Đặt câu hỏi đúng là trọng tâm của sự giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả. Đưa ra câu hỏi đúng đắn trong mọi tình huống giúp bạn cải thiện một loạt kĩ năng trong giao tiếp: giả dụ, bạn có thể thu thập các thông tin hữu ích hơn, học hỏi được nhiều hơn; xây dựng quan hệ bền vững hơn; quản lý cấp dưới hiệu quả hơn và giúp đối phương học hỏi được điều gì đó.

“Vào tai này, ra tai nọ” là chuyện diễn ra hết sức bình thường trong cuộc sống hàng ngày, và nó còn được áp dụng khi nói đến các hệ thống máy tính: nếu bạn nhập dữ liệu sai, hệ thống sẽ trả về kết quả sai. Chân lý này cũng tương tự trong giao tiếp nói chung: nếu bạn đặt sai câu hỏi, rất có thể bạn sẽ nhận lại câu trả lời sai, hoặc có lẽ không phải là điều bạn muốn nghe.

Đặt câu hỏi đúng là trọng tâm của sự giao tiếp và trao đổi thông tin hiệu quả. Đưa ra câu hỏi đúng đắn, phù hợp với tình huống giúp bạn cải thiện một loạt kĩ năng trong giao tiếp: giả dụ, bạn có thể thu thập các thông tin hữu ích hơn, học hỏi được nhiều hơn; xây dựng quan hệ bền vững hơn; quản lý cấp dưới hiệu quả hơn và giúp đối phương học hỏi được điều gì đó.

Vậy nên, chúng tôi xin giới thiệu một số kĩ thuật phổ biến dùng để đặt câu hỏi, và hướng dẫn bạn đọc khi nào thì nên (và không nên) sử dụng chúng:

Đặt câu hỏi đóng và câu hỏi mở

Một câu hỏi đóng thường nhận lại một câu trả lời dưới dạng một từ, hoặc một câu ngắn, phản ánh thực tế đang diễn ra. Ví dụ, “Cậu có thấy khát không?”, câu trả lời sẽ là “Có / Không”; “Cậu sống ở đâu?”, thường thì câu trả lời sẽ là tên tỉnh/ huyện hoặc địa chỉ của bạn.

Các câu hỏi mở sẽ gợi ra những câu trả lời dài hơn. Chúng thường bắt đầu với cái gì, tại sao, như thế nào. Một câu hỏi mở đòi hỏi người trả lời sử dụng kiến ​​thức, thể hiện quan điểm hay diễn tả cảm xúc của mình. "Hãy nói cho tôi biết…" và "Hãy mô tả…" cũng có thể được sử dụng như câu hỏi mở. Dưới đây là một số ví dụ:

• Điều gì đã xảy ra trong cuộc họp?

• Tại sao anh ấy lại phản ứng như vậy?

• Bữa tiệc thế nào?

• Hãy nói cho tôi biết sau đó xảy ra chuyện gì.

• Hãy mô tả tình huống ấy kĩ hơn đi.

Câu hỏi mở được cho là hữu ích trong các tình huống sau:

• Biến một cuộc trò chuyện trở nên cởi mở: "Cậu đã làm trò gì trong kì nghỉ vậy?"

• Tìm hiểu chi tiết hơn: "Chúng ta còn phải làm gì nữa để việc này trở nên thành công?"

• Tìm hiểu ý kiến hoặc vấn đề của người đối diện​​: "Cậu nghĩ sao về những thay đổi này?"

Những câu hỏi đóng phù hợp với các tình huống như:

• Kiểm tra sự hiểu biết của chinh mình, hoặc của người khác: "Vậy, nếu tôi có được tấm bằng này, tôi sẽ được tăng lương chứ?"

• Kết thúc một cuộc thảo luận hoặc đưa ra quyết định: "Bây giờ chúng ta đã nắm rõ tình hình, tất cả mọi người có đồng ý với các hành động tiếp tới này không?"

