Không điều gì có thể gây ức chế hơn một cuộc họp mà chúng ta cứ phải họp đi họp lại nhiều lần. Với cương vị là một nhà quản lý, việc của bạn là phải đảm bảo mọi người không đi quá xa chủ đề hay đưa ra những bài phát biểu sáo rỗng. Nhưng, làm cách nào để bạn có thể giữ mọi người tập trung mà không cần bắt mình trở thành một nhà lãnh đạo quân phiệt hay dựa vào những thứ sáng tạo quá gượng ép?

Các chuyên gia nói gì?

Tin tốt là cực kỳ dễ dàng để có một cuộc họp hiệu quả; có thể bạn đã biết những điều bạn nên làm từ trước rồi đấy. Tuy nhiên, một điều không mấy hay ho là để tổ chức thành công các cuộc họp, chúng ta cần kỷ luật, và không may rằng chỉ một vài người mới có thể đặt ra những quy định hợp lý. Bob Pozen, giảng viên kỳ cựu của trường Kinh doanh Harvard, thành viên lâu năm của viện nghiên cứu Brookings và là tác giả cuốn sách “Tối đa năng suất”, nói rằng: “Sự thật là mọi người chẳng bao giờ nghĩ đến việc làm thế nào để có thể dẫn dắt một cuộc họp, hoặc có thể họ chưa bao giờ được đào tạo bài bản, thậm chí đơn giản hơn là họ quá bận rộn”. Roger Schwar, một nhà tâm lý học về vấn đề tổ chức, tác giả cuốn sách “Nhà lãnh đạo xuất chúng” cũng có những lập luận: “Các cơ quan, tổ chức hiện nay đang ngày càng phát triển nhanh hơn và phức tạp hơn. Và chỉ có một vài nhà quản lý là có đủ thời gian để nghĩ cho các cuộc họp từ trước”. Nhưng quá nóng vội chỉ khiến bạn tốn thời gian thêm mà thôi. Vậy liệu rằng bạn đã sẵn sàng cho những cuộc họp hàng tuần với nhóm nhỏ của mình? Hay là bạn đã có đủ tự tin triệu tập một cuộc họp với quy mô lớn hơn và bàn luận về những chiến lược tầm nhìn trong tương lai? Bạn sẽ cần nỗ lực rất nhiều đấy! Dưới đây là một vài cách giúp các cuộc họp tiếp theo của bạn trở nên hiệu quả nhất.

Đưa ra những lý do rõ ràng

Bạn có thể ngăn chặn được rất nhiều vấn đề  nếu tuyên bố rõ lý do tổ chức họp. Schwarz kể rằng anh ấy đã thấy một tờ hướng dẫn khi tham gia hội thảo tại trung tâm hội nghị quốc tế có ghi: Nếu bạn không biết lý do của cuộc họp này là gì, vậy thì bạn bị cấm tham gia. Đây là một quy định rất sáng suốt. Hãy gửi danh sách những việc sẽ làm và các tài liệu liên quan cho mọi người thật sớm để họ nắm được nội dung cuộc họp bao gồm những gì. Bạn cũng có thể cân nhắc gửi thêm một danh sách những điều sẽ không được bàn tới trong cuộc họp. Schwarz đề nghị nên lập một danh sách những việc cần làm dưới dạng câu hỏi hơn là kiểu thường thấy – ví dụ như “Lịch thảo luận video” , “Khi nào thì video sẽ hoàn thiện?” để thể hiện được những lập luận logic của mình. Tiếp đến ở từng đề mục, bạn cũng có thể chỉ ra vai trò của mỗi cá nhân tham gia họp – họ sẽ cung cấp thông tin, đóng góp ý tưởng hay là người đưa ra quyết định?

Kiểm soát số lượng

Các cuộc họp có thể bị mất kiểm soát nếu có quá nhiều người tham gia. Pozen cho rằng có thể họ sẽ không chú tâm hay không chịu trách nhiệm về những gì đang diễn ra. Nhưng nếu số người tham gia quá ít thì rất có thể bạn sẽ không có đủ lượng ý tưởng cần có. Chỉ nên triệu tập những người thật then chốt. “Đừng nghĩ rằng bạn phải mời tất cả những người quan tâm đến vấn đề sắp được bàn bạc”. “Nếu bạn nghĩ rằng sẽ có một vài người cảm thấy bị xúc phạm, vậy thì bạn có thể gửi cho họ bản ghi nhớ và truyền đạt nội dung cuộc họp sau, để họ biết những gì đã được thảo luận”.

