Giống như rất nhiều bài viết khác của tôi, bài này cũng là một bài mà tôi thấy có ích cho chính bản thân mình. Tôi giữ rất nhiều bài viết và ghi chú, một phần nhỏ trong số đó tôi nghĩ là sẽ giúp ích cho mọi người nên mới đem công khai.

Hầu hết những gì tôi biết về làm việc hiệu quả đều đến từ những lần tôi xuống tinh thần nhưng vẫn phải làm cho xong việc. Những lần như thế đã dạy tôi rằng hiệu suất công việc không thực sự dựa vào động lực, mà nó dựa vào:

• Biết rõ mình cần làm gì và tại sao.

• Sắp xếp việc cần làm một cách có hệ thống để có thể hoàn thành dễ dàng hơn.

• Gạt đi tất cả những thứ cản đường mình.

Tôi không tin vào những chiến thuật hay kỹ năng quá cụ thể để làm việc hiệu quả. Nó hoàn toàn dựa vào mỗi cá nhân mà. Chúng ta đều có những phương thức làm việc riêng, những hệ thống làm việc hiệu quả cho bản thân mình. Và điều đó thay đổi theo thời gian. Hiệu suất công việc sẽ khác nhau giữa những ngày rảnh rỗi đầy thời gian và những ngày quá ư bận rộn cộng thêm thiếu ngủ. Dĩ nhiên, hiệu suất công việc cũng thay đổi cùng với cách sống của chúng ta.

Chris Bailey đã viết trong cuốn “Dự Án Năng Suất Làm Việc” (quyển sách đã giúp tôi nhiều nhất qua sự giản đơn và cá nhân hóa của nó) rằng làm việc hiệu quả phụ thuộc vào 3 yếu tố: thời gian, công sức và sự tập trung. Vào một ngày bất kì, ta có thể thiếu đi một trong những nhân tố này. Ta có thể tràn trề năng lượng nhưng lại không có nhiều thời gian, hoặc có dư dả thời gian nhưng chẳng tài nào tập trung nổi. Điều này bắt chúng ta phải cố cân bằng. Nếu có nhiều thời gian, bạn sẽ tiết kiệm được sức lực. Nếu có sự tập trung, bạn sẽ làm được nhiều thứ trong ít thời gian hơn. Tôi có những hệ thống cá nhân để đảm bảo mình có đủ thời gian và sự tập trung, vậy nên sức làm việc là điểm chính tôi cần chú ý đến.

Không phải lúc nào cũng là về công việc - đây là điều đã giúp tôi đứng dậy hoạt động trong rất nhiều lần tôi còn chẳng muốn ra khỏi giường, nói gì đến việc làm gì đó cần đến nỗ lực của mình. Nhưng sự thiếu động lực luôn làm mọi thứ tệ hơn. Nếu bạn ở lì trên giường cả ngày (tôi đã như vậy vô số lần), những thứ bạn cần làm sẽ chất chồng lên và trở nên choáng ngợp. Ngày tiếp theo sẽ còn khó khăn hơn. Và ngày tiếp theo nữa. Tôi cần làm gì đó để phá vỡ cái vòng luẩn quẩn này.

Và đây là những gì đã giúp tôi trong suốt những năm vừa qua.

1. Loại bỏ sự thiếu động lực bằng cách trả lời hai câu hỏi

Như tôi đã nói, tôi không tin bất cứ ai trong chúng ta trì hoãn công việc bởi ta lười hay kém cỏi. Chúng ta trì hoãn vì không thể trả lời được hai câu hỏi sau đây:

• Mình cần phải làm gì? (Rõ ràng và cụ thể)

• Tại sao mình cần phải làm việc đấy? (Một lần nữa, rõ ràng và cụ thể)