• Sắp đặt tình huống: "Bạn có hài lòng với các dịch vụ của ngân hàng bạn đang sử dụng?"

Một câu hỏi đóng được đặt sai chỗ, mặt khác, có thể giết chết cuộc trò chuyện và dẫn đến sự im lặng khó xử, vì vậy tốt nhất hãy tránh đặt câu hỏi đóng khi cuộc hội thoại đang diễn ra trôi chảy.

Đặt câu hỏi “phễu”

Kỹ thuật này bắt đầu với việc đặt các câu hỏi chung chung, sau đó hướng cho người đọc tập trung vào mỗi tình tiết trong câu trả lời, và dần đà hỏi các câu hỏi chi tiết hơn. Kĩ thuật này thường được sử dụng bởi các thám tử khi lấy lời khai từ nhân chứng:

"Có bao nhiêu người tham gia trong trận ẩu đả?"

"Khoảng mười người."

"Họ là người lớn hay trẻ con?"

"Chủ yếu là bọn trẻ con."

"Trông chúng khoảng bao nhiêu tuổi?"

"Khoảng mười bốn, mười lăm."

"Trong số chúng có đứa nào đeo hay mặc thứ gì đặc biệt không?"

"Có, một vài đứa đội mũ bóng chày màu đỏ."

"Anh có nhớ trên mũ có logo hay biểu tượng gì không?"

"Anh nói tôi mới nhớ ra đấy, có, tôi nhớ là có một chữ N lớn"

Khi sử dụng kỹ thuật này, thám tử giúp các nhân chứng tái hiện lại hoàn cảnh bấy giờ và dần dần tập trung vào một chi tiết hữu ích. Có lẽ anh ta sẽ xác định được những thanh niên trẻ tuổi đội một chiếc mũ như miêu tả qua camera an ninh. Nếu chỉ đặt một câu hỏi mở như “Anh có thể cho tôi biết bất cứ chi tiết nào mà anh đã nhìn thấy không?”, chưa chắc vị thám tử đã có được thông tin quan trọng này.

Mẹo:

Khi sử dụng kĩ thuật đặt câu hỏi phễu, hãy bắt đầu với câu hỏi đóng. Khi bạn tiến gần hơn tới đáy phễu, hãy sử dụng nhiều câu hỏi mở hơn.

Câu hỏi phễu có ích trong các tình huống:

• Tìm hiểu chi tiết hơn về một điều cụ thể nào đó: "Hãy nói kĩ hơn về lựa chọn thứ hai".

• Gây hứng thú hoặc khơi gợi sự tự tin ở người mà bạn đang nói chuyện cùng: "Bạn đã từng sử dụng dịch vụ trợ giúp kĩ thuật chưa?", "Họ có giải quyết được vấn đề của bạn không", "Thái độ của người tiếp chuyện bạn qua điện thoại như thế nào?".

Đặt câu hỏi cật vấn

Đặt các câu hỏi cật vấn (câu hỏi có tính thăm dò) cũng là một chiến lược nhằm tìm hiểu chi tiết hơn. Đôi khi, nó chỉ đơn giản là yêu cầu đối phương nêu ví dụ để giúp bạn hiểu điều mà anh/ cô ấy vừa nói. Hoặc trong trường hợp khác, bạn cần thêm thông tin để làm sáng tỏ vấn đề, "Muộn nhất là lúc nào anh/ chị cần báo cáo này trên tay, và anh/ chị có muốn xem bản nháp trước khi tôi nộp bản cuối hay không?", hoặc để điều tra xem liệu có bằng chứng nào chứng minh cho điều bạn vừa nghe không, "Làm thế nào cậu biết rằng đội ngũ bán hàng không được sử dụng cơ sở dữ liệu mới?"

Một cách thức hiệu quả để cật vấn người khác là sử dụng phương pháp 5 Whys – phương pháp giúp bạn nhanh chóng đào sâu đến gốc rễ vấn đề.

