Tổ chức sự kiện là một trong các tác vụ quen thuộc đối với những người làm truyền thông ở Việt Nam. Tổ chức sự kiện thậm chí đã trở thành một lựa chọn nghề nghiệp mà nhiều bạn trẻ theo đuổi một cách chuyên nghiệp sau khi tốt nghiệp ra trường, dù là trước đó chuyên ngành học trong nhiều năm của các bạn không mấy liên quan.

Bên cạnh những “hạt sạn” thường gặp như là nội dung sự kiện chưa được sâu, ý tưởng chủ đạo của sự kiện chưa được thực sự tốt hay sự cố đến từ MC, âm thanh… không thể phủ nhận là tác vụ tổ chức sự kiện tại thị trường Việt Nam trong những năm qua đã có những bước tiến lớn lao mà phần lớn nhờ sự mạnh tay đầu tư của các đơn vị cung ứng.

1. Chuyên nghiệp hoá cung ứng cơ sở vật chất 

Màn hình LED được tận dụng triệt để trong các thiết kế sân khấu thay cho các tấm bạt hiflex lớn trước kia. Dễ thấy trong thời gian gần đây, một trong những tiêu chuẩn của một sự kiện cần sự trang trọng và “đẳng cấp” đó là sân khấu chính có yếu tố LED.

Với lợi thế là được ghép từ những miếng nhỏ, dùng màn hình LED trên sân khấu, người đạo diễn sự kiện có thể thoả sức tận dụng màn LED với các kích thước, kiểu dáng rồi sáng tạo với các phần trình chiếu để tạo hiệu ứng cho từng phần của sự kiện trở nên sinh động, hấp dẫn và có điểm nhấn hơn.

Màn hình LED cũng khắc phục được nhược điểm của màn chiếu là có thể chiếu sắc nét trong môi trường ánh sáng ban ngày, một giải pháp thực sự cho những sự kiện cần trình chiếu video clip nhưng lại tổ chức ngoài trời trong môi trường ánh sáng tự nhiên dồi dào, điều mà trước kia gần như không thể thực hiện được.

Tuy vậy thì chi phí cho việc sử dụng thiết bị LED đắt hơn nhiều lần so với dùng bạt hiflex, hay dùng các vách gỗ dán, formex được dựng hình vẽ tay truyền thống. Với mức chi phí thuê thiết bị màn hình LED từ 800,000 – 1,500,000đ/m2, sự kiện nào có mức chi phí cao thì mới có thể  sử dụng toàn bộ màn LED thay cho Backdrop, có những sự kiện có chi phí tổ chức thấp hơn thì đã kết hợp dùng màn LED với một phần diện tích nhỏ hơn sân khấu để thay thế cho màn hình máy chiếu trước đây, có sự kiện thì lại phối hợp các mảng LED để trở thành các mảng trang trí. Giá cả của việc thuê màn LED cũng phụ thuộc vào chất lượng, độ sáng, độ phân giải, độ sắc nét của từng loại màn, từng đời sản xuất.

Thời gian để lắp đặt màn LED cũng tương đối dài hơn so với việc bắt bạt dựng sân khấu thông thường. Thông thường, từ khi thiết bị được chuyển đến nơi tổ chức sự kiện, khung đỡ được lắp lên, từng ô LED được lắp đặt lên khung, kỹ thuật viên kiểm tra và xếp thứ tự từng ô trên bảng điều khiển, kiểm tra về tín hiệu và độ phân giải của file trình chiếu tương thích với màn hình hiển thị… mất tối thiểu 2h đồng hồ với những diện tích khoảng 20m2 trở lên.

Trên thế giới thì các sân khấu lấp lánh ánh đèn LED đã trở nên quen thuộc và phổ biến từ nhiều năm nay. Còn tại Việt Nam, màn hình LED mới phổ biến ở các sự kiện quan trọng và tầm cỡ ở các thành phố lớn.

Thiết bị âm thanh được nâng cấp sánh vai với các sân khấu quốc tế. Đã qua rồi thời âm thanh cho sự kiện khi thì tậm tịt, khi thì trục trặc, rè hoặc rú. Khâu chuẩn bị cho âm thanh ngày nay đối với dân tổ chức sự kiện tại Việt Nam là một trong những khâu được quan tâm nhất.

Thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam mới đây nhất đã có những đơn vị cung ứng đầu tư dàn loa L’acoustic K2 – được biết đến là dàn âm thanh hiện đại, hoàn hảo nhất trên thế giới thời điểm hiện tại. Theo phía đơn vị cung ứng này thì sau hơn 1 năm đặt hàng, đơn vị cung cấp K2 mới chấp nhận cho một công ty của Việt Nam giao dịch mua dàn loa này. Hành trình vận chuyển K2 về đến Việt Nam cũng vô cùng khó khăn, mất 50 ngày lênh đênh trên tàu. Chi phí cho dàn âm thanh K2 lên đến 1 triệu đô la Mỹ (hơn 22 tỷ đồng Việt Nam).

Phối hợp phức tạp của công nghệ biểu diễn. Bên cạnh việc các đơn vị tổ chức sự kiện đã đầu tư để nghiên cứu làm ra các hình thức sáng tạo hơn cho các phần biểu diễn trên sân khấu thông qua phối hợp hiệu ứng, âm thanh, ánh sáng, chất liệu trang phục của diễn viên, các tạo hình nghệ thuật… không thể không kể đến việc hơn 1 năm nay công nghệ biểu diễn 3D Mapping du nhập vào trong nước, cho phép trình chiếu trên một mặt bằng kiến trúc phức tạp. Ví dụ như cả mặt tiền Nhà hát Lớn Hà Nội đã có thể biến thành một sân khấu khổng lồ được trình chiếu nhiều nội dung ấn tượng

Nhà hát lớn Hà Nội

Hologram là công nghệ tạo hình ảo đặc biệt được yêu thích khi kết hợp với các loại hình múa đương đại, tạo chiều sâu cho các phần biểu diễn.

Màn chiếu trong Gauze cũng đã về Việt Nam và được sử dụng trong các sự kiện có giá trị nghệ thuật cao.

Kỹ thuật ghi hình sự kiện cũng đã lên một tầm cao mới. Nếu như trước đây những chương trình phức tạp lắm thì cũng chỉ huy động từ 4-6 camera với bàn mixer mà chỉ các đơn vị truyền hình chuyên dụng mới có. Hiện nay nhiều đơn vị chuyên ghi hình ảnh tư nhân đã ra đời với máy móc và thiết bị hiện đại. Không chỉ đảm bảo việc ghi hình sắc nét, chuẩn HD, chuẩn 4K mà việc thu âm trực tiếp từ sự kiện cũng được thực hiện đơn giản trong mọi điều kiện thời tiết. Bàn mixer để trộn hình ảnh từ các vị trí cam khác nhau cũng được cải tiến với nhiều công nghệ hiện đại.

Điều đáng nói ở đây là nhiều công nghệ hiện đại được du nhập về nước để giúp “nâng tầm” công tác tổ chức sự kiện, vì những công nghệ này khá đắt đỏ nên mỗi công ty chỉ đầu tư được một vài nhánh thiết bị. Từ đó, thị trường trở nên chuyên môn hoá hơn do mỗi đơn vị tập trung đi sâu vào làm tốt một mảng cung ứng nào đó. Không chỉ đối với các thiết bị mới, mà ngay cả khâu cung ứng về in ấn, cung ứng về nhà bạt, cung ứng giàn không gian, cung ứng các trang thiết bị phục vụ tiệc… đều được làm mới về mẫu mã và cẩn thận hơn xưa rất nhiều.

2. Đầu tư chất xám trong xây dựng kịch bản chương trình

Chỉ tìm kiếm nhanh với từ khoá “tổ chức sự kiện” trên Google, kết quả trả về cũng có thể dễ dàng cho chúng ta thấy được mức độ cạnh tranh khốc liệt của thị trường này những năm gần đây. Đến một ngưỡng khi cạnh tranh về thiết bị cho sự kiện đi vào bão hoà, các nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện đã nhận ra rằng một sự kiện thành công, ý nghĩa và làm hài lòng khách hàng không chỉ phụ thuộc vào sự hiện đại hay nuột nà trong vận hành những thiết bị đắt tiền mà nội dung sự kiện mới là điều cần tập trung làm cho sâu, cho tới.

Thêm vào đó, sự xuất hiện của những người dẫn lối về thông tin trong tổ chức – những người làm PR chuyên nghiệp – trong khoảng 10 năm trở lại đây đã góp phần định hướng, tư vấn cho lãnh đạo đồng thời gây áp lực lên các nhà tổ chức sự kiện đổi mới và sáng tạo nội dung kịch bản, để mỗi chương trình tổ chức ra có ý nghĩa hơn, truyền tải tốt hơn thông tin của tổ chức đến với các nhóm công chúng trực tiếp tham gia.

