Ngoài quản lý quỹ thời gian dành cho nhân viên bằng cách quản lý đàn khỉ, mỗi người quản lý đều phải biết quản lý quỹ thời gian của mình, bao gồm: thời gian cho sếp, thời gian cho toàn hệ thống và thời gian cho bản thân.

1. Thời gian cho sếp

Phàm đã đi làm là phải có sếp trừ khi bạn tự mở một công ty riêng. Sếp có thể là trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị… Mỗi vị trí đều có sếp ở trên và nhân viên ở dưới, do vậy ngoài dành thời gian cho nhân viên ta còn phải dành thời gian cho sếp của ta. Các đòi hỏi của sếp suy cho cùng cũng là vì lợi ích của toàn công ty như yêu cầu báo cáo thường xuyên hay định kỳ, làm các nhiệm vụ riêng biệt khác…

Dành thời gian cho sếp là đương nhiên, tùy từng ông Sếp mà bạn sẽ phải tăng hay giảm quỹ thời gian này, tốt nhất là gói gọn trong các nhiệm vụ mang lại lợi ích cho công ty, nếu nhân viên của bạn làm được thì hãy chuyển nhiệm vụ đó nhân viên nhưng vẫn kiểm soát đặc biệt.

Kinh nghiệm cho thấy là nếu ta không dành thời gian thích đáng cho sếp ta sẽ còn sẽ mất nhiều thời gian hơn nữa trong tương lai. Các việc mà sếp giao đều là các việc do sếp quyết định, sếp đòi hỏi công việc đó phải được hoàn thành tốt, khi con khỉ bị bỏ đói sếp sẽ lôi ta lên và dành cho một bài học về luân lý. Kết quả là ta sẽ vẫn phải tiếp tục chăm sóc con khỉ của sếp.

Cần phải phân biệt quỹ thời gian dành cho sếp và quỹ thời gian dành cho công việc đương nhiên phải làm theo chức năng nhiệm vụ của bạn. Nếu một công việc thuộc trách nhiệm của sếp hoặc là phải có bạn thì trách nhiệm đó mới có thể hoàn thành được, khi đó nếu bạn dành thời gian cho công việc đó thì đó là Quỹ thời gian dành cho sếp. Ví dụ khi sếp yêu cầu báo cáo về một công việc nào đó thì đó là quỹ thời gian dành cho sếp, khi sếp giao làm một công việc thuộc nhiệm vụ bạn phải làm thì đó không phải là quỹ thời gian dành cho sếp.

2. Thời gian cho toàn hệ thống

Khi một công việc bạn làm là đầu vào của một công việc của một phòng ban nào khác trong hệ thống thì thời gian bạn làm công việc đó cũng là thời gian của toàn hệ thống. Mỗi phòng ban chỉ là một mắt xích trong một chuỗi các phòng ban, chuỗi này sinh ra để đảm bảo rằng đàn khỉ được chăm sóc tốt nhất, không có cái gì là thừa cả. Khi công việc đến phòng bạn, phòng bạn xử lý nhanh và tốt nhất thì bạn đã tiết kiệm thời gian cho toàn bộ hệ thống. Nếu phòng bạn là một nút thắt cổ chai thì các phòng khác sẽ nhìn phòng bạn với con mắt hình viên sỏi, vì bạn đang tiêu tốn thời gian của họ.

Những công việc hành chính khác bên cạnh những công việc chính cũng là thời gian của toàn hệ thống. Ví dụ như xây dựng bản mô tả công việc, xây dựng quy trình của hệ thống,… cũng là quỹ thời gian dành cho hệ thống. Không nên nghĩ công việc đó của một phòng ban nào khác vì đó không thuộc chức năng nhiệm vụ của bạn, các công việc đó được đề ra đều có một múc đích chung để đảm bảo rằng đàn khỉ của công ty được chăm sóc tốt. Thức tế các công việc đó là xuất phát từ quỹ thời gian dành cho bản thân của sếp mà bạn sẽ hiểu rõ nếu đọc đi đọc lại nhiều lần entry này.

3. Thời gian cho bản thân

Ta đã được biết đến một người quản lý sẽ phải phân chia thời gian của mình cho 3 lĩnh vực công việc chính:

• Quỹ thời gian dành cho sếp

• Quỹ thời gian dành cho toàn hệ thống

• Quỹ thời gian dành cho nhân viên

Mỗi quỹ này đều ngốn của ta một lượng thời gian lớn nhưng thực tế đều là công việc của người khác. Thời gian còn lại dành cho bạn là Thời gian dành cho bản thân. Thời gian này là khoảng thời gian để chính bạn làm những việc mà bạn quyết. Lượng công việc này thường là rất có giá trị như vạch ra đường lối phát triển cho công ty, cho phòng của bạn hay tổ chức nhân sự trong phòng, sáng tạo ra phương pháp làm việc hiệu quả…

