Mỗi ngày mỗi người chúng ta đều phải đối mặt với biết bao công việc và nhiệm vụ. Vấn đề là phải làm sao để không chỉ hoàn thành hết tất cả những thứ mình đã lên lịch, mà còn phải đảm bảo chất lượng cho những kết quả đạt được nữa. Như bao người khác, mình loay hoay mãi với các mẹo vặt, cho đến khi mình tìm được Eisenhower Box.

Eisenhower Box là gì?

Eisenhower Box được cô đọng dựa trên kĩ năng quản lý để tăng năng suất làm việc của Tổng Thống Mỹ Dwight Eisenhower. Dựa trên Eisenhower Box, tất cả các công việc trong một ngày được phân loại vào một ma trận, nôm na là sơ đồ đơn giản 2×2 như hình minh họa sau:

• Ô thứ nhất, “Urgent and important – Do it now”: Gọi nôm na là những việc rất cấp bách và quan trọng. Đây là những tác vụ mà bạn sẽ phải làm ngay vào đầu ngày.
• Ô thứ hai, “Not urgent but important – Do it later”: Gồm những công việc quan trọng nhưng không cần ngay. Với những công việc loại này, bạn hãy “để dành” cho đến khi hoàn thành xong những công việc trong ô thứ nhất.
• Ô thứ ba, “Urgent but not important – Delegate”: Trái ngược với ô thứ hai, những công việc trong ô này rất cấp bách, nhưng không quan trọng lắm. Bạn nên nhờ ai đó có khả năng và “rãnh” hơn làm thay cho bạn.
• Ô thứ tư, “Not urgent and not important – Delete”: Trong ô này là những việc bạn sẽ không bao giờ làm trong ngày hôm đó.

Áp dụng vào thực tế để sắp xếp công việc

Trước hết, các bạn dùng 1 tờ giấy thật to để vẽ Eisenhower Box. Ở đây thay vì để ma trận như hình minh họa, mình dàn các ô thành 1 hàng ngang cũng được.

Mình loại bỏ ô “Not Urgent and Not Important”. Lý do là khi các bạn lên lịch làm việc cho ngày hôm sau để dán lên bảng, các bạn đã tự loại bỏ ra những việc mình sẽ không làm rồi. Cho nên, thay vào đó các bạn hãy thêm ô “Doing” (Đang làm), và “Done” (Đã làm) để theo dõi được quá trình làm việc của mình.

Mình dùng giấy sticker 3 màu khác nhau để phân loại việc nào nên “Do It Now”, việc nào nên “Do it Later”, và việc nào nên “Delegate”.

Vào cuối mỗi ngày, bạn hãy suy nghĩ những việc gì cần làm vào ngày mai, phân loại nó và dán vào bảng. Đến hôm sau, khi bạn bắt đầu làm một việc gì, hãy chuyển việc đó từ 3 ô đầu tiên sang ô “Doing”. Khi làm xong thì chuyển sang “Done”.

Bằng việc lên trước lịch làm việc cho ngày hôm sau, phân loại các công việc tuỳ theo mức độ cấp bách và quan trọng, và thay đổi trạng thái của các công việc ấy, bạn đã tạo ra một động lực thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn vì thấy mình hoàn thành được thật nhiều công việc ngày hôm nay.

 Hai Do - Coongcu