Phong cách viết thư xin việc trong thời đại ngày nay đã thay đổi rất nhiều. Nếu không muốn bị bỏ lại phía sau, hãy cập nhật và ghi nhớ những quy tắc dưới đây.

Nếu suốt 10 năm nay, bạn không hề viết một bức thư xin việc nào, và cũng không biết chúng đã thay đổi nhanh chóng ra sao, bạn có thể gặp khó khăn khi viết lá thư tiếp theo. Trong thời đại thống trị của các phần mềm tìm kiếm ứng viên và ứng tuyển việc làm qua email, mọi yếu tố cần thiết để viết 1 lá thư xin việc hiệu quả đã hoàn toàn khác rồi – từ hình thức, nội dung đến mục tiêu và mối liên hệ.

Sự gia tăng không ngừng của các công cụ đăng tin tuyển dụng và hệ thống ứng tuyển trực tuyến đã làm cho thư xin việc – một công cụ tự quảng cáo bản thân ứng viên – giảm đi độ tin cậy, ít nhất là trên mạng. Nếu hệ thống bỏ qua sơ yếu lý lịch của bạn, bức thư xin việc bạn đã tải lên cũng vô giá trị. Ngay cả khi sơ yếu lý lịch của bạn vượt qua vòng screening (vòng kiểm tra và quét CV), người đọc nó vẫn có thể không bận tâm đến thư xin việc. Chúng chỉ là tài liệu tham khảo vào thời điểm này, không đóng vai trò quan trọng như bạn nghĩ đâu. Lindsay Barbarino, đứng đầu bộ phận Dịch vụ tìm kiếm CV của RiseSmart, công ty kinh doanh dịch vụ hỗ trợ tìm việc ở San Jose, California cho biết: “Với các hệ thống trực tuyến, thư xin việc thường được đọc qua, nhưng đôi khi lại không. Tuy nhiên, các bức thư xin việc cũng rất có ích trong trường hợp chúng được nhà tuyển dụng xem tới. Chúng giúp gia tăng cơ hội cho bạn.”

Trong khi nhà tuyển dụng thường bỏ qua các bức thư xin việc được tải lên mạng, những lá thư được gửi qua email hầu như luôn luôn được đọc và chú ý đến. Bạn luôn cho rằng sao chép nội dung phần thân thư là có thể tạo ra một bức thư xin việc mới. Nhưng Chris Lawson, giám đốc điều hành của Eli Daniel Group, một công ty tuyển dụng cho các cửa hàng tại Allen, Texas, cho hay: “Nếu bạn có thể nộp đơn trực tiếp cho bộ phận tuyển dụng qua email, bức thư của bạn sẽ là đồng minh lớn nhất đưa bạn đến buổi phỏng vấn.”

Dưới đây là năm quy tắc để tạo ra một lá thư xin việc có hiệu quả.

1. Quên đi bản thân, tìm hiểu về nhà tuyển dụng

Nếu CV liệt kê kinh nghiệm làm việc, thành tích và kỹ năng thì thư xin việc của bạn nên thể hiện những điều đó có liên quan như thế nào đến một công việc cụ thể, và mục tiêu của công ty. Trước khi viết một từ, hãy nghiên cứu về công ty và ngành công nghiệp mà công ty đang hoạt động để làm tài liệu tham khảo cho thư xin việc. Donna Shannon, tác giả cuốn sách Get a Job Without Going Crazy: A Practical Guide to Your Employment (tạm dịch: Bình Tĩnh Để Tìm Việc Và Hướng Dẫn Thực Tế Để Ứng Tuyển Thành Công) đến từ trung tâm hướng nghiệp Lakewood, Colorado, cho biết: “Hãy nhìn vào trang web của công ty – họ đang làm gì trên thị trường vậy? Tìm hiểu xem ai là đối thủ cạnh tranh của họ.” Shannon khuyên nên xem qua trang ZoomInfo và Manta để biết thông tin về công ty, nhìn thấu xu hướng tuyển dụng thông qua Glassdoor và tìm kiếm trên LinkedIn để hiểu rõ người quản lý tuyển dụng và các nhân viên khác của công ty.

2. Đặt nhu cầu của công ty lên trước tiên

Một lá thư xin việc hiệu quả nên ngắn gọn, súc tích – khoảng ba đoạn văn – vì vậy bạn cần phải thể hiện những gì bạn biết về tình hình kinh doanh của công ty ngay lập tức. Lawson cho biết: “Đôi dòng đầu tiên phải tạo ấn tượng rằng bạn biết rõ công việc bạn đang ứng tuyển và lý do bạn nộp đơn. Đừng mở đầu với “Tôi rất hào hứng ứng tuyển vào vị trí …” hoặc “Tôi đang tìm kiếm một vị trí có tiềm năng phát triển cao.” Không ai quan tâm đến sở thích của bạn. Thay vào đó, hãy viết những câu đại loại như: “Tôi được biết quý công ty đang có nhu cầu tuyển một người lãnh đạo nhóm và am hiểu về tài chính. Đây là thời điểm thích hợp để tôi quyết định rời bỏ công việc hiện tại của mình và dấn thân vào một thử thách mới”. Shelter Horowitz, một nhà tư vấn marketing kiêm chuyên viên viết thay CV/thư xin việc tại Hadley, Massachusetts, cho biết: “Hãy đặt điều mà bạn đem lại cho công ty lên trước điều mà bạn mong muốn và cho thấy bạn sở hữu năng lực để có thể hỗ trợ họ. Tham khảo những sự kiện mà bạn đã nghiên cứu hoặc đọc được về ông ty: ví dụ như công ty đẩy mạnh đầu tư vào các thị trường Châu Á, các phi vụ sáp nhập sắp tới, hoặc các vụ mua lại công ty con gần đây.”

