Ngân sách marketing chính là sức mạnh thúc đẩy dự án của bạn. Số tiền được đầu tư nên được rót vào những dự án hợp lý, tạo điều kiện cho bạn có được những kết quả ý nghĩa nhất cho toàn thể công ty.

Thế nhưng việc lập ngân sách có thể rất khó khăn. Vậy nên chúng tôi đã thiết kế 6 mẫu miễn phí cho việc lập ngân sách marketing (và hướng dẫn rõ ràng về cách sử dụng chúng).

Sau khi đọc bài này, bạn sẽ học được:

• Làm thế nào để ưu tiên những dự án có thể đem lại sự khác biệt thật sự (và kiếm tiền để thực hiện chúng).

• Làm thế nào để biết bạn còn bao nhiêu trong ngân quỹ (và tránh vượt quá mức cho phép).

• Làm thế nào để lập ngân sách dễ dàng và hiệu quả (với 6 mẫu miễn phí).

Bạn sẽ có được sự hiểu biết chặt chẽ về những gì bạn định làm (và bạn có thể chi bao nhiêu để hoàn thành nó).

6 mẫu khác nhau mà bạn nhận được khi download theo link trên bao gồm:

• Mẫu lên ngân sách marketing trên mạng xã hội: mẫu này cho phép bạn chia ngân sách ra thành các mục nhỏ, từ việc tăng view cho hình ảnh đến sản xuất video.

• Mẫu lên ngân sách nội dung: mẫu này giúp bạn chia ngân quỹ cho các loại nội dung, phí cho các đại lý và hơn thế nữa.

• Mẫu lên ngân sách PR: mẫu này sẽ giúp mảng truyền thông của bạn đáng kể với các khoản chi cho sự kiện và quảng cáo nội dung.

• Mẫu lên ngân sách quảng cáo: mẫu này vô cùng đầy đủ và sẽ hỗ trợ bạn ghi lại số tiền phải tiêu vào cả quảng cáo truyền thống và quảng cáo điện tử.

• Mẫu lên ngân sách tổ chức sự kiện: mẫu này cung cấp một hệ thống chi tiết những dự án và chi phí liên quan tới các sự kiện, giúp bạn phân chia ngân quỹ tốt hơn.

• Mẫu lên ngân sách marketing hàng năm: mẫu này là một bản theo dõi ngân sách bao gồm tất cả các dự án trong 5 mẫu trên.

Download 6 bảng mẫu tại đây.

1. Tại sao việc lên ngân sách marketing lại quan trọng đến vậy?

Nhóm của bạn đang đối mặt với vô số dự án cần được ưu tiên. Có một ngân quỹ marketing sẽ giúp các bạn phân chia tiền bạc vào các dự án một cách rõ ràng và đem lại ảnh hưởng tích cực nhất cho công ty. Có 3 lý do chính mà bạn cần quan tâm đến ngân sách marketing:

1.1. Dùng nó hoặc mất nó. Nếu bạn không xác định được số tiền mà mình cần, bạn sẽ tiêu nó vào thứ gì đó khác.

1.2. Chứng minh rằng các dự án của bạn giúp công ty phát triển. Nếu bạn biết rõ mình tiêu bao nhiêu vào marketing, bạn sẽ nhìn thấy mình đang nhận được bao nhiêu tiền lãi so với vốn đầu tư ban đầu.

1.3. Có những lý do chính đáng cho việc chi tiêu ngân quỹ. Nếu bộ phận tài chính của công ty quay ra hỏi bên bạn để quyết định số tiền họ sẽ đầu tư cho bạn vào năm tới, việc sở hữu một bản thống kê mạch lạc những nhu cầu của bạn sẽ cho bạn một chỗ đứng vững chắc và cho họ thấy số tiền đó đi đâu.

2. Làm thế nào để đồng nhất ngân sách marketing với mục tiêu doanh nghiệp?

Một bước quan trọng nữa trong việc lên ngân sách marketing là phải làm sao chi tiêu ngân quỹ ấy cho những dự án đúng đắn mà sẽ mang lại sự phát triển gấp 10 lần cho doanh nghiệp của bạn. Những dự án được ưu tiên hơn sẽ nhận được nhiều tiền hơn là những dự án không đóng góp được sự phát triển tương tự.

