Trong 30 ngày qua, tôi đã tham gia vào Trải Nghiệm 30 Ngày Dọn Dẹp Dữ Liệu Số của Cal Newport. Mục tiêu là để loại bỏ toàn bộ những đồ kỹ thuật số gây xao lãng trong cuộc sống của bạn để xác định rõ điều gì mới thật sự quan trọng, sau đó bổ sung thêm những thứ thật sự có giá trị và bỏ đi những thứ khác.

Ngoài góc độ giá trị, tôi rất thích thú với cách mà dọn dẹp dữ liệu số có thể ảnh hưởng đến năng suất và công việc của tôi. Dưới đây là 3 bài học quan trọng nhất mà tôi đã học được và một vài lời khuyên ngắn gọn, thực tế về việc làm cách nào để áp dụng chúng vào cuộc sống của bạn.

BÀI HỌC 1: Một ít xao nhãng hơn có thể đồng nghĩa với việc năng suất cao hơn nhiều.

Như Cal Newport nói trong Deep Work, khả năng làm những việc có ý nghĩa, đòi hỏi cao về nhận thức của chúng ta thì yêu cầu sự loại bỏ/ cưỡng lại xao nhãng ở mức độ thần kinh.

Mỗi sáng trong tuần tôi cố gắng dành ít nhất 1 tiếng để viết. Không nghiên cứu, biên tập, hay đọc. Chỉ viết thôi.

“1 tiếng viết” của tôi diễn ra như sau:

• Viết 20 phút.

• Thấy mệt, lướt Twitter 4 đến 5 phút.

• Cảm thấy tội lỗi vì đã dùng Twitter và bắt đầu viết lại.

• Viết 15 phút.

• Thấy khát, quyết định “đã đến lúc nghỉ”, và đi uống nước hoặc pha trà.

• Bắt đầu viết tiếp.

• Nhìn đồng hồ và nhận ra chỉ còn 5 phút nữa và quyết định, “cũng đủ rồi”.

• Lướt Instagram, đọc email, sau đó đọc lướt qua bài báo thú vị đó…

Nói cách khác, tôi có thể có 45 phút để thực sự viết, chia thành nhiều khúc nhỏ bởi nhiều “giờ nghỉ”.

Được rồi, vậy là bạn mất 15 phút cho những thứ gây xao nhãng. Nhưng viết 45 phút mỗi ngày vẫn khá tốt, đúng không?

Tất nhiên. Không tệ chút nào. Nhưng đây là “1 tiếng viết” của tôi trong Tuần 1 của trải nghiệm dọn dẹp dữ liệu số:

• Viết 20 phút.

• Thấy mệt và nghĩ đến việc lướt Twitter nhưng tự nhắc nhở bản thân rằng mình không thể vì nó còn không ở trong điện thoại nữa và bắt đầu viết tiếp.

• Viết 30 phút.

• Bị bí ý tưởng, cảm thấy thất vọng, ngón tay tôi rời khỏi ứng dụng viết và hướng về phía email để xem có gì hay ho không…

• Tôi đã kìm nén bản thân, trở lại việc viết, và kết thúc 1 tiếng.

Tuyệt! Bằng cách loại bỏ những thứ gây xao nhãng, bạn có thể tập trung viết và thật sự có được 1 tiếng quý giá mỗi ngày.

Đúng thế, không tệ lắm. Thậm còn khá tốt. Thế là có thêm 1 tiếng 15 phút viết mỗi tuần. Nhưng nhìn xem điều gì xảy ra trong Tuần 2 nhé:

• Viết 40 phút.

• Nhìn đồng hồ, một ý tưởng thú vị về mở đoạn của đoạn tiếp theo nảy ra trong đầu tôi, thế là tôi viết tiếp.

• Đặt dấu chấm cuối cùng cho một đoạn của bài báo, nhìn lên và nhận ra tôi đã viết được 70 phút.

Tôi nghi ngờ, nhưng nếu là thật thì có thể việc dọn dẹp dữ liệu số này có thể tuyệt vời hơn những gì tôi nghĩ.

Tất nhiên rồi! Đừng chỉ nghe tôi nói - hãy tự trải nghiệm đi! Theo kinh nghiệm của tôi, như một kết quả trực tiếp của dọn dẹp dữ liệu số, tôi đang viết nhiều hơn trước và tôi không thấy mệt hay xao nhãng trong lúc viết.