Thật đơn giản phải không nào? Nhưng chính hai câu hỏi đơn giản này đã giúp tôi rất nhiều khi tôi chật vật cố gắng làm gì đó. Động lực là một thứ vô cùng mỏng manh, nhưng có thể làm mới lại. Cách tốt nhất để tái tạo động lực không phải là đọc những trích đoạn trên Pinterest hay treo lên tường những tấm áp phích hình con mèo. Cách tốt nhất chính là làm sáng tỏ nguyên do của mình - lý tưởng nhất là bằng cách viết ra. Nếu bạn không thể trả lời hai câu hỏi trên thì có thể việc đó không đáng cho bạn làm. Chris Bailey đã viết như sau: “Bằng cách làm việc có tính toán và có mục đích, bạn có thể trở nên cực kỳ năng suất. Cái ý định đằng sau những hành động của bạn giống như đầu mũi tên của một cây cung - khá khó để trở nên năng suất ngày qua ngày nếu bạn không biết trong thâm tâm mình muốn hoàn thành cái gì… Kể cả bạn có dành hàng giờ để học cách trở nên năng suất hay thử những thói quen mới thì cũng chỉ phí thời gian mà thôi, nếu bạn không quan tâm tới việc mình định tạo ra những thay đổi gì.”

2. Một bài học từ Napoleon - Hãy gạt đi những việc lặt vặt

Vào những ngày khổ sở mà tôi biết rằng mình sẽ chẳng có đủ thời gian để làm bằng ấy việc, tôi tập trung vào 2 hay 3 việc mà sẽ thực sự có mục đích gì đó. Những việc lặt vặt - việc nhà, trả lời những email nhỏ lẻ hay bất kì cái gì khiến tôi nhàm chán hoặc không thoải mái - tôi có thể để sau. Hôm nay tôi sẽ chỉ hoàn thành những việc quan trọng thôi vì đó là cách thông minh để tận dụng chút động lực còn mới của mình. Nó cũng góp phần chia công việc thành những bước nhỏ để dễ thực hiện hơn nữa.

Chúng ta làm gì mỗi ngày không quan trọng - cái quan trọng là ta làm gì ngoài những việc thuộc thói quen và trách nhiệm hay những việc ai cũng làm. Điều này có thể khó khăn để duy trì trong một thời gian dài, nhưng khá dễ để thử trong một ngày mà thôi. Gạt đi những việc kém quan trọng không gọi là trì hoãn, mà là thông minh. Hiển nhiên, một thói quen của Napoleon là gạt đi việc đọc những lá thư càng lâu càng tốt, vì ông biết rằng ngọn lửa nào cũng sẽ tắt và vấn đề nào cũng sẽ tự giải quyết thôi. Kể cả nếu kế hoạch của ngày hôm nay không liên quan đến xâm chiếm nước Nga, cũng rất tốt để áp dụng chiến lược ấy.

3. Trở nên nhàm chán một chút và tránh mất thời gian vào những lựa chọn không cần thiết

Chọn lựa gì đó thật là mệt mỏi. Đây là một vấn đề thực sự đó. Tôi thường xuyên tìm cách bỏ bớt đi những lựa chọn trong cuộc sống của mình vì tôi biết việc này sẽ làm giảm đi động lực của tôi cho những công việc khác. Tôi sử dụng những cách như sau:

3.1. Mặc những bộ trang phục gần như giống nhau ngày qua ngày

Tôi có hai chiếc quần âu màu đen, vài cái áo phông và sơ mi đen, cộng thêm một đôi giày thể thao. Đó là đồng phục của tôi - quần âu đen, áo phông hoặc áo sơ mi đen tùy theo tình hình thời tiết và giày trắng hàng ngày. Nếu có áo len thì tôi sẽ mặc cái sạch hơn. Tôi nói không với trang sức - tôi chẳng sở hữu thứ trang sức nào trừ khi tính cái đồng hồ là trang sức. Tôi không trang điểm ít nhất 6 ngày một tuần, thường thì ngày còn lại tôi sẽ muốn nỗ lực một chút để xinh đẹp hơn. Nghiêm túc đấy. Việc này rất hiệu quả và giúp tiết kiệm bao nhiêu thời gian vào buổi sáng.