Ví dụ, cho là một trong những mục tiêu tổng quát nhất của doanh nghiệp năm nay là tăng lượng truy cập vào website. Sẽ có ý nghĩa hơn nếu bạn chi tiền cho những dự án giúp thực hiện mục tiêu đó hơn là các sự kiện. Để làm được điều này, trước tiên bạn phải họp với mọi người để liệt kê ra một danh sách những mục tiêu marketing tổng quan mà sẽ góp phần vào mục đích cuối cùng. Rồi đưa ra quyết định với tư cách cả nhóm về những dự án marketing sẽ đóng góp nhiều nhất cho sự phát triển của các mục tiêu trên. Những dự án đó sẽ nhận được phần lớn ngân quỹ của bạn.

3. Làm thế nào để không vượt quá giới hạn?

Bạn đã đặt ra những dự án, ngân sách đã được chấp thuận, và bạn đã bắt đầu chi số tiền mình có. Nhưng rồi bạn nhận ra một trong các dự án của mình sắp sửa vượt quá mức tiền quy định. Làm sao đây? Có cách để bạn tránh được điều đó.

3.1. Dự tính chính xác dự án của bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền

Bước lớn nhất mà bạn có thể thực hiện để tránh vượt quá ngân quỹ là ước tính chính xác các dự án hàng đầu của bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền để hoàn thành. Có 2 cách để làm việc này:

• Nếu dự án này đã từng được thực hiện vào năm trước, nhìn vào khoản chi mà bạn đã bỏ ra để hoàn thành nó. Dựa vào đó để ước tính khoản tiền năm nay.

• Nếu dự án là mới, hãy tính toán từng bước nhỏ để hoàn thành dự án và mất bao nhiêu tiền để thực hiện các bước đó. Tính tổng các khoản chi cho các bước nhỏ để lập ra ngân sách tổng thể của dự án.

3.2. Theo dõi những gì mình chi tiêu mọi lúc mọi nơi

Nếu nhóm của bạn dự tính dành ra $15 cho quảng cáo trên Facebook, ghi lại ngay lập tức. Bạn có thể ghi trong mẫu có sẵn hoặc trong một văn bản riêng, nhưng đừng để những khoản chi nhỏ nhặt như vậy bị lãng quên. Giả sử bạn đang họp với đội marketing trên mạng xã hội và họ nhận được hàng loạt hóa đơn từ việc tăng view trên Facebook, tổng là $256. Trong mẫu lên ngân sách marketing trên mạng xã hội, hãy kéo xuống mục có tên là những bài đăng được tăng view. Sau đó cập nhật mẫu lên ngân sách với số tiền bạn đã bỏ ra. Tiếp tục lặp lại quy trình càng thường xuyên càng tốt vì bạn cần phải cập nhật ngân sách của mình.

4. Cách sử dụng những mẫu lên ngân sách mà bạn download

Còn nhớ những mẫu có sẵn mà bạn vừa download chứ? Chúng khá là tuyệt vời phải không? Nhưng cũng có rất nhiều thứ bạn cần hiểu về chúng. Hãy cùng nhìn qua một lượt cách sử dụng những mẫu này.

4.1. Phân chia hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Trong mẫu của bạn, bạn sẽ thấy ngân quỹ của mình được chia nhỏ thành 3 mảng:

• Khoản chi tiêu hàng tháng

• Khoản chi tiêu hàng quý

• Khoản chi tiêu hàng năm

Bạn có thể thấy khoản chi tiêu hàng tháng cho mỗi dự án của mình bằng cách kéo xuống theo cột dọc của tháng. Bạn cũng có thể thấy bạn đã tiêu mất bao nhiêu phần trăm ngân quỹ vào tháng đó.

Khoản chi tiêu hàng quý cho dự án của bạn được phân chia theo hàng ngang.

Để thấy tổng số tiền bạn đã tiêu vào tháng đó hay quý đó, kéo xuống dưới cùng của mẫu đã cho.

Bạn cũng có thể thấy số tiền phân nhỏ theo tháng trong bảng bên dưới mỗi quý. Chúng sẽ tự động hiện ra. Khoản chi tiêu hàng năm có thể được tìm thấy bằng cách kéo màn hình sang trái hoặc đến cột cuối cùng trong bảng mẫu. Biểu đồ tròn ở dưới cùng sheet của bạn sẽ tự động cập nhật nếu các con số thay đổi.

