Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao lúc nào mình cũng cảm thấy thiếu thời gian, và kể cả khi đã thử rất nhiều gợi ý và phương pháp về quản lý thời gian, bạn vẫn luôn ước một ngày có nhiều hơn 24 tiếng?

Là đồng sáng lập và trực tiếp quản lý một startup với khoảng 30 nhân sự, trong hai năm đầu tiên, mình gần như tự hỏi câu đó hàng ngày. Cuối cùng, sau rất nhiều lần thử và sai, mình đã nhận ra một nguyên tắc rất quan trọng để giải quyết vấn đề trên: Không quan trọng bạn có bao nhiêu thời gian, quan trọng là bạn cảm thấy thế nào.

Có lẽ ai cũng biết để quản lý thời gian tốt thì phải có kế hoạch hợp lý và có kỉ luật bản thân cao để tuân thủ kế hoạch đó. Kỉ luật bản thân chính là yếu tố quyết định việc bạn có làm đúng việc đã đề ra, nhất là trong những lúc thể chất hay tinh thần của bạn không tốt (ví dụ như vừa bị người yêu bỏ, mất một khoản tiền lớn, dầm mưa 2 tiếng ngoài đường đông và tắc,…). Nếu phân loại ra thì sẽ có những người có kỉ luật bản thân ở mức cao, trung bình, thấp, bằng 0 hoặc thậm chí bằng âm. Nhưng từ quan sát của mình thì không có nhiều người có kỉ luật bản thân ở mức cao, và mình thì chắc chắn không phải một trong số đó. Khi nhận ra “chân lý” này, bên cạnh việc lên kế hoạch để từ từ nâng cao kỉ luật bản thân, mình dành nhiều thời gian để cải thiện một yếu tố dễ tác động để thay đổi hơn, đó là mức năng lượng.

Mức năng lượng là gì? Với mình, đó là việc mình đang cảm thấy thế nào, cả về thể chất và tinh thần. Nếu bạn đọc nhiều bài viết của mình, bạn chắc đã biết là mình rất hay quan sát bản thân, cả những biểu hiện bên ngoài và những suy nghĩ bên trong. Sau một thời gian dài, mình nhận ra là khi mình đang ở mức năng lượng cao, nghĩa là cảm thấy khỏe mạnh và thoải mái, mình trở nên tập trung, sáng tạo, linh hoạt, khéo léo, mạnh mẽ… tóm lại, là có khả năng hoàn thành mọi việc một cách xuất sắc gấp 5, 6 lần bình thường và… ngược lại. Ý thức được thế, và ý thức được một điều hiển nhiên là cuộc sống kiểu gì cũng có lúc này lúc kia, chẳng có ai lúc nào cũng thoải mái, vui vẻ được nên thay vì cố gắng tiết kiệm 10 phút ở chỗ này, cắt xén 15 phút ở chỗ kia để có một thời gian biểu hoàn hảo cho một ngày, mình tập trung vào hai việc chính sau:

• Tìm hiểu, thử nghiệm và quan sát để tìm ra những việc có thể giúp mình nâng mức năng lượng lên cao và những việc khiến mình mất nhiều năng lượng
• Dịu dàng với bản thân khi năng lượng đang ở mức thấp. Chấp nhận việc này như một điều tất yếu của cuộc sống và không bắt ép hay dằn vặt là lúc nào mình cũng phải vui vẻ, phải làm việc hiệu quả,…

Cụ thể, đây là một số những việc mình đã và đang làm, các bạn thử tham khảo nhé:

Mình rất thích viết, nên mình thường hay chọn việc viết bài chia sẻ cho học viên các lớp học ở chỗ mình trước khi chuyển sang các nhiệm vụ mà mình thấy “khó nhằn” hơn như tính toán sổ sách hay lương thưởng. Điều này nghe hơi trái ngược với một nguyên tắc mà bạn có thể tìm thấy trong rất nhiều sách về quản lý thời gian, đó là “Eat the frog first” tạm dịch là “Hãy ăn con ếch trước”. Nguyên tắc này khuyên chúng ta nên làm việc gì bạn thấy ngại và muốn trì hoãn nhất đầu tiên, vì nếu làm xong thì cả ngày bạn biết là sẽ còn toàn những việc dễ hơn. Tuy nhiên, mình nghĩ phải có kỉ luật bản thân rất cao mới có thể thực hành theo nguyên tắc này, vì nó là nhiệm vụ đáng sợ nhất mà. Vậy nên cuối cùng, mình đã làm theo nguyên tắc về năng lượng và nhận ra sau khi được làm việc mình thích nhất, mình cảm thấy sảng khoái và sẵn sàng cho những nhiệm vụ tiếp theo hơn.