Nếu như kịch bản các buổi lễ ở khu vực các đơn vị nhà nước còn sắp xếp tương đối nhiều hạng mục đi theo lối mòn, thì ở khu vực các đơn vị doanh nghiệp, mỗi sự kiện đều đã được tối giản các phần mang nặng tính hình thức, các phát ngôn sáo ngữ, các tiết mục văn nghệ “mang tính biểu diễn cho có” để thay vào là một kịch bản chặt chẽ được tính toán đến từng giây, với các phần lễ, hội được bố trí hợp lý, khoa học, có ý nghĩa với người tham dự sự kiện.

Kịch bản sự kiện ngày nay được xây dựng chặt chẽ đến mức mỗi hạng mục đều có quy định rõ về nội dung, hình thức thể hiện, âm thanh nền, ánh sáng, các công nghệ khác (nếu có), hành động của từng khu vực trong cùng một thời điểm đều được tính toán cẩn thận và đều có bố trí nhân sự chịu trách nhiệm rõ ràng, có kinh nghiệm.

3. Chất lượng các tiết mục nghệ thuật 

Không dừng lại ở các tiết mục nhảy, múa hay hát đơn thuần. Ngày nay thị trường giải trí “lên hương” đã trở thành nguồn cung lớn các tiết mục nghệ thuật ngày một chuyên nghiệp cho giới tổ chức sự kiện.

Thị trường ca sỹ từ bán chuyên đến chuyên nghiệp hay cây đa cây đề trong nghề đã có sự phân hoá rõ rệt. Sự phân hoá cũng thấy rõ đối với từng dòng âm nhạc. Sự phong phú này đã đem đến cho mỗi loại hình sự kiện rất nhiều sự lựa chọn về người biểu diễn.

Các nhóm múa, vũ đoàn tuy không nở rộ như cách đây 10 năm, nhưng lại có những nhóm đi vào bền vững, với sự lựa chọn nghề vũ công như một nghề theo đuổi chuyên nghiệp. Họ học hỏi về nghề nghiệp của mình, luyện tập chăm chỉ và bài bản, họ sáng tạo ra các giá trị mới cho những phần biểu diễn. Ngày càng có nhiều hơn các tiết mục vũ đạo với tính phức tạp cao, ý nghĩa sâu, tính phù hợp với các bối cảnh biểu diễn quan trọng được các vũ công nghiên cứu và dàn dựng.

Vị trí đạo diễn sân khấu, người “nhạc trưởng” xây dựng và điều phối toàn bộ một chương trình biểu diễn lớn cũng trở thành một vị trí được coi trọng hơn, và “kiếm ăn” tốt hơn trong bối cảnh gần một thập kỷ nay. Nhiều đạo diễn sân khấu trưởng thành từ các đơn vị đào tạo chính quy trong nước và nước ngoài đã gắn bó với thị trường Việt Nam và trở thành những cái tên đầu ngành, trực tiếp tạo ra nhiều show diễn có giá trị nghệ thuật cao.

Ngay cả đối với các sự kiện “cây nhà lá vườn” của các đơn vị có số lượng CBNV đông đúc, việc thuê biên đạo, đạo diễn về xây dựng chương trình biểu diễn chuyên nghiệp với nguồn lực người biểu diễn lấy từ nội bộ cũng đã trở nên quen thuộc, và tạo ra nhiều câu chuyện thú vị, ý nghĩa cho mỗi sự kiện được tổ chức.

Một số nhà cung ứng trang phục biểu diễn đầu tư hơn cho những đứa con tinh thần của mình, cho ra đời nhiều mẫu trang phục bán và cho thuê chất lượng, cũng là một trong các lý do khiến cho các tiết mục nghệ thuật được cải thiện theo hướng tích cực hơn.

Chỉ là sự kiện nội bộ, tuy vậy tiết mục "Tung cánh mặt trời" của CBNV Tập đoàn công nghệ HiPT đã được dan dựng chuyện nghiệp bởi đọa diễn thuê ngoài và luyện tập trong gần một tháng.

Tác giả: Bill Nguyễn

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong vị trí Nhà sản xuất và Tổng Đạo Diễn cho nhiều chương trình sự kiện lớn của các nhãn hàng.Tư vấn chiến lược về truyền thông và sự kiện cho các nhãn hàng lớn như: Samsung, Canon, Castrol, Toshiba, Mercedes - Benz, Unilever...

Link bài gốc: Những Thay Đổi Ngành Tổ Chức Sự Kiện Tại Việt Nam