Đừng để bầu không phí quá cứng nhắc

Là một nhà quản lý, bạn chính là người quyết định liệu mọi người có đủ thoải mái để trình bày quan điểm của họ hay không. “Chính bạn là người hỗ trợ cho những ý tưởng”, Schwarz nói. Tạo một bầu không khí thật phù hợp bằng cách chính bản thân hãy có một trạng thái tâm lý ổn định để làm mẫu cho những người xung quanh. Thay vì dành thời gian để thuyết phục mọi người về quan điểm của bạn, hãy cởi mở hơn và lắng nghe ý kiến của người khác. Giải thích với họ rằng bạn không thể có hết các ý tưởng, và chẳng ai trong căn phòng này có thể tự mình nghĩ ra hết tất cả mọi thứ. Hãy chấp nhận rằng mình hoàn toàn có thể là người mắc sai lầm. Schwarz nói rằng: “Bạn phải khiến cho những người tham gia nhìn nhận cuộc họp như một bức tranh ghép hình đầy lỗ hổng – vai trò của họ chính là những mảnh ghép còn thiếu và nhiệm vụ của họ là phối hợp với nhau để tạo nên một sự hoàn chỉnh”.

Ngăn chặn những kẻ mộng mơ

“Mọi người thường thích diễn thuyết hơn là đặt câu hỏi”, Pozen nói. Rất khó để có thể ngắt lời những người mộng mơ, nhưng đôi khi điều đó là cần thiết. Schwarz đề nghị một cách ngắt lời uyển chuyển: “Rât tốt Bob ạ, điều bạn nói là chính xác nhưng chúng ta hãy bàn đến nó sau nhé?”. Đồng ý với những quan điểm của họ sẽ đảm bảo họ không có cơ hội để tiếp tục bài phát biểu của mình. Với những người quá dài dòng, hãy nói chuyện với họ trước cuộc họp hoặc trong giờ nghỉ giải lao, và đề nghị liệu họ có thể trình bày phần của mình ngắn gọn nhất để những người khác cũng sẽ được phát biểu quan điểm của mình.

 

Kiểm soát những cá nhân lạc đề

Đôi khi một vài cá nhân không quá dài dòng nhưng ý kiến của họ lại chưa thực sự đến được với vấn đề. “Chất lượng cuộc họp sẽ bị giảm đáng kể nếu có hai hoặc ba người với những ý kiến chưa chín muồi” Pozen nói. Hãy cố gắng đưa họ trở lại với dàn ý nội dung mà trước đó đã lập ra.

Trong một vài trường hợp, có người sẽ cố tình đi lạc đề. Rất có thể anh ta cảm thấy bị đe dọa vì những quyết định của bạn hay không hài lòng với những chỉ dẫn của bạn trong cuộc họp. “Hãy hỏi họ có chuyện gì diễn ra thay vì kết luận rằng họ đang cố tình phá hỏng cuộc họp”, Pozen đưa ra một cách nói “Có vẻ như bạn đang cố gắng dẫn dắt cuộc họp sang một hướng khác, có điều gì làm bạn không hài lòng sao?”. Trình bày những điều cơ bản ngay từ đầu sẽ giúp tăng khả năng thuyết phục những người khó tính nhất và đưa cuộc họp trở lại đúng với mục đích ban đầu.

Chuyển vấn đề một cách hợp lý

“Các nhà lãnh đạo thường chuyển sang vấn đề khác ngay sau khi họ kết thúc vấn đề trước đó”, Shwarz nói. “Nhưng đâu phải ai cũng có thể theo kịp và hiểu ngay những điều bạn vừa trình bày?”. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu được  vấn đề và sẵn sàng chuyển sang phần mới. Hãy để cho mọi người có thời gian ngẫm nghĩ và làm sáng tỏ đầu óc. Điều này sẽ giúp giữ cho mức độ tập trung vào cuộc bàn luận ở mức cao nhất.