Nhưng thay đổi lớn nhất là Tuần 3-4: Mặc dù thời gian viết của tôi giống Tuần 2, tôi bắt đầu nhận ra rằng lượng thời gian tôi dành ra để hoàn thành bài báo càng về sau càng ít hơn.

Thường phải mất rất nhiều lượt biên tập và sắp xếp lại để hoàn chỉnh một bài viết ngắn gọn và mạch lạc theo ý của tôi. Nhưng chỉ sau vài tuần loại bỏ những dữ liệu số gây xao nhãng và tập luyện việc hạn chế nghỉ giải lao bằng cách lướt mạng hay email, chất lượng và số lượng bài viết của tôi ngày càng cải thiện

Thật không ngờ được.

BÀI HỌC RÚT RA:

Kể cả nếu như thời gian mất cho những dữ liệu số gây xao nhãng là không đáng kể, thì chúng vẫn gây ảnh hưởng đến chất lượng. Bằng việc huấn luyện bản thân để cưỡng lại sự quyết rũ của những dữ liệu số gây xao nhãng, cả số lượng và chất lượng công việc của chúng ta đều tăng lên đáng kể.

BƯỚC HÀNH ĐỘNG:

Chọn một hoạt động quan trọng/thử thách hoặc một khía cạnh công việc mà bạn muốn cải thiện năng suất. Trong một tuần, cố làm việc liên tục trong 30 phút không nghỉ ngơi dù chỉ một chút hoặc chịu thua trước sự xao nhãng. Sau đó tăng lên thành 45 phút trong tuần tiếp theo. Sau đó là 60 phút ở tuần sau nữa. Trong 1 tháng, bạn sẽ có được thói quen làm việc tập trung.

BÀI HỌC 2: Chỉ vì bạn thích thứ gì đó, không có nghĩa là bạn sẽ nhớ thứ đó khi nó biến mất.

Nếu ngay cả những thứ gây xao nhãng nhỏ như lướt Twitter vài phút trong khi làm việc có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của chúng ta, có lẽ chúng ta nên tìm hiểu thêm về những thứ gây xao nhãng mà chúng ta có thể loại bỏ hoặc chế ngự…?

Tôi chưa bao giờ là kiểu người liên tục kiểm tra Facebook hay Snapchat, hay kết nối với bảng tin của Twitter 24/7. Nhưng tôi có dành một lượng thời gian không-nhỏ lướt Instagram và ESPN. Một ngày bình thường, tôi sử dụng 2 ứng dụng đó 10 - 15 lần, có thể dành ra tổng cộng 20 phút cho chúng.

Tôi hợp lý hóa điều này với bản thân vì cả 2 ứng dụng đều không có vẻ gì gây nghiện và tiêu cực như Facebook hay Twitter. Tôi nghĩ, chúng chỉ là những niềm vui nhỏ mà không gây ra nhiều tổn hại và tiêu cực. Chúng cũng không có vẻ gì là tốn thời gian quá. Tôi chỉ lướt qua ảnh con của bạn tôi và xem xem Tom Brady và LeBron James không thực đến thế nào mỗi tuần.

Vô hại, đúng không?

Nhưng trong quá trình dọn dẹp dữ liệu số 30 ngày, tôi hoàn toàn không sử dụng cả 2 ứng dụng. Tôi xóa cả 2 khỏi điện thoại và không kiểm tra bất cứ cái nào dù chỉ 1 lần (tôi cũng không có TV và không xem thể thao). Tôi còn không biết ai đã lọt vào vòng playoff cuối cùng của NFL cho đến khi tôi vô tình xem clip chương trình nghỉ giữa giờ trên TV ở chỗ chơi bowling.

Tôi không phải fan của thể thao, nhưng với tôi, không biết đâu là 4 đội ở vòng playoff của NFL là một việc bất bình thường. Chuyện này chưa hề xảy ra kể từ khi tôi còn ở tiểu học!

Điều kỳ lạ là, tôi nhận ra tôi không hề nhớ những ứng dụng này. Không một chút nào. Về cơ bản tôi không bao giờ nghĩ về Instagram hay ESPN (hay thể thao nói chung) một khi chúng không còn trên màn hình điện thoại của tôi.

