỉ liên quan tới cái ông bác sĩ đó mà nó liên quan tới lỗi hệ thống. Nếu không sửa lỗi hệ thống thì vấn đề tương tự đó còn tiếp tục xảy ra.

    Một loạt sản phẩm qua dây chuyền hỏng giống y hệt nhau chứng tỏ là do một khâu nào đó  của dây chuyền có vấn đề. Nếu như chỉ có vài cái hỏng trên hàng trăm nghìn cái thì đó là do xác suất chẳng may.

    Trường hợp như của United Airline thường ta sẽ dễ dàng nhìn ra rằng đó là lỗi hệ thống vì ta biết trước đó vài tháng đã có vụ tiếp viên không cho 2 đứa trẻ lên máy bay chỉ vì nó mặc quần legging, rồi phát biểu thiếu thận trọng của ông CEO.

    Bất cứ một đối tượng nào cũng tồn tại trong một tổng thể các mối ràng buộc với nhau. Cái cây không thể sống độc lập mà không có đất, nước, không khí, côn trùng,….Cái cây có thể không còn ở đó nữa nếu như chỉ  thiếu một thành phần nào đó. Tất cả các thành phần và cái cây đó tồn tại chung với nhau một cách hoàn hảo, được thiên nhiên điều chỉnh qua hàng triệu năm.

    Con người sở dĩ tiến hóa tới ngày nay cũng là vì có một tập hợp các đối tượng liên quan ràng buộc. Chỉ một yếu tố nào đó biến đổi khác đi thì ta cũng đã khác đi so với như hiện nay.

    Mỗi cá nhân chúng ta tồn tại cũng trong một tổng thể các đối tượng có mối ràng buộc. Đó có thể quan quan hệ họ hàng, quan hệ đồng nghiệp, quan hệ xã hội, thời tiết, thổ nhưỡng,….Khi ta thay đổi một thứ nào đó thì các thứ khác cũng bị ảnh hưởng. Bạn không thể nhìn một thứ gì đó một cách đơn lẻ mà không có sự ràng buộc với các thứ khác.

    Như vậy khi nhìn nhận vấn đề ta phải nhìn nhận một cách hệ thống trong một tổng thể. Nếu như vấn đề tương đối độc lập thì nó sẽ nằm trong nhóm vấn đề không mang tính hệ thống. Ta để ý báo chí rất hay đứa một tin tức theo kiểu chỉ xét riêng vấn đề đó nhằm tạo ra thật nhiều bức xúc trong lòng người đọc càng tốt. Đặc biệt phần tiêu đề có thể kiếm cớ không thể dài nên có khi gợi trong lòng người đọc title sai lệch hoàn toàn so với nội dung phía trong.

    Ví dụ tiêu đề  ‘Nối vòng tay lớn’ được cấp phép phổ biến sau gần 50 năm sẽ khiến ta nghĩ rằng bài hát này bị cấm trước đó. Thực tế không phải như vậy, người ta chỉ đưa ra quy định là bài hát được biểu diễn khi được sự cho phép của tác giả nhằm bảo vệ quyền tác giả.

    Túm lại, ta phải nhìn nhận một vấn đề trong một tổng thể thay vì chỉ tập trung vào cá biệt vấn đề đó.

    2. Vấn đề có tính lặp lại hay ngẫu nhiên?

    Bất cứ một sự kiện nào xảy ra đều xuất phát từ một chuỗi các sự kiến trước đó, điều này khỏi phải bàn cãi. Chẳng có cái gì tự nhiên sinh ra và cũng tự nhiên mất đi. Tuy nhiên có những thứ thuộc về chủ quan và những thứ thuộc về khách quan.

    Ví dụ: Tỷ lệ hàng hỏng tháng này của công ty chiếm 5% trong khi định mức chỉ là 3%. Tỷ lệ hỏng vượt quá 2% gây tổn thất mỗi tháng là 300 triệu.

    Nếu một sự kiện xảy ra ngẫu nhiên trong tháng đó gây ra tổn thất thêm 2% này ví dụ như hỏa hoạn, cây đổ, máy hỏng,…thì khỏi cần giải quyết vấn đề. Nhưng nếu nó xuất phát chủ quan của công nhân đứng dây chuyền thì rõ là một vấn đề có tính lặp lại. Nếu không xử lý thì vấn đề sẽ lặp lại vào tháng tới.

    3. Tính nghiêm trọng của vấn đề

    Một vấn đề nghiêm trọng sẽ đòi hỏi ta phải đặt ưu tiên trong giải quyết hơn. Vấn đề ít nghiêm trọng, thậm chí thiệt hại ít thì đôi khi ta phải chấp nhận hy sinh, coi đó không phải là vấn đề.