Hãy nhớ kết thúc một cách tốt đẹp

Nếu cuộc họp của bạn kết thúc một cách hoàn hảo thì đó chính là tiền đề để công việc có thể tiếp diễn. Pozen khuyên bạn nên đưa ra những câu hỏi như “Bước tiếp theo là gì? Ai nên là người chịu trách nhiệm? Và chúng ta nên hoàn thành trong bao lâu?” Ghi lại các câu trả lời và gửi cho mọi người để chắc chắn rằng tất cả đều đồng ý. Điều này còn giúp cho việc định rõ trách nhiệm sau này, bởi vì sẽ không ai có thể chối rằng không biết chuyện gì đã xảy ra.

Các Nguyên Tắc Cần Nhớ

Nên:                                                   

• Làm rõ lý do cuộc họp và gửi bản danh sách trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Nhắc nhở những người có thói quen dài dòng trước khi họp và đề nghị họ trình bày ngắn gọn nhất có thể.
• Gửi email sau cuộc họp: liệt kê các bước tiếp theo, ai sẽ phụ trách việc gì và thời gian cần hoàn thành.

Không nên:

• Cảm thấy an tâm vì mời tất cả mọi người – chỉ nên mời những người thực sự then chốt.
• Chuyển sang một vấn đề mới ngay khi bạn cảm thấy mọi người đều đã nghe xong.
• Để cuộc họp lệch sang một hướng khác – hỏi rằng liệu họ có thể trình bày ý tưởng đó ở một thời điểm khác.

 

Bài học số 1: Hãy lắng nghe mọi người

Với cương vị là phó chủ tịch phụ trách về mảng bảo dưỡng, sửa chữa và giám sát tại hãng hàng không American Airlines, Bill Collins có nhiệm vụ cải thiện mối quan hệ giữa các công nhân viên trong công đoàn. Để giúp các cuộc trò chuyện trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, Bill đã tổ chức một cuộc gặp với 6500 nhân viên. Nhưng ông nhanh chóng nhận ra rằng tập hợp số lượng người như vậy không hề hiệu quả một chút nào. Ông nói: “Đã không hề có một cuộc gặp gỡ trò chuyện trong vòng 15 năm, mọi nhân viên có quá nhiều điều dồn nén mà họ rất muốn được giãi bày, được xả hết bực tức và những mối lo âu. Tôi cảm tưởng họ đã muốn treo cổ tôi luôn vậy”. Cuộc gặp được lên lịch tổ chức chỉ trong vòng 1 giờ nhưng đã phải kéo dài đến 2 tiếng.  

Bill quyết định phải thay đổi. Đầu tiên, ông chia nhỏ số lượng người theo công việc và theo ca làm, mỗi nhóm khoảng 250 người. “Họ vẫn muốn treo cổ tôi nhưng ít nhất cuộc nói chuyện cũng đi vào tầm kiểm soát”, ông nói. Điều thứ hai, ông thay đổi bầu không khí bằng cách mở đầu cuộc trò chuyện với một danh sách tiến cử và hỏi một vài câu để lấy thông tin. “Tôi đã nói với họ ‘Đây là những gì chúng tôi muốn thảo luận. Vậy còn các bạn muốn thảo luận vấn đề gì?” Và nếu như có người nói đến những vấn đề không đề cập trong danh sách, Bill sẽ trả lời , “Chúng ta sẽ bàn luận kỹ hơn về vấn đề của bạn khi đến phần Hỏi và Trả lời. Như vậy được chứ?” Và ông sẽ phải chờ một cái gật đầu đồng ý trước khi chuyển sang ý kiến khác.

Khi Bill lần đầu giới thiệu cách làm của mình đến các thành viên trong hội đồng cấp cao, nhiều người đã tỏ ra lo lắng liệu rằng các cuộc họp có phải kéo dài thêm nếu mọi người đều có quyền được phát biểu. Bill đã dành nhiều công sức để chứng minh rằng mình đúng. “Khuynh hướng tự nhiên của nhân viên là không bao giờ tin vào người quản lý của mình,” ông nói. “Phương pháp này sẽ giúp gây dựng lòng tin.” Và sau những cuộc nói chuyện áp dụng cách làm mới, ông đã có đủ bằng chứng chứng minh cho bản thân mình. “Không hề có những tiếng la ó, cuộc nói chuyện diễn ra rất thân mật, bình tĩnh và đã kết thúc một cách tốt đẹp. Nhưng nhà lãnh đạo công đoàn địa phương nói rằng đó là cuộc gặp gỡ tuyệt nhất mà họ từng được tham gia.”