Điều này khiến tôi tự hỏi: Nếu tôi không thấy nhớ thứ gì đó khi nó biến mất trong vòng 1 tháng, nó thật sự giá trị đến mức nào?

BÀI HỌC RÚT RA:

Chúng ta thường quyết định giữ lại những hoạt động trong cuộc sống của mình vì chúng thú vị. Nhưng một yếu tố lựa chọn tốt hơn có thể là, chỉ giữ lại những thứ mà bạn thực sự thấy nhớ khi chúng biến mất. Bài học 1 và 2 kết hợp lại sẽ minh họa cho việc những thú vui/thứ gây xao nhãng có vẻ nhỏ mà chúng ta giữ lại A) Làm hại đến năng suất của chúng ta hơn là chúng ta có thể nhận ra, và B) Không quý giá hay quan trọng như ban đầu.

BƯỚC HÀNH ĐỘNG:

Liệt kê 12 hoạt động trong cuộc sống mà bạn thích hoặc có ích về mặt tinh thần nhưng không thật sự cần thiết. Sau đó, 1 lần 1 tháng, cách xa khỏi chúng và xem xem bạn có nhớ nó không. Nếu không, bỏ nó đi.

BÀI HỌC 3: Đặt áp lực lên công việc có thể tăng tính sáng tạo & cái nhìn sâu sắc

Bằng cách đặt giới hạn rõ ràng cho “ý thức làm việc” chúng ta sẽ trở nên nhạy cảm hơn với những cái nhìn sâu sắc sáng tạo nảy ra trong suy nghĩ vô thức của chúng ta.

Tôi luôn là kiểu người thích học. Tôi đi học mẫu giáo lúc 3 tuổi và tốt nghiệp đại học lúc 21 tuổi. Tôi sau đó dành 2 năm dạy trung học, theo sau là 2 năm nữa để lấy bằng cử nhân, sau đó 4 năm để lấy bằng tiến sĩ. Nếu tính cả 2 năm đi dạy, thì tôi đã dành 27 năm trong tổng số 32 năm cuộc đời mình ở trường.

Và dù tôi cực kỳ thích khoảng thời gian đó (và hưởng lợi từ đó rất nhiều), có một việc ở trường mà tôi luôn khinh bỉ: Luôn luôn có nhiều việc mà bạn có thể (và nên) làm. Dù cho đó là học nhiều hơn, bắt đầu bài viết của kỳ học, hoặc thu thập nhiều dữ liệu nghiên cứu hơn, tôi luôn có cảm giác tội lỗi rằng tôi có thể - và nên - làm nhiều hơn. Kể cả ngày cuối tuần, ngày nghỉ, và kỳ nghỉ hè cũng chẳng khác gì (có vẻ như luôn luôn có bài kiểm tra đạt chuẩn mà tôi phải ôn hoặc cập nhật CV,..)

Qua tất cả, tôi luôn thấy khó chịu rằng nếu tôi không liên tục có danh sách gồm 20 việc phải làm mà tôi phải điên cuồng hoàn thành, tôi đã có thể nghĩ sâu hơn và cẩn thận hơn về mọi thứ. Nhưng mặc cho những gì họ nói trong tài liệu marketing, hầu hết các trường đều chú trọng về việc hoàn thành công việc hơn là hoàn thành công việc tốt.

Cuối cùng ở tuổi 30, tôi đã thấy bản thân mình làm việc mà không phải ở trường. Và công việc của tôi là một trong những công việc hiếm hoi “thật sự” là từ 9 giờ đến 5 giờ. Với cực kỳ ít ngoại lệ, tôi không bao giờ phải nghĩ về công việc hay cảm thấy có lỗi vì không làm thêm một chút nữa trước 9 giờ sáng và sau 5 giờ chiều. Tôi đương nhiên không phải nghĩ về nó vào ngày cuối tuần hay kỳ nghỉ lễ. Và tôi nói cho bạn nghe, điều đó thật tuyệt vời!

Nhưng đây là vấn đề: Mặc dù tôi không phải nghĩ về công việc sau giờ làm, ý thức của tôi đã được hình thành sau hơn 25 năm đi học rằng nó phải luôn hoạt động: suy nghĩ, phân tích, dự đoán, giải quyết vấn đề, so sánh, tóm tắt,... Tất cả những thói quen tinh thần đã khiến chúng ta thể hiện tốt ở trường và nơi làm việc thì đều khó mà bỏ được sau 5 giờ chiều, mặc dù chúng ta không còn phải đến trường nữa hay chúng ta có công việc khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Bằng cách cố tình đặt ra giới hạn về việc khi nào và cách tôi sử dụng công nghệ...Tôi thấy bản thân có nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo hơn.