    Ví dụ:

    Một công ty lớn cỡ như FPT chẳng hạn, chắc chắn sẽ phải hình thành ra các quy trình một cách cứng nhắc. Điều này sẽ giết chết sự linh hoạt nhưng bù lại hệ thống có thể kiểm soát được. Chấp nhận thiệt hại do kém linh hoạt để bù lại kiểm soát được (về chất lượng, về tài chính, về con người,..)

    Các chính sách của nhà nước là một ví dụ điển hình của sự chấp nhận hy sinh. Một chính sách bất kỳ sẽ làm lợi cho một nhóm người này nhưng sẽ gây hại cho một nhóm khác. Không thể có một chính sách nào mang lợi cho toàn bộ được. Nó cũng giống như việc chính phủ đánh đu trong các chỉ tiêu về tăng trưởng GDP, lạm phát và thất nghiệp. Được cái này mất cái kia.

    Một vấn đề nghiêm trọng thường đi cùng với mức độ khẩn cấp phải giải quyết. Nó có xu hướng nghiêm trọng hóa theo thời gian. Càng không được giải quyết ngay nó càng ngày càng khó giải quyết, thậm chí tới lúc nào đó trở thành bất khả thi.

    4. Vấn đề tiềm tàng hay đã bắt đầu

    Vấn đề tiềm tàng là vấn đề mới chỉ có dấu hiệu nhưng chưa phát sinh hậu quả. Nó khác với việc cây đổ đè bẹp ô tô là đã gây ra hậu quả rồi. Bản thân việc cây đổ trước đó cũng là một vấn đề tiềm tàng. Chính vì vậy người ta mới đi tỉa tót cây trước mùa mưa bão.

    Mỗi một dấu hiệu giống như một đống hạt được vứt ra đất. Nó có thể chết đi và cũng có thể mọc mầm. Làm sao bạn biết được hạt nào mọc mầm, hạt nào không?

    Một cái xe Container chạy ầm ầm trên đường ẩn chứa một tai nạn, bạn sẽ tránh xa nó.

    Trời giông nhiều sét ẩn chứa một tai nạn xét đánh, bạn ở trong nhà.

    Để đảm bảo sinh tồn tự trong ta hình thành nên cơ chế tránh để các vấn đề xảy ra. Thường đó là các vấn đề rất dễ nhìn ra, đập ngay trước mắt. Các dấu hiệu có cường độ yếu thường sẽ bị bỏ qua. Tới khi nó đủ lớn để ta nhận ra thì việc xử lý không còn kịp nữa.

    Một chuyên gia có thể đến công ty bạn nhìn cách mọi người làm việc và có thể phát biểu ra vấn đề công ty đang gặp phải. Tương tự, một vị chuyên gia có thể nhìn cách bạn sinh hoạt để biết sức khỏe bạn ra sao mà chẳng cần đo nhịp tim, cân nặng, thử sức kéo,…

    Nói chung chúng ta nên phát hiện ra vấn đề kể từ khi nó còn là dấu hiệu. Phát hiện ra dấu hiệu rồi ta sẽ quan sát nó xem có khả năng nó có trở thành vấn đề hay không để mà xử lý kịp thời.

    Khi ta đặt sự quan tâm lên một cái gì đó ta sẽ nhận ra được dấu hiệu dễ hơn nhiều so với việc ta không quan tâm. Ví dụ nếu ta không quan tâm tới sức khỏe của bản thân thì sẽ nhanh chóng bỏ qua các dấu hiệu. Khi ta không quan tâm tới công việc ta sẽ dễ bỏ qua các dấu hiệu bất ổn trong công việc. Con người thường nhạy cảm với tiền của mình còn ít nhạy cảm với tiền của người khác.

    Một người chịu khó quan sát cũng sẽ dễ nhận ra dấu hiệu tốt hơn. Quan trọng hơn anh ta cần phải có kiến thức sâu về lĩnh vực của vấn đề đó. Đã trải nghiệm một tình huống tương tự trong quá khứ cũng sẽ giúp dễ nhận ra dấu hiệu của vấn đề tương tự ở hiện tại.

    Việc xác định vấn đề thuộc loại nào sẽ quyết định hướng giải quyết của vấn đề, thứ tự trong ưu tiên khi giải quyết

    Xác định nguyên nhân của vấn đề

    Nếu một vấn đề xảy ra ngẫu nhiên không có tính lặp lại thì ta đi luôn vào giải pháp.