Bài học số 2: Chế ngự những kẻ rắc rối

 

Khi Betsy Stubblefield Loucks trở thành giám đốc điều hành của HealthRight – một tổ chức phi lợi nhuận về chính sách chăm sóc sức khỏe ở tiểu bang Rhode Island, trách nhiệm của bà là tổ chức các cuộc họp hàng tháng với 20 người đến từ các tổ chức khác nhau, có vai trò quan trọng đối với sự thay đổi trong vấn đề chăm sóc sức khỏe, ví dụ như giới công nhân, bệnh viện, những người bán bảo hiểm và đại diện cho người tiêu dùng. Mục đích của cuộc họp là giải quyết các vấn đề và đi đến thống nhất về cách tiếp cận các khía cạnh khác nhau của sự thay đổi. Trong quá khứ, các cuộc họp luôn xoay quanh một vài chủ đề cụ thể nhưng họ đã không thể đưa được ra kết luận hay giải pháp. Do đó, các cá nhân tham gia họp sẽ chỉ tập trung nói về vấn đề mà họ quan tâm nhất. “Mọi người đều có vấn đề nóng hổi của riêng mình và họ sẽ chỉ trình bày về nó,” Besty nói.

Besty quyết định thay đổi bằng việc lập danh sách; bà đưa ra các kết quả mình muốn cho mỗi cuộc họp ngay từ lúc đầu tiên. Điều này giúp cuộc họp đi đúng theo một trật tự. Bà cũng rất cố gắng trong việc kết nối với những người có xu hướng muốn chế ngự cuộc họp theo hướng của mình. “Thay đổi trong việc chăm sóc sức khỏe là một vấn đề rất rộng lớn và cực kỳ nhạy cảm. Các thành viên của chúng tôi rất nhiệt huyết với những vấn đề của họ, và họ có thể trình bày lại nhiều lần nếu như họ cảm thấy mình không được lắng nghe,” bà nói. Besty trò chuyện với những cá nhân như trên trước khi diễn ra cuộc họp chính thức hàng tháng, để họ có thể nói rõ vấn đề của mình và liệu rằng bà đã hiểu đúng về tình hình của họ hay chưa. Sau đó khi cuộc họp chính thức diễn ra, bà sẽ trình bày quan điểm của họ (trong trường hợp họ cho phép) theo cách ngắn gọn, xúc tích nhất.

Đối với những trường hợp cực kỳ đặc biệt, bà sẽ phân công cụ thể từng người để “quản lý” họ trong suốt cuộc họp. “Đã từng có một người cứ lặp đi lặp lại bài phát biểu của anh ấy một cách không đâu vào đâu”. Besty đã chỉ đạo một ủy viên trong hội đồng của mình đến ngồi cạnh anh ấy và ngắt lời nếu như có anh ấy có ý định phát biểu. Vị ủy viên đó nói một cách vô cùng lịch sự: “Tôi nghĩ ý tưởng của anh rất tuyệt vời” và rồi giúp anh ấy tóm tắt các ý chính. Điều này giúp những người quá liên miên cảm thấy ý kiến của mình đã được hiểu và lắng nghe, và nó cũng giúp Besty tập trung vào cuộc họp hơn. “Bằng cách đó tôi không phải là người duy nhất giám sát và anh ấy cũng sẽ không tức giận với tôi,” Besty nói.

Besty cũng sử dụng cách làm tương tự đối với những cuộc họp có quy mô nhỏ hơn. “Mỗi khi gặp thêm một người như vậy, tôi đều áp dụng phương pháp đó. Tôi tập hợp những người thực sự quan trọng, gửi trước bản danh sách các vấn đề, nói chuyện trước với những trường hợp đặc biệt, và thế là cuộc họp của tôi sẽ diễn ra cực kỳ suôn sẻ”.

----------  

Tác giả: Amy Gallo

Link bài gốc: The Seven Imperatives to Keeping Meetings on Track

Dịch giả: Nguyễn Hồng Vân - ToMo: Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Hồng Vân - Nguồn: ToMo: Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo: Learn Something New để cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!