3. Chú ý ngôn ngữ của bạn

Phần mềm theo dõi ứng viên thường chỉ tìm kiếm các từ khóa trong hồ sơ và thư xin việc có nội dung phù hợp với mô tả công việc mà nhà tuyển dụng liệt kê. Vì vậy, bức thư bạn tải lên cần bao gồm các từ khóa đó càng nhiều càng tốt. Hãy sử dụng chính xác ngôn ngữ họ sử dụng. Phần mềm chỉ xác định những điểm hoàn toàn phù hợp hoặc gần phù hợp, nhưng tiếp cận trực tiếp vẫn tốt hơn. Horowitz nói: “Nếu bạn không phải là robot, hãy viết lại những gì họ muốn – những điểm tương đồng nhưng bằng ngôn ngữ khác – theo cách tôn trọng sản phẩm trí tuệ của họ.”

4. Đừng lo lắng nếu bạn không có khiếu văn chương

Thư xin việc hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng, không phải sự sáng tạo. Chúng không phải là một bài kiểm tra kỹ năng kể chuyện của bạn. Thậm chí bạn có thể gạch đầu dòng hoặc dùng dấu bullet (dấu chấm tròn đầu dòng). Nếu bạn cho thấy bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng, nghiên cứu về công ty, hiểu công việc cần làm và có những kỹ năng đặc biệt phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng, bạn đã viết được một lá thư thật hiệu quả. Giọng văn biểu cảm và thể hiện một số tính cách cá nhân cũng tốt, miễn là chúng không lấn át những gì bạn đang thực sự cố gắng để truyền đạt: Làm thế nào bạn có thể giúp công ty.

5. Nắm được các điểm mấu chốt

Hình thức của thư xin việc giờ đây không còn rập khuôn theo mẫu mà đã trở nên thân thiện hơn và được cá nhân hóa bằng hình thức gửi email hoặc gửi trực tuyến. Sau đây là những gì cần viết trong một lá thư xin việc và cách thực hiện:

• Tiêu đề: Tên công việc.
• Lời chào: “Kính gửi giám đốc tuyển dụng,” hoặc nếu bạn biết một cái tên chính xác, hãy ghi “Kính gửi Anh/Chị (Ông/Bà),”
• Đoạn mở đầu: kết hợp những gì bạn biết về nhu cầu của công ty với những kỹ năng, lợi thế và kinh nghiệm của bạn. Nêu rõ những gì bạn có thể làm để giúp đỡ công ty.
• (Các) đoạn thân bài: nếu giải thích bất cứ điều gì trong CV của bạn, nhà tuyển dụng có thể đặt câu hỏi rằng tại sao bạn từ bỏ công việc trước đây trong vòng chưa đầy một năm, hoặc tại sao bạn lại muốn chuyển sang ngành nghề khác. Bạn cũng có thể đưa ra các ví dụ cụ thể hơn về kinh nghiệm của bạn phù hợp với yêu cầu của họ như thế nào. Kể lại những tình huống mà bạn đóng vai trò như một người giải quyết vấn đề. Sau đó thêm vào câu: “Tôi rất vui khi giải thích chi tiết về điều này trong một cuộc phỏng vấn.” Tuy nhiên, hãy nhớ rằng đó là về phía họ chứ không phải bạn, vì vậy hãy cẩn thận về việc thể hiện quá mức. “Đừng kể lan man, dài dòng, nhiều chi tiết; Bạn không muốn quá tập trung vào bất kỳ chi tiết nào quá một phút.
• Đoạn kết: nêu cách liên lạc với bạn: địa chỉ email, số điện thoại, thời gian thích hợp để gọi. Nếu bạn muốn thỏa thuận vấn đề tiền bạc trước, bạn có thể đặt ra yêu cầu về mức lương để tiết kiệm thời gian của mọi người và tránh phiền phức sau đó.
• Ký tên: “Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.”

Làm theo chính xác các hướng dẫn trên để có một bức thư xin việc hiệu quả. Nếu phần hướng dẫn nộp đơn yêu cầu bạn tải lên một bức thư xin việc, hãy làm điều này lập tức – ngay cả khi bạn định gửi nó trong phần thân email. Nếu bỏ qua các quy tắc trên, thư xin việc của bạn sẽ sớm bị trả lại.

Theo interview.vn