Trong bài viết này VietFuji xin gửi tới các bạn một phương pháp khoa học – Biểu đồ xương cá, giúp tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề. Bài viết giới thiệu ý nghĩa của biểu đồ xương cá, cách tạo biểu đồ xương cá, và cuối cùng nêu những điểm đáng chú ý khi tạo và sử dụng biểu đồ xương cá. Let’s start.

Bài viết của trang tech.vietfuji.com

1. Biểu đồ xương cá là gì

Biểu đồ xương cá (Hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa, tên tiếng Anh: Fishbone Diagram) là biểu đồ được sử dụng để sàng lọc ra các yếu tố, nguyên nhân  của vấn đề một cách có hệ thống. Vì có dạng như xương cá nên biểu đồ này được gọi là biểu đồ xương cá.

Mục đích của việc tạo biểu đồ xương cá:

①Lần tìm, chỉnh lí các nhân tố của vấn đề từ gốc đến ngọn một cách có thứ tự và không bỏ sót.

②Giúp tìm kiếm dễ dàng các nguyên nhân quan trọng để tiến hành cải thiện (kaizen) vấn đề.

Việc tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề lần từ gốc đến ngọn và phải đảm bảo cho các nguyên nhân đó có sự liên quan mật thiết với nhau đòi hỏi đầu óc phải có một sự chỉnh lí có hệ thống. Biểu đồ xương cá giúp chúng ta làm được việc này.

2. Cách tạo biểu đồ xương cá

Cách bố trí các nhân tố và tên gọi của các bộ phận trên biểu đồ xương cá được trình bày như hình dưới.

Bước 1   Quyết định vấn đề hiện tại

Đầu tiên ta phải quyết định vấn đề hiện tại. Đây chính là vấn đề mà chúng ta đang đi tìm nguyên nhân sinh ra nó. Thông thường trong quản lí chất lượng, vấn đề hiện tại thường được xem xét dựa trên các yếu tố sau: Q (quality = chất lượng), C (cost = chi phí),  D (delivery = kỳ hạn), M (moral = ý thức), S (safe = an toàn, hoặc service = phục vụ). Tuy nhiên Vấn đề hiện tại có thể là bất cứ thứ gì vì ngày nay biểu đồ xương cả được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, không nhất thiết chỉ dùng trong quản lí chất lượng như ngày xưa.

Bước 2   Viết vấn đề hiện tại vào khung (như hình), vẽ xương sống

Đầu tiên cần phải viết rõ ràng Vấn đề hiện tại và đóng khung lại như hình trên, sau đó kẻ đường thẳng lớn làm đường xương sống của biểu đồ.

Bước 3   Tạo các xương lớn

Tiếp theo cần tạo các xương lớn cho biểu đồ. Xương lớn chính là các nhân tố tiêu biểu bao gồm các nhân tố con (yếu tố) bên trong nó. Thông thường khi tạo xương lớn chúng ta suy nghĩ theo phương pháp 5M1E: Man (con người), Machine (máy móc), Method (phương pháp), Metarial (nguyên vật liệu), Measurement (đo lường), Envirorment (môi trường). Sau khi đã đưa ra được các nhân tố của xương lớn, hãy đóng khung chúng trong hình vuông.

Bước 4   Các xương từ trung bình trở xuống

Kế đến, chúng ta đi viết các nhân tố của các xương từ trung bình trở xuống. Lưu ý là các nhân tố ở đây có sự liên quan đến nhau. Thêm nữa, một nhân tố có thể chứa nhiều hoặc chứa ít các nhân tố nhỏ, do vậy không phân biệt là nhân tố này phải có bao nhiêu nhân tố con, nhân tố kia phải có bao nhiêu nhân tố con.

Bước 5   Kiểm tra xem có liệt kê thiếu nhân tố nào không

Sau khi đã viết xong biểu đồ xương cá, hãy nhìn lại và rà soát lại các nhân tố nhiều lần để xem có liệt kê thiếu nhân tố nào không.

Bước 6   Đóng khung hình elip vào các nhân tố con (yếu tố) được cho là quan trọng

Trong các nhân tố đã liệt kê, đóng khung elip vào các nhân tố được cho là quan trọng. Ngoài việc đóng khung, có thể đánh số thứ tự để quyết định độ quan trọng của các nhân tố (nhân tố nào ảnh hưởng nhiều, nhân tố nào ảnh hưởng ít).

Lưu ý, việc lựa chọn nhân tố quan trọng cần phải có sự thảo luận và đưa ra ý kiến của các thành viên. Hoặc có thể dựa trên data để chứng minh rằng nhân tố đó quan trọng.

Bước 7   Viết những hạng mục liên quan

Sau khi đã kiểm tra để đảm bảo rằng giữa các nhân tố không tồn tại điểm nào bất hợp lí, chúng ta tiến hành ghi tên cho biểu đồ, thành viên tham gia tạo biểu đồ, ngày tháng tạo…Cuối cùng là ghi là comment vì sao (dựa trên data, hoặc dựa trên sự nhất trí của toàn thể thành viên tham gia) đã chọn nhân tố này như là nguyên nhân chính gây nên vấn đề hiện tại.

