Câu nói “Tôi có quá ít thời gian để giải quyết tất cả những công việc cần thiết trong ngày” xem ra có vẻ khá quen thuộc với rất nhiều người trong số chúng ta bởi đôi khi mọi người vẫn hay bị mắc kẹt giữa quá nhiều công việc mà không biết phải giải quyết từ đâu. Suy nghĩ này còn trăn trở hơn nữa với những ai giữ vị trí lãnh đạo trong các tổ chức, bởi lẽ tất nhiên vị trí càng cao – vấn đề cần giải quyết càng nhiều. Trong khi nhiều người thường “ước sao cho một ngày của mình sẽ nhiều hơn 24 tiếng” thì lại có những người chọn biện pháp “không làm gì cả 90 phút mỗi ngày” để có đủ thời gian xử lý công việc đang chồng chất. Nghe có vẻ nghịch lý không nhỉ, hãy cùng giải đáp qua bài viết bên dưới nhé!

Neil Blumenthal và Dave Gilboa, là hai trong bốn nhà đồng sáng lập của hãng kính tỉ đô Warby Parker. Được biết rằng trước đây 2 CEO này luôn phải bị quay cuồng trong những buổi thảo luận triền miên, không hồi kết khi họ thường xuyên phải "dự 16 cuộc họp liên tiếp không giải lao".

Trong chương trình “Sucess! How I did it” (tạm dịch “Tôi gặt hái thành công bằng cách nào”), chuỗi nội dung podcast có chủ đề về con đường sự nghiệp của những cá nhân đương đại đạt nhiều thành tựu, Alyson Shontell, tổng biên tập của Business Insider Mỹ, đã có dịp trò chuyện cùng họ. Ngay bây giờ hãy tìm hiểu xem Alyson đã khám phá được những thông tin thú vị nào!

“Thoạt nghe qua thì một chuỗi những cuộc họp liên tiếp có vẻ rất năng suất nhưng thực tế không như vậy”, Gilboa chia sẻ. “Nó đã thực sự không cho chúng tôi thời gian để suy nghĩ hay chuẩn bị bất cứ thứ gì cho cuộc họp, và đôi khi chúng tôi còn buộc phải gửi email trong lúc đang dự họp. Luôn phải cố gắng giải quyết cùng lúc nhiều nhiệm vụ, khiến mọi người không thể tập trung và hiệu suất công việc giảm sút. Điều này không tốt cho ai cả!”

Thật may sau đó họ đã tìm ra được giải pháp cho vấn đề này bằng cách “học theo” thói quen của Jeff Weiner, nhà sáng lập Linkedln, người đã nói rằng ông ấy luôn dành ra 90 phút mỗi ngày để không làm gì cả.

Theo Jeff Weiner, người lãnh đạo của một tổ chức luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong đó có 2 diễn tiến quan trọng nhất cần lưu ý là: Từ việc giải quyết từng vấn đề đến huấn luyện được những người cốt cán có thể giải quyết vấn đề, và từ chiến thuật thực hiện đến tư duy chiến lược. Hai yêu cầu chuyển đổi này đều cần có nhiều thời gian.

Việc dành ra 90 phút mỗi ngày không làm việc, giúp ông có thêm khoảng thời gian tập trung tư duy thêm về 2 vấn đề trên. Đồng thời, việc có một khoảng thời gian trống trong ngày cũng là để giúp ông nghỉ ngơi thư giãn.

Giải pháp Jeff khuyên mọi người thực hiện rất đơn giản, hãy dùng 90 phút không-làm-việc để tư duy, nắm bắt những tin tức mới nhất trong ngành, xem qua những bức thư chưa đọc hay đơn giản là đi dạo cho đầu óc thư giãn. “Dù bạn đang làm gì, hãy luôn dành thời gian cho bản thân, hàng ngày - một cách hệ thống. Đừng cho bất cứ sự phiền nhiễu nào một cơ hội!” Thời gian ‘đóng băng’ này chính là khoản đầu tư nhỏ cho bản thân mỗi ngày và là một trong những công cụ giúp tăng năng suất nhất Jeff từng sử dụng.

Ngay khi tìm ra được hướng giải quyết, Neil Blumenthal và Dave Gilboa đã áp dụng trực tiếp phương pháp này vào cuộc sống của họ. “Tôi quay lại và tóm ngay lấy trợ lý của mình rồi nói: Chúng ta cần phải thực hiện điều này!”, Giboa kể. “Tôi nghĩ rằng nó thực sự có tác dụng. Đã có rất nhiều 90-phút được nhắc đến để giải quyết những vấn đề phát sinh, nhưng dù cho thế nào chúng tôi cũng đã cố gắng trích ra một phần thời gian trong ngày để tập trung suy nghĩ và không ‘sa lầy’ vào bất kì việc gì.”

Khi vừa bắt đầu thực hiện phương pháp này, có lẽ hai nhà đồng sáng lập của Warby Parker cũng gặp đôi chút khó khăn bởi suy nghĩ rằng họ có thể giải quyết được rất nhiều vấn đề trong 90 phút “đóng băng” đó.

Để làm tốt được việc cắt giảm số lượng các buổi họp xuống, Gilboa và Blumenthal đã luôn tự hỏi bản thân: “Tôi có phải là người duy nhất trong công ty cần có mặt trong cuộc họp này không?” Nếu câu trả lời là không thực sự cần thiết thì họ không tham gia. Bởi sau đó họ có thể đọc lại các báo cáo tóm tắt nội dung cuộc họp, hoặc là trao đổi trực tiếp với người chịu trách nhiệm dự án. Còn thời gian đấy họ dành để suy nghĩ sâu hơn về những định hướng đường dài cho doanh nghiệp trong nhiều năm tới. Điều này giúp họ có thể tập trung vào những chiến lược quan trọng, to lớn cùng những sáng kiến đặc biệt hơn cho công ty.

Giờ thì bạn đã hiểu vì sao lại có khái niệm ‘ở không’ 90 phút mỗi ngày rồi chứ? Hãy thử bí quyết quản lý thời gian của hai vị CEO nổi tiếng kể trên và chia sẻ sự hiệu nghiệm của phương pháp này nhé.