4.2. Nhập dữ liệu

Những số in đậm cho thấy có một công thức gắn với chúng. Đây là tổng chi phí của dự án và sẽ thường làm thay đổi các biểu đồ và tổng ngân sách trong cả mẫu. Những số viết thường là những con số thành phần của số in đậm bên trên nó. Đây là những phần chia nhỏ của các khoản tiền được đầu tư vào một dự án. Dù bạn làm gì, đừng viết đè lên những con số in đậm mà có các số thành phần tạo nên nó. Hành động này sẽ phá hỏng công thức.

“Ờ được rồi, nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi phá hỏng công thức?”

Bấm nút quay lại không phải lúc nào cũng hiệu quả, vậy nên đây là cách sửa lỗi:

• Chọn vào ô từng có chức năng đó

• Gõ =sum vào ô này

• Chọn Sum từ phần menu hiển thị

• Tô đậm các cột hay phần mục bạn muốn tính tổng

• Bấm Enter

Quy trình này có thể áp dụng được với mọi chức năng trên sheet này.

5. Chọn bảng mẫu thích hợp

Trong bài viết này, có 6 bảng mẫu lên ngân sách khác nhau mà các mảng khác nhau của nhóm marketing của bạn có thể tận dụng.

5.1. Mẫu lên ngân sách marketing trên mạng xã hội

Mẫu này là nơi để nhóm của bạn ghi lại những chi phí khác nhau từ mạng xã hội bao gồm phát triển nội dung, đồ họa, video hay tăng view cho các bài đăng và quảng cáo.

5.2. Mẫu lên ngân sách nội dung

Mẫu này để ghi lại những chi phí đi liền với việc sáng tạo nội dung độc đáo cho công ty của bạn bao gồm các chi phí sáng tạo nội dung, lương cho cộng tác viên và thậm chí cả cho các đại lý và công cụ.

5.3. Mẫu lên ngân sách PR

Những người chuyên làm về PR sẽ yêu thích mẫu này vì nó ghi lại từng chi tiết nhỏ nhặt nhất liên quan đến PR ví dụ như sản xuất nội dung, các khoản tài trợ và một mảng chi tiết ghi lại những chi phí tổ chức sự kiện.

5.4. Mẫu lên ngân sách quảng cáo

Việc quảng cáo có thể chiếm rất nhiều tiền của ngân quỹ marketing và có thể vượt quá mức cho phép nếu không theo dõi sát sao. Mẫu này bao gồm các mục để ghi lại những khoản chi vào các lĩnh vực như quảng cáo điện tử, mạng xã hội hay truyền thống.

5.5. Mẫu lên ngân sách tổ chức sự kiện

Bảng mẫu tiếp theo là ước mơ của tất cả những ai làm mảng sự kiện. Tất cả được gói gọn trong một mẫu, những người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có thể theo dõi được địa điểm, phục vụ ăn uống, đồ trang trí và những khoản chi phí nho nhỏ khác.

5.6. Mẫu lên ngân sách marketing hàng năm

Bảng mẫu cuối cùng là một bảng theo dõi ngân sách cho phép đội ngũ marketing của bạn, quản lý của bạn và cả khách hàng thấy được chính xác tiền được đầu tư vào những gì. Bảng mẫu này theo dõi ngân sách cho tất cả các dự án trong 5 bảng mẫu phía trên.

6. Quản lý chi tiêu với những bảng mẫu lên ngân sách mới

Giờ bạn đã có kiến thức và kĩ năng để sắp xếp ngân quỹ marketing của mình rồi đấy. Chỉ cần có những thông tin đúng và một kế hoạch cụ thể, bạn có thể đưa tiền vào các dự án giúp nỗ lực của mình phát triển gấp 10 lần. Như chúng tôi nói ở CoSchedule, “hãy lên kế hoạch cho công việc của bạn, rồi biến kế hoạch ấy thành hiện thực.” Và bước đầu tiên trong kế hoạch của bạn nên là ngân sách.

----------

Tác giả: Breonna Bergstrom

Link bài gốc: How To Plan Your Marketing Budget With Six Free Templates

Dịch giả: Bùi Hương Mai - ToMo: Learn Something New

(*) Bản quyền bài viết thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Bùi Hương Mai - Nguồn: ToMo: Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Fanpage ToMo: Learn Something New để cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!

(***) Trở thành CTV, Thực Tập Sinh Part-time để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.