3.2. Những nề nếp hay nghi thức hàng ngày

Cái rõ ràng mà mọi người luôn rên rỉ. Ta không cần phải có lịch trình hàng ngày như Hemmingway hay Tony Robbins. Hãy làm những gì bạn thấy phù hợp với bản thân, dù nó có khác biệt với mọi người như thế nào chăng nữa. Công thức cho một buổi sáng/tối của tôi thường là đọc sách + làm gì đó để giải phóng tâm trí mình (viết nhật ký, ngồi thiền, đi dạo) + những hoạt động chăm sóc bản thân cơ bản (chăm sóc da…) + một cốc trà hay cà phê. Tất nhiên là tôi đã từng thử một lịch trình vô cùng phức tạp gồm 15 bước nhưng tôi đã bỏ cuộc sau ít lâu, vì nó quá tốn thời gian và cần quá nhiều nỗ lực. Giờ tôi làm mọi thứ hết sức đơn giản và linh động, đồng nghĩa với việc lịch trình của mình ít bị gián đoạn hơn. Tôi thực sự muốn một cuộc sống như thế nên không cần cố gắng quá nhiều. Loại bỏ đi những việc rề rà trong ngày khiến tôi có nhiều động lực cho những việc khác hơn.

3.3. Khi đi ăn ngoài, luôn chọn những món ăn, đồ uống giống nhau

Tôi sẽ không bao giờ đưa ra những lời khuyên về sức khỏe vì: thứ nhất, tôi không phải là bác sĩ; thứ hai, chính tôi còn chẳng bao giờ theo được những lời khuyên đó và có vô số thói quen tệ hại; thứ ba, bất cứ ai đưa ra lời khuyên về sức khỏe trên Internet mà chẳng có bất cứ bằng cấp gì về lĩnh vực y khoa thì đều là một kẻ ngốc vô trách nhiệm. Tuy nhiên, đây là một quan điểm mà tôi đã nghe từ rất nhiều người có chuyên môn, và là thứ duy nhất giúp tôi giảm bớt những lựa chọn và căng thẳng trong cuộc sống. Điều này không có nghĩa là đừng nên thử những thứ mới lạ, mà chỉ là vào những ngày bạn cảm thấy thiếu động lực làm việc thì đừng cố ngồi chọn lựa giữa hàng triệu loại sữa hay si-rô khác nhau.

3.4. Mua những thứ bền và không trở nên lỗi thời quá nhanh chóng

Tôi luôn mua những thứ mà mình biết là sẽ hữu dụng và thực tế: sổ tay Moleskine (tất cả các hãng sổ tay khác đều rách tơi tả sau một tuần trong ba-lô của tôi), giày Dr. Martens hay Air Max, bút của hãng Lamyfountain… Tôi tìm đến những hãng không thay đổi kiểu dáng hàng tuần.

4. Tìm động lực nhờ sự cam kết và deadlines

Khi tôi loay hoay tìm động lực để làm gì đó, tôi luôn đặt hạn cuối hoặc gắn liền nó với một sự cam kết. Trì hoãn một việc nào đó? Tôi đặt hóa đơn đến đúng giờ đó để tôi bắt buộc phải làm việc ấy và sẽ không còn trì hoãn. Lười đi tới phòng tập? Tôi đặt lịch trước và không hoãn được. Cơ bản là chẳng làm được việc gì cả? Tôi hẹn với một người bạn hay một thành viên gia đình để vào một khoảng thời gian nhất định phải làm gì đó. Một cách nữa để đặt hạn cuối cho bản thân là lượng thời gian để hoàn thành một công việc khó nhằn. Ví dụ như cho bản thân nửa tiếng để trả lời email mỗi ngày, một tiếng để viết xong dàn ý, hai tiếng để nghiên cứu tất cả những gì tôi cần cho một bài viết. Bằng cách này, tôi không mất cả ngày để làm vài việc.

