Tổ chức sự kiện là một trong các tác vụ quen thuộc đối với những người làm truyền thông ở Việt Nam. Tổ chức sự kiện thậm chí đã trở thành một lựa chọn nghề nghiệp mà nhiều bạn trẻ theo đuổi một cách chuyên nghiệp sau khi tốt nghiệp ra trường, dù là trước đó chuyên ngành học trong nhiều năm của các bạn không mấy liên quan.

Bên cạnh những “hạt sạn” thường gặp như là nội dung sự kiện chưa được sâu, ý tưởng chủ đạo của sự kiện chưa được thực sự tốt hay sự cố đến từ MC, âm thanh… không thể phủ nhận là tác vụ tổ chức sự kiện tại thị trường Việt Nam trong những năm qua đã có những bước tiến lớn lao mà phần lớn nhờ sự mạnh tay đầu tư của các đơn vị cung ứng.

4. Thị trường người dẫn chương trình 

Nở rộ các cuộc thi tìm kiếm tài năng MC khắp các vùng miền đã giúp tìm ra và đào tạo cho thị trường những gương mặt MC mới vừa có năng khiếu với ngôn ngữ, vừa có ngoại hình tốt, phông kiến thức sâu rộng và các kỹ năng cần thiết để theo đuổi nghề MC chuyên nghiệp.

Khi những cơ hội được mở ra, các tài năng MC mọi miền dù có tham gia thi thố hay không, thì cũng có thể có được cho mình các tham chiếu để đặt cho mình những mục tiêu, kế hoạch trau dồi nghề nghiệp.

Có cầu có cung. Khi tài năng chớm nở cũng là lúc thị trường sự kiện ngày một sôi động với đủ quy mô, các bạn MC trẻ có cơ hội được thực hành nghề nghiệp trong nhiều môi trường, nhiều điều kiện đồng thời có thu nhập rất tốt từ việc này.

Gần đây, thị trường MC Việt Nam còn hướng tới những chuẩn mực cao hơn, như dẫn được thêm nhiều ngoại ngữ, dẫn các chương trình cần có phông kiến thức xã hội sâu về một mảng, dẫn các sự kiện trực tiếp với nhiều đối tượng tham gia phức tạp… để thách thức và thử thách chính bản thân mình.

Cầu vòng VTV6 là cuộc thi tiềm kiếm tài năng MC trẻ đã chắp cánh cho nhiều gương mặt bén duyên với sân khấu chuyên nghiệp

5. Khả năng quản lý sự kiện

Tiểu tiết làm nên đại cục. Để đánh giá sự chuyên nghiệp của một ekip tổ chức sự kiện, những nhà chuyên môn thường nhìn bao quát từ phổ chung khái quát cho đến từng hạng mục tiểu tiết của sự kiện đó.

Nhìn từ góc rộng, có thể đánh giá khả năng quản lý sự kiện khi đánh giá cách bày trí các khu vực của sự kiện, cách bố trí các hạng mục quan trọng của sự kiện, cách điều phối nhân sự cho sự kiện.

Soi vào tiểu tiết, có thể thấy ngay khả năng quản lý sự kiện tốt hay không tốt từ việc để ý hạng mục trang trí cho sự kiện từ nhỏ đến lớn cho sự kiện có được đầu tư thiết kế và sản xuất chuyên nghiệp theo một concept (ý tưởng chủ đạo) nhất quán, nhân sự điều phối sự kiện có thực hiện mặc đồng phục chia theo vị trí, các nhóm nhân sự phục vụ sự kiện có được phân loại bằng thẻ có đóng dấu xác nhận… cho đến việc vận hành các hoạt động tại từng khu vực có ăn khớp và nhịp nhàng với nhau hay không…

Trở lại với câu chuyện ở đầu bài viết, thị trường ngày nay đã có thêm một lớp nhân sự trẻ coi tổ chức sự kiện là một nghề chuyên nghiệp mà họ sẽ theo đuổi nghiêm túc trong một thời gian dài. Chính lớp nhân sự này đã tự vận động, tự học hỏi từ thị trường sự kiện trong nước và các nhà tổ chức sự kiện quốc tế, để đặt ra cho mình những chuẩn mực khắt khe hơn trong nghề, từ đó làm mặt bằng quản lý sự kiện trong nước trở nên tốt hơn, chuyên nghiệp hơn. Khi từng hạng mục nhỏ trong sự kiện được quản lý tốt và thấu đáo, chất lượng của mỗi sự kiện sẽ nâng lên rõ rệt.