Các công việc này đều mang lại những giá trị hết sức to lớn nhưng nhiều khi bị xem nhẹ hoặc bị lấn mất bởi các quỹ thời gian khác. Nếu bạn không dành thời gian cho sếp bạn sẽ bị gán là làm việc kém hiệu quả, vô kỷ luật; nếu bạn không dành thời gian cho hệ thống bạn sẽ trở thành người vô tổ chức, vô trách nhiệm; nếu bạn không dành thời gian cho nhân viên thì bạn sẽ trở thành tác nhân gây ra sự kém hiệu quả trong phòng. Quỹ thời gian dành cho bản thân thường không mang lại hậu quả tệ hại như thế nhưng lại là phần quan trọng cho tương lai xa của toàn công ty, chỉ khi có tầm nhìn đủ xa bạn mới có thể dành thời gian cho Quỹ thời gian dành cho bản thân.

Trong một công ty nếu không dành nhiều thời gian để mỗi người quản lý, nhân viên dành nhiều thời gian cho Quỹ thời gian dành cho bản thân thì công ty đó cũng mất dần đi tính sáng tạo kéo theo là sự trì trệ và chậm phát triển. Các vấn đề luôn luôn phát sinh cho dù công ty có xây dựng quy trình chặt chẽ đến đâu, nếu không dành thời gian cho Quỹ thời gian dành cho bản thân bạn sẽ suốt ngày chạy theo sự vụ, hết dành thời gian cho sếp rồi dành thời gian cho nhân viên, rồi dành thời gian cho tổ chức.

Một cách dễ hiểu hơn, khi sử dụng thời gian dành cho bản thân, bạn sẽ phát kiến ra cách để tiết kiệm thời gian dành cho các quỹ thời gian khác.

Với quỹ thời gian dành cho sếp:

Bạn có thể thường xuyên báo cáo, điều đó làm cả sếp và bạn đều tiết kiệm thời gian. Sếp sẽ không phải lo lắng không biết con khỉ có được chăm sóc tốt không, ta cũng sẽ yên tâm là sếp nếu có cách chăm khỉ tốt hơn thì sẽ báo ta còn không thì sếp nắm tình hình để nếu… sếp của sếp có hỏi thì sếp biết đường mà trả lời.

Với quỹ thời gian dành cho nhân viên:

Hãy trả khỉ về đúng người chủ của nó. Hãy đảm bảo rằng nếu phải nhận một con khỉ từ nhân viên thì con khỉ đó là xứng đáng. Trong công ty có rất nhiều khỉ, nếu mỗi con khỉ đều có người chăm sóc thì các con khỉ sẽ khỏe mạnh, lúc đó sẽ không còn phân biệt nhiều giữa sếp và nhân viên nữa. Sếp thì chăm con khỉ to và đảm bảo rằng đàn khỉ khỏe mạnh, mỗi nhân viên chăm con khỉ của họ, vì không mất thời gian cho việc khác nên con khỉ đó sẽ được chăm sóc tốt.

Điều này sẽ đúng với các nhân viên có trách nhiệm thực sự, muốn công việc được tốt đẹp còn đối với một nhân viên công việc ra sao thì ra thì chắc có thuốc tiên cũng chịu, tốt nhất là cho nghỉ việc. Thỉnh thoảng cũng nên nhẫn tâm một tí, có người khi được hỏi là "bạn bắt đầu làm ở công ty này từ lúc nào?", người đó trả lời "Từ lúc sếp dọa đuổi việc tôi".

Với quỹ thời gian dành cho toàn hệ thống:

Ưu tiên làm các công việc quan trọng mà ảnh hưởng tới người khác trước, đảm bảo rằng bạn nhận đúng con khỉ của phòng mình thay vì nhận lấy con khỉ từ phòng khác. Đảm bảo rằng không môt con khỉ nào thuộc trách nhiệm của phòng khác đặt một chân lên vai bạn, điều đó khó khăn nhưng cần thiết.

Kết luận lại, biết cách phân biệt các quỹ thời gian sẽ giúp ta sử dụng thời gian của ta một cách hiệu quả hơn. Trong một ngày làm việc bạn nhận ra rằng bạn đã sử dụng hiệu quả đến từng phút, điều đó chưa đảm bảo là bạn đã sử dụng thời gian hiệu quả. Nếu cả ngày bạn chăm con khỉ của nhân viên thì rõ ràng là bạn đang làm việc kém hiệu quả, sử dụng thời gian lãng phí. Biết cách phân bổ các quỹ thời gian hợp lý, biết việc nào quan trọng và cấp bách để làm trước, biết việc nào ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống để làm trước nhằm tiết kiệm thời gian của người khác.

Theo chienluocsong.com