Từ một bài báo yêu thích của tôi bởi David trên SignalvNosie: “Mục đích của việc tự đặt hạn cuối cho bản thân là nâng cao khả năng sắp xếp ưu tiên và khiến mọi thứ mượt mà hơn. Nó không phải là một sự kìm hãm, nó không phải là cái gì quá kinh khủng và đau khổ. Nó là một sự giới hạn tự nguyện nói chung.”

Một sự cam kết hay một hạn cuối cơ bản là tìm kiếm động lực từ bên ngoài, thay vì bên trong mỗi chúng ta.

5. Thiết kế một môi trường sống làm dư thừa động lực

Làm thế nào để thiết kế nhà bạn hay nơi làm việc thành một nơi tiêu tốn ít động lực hơn? Đơn giản thôi: rửa bát đĩa. Tôi đã từng trì hoãn việc này đến khi chẳng còn cái bát sạch nào để mà ăn nữa, còn trước đó thì rửa làm gì? Rồi tôi chuyển vào một căn hộ chỉ có một bồn rửa duy nhất. Nếu tôi không rửa hàng tối thì tôi sẽ chẳng thể nào đánh răng hay rửa mặt được (trừ khi tôi muốn răng và mặt đều đầy dầu mỡ). Khi mà tôi đã có một lý do thực sự để rửa bát, nó chẳng tiêu tốn động lực của tôi nữa.

Tương tự, tôi để vài chai nước trong mỗi phòng, cất vitamin ở những nơi mà hàng sáng tôi đều thấy, và xếp những cuốn sách khắp mọi nơi. Tôi có thể tìm thấy sách bất kì khi nào tôi muốn - trong cặp sách, trên giường, trong phòng khách, phòng làm việc, nhà tắm, những nơi tôi hay lui tới… Đây là lý do tại sao tôi có thể đọc hơn 4 quyển sách một tuần mà vẫn nhớ tất cả những gì mình đọc - tôi khiến việc đọc sách trở nên thật dễ dàng. Một lần nữa, không tốn chút sức lực nào cả. Về không gian làm việc, bạn nên sắp xếp mọi thứ thật ngăn nắp, gọn gàng và không gây xao lãng. Nếu tôi thiếu động lực, tôi sẽ luôn tìm cách để khiến mình mất tập trung, nên tôi cần loại bỏ tất cả những thứ đó.

Những hệ thống như trên còn hơn cả cần thiết. Nếu tôi là một người lúc nào cũng đầy động lực, tràn trề sức sống, tôi sẽ chẳng cần nghĩ đến cách nào để làm việc hiệu quả. Tôi chỉ cần lăn ra khỏi giường, chạy đến cái văn phòng sạch bong của mình và vùi đầu vào email trong vòng 18 tiếng tiếp theo. Nhưng tôi không như thế, và có lẽ trên thế giới này chỉ có khoảng 3 người như vậy. Phần còn lại đều phát điên lên với những ngày chồng chất việc, hay không thể nào tìm được động lực làm gì. Nhưng những người có lịch trình linh hoạt như tôi sẽ không phát điên đâu. Bất cứ khi nào tôi ở trong một môi trường làm việc “thật sự”, tôi đều để ý thấy một điều. Mọi người đến một lúc nào đó sẽ không thể làm việc nữa và bỏ bê chỗ còn lại.

Đối với tôi, mục đích của tất cả việc này là khiến cho động lực không còn mong manh nữa. Ta phải làm cho nó còn mạnh hơn sau những bước thụt lùi, bởi khi đó ta sẽ hiểu được cái gì phù hợp với ta còn cái gì không.

----------

Tác giả: Rosie Leizrowice

Link bài gốc: How to stay productive when you're demotivated and don't want to get out of bed

Dịch giả: Bùi Hương Mai - ToMo: Learn Something New

(*) Bản quyền bài viết thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Bùi Hương Mai - Nguồn: ToMo: Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Fanpage ToMo: Learn Something New để cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!

(***) Trở thành CTV, Thực Tập Sinh Part-time để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.