3. Những điểm chú ý khi tạo biểu đồ xương cá

Khi tạo biểu đồ xương cá, cần nhất thiết phải chú ý đến những điểm nêu ở dưới đây

① Tập hợp thật nhiều ý kiến của thành viên trong khả năng có thể

Khi tạo biểu đồ, việc quan trọng là tập hợp được càng nhiều ý kiến của thành viên tham gia càng tốt. Các ý kiến phải được đưa ra một cách tự do, ý kiến do nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau càng tốt. Để việc đưa ý kiến đóng góp một cách khoa học, chúng ta nên sử dụng phương pháp Brainstorming. Đây là phương pháp suy nghĩ để đưa ra ý kiến trong tập thể một cách tự do. Có 4 nguyên tắc trong phương pháp này và nhất định phải bảo vệ 4 nguyên tắc này:

(i) Nghiêm cấm phê phán…

Không được phê phán tốt xấu đối với các ý kiến được đưa ra. (Tất cả các ý kiến đưa ra đều là do đã bỏ công sức để suy nghĩ, nếu phê phán sẽ làm hỏng ý kiến và gây nhụt hứng đối với người đã đưa ý kiến đó)

(ii) Khuyến khích sự tự do…

Càng là ý kiến độc đáo càng tốt. (để xoá bỏ cách nghĩ và quan niệm cũ cần có những ý kiến độc đáo và đa dạng)

(iii) Đưa càng nhiều ý kiến càng tốt…

Càng nhiều ý kiến đưa ra càng tốt. (Càng nhiều ý kiến đưa ra, khả năng có được ý kiến tốt và chính xác sẽ cao hơn trường hợp ít có ít ý kiến)

(iv) Hoan nghênh việc dùng chung ý kiến

Sử dụng một ý kiến đã có, kết hợp hoặc sử dụng một góc nhìn khác để phát triển thêm các ý kiến mới. (Thêm ý kiến, cách nhìn của mình vào ý kiến của người khác, kết hợp với các ý kiến và yếu tố khác cũng là một cách tạo ý tưởng mới)

② Sàng lọc và đưa ra thật nhiều nhân tố

Thông thường, khi tìm kiếm nguyên nhân của một vấn đề trong một công ty, tổ chức, hoặc 1 nhóm nào đó, các vấn đề thường rất phức tạp và đan xen lẫn nhau. Do vậy, nếu chỉ viết các nhân tố ra một cách đơn thuần, thì biểu đồ đó dễ trở thành một biểu đồ vô ích vì không phát huy được hiệu quả. Các nhân tố trong biểu đồ phải là các nhân tố làm nổi bật vấn đề và giúp hình thành các phương án đê giải quyết vấn đề đó. Để thực hiện việc này, khi đi tìm các nhân tố, chúng ta sử dụng phương pháp “5 lần Tại sao”. Có nghĩa là, đối với mỗi một nhân tố, để tìm nhân tố con của nó, ta hãy hỏi 5 lần “Tại sao?”. Lấy vị dụ: Một người thợ máy đã làm hỏng một thiết bị khi gia công. Hãy thử dùng phương pháp “5 lần tại sao” để kiểm tra xem vì sao anh ta lại nhầm.

Vấn đề: Làm hỏng thiết bị khi lắp ráp máy

Tại sao -1: Tại sao lại làm hỏng thiết bị

Tại sao – 2: Tại vì đã bị nhầm khi lấy ốc vít

Tại sao – 3 (tại sao lại nhầm khi lấy ốc vít): Tại vì đã lấy nhầm ốc ở hộp bên cạnh

Tại sao- 4 (Tại sao lại lấy nhầm từ hộp bên cạnh): Tại vì sau khi lấy ốc từ hộp đã không kiểm tra xem có lấy đúng ốc hay không

Tại sao – 5 (Tại sao lại không kiểm tra) : Tại vì trong sách hướng dẫn không có công đoạn kiểm tra này.

Như vậy, sau 5 lần hỏi tại sao, chúng ta tìm ra được nguyên nhân của vấn đề là trong sách hướng dẫn lắp ráp không có ghi mục “kiểm tra ốc vít sau khi đã lấy”.

③ Trong khả năng có thể, chọn những nhân tố có thể biểu thị bằng số liệu

Mục đích của biểu đồ xương cá là tìm ra các nguyên nhân chính gây nên vấn đề, để sau đó dùng dữ liệu để phân tích các nguyên nhân đó và đưa ra cách giải quyết vấn đề. Do vậy, khi tìm kiếm nguyên nhân bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, trong khả năng có thể hãy chọn những nhân tố có thể biểu thị bằng số liệu

④ Luôn luôn kiểm chứng và đưa vào các nhân tố mới để cải thiện vấn đề

Sau khi tạo xong biểu đồ, nếu chỉ để một chỗ thì sẽ khó để hướng tới cải thiện vấn đề thường xuyên. Nên dán biểu đồ đã tạo ở nơi mà các thành viên có thể nhìn thấy hàng ngày, để khi có ý kiến mới đưa ra chúng ta có thể dễ dàng thêm vào biểu đồ đó. Đưa ra cách giải quyết một vấn đề không có nghĩa là đã hoàn toàn dứt điểm vấn đề đó. Chúng ta phải cải thiện hàng ngày để vấn đề trở nên tốt hơn. Vì thế mà cũng cần sự kiểm chứng và cải thiện thường xuyên đối với biểu đồ xương cá đã tạo.

⑤ Luôn đóng khung elip các nguyên nhân quan trọng

Lí do của việc này là giúp chúng ta dễ dàng nhận biết được các nhân tố chủ chốt gây ảnh hưởng tới vấn đề, từ đó luôn có ý thức về nó.

Một vài cách để quyết định xem nguyên nhân nào là quan trọng:

(i) Quyết định dựa vào data, số liệu thực tế

(ii) Quyết định dựa vào nói chuyện, sau khi đã có sự thống nhất của toàn thể thành viên

(iii) Quyết định dựa vào bỏ phiếu giữa các thành viên

4. Ví dụ cụ thể về biểu đồ xương cá

Để biết được nhiều biểu đồ xương cá cụ thể, hãy search Google với từ khoá Biểu đồ xương cá, hoặc Fishbone Diagram.

Theo tech.vietfuji.com