Mẹo:

Hãy đặt các câu hỏi chứa từ "chính xác/ cụ thể" để tăng tính chất cật vấn: "Chính xác thì đường tắt mà cậu nói đến là gì?", "Cụ thể thì ai là người muốn đọc báo cáo này?"

Câu hỏi cật vấn hữu ích trong các tình huống:

• Làm sáng tỏ vấn đề để chắc rằng mình đã nắm rõ toàn bộ câu chuyện và hiểu nó một cách thấu đáo.

• Thu thập thông tin từ những người đang cố gắng che giấu với bạn.

Đặt câu hỏi dẫn dắt

Các câu hỏi dẫn dắt sẽ dẫn dắt người trả lời theo hướng suy nghĩ của bạn. Bạn có thể đặt các câu hỏi dẫn dắt bằng nhiều cách:

• Đưa ra một giả định: "Cậu nghĩ dự án sẽ trễ tiến độ đến mức nào? ". Câu hỏi này giả định rằng dự án chắc chắn sẽ không thể hoàn thành đúng tiến độ.

• Bày tỏ quan điểm cá nhân để tìm kiếm sự đồng tình: "Anh ấy làm việc rất hiệu quả, cậu cũng nghĩ thế chứ? " hoặc "Phương án hai tốt hơn, phải không?"

• Diễn đạt câu hỏi sao cho câu trả lời “dễ dàng nhất” là “có” (khuynh hướng tự nhiên của con người là thích nói "có" hơn là nói "không" đóng vai trò quan trọng trong việc đặt câu hỏi trưng cầu dân ý): Câu hỏi "Tất cả chúng ta đều sẽ đồng ý phê duyệt phương án hai chứ? " có nhiều khả năng nhận được phản hồi tích cực hơn là "Các bạn có muốn phê duyệt phương án hai hay không?". Một cách thức hữu ích để đặt câu hỏi dẫn dắt là tăng thêm yếu tố cá nhân. Ví dụ, "Các bạn có muốn tôi tiếp tục triển khai với phương án hai?" chứ không phải là "Tôi có thể chọn phương án hai chứ?".

• Cho đối phương lựa chọn một trong hai phương án mà đều khiến bạn hài lòng, còn hơn là hoặc chỉ chọn một hoặc không làm gì. Nói đúng ra, rất có thể người kia sẽ nói “cả hai đều không được” khi bạn hỏi "Cậu chọn A hay chọn B?", nhưng hầu hết mọi người sẽ vướng vào một trong hai lựa chọn mà bạn đều thích.

Hãy lưu ý rằng các câu hỏi dẫn dắt thường là câu hỏi đóng.

Câu hỏi dẫn dắt trở nên hữu ích khi:

• Bạn nhận được câu trả lời mình muốn và để cho đối phương có cảm giác họ được quyền lựa chọn.

• Chốt giao dịch: "Nếu những gì tôi nói đã giải đáp mọi khúc mắc của anh, chúng ta sẽ đồng ý với mức giá này chứ?"

Mẹo:

Hãy sử dụng câu hỏi dẫn dắt với sự quan tâm. Nếu bạn sử dụng các câu hỏi dẫn dắt để thỏa mãn lợi ích cá nhân hoặc làm tổn hại đến lợi ích của người khác, thì chúng sẽ bị coi là gian manh hoặc thiếu trung thực.

Đặt câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thực sự được tính là câu hỏi, bởi người đặt câu hỏi không mong đợi một câu trả lời. Chúng thực ra là những câu khẳng định được diễn đạt dưới dạng câu hỏi: "Không phải là công việc thiết kế của John rất sáng tạo sao?"

Người ta sử dụng câu hỏi tu từ để lôi kéo người nghe khi mà chúng hướng người ta tới sự đồng thuận ("Đúng thế, và tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như vậy") - hơn là khiến người nghe cảm thấy rằng họ đang được “chỉ bảo” một điều gì đó như "John là một nhà thiết kế rất sáng tạo ". (Khi đó đối phương có thể trả lời "Thì sao?")