Tôi nghĩ một trong những lý do mà chúng ta thấy khó có thể hoàn toàn không suy nghĩ sau giờ làm việc là do internet - được hỗ trợ bởi điện thoại thông minh của chúng ta đã giúp chúng ta liên tục kết nối với nó - khuyến khích chúng ta luôn ở trong trạng thái suy nghĩ đó.

Tiếp cận dễ dàng với email, Twitter, Facebook, CNN và Reddit nghĩa là chúng ta có một nguồn ổn định của những thứ mới mẻ và thú vị để cho tâm trí ta luôn có thứ gì đấy để gặm nhấm. Và mặc dù lướt Facebook có vẻ khác so với sắp xếp công việc, chuẩn bị giáo án, phân tích mô hình tài chính trong Excel, hoặc bất cứ việc gì bạn làm, với tâm trí của bạn thì nó không khác biệt đến thế.

Vì sự phổ biến của điện thoại thông minh và các thiết bị số khác, tâm trí của chúng ta dành một phần lớn cho công việc. Điều này gây ra rắc rối khi bạn cân nhắc chi phí cơ hội về mặt tinh thần khi luôn luôn kết nối với công việc…

Đây là chỗ - cuối cùng - trải nghiệm dọn dẹp dữ liệu số của tôi xuất hiện: Khi đã dành 1 tháng gần như tránh xa các loại đồ vật gây xao nhãng hay sử dụng công nghệ số ngoài giờ làm việc, tôi nhận ra có một chi phí cơ hội về mặt tinh thần lớn liên quan đến việc giữ cho tâm trí chúng ta luôn ở trạng thái làm việc: Sự sáng tạo và Cái nhìn sâu sắc vô thức.

Bằng cách cố tình đặt ra giới hạn về việc khi nào và cách tôi sử dụng công nghệ và internet (về cơ bản là không một chút nào vào ngày cuối tuần và không phải trong khoảng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều các ngày trong tuần), tôi thấy bản thân có nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo hơn.

Một thước đo đơn giản cho việc này: Tôi giữ một tệp ghi chú trong điện thoại để ghi lại những bài báo có tiềm năng hoặc những ý tưởng về sách mà bất ngờ xuất hiện trong cả ngày. Kể từ khi bắt đầu dọn dẹp dữ liệu số, nó đã gấp 4 lần về kích thước so với 1 tháng trước (tôi đã trở lại và nhìn vào bản backup iCloud của tệp ghi chú để kiểm tra).

Dù cho tâm trí tôi đang tạo nên nhiều ý tưởng hơn hay chỉ đơn giản là tôi chú ý về chúng hơn vì tôi không còn bị xao nhãng bởi “ý thức làm việc”, tôi cũng không chắc nữa. Nhưng tôi biết là tôi thích thế. Rất nhiều.

BÀI HỌC RÚT RA:

Bằng cách đặt ra giới hạn cho “ý thức làm việc” - đặc biệt là bằng cách giới hạn sử dụng công nghệ số - chúng ta cho phép bản thân nhận thêm nhiều cái nhìn sâu sắc vô thức từ ý nghĩ vô thức của chúng ta.

BƯỚC HÀNH ĐỘNG:

Để trải nghiệm điều này, hãy cố đừng làm gì trên xe. Không radio, podcast, nói chuyện điện thoại,... Đừng cố và nghĩ về điều gì đó cụ thể - không nghĩ về công việc trong khoảng 20 đến 30 phút từ nhà đến cơ quan và ngược lại. Cam kết thử trong ít nhất 1 tuần và xem xem bạn có để ý được điều gì không.

----------

Tác giả: Nick Wignall

Link bài gốc: What I Learned About Deep Productivity from a 30-Day “Digital Declutter”

Dịch giả: Phạm Hà Thủy Linh - ToMo: Learn Something New

(*) Bản quyền bài viết thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Phạm Hà Thủy Linh - Nguồn: ToMo: Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Fanpage ToMo: Learn Something New để cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!

(***) Trở thành CTV, Thực Tập Sinh Part-time để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.