Việc này rất khác việc nuông chiều bản thân. Ví dụ, với mình, thức khuya để xem một phim rất hay là nuông chiều bản thân, nhưng ý thức là mình sẽ mệt mỏi, ủ rũ như xác ướp vào hôm sau để quyết định giảm tối thiểu việc đó (1 tháng 1 lần chẳng hạn) là đối tốt với bản thân về lâu dài. Tóm lại, từ khóa là “yêu chiều nhưng phải tỉnh táo.” Còn nếu bạn cứ phải thức khuya xem phim mới thấy sảng khoái vào hôm sau thì bạn nên làm như thế nhé, tại mỗi người mỗi khác mà.

Mình là người hướng nội, nên việc tiếp xúc với nhiều người một lúc, ví dụ như làm diễn giả ở sự kiện hoặc dẫn chương trình cho 40, 50 người trong cả buổi sáng sẽ làm mình cảm thấy như một con cá bị vứt lên bờ, được một lúc là ngắc ngoải đớp đớp. Thế nên, cứ sau sự kiện là mình sẽ chuyển sang làm những việc mà mình biết sẽ giúp mình lấy lại năng lượng, ví dụ như đi ăn một món ngon, hay dành cả buổi chiều làm việc một mình. Với các nhân sự trong nhóm mình cũng áp dụng tương tự, ví dụ như khi các bạn có vẻ ốm hay mệt mình đều bảo em cứ về nghỉ ngơi, bao giờ ổn thì quay lại. Nghe có vẻ hơi phũ nhưng là một người thực tế và rõ ràng, mình luôn nghĩ đến hiệu quả công việc đầu tiên.

Khi trời mưa, mình biết chắc chắn là sẽ tắc đường và việc ở ngoài đường dầm mưa sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng. Mình sẽ cố gắng dậy sớm hẳn để tránh tắc, hoặc gọi Grab hoặc Uber để ít ra mình không phải tập trung lái xe mà có thể bật clip ca nhạc lên nghe trong lúc đó. Tóm lại, nếu được, mình luôn chọn mất một chút tiền để giữ năng lượng vì nếu mình đến cơ quan mà không bị xơ xác sau mấy tiếng vật lộn ngoài đường, mình chắc chắn sẽ làm ra số tiền nhiều hơn chi phí phải bỏ ra để gọi xe.

Mình rất ít khi dành thời gian cho những tranh luận không trực tiếp liên quan đến mình, không bức xúc với những việc mà mình không có khả năng tác động đến, không rỗi rãi mà hướng đến đối thoại trực tiếp, chủ động xin lỗi để tránh tranh chấp không đáng có… Nhìn chung, mình luôn cân nhắc xem một việc nhất định có giúp mình và những người xung quanh có thêm kiến thức hoặc trưởng thành hơn hay không. Nếu câu trả lời là không thì mình sẽ không làm việc đó.

Cái này chỉ là sở thích cá nhân của mình, nhưng mình đã rút ra là mình cần mọi thứ gọn gàng tối đa thì mới tập trung và thấy thoải mái được. Bởi thế, mỗi lần đến chỗ làm, mình có thể dành ra 20 đến 25 phút để dọn dẹp (cả chỗ của người khác nếu họ cho phép) để có thể yên tâm ngồi làm. Bạn sẽ hỏi là tại sao không bảo ai tự dọn chỗ của người đó thì lý do là mình tôn trọng việc mỗi người mỗi khác, khi một người không cần không gian sạch đẹp vẫn làm việc được, thì mình không muốn tốn công thuyết phục hoặc bắt ép vì nó sẽ tốn năng lượng của cả hai bên.

Vậy nên, nếu có một gợi ý mà mình muốn dành cho bất cứ ai đang tìm kiếm một phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian thì đó sẽ là: Dù bạn có làm gì, hãy luôn nhớ, quản lý thời gian chính là quản lý năng lượng.

Theo Fb cá nhân Giang Phunghuong