Mẹo:

Tác dụng của câu hỏi tu từ có thể phát huy mạnh mẽ hơn nếu bạn đặt hàng loạt câu hỏi kiểu này. "Đó chẳng phải là một bức ảnh tuyệt vời sao? Anh có thích cái cách các con chữ hòa trộn với màu sắc trong ảnh không? Chẳng phải tấm ảnh tận dụng không gian rất tuyệt sao? Anh có thích các sản phẩm của chúng ta khi lên hình trông sẽ như thế này không?"

Câu hỏi tu từ hữu ích khi chúng lôi kéo được người nghe.

Cách sử dụng các kỹ thuật đặt câu hỏi

Rất có thể bạn đã và đang sử dụng tất cả các kĩ thuật đặt câu hỏi kể trên trong cuộc sống hàng ngày của bạn, khi làm việc cũng như khi ở nhà. Nhưng chỉ khi ý thức áp dụng chúng cho từng trường hợp, bạn mới có thể thu được các thông tin, phản hồi và kết quả mình cần theo cách hiệu quả hơn.

Đặt câu hỏi là một phương thức hữu ích cho việc:

• Học tập: Hãy hỏi những câu hỏi mở và đóng, và câu hỏi cật vấn.

• Xây dựng quan hệ: Con người thường phản ứng tích cực nếu bạn đặt câu hỏi về những gì họ đang làm hoặc hỏi ý kiến ​​của họ. Nếu bạn làm những điều này một cách quả quyết, như là "Hãy cho tôi biết cậu thích nhất điều gì khi làm việc ở đây ", bạn có thể mở ra và duy trì một cuộc đối thoại cởi mở.

• Quản lý và huấn luyện: Trong trường hợp này, các câu hỏi tu từ và dẫn dắt trở nên hữu ích hơn cả. Chúng có thể giúp người nghe suy nghĩ và cam kết với chuỗi hành động bạn vừa khuyến nghị: "Thật tuyệt khi cậu có thêm một vài tấm bằng nữa, nhỉ?"

• Tránh sự hiểu lầm: Hãy sử dụng câu hỏi cật vấn để làm sáng tỏ vấn đề, đặc biệt là khi hậu quả có tác động đáng kể.

• Xoa dịu tình huống căng thẳng: Bạn có thể xoa dịu sự giận dữ của khách hàng hay đồng nghiệp bằng cách sử dụng câu hỏi phễu, để dẫn dắt họ tự làm rõ nguyên do cơn bực tức của mình.  Điều này không chỉ đánh lạc hướng họ khỏi cảm xúc tiêu cực, mà còn giúp bạn xác định mình có thể làm gì trong trường hợp này. Điều này là quá đủ để đối phương có cảm giác họ đã thắng hoặc có được thứ mình muốn, và chẳng việc gì phải tức giận nữa. 

• Thuyết phục: Không ai muốn nghe thuyết giáo, nhưng việc đặt hàng loạt các câu hỏi mở sẽ giúp người khác hiểu được chủ ý của bạn. "Cậu nghĩ gì về việc dành nửa ngày thuyết phục đội ngũ bán hàng tự nâng cấp máy tính của họ?"

Mẹo:

• Hãy đảm bảo là bạn cho người nghe đủ thời gian để trả lời. Điều này có thể bao gồm cả thời gian suy nghĩ trước khi họ đưa ra câu trả lời, do đó, đừng coi việc họ ngưng lại một chút đồng nghĩa với việc “Chẳng có gì để nói” và tiếp tục càm ràm.

• Việc đặt câu hỏi khéo léo cần phải được kết hợp với việc lắng nghe cẩn thận, kĩ lưỡng để có thể hiểu những gì đối phương thực sự muốn nói khi đưa ra câu trả lời.

• Ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu cũng có thể tác động tới câu trả lời bạn nhận được.

Theo saga.vn