    Ví dụ:

    • Ngã tư Lê Văn Lương xảy ra tắc đường rất lớn  -> Giải pháp: cử công an giao thông tới phân luồng
    • Xe hết xăng -> Cần phải đổ xăng
    • Nhà bừa bộn -> Cần dọn dẹp
    • Vợ cãi chồng -> tát lật mặt sau đó cho hai cái đạp vào bụng ( đùa tí :) )
    • Máy chiếu bị hỏng -> Đem đi sửa
    • Doanh số năm 2015 đạt 5 tỷ, thấp hơn kế hoạch 20% -> Cần phải cố gắng hơn trong năm 2016

    Tuy nhiên:

    • Hôm nào đoạn Lê Văn Lương cũng xảy ra tắc đường. Nguyên nhân vì một số xe taxi đậu bên đường gây cản trở giao thông. Giải pháp :  cấm xe taxi được đậu đoạn đường đó.
    • Anh A tháng nào cũng dắt bộ đôi lần vì xe hết xăng. Nguyên nhân vì anh hay chần chờ, cứ đợi gần hết xăng mới đổ, lúc gần hết thì lại không có chỗ đổ xăng. Giải pháp: anh ý cần đổ xăng khi xăng còn 2 vạch.
    • Nhà hôm nào cũng rất bừa bộn do mọi người không ngăn lắp, đồ ít khi được đặt đúng chỗ sau sử dụng. Giải pháp: Yêu cầu các thành viên để đồ đúng nơi quy định sau khi sử dụng.
    • Hai vợ chồng hay cãi nhau do bất động quan điểm, ai cũng cho rằng mình đúng, chẳng ai chịu lắng nghe ai. Giải pháp: cùng nhau ngồi lại thống nhất chung một biện pháp khi xảy ra một vấn đề không cùng quan điểm.
    • Đây là cái máy chiếu thứ hai kể từ đầu tuần bị cháy bóng đèn. Nguyên nhân được tìm ra là do tắt máy chiếu không đúng cách. Giải pháp: Đưa ra quy định về tắt máy chiếu.
    • Doanh số 2015 thấp hơn kế hoạch 20% do nguyên nhân a, b, c, d. Giải pháp: Các nguyên nhân chủ quan cần phải xử lý, các nguyên nhân khách quan nhắc chúng ta rằng thị trường bên ngoài là rất khó lường, cần phải có các dự phòng cần thiết để đối mặt với những sự việc không mong muốn xảy ra.

    Sét đánh là một sự kiện rất ngẫu nhiên nhưng ta vẫn có thể phòng tránh nếu đi tìm nguyên nhân. Do vậy nói chung bước tìm nguyên nhân là bước phải làm nhưng có thể là sau khi đã thực thi giải pháp để tránh hậu quả. Ví dụ như khi cây đổ người ta cần di chuyển cái cây đó đi để giải phóng mặt đường chứ không thể ngồi bàn nhau tại sao cái cây lại đổ được.

    Để tìm nguyên nhân ta dùng câu hỏi Tại sao. Tại sao vấn đề đó lại xảy ra? Vấn đề đó xảy ra đo những nguyên nhân nào? Hỏi liên tục cho tới khi đi tới tận gốc của vấn đề.

    Tìm giải pháp từ nguyên nhân

    Giải pháp giúp triệt hạ nguyên nhân để nó không trở thành vấn đề. Đèn máy chiếu bị hỏng do nguyên nhân tắt không đúng cách. Giải pháp yêu cầu mọi người sử dụng máy chiếu đó tắt đúng cách sẽ khiến sự kiện nguyên nhận đó không xảy ra từ đó đèn máy chiếu không hỏng (vì nguyên nhân đó) nữa.

    Một nguyên nhân có nhiều giải pháp. Người giỏi là người tìm ra giải pháp đòi hỏi:

    • Giúp giải quyết triệt để nhất
    • Tốn ít chi phí nhất ( Nhân lực, Vật lực, Tài Lực và Thời gian)
    • Khả thi nhất

    Thông thường ta rất dễ bị nói cho sướng mồm. Vì rằng người thực thi  không phải là ta nên kệ mẹ thằng thực hiện có thực hiện được không, phát biểu ra các giải pháp nghe thì rất hay nhưng thực hiện thì không khả thi.

    Ra quyết định

    Sắp xếp các giải pháp từ ảnh hưởng lớn tới ảnh hưởng thấp, sắp xếp các giải pháp cũng từ trên xuống dưới. Có những giải pháp có thể thực hiện đồng thời nhưng cũng có những giải pháp không thể. Ví dụ như để chống tắc đường có rất nhiều giải pháp có thể thực hiện song song như phân luồng hợp lý, cho công an đứng vào giờ cao điểm, dẹp xe lấn chiếm lòng đường, cho mấy em váy ngắn ngồi bên đường để giảm tai nạn giao thông..Nhưng cũng có những giải pháp không thể thực hiện song song do giới hạn ở nguồn lực (con người, tiền bạc, thời gian).

    Việc lựa chọn giải pháp nào ưu tiên nhất là tính khả thi. Một giải pháp thực hiện được cho dù mang lại hiệu quả thấp vẫn còn hơn là giải pháp mang lại hiệu quả cao nhưng không thành công. Đi sâu vào kỹ năng lựa chọn sẽ được trình bày ở phần sau.

    Theo chienluocsong.com

    2900
    1 0