6. Truyền thông thu hút người quan tâm cho sự kiện

Diện mạo sự kiện được chăm sóc. Không còn phó mạc các thiết kế như backdrop, thư mời, standee, băng rôn cho các nhà in “làm cả thể” và thu về là những sản phẩm tương đối tạm bợ. Ngày nay diện mạo cho các sự kiện đã được các nhà tổ chức đầu tư thiết kế đồ hoạ chuyên nghiệp, bài bản hơn. Yếu tố nhận diện thương hiệu trong thiết kế được đảm bảo, ý tưởng chủ đạo được hình hoạ hoá phù hợp và ấn tượng, hình ảnh sử dụng trong các ấn phẩm được sản xuất riêng cho từng sự kiện hoặc được mua bản quyền, các chất liệu in ấn các ấn phẩm cũng được đầu tư hơn.

Đơn cử như là standee, từ việc sử dụng chân chữ X kích thước nhỏ 60cm x 160 cm “liêu xiêu trong gió” nay đã được thay thế bằng chân kéo 80cm x 200cm vững chãi; nội dung được in trên đề can PP cán mờ hay vì in trên bạt nhăn nhúm. Hay các tài liệu cho sự kiện thay vì được dàn trang bằng MSWord với phông chữ truyền thống Times New Roman rồi in trên giấy trắng mực đen với máy in thông thường nay đều đã được can thiệp thiết kế và in offset hoặc lazer màu trên giấy Off hay giấy Couche dày dặn.

Hành lang thông tin dày dặn, có định hướng. Việc mỗi một sự kiện dù ở quy mô tổ chức cho nội bộ vài chục người hay quy mô xã hội hàng trăm ngàn người thì người tổ chức đều có ý thức về việc công bố ra một bản thông tin giới thiệu về sự kiện, hay tốt hơn thì là một thông cáo báo chí có các nhóm thông tin đầy đủ để bất cứ đối tượng nào muốn tìm hiểu về sự kiện đều có thể dễ dàng truy xuất.

Có những sự kiện có cả website và các trang MXH riêng được lập ra để làm trang hứng khi các đối tượng quan tâm tìm về. Trên những trang này, mọi khía cạnh và thông tin của sự kiện đều được cập nhật nhanh nhẹn.

Đối với các sự kiện lớn, thậm chí đã có cả một loạt bài viết có định hướng với kế hoạch tổ chức tin bài, hình ảnh, video… bài bản được đưa ra trong suốt trước, trong và sau sự kiện để nhằm tạo hành lang thông tin thu hút sự quan tâm của công chúng tới sự kiện đó.

Quan tâm tạo lập mối quan hệ với báo giới. Ngày nay không chỉ có các sự kiện họp báo, mà mỗi sự kiện lớn nhỏ ở từng lĩnh vực, người tổ chức sự kiện đều có thể gửi thư mời tới các đại diện cơ quan báo chí đến tham dự hoặc có thể gửi đi Thông cáo báo chí để cung cấp thông tin mới từ phía mình.

Nếu thông tin hữu ích với độc giả của tờ báo đó, cơ quan báo chí có thể xem xét lựa chọn môt hoặc nhiều nhóm thông tin trong số những thông tin được cung cấp để đăng tải. Việc thiết lập mối quan hệ với các cá nhân/đơn vị báo chí trên cơ sở win-win về thông tin giúp cho phía báo chí có thêm nguồn tin đa dạng, sinh động đồng thời giúp cho thông tin về sự kiện có cơ hội đến được với đông đảo công chúng một cách chủ động.

Lời kết

Xin được mượn lời một cậu em của tôi – người mà tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế nhưng lại đam mê, theo đuổi, theo dõi và dấn thân vào thị trường Tổ chức sự kiện trong suốt 5 năm qua – để làm cái kết ngắn cho một bài tổng kết dài hơn 2000 chữ: “Nếu như cách đây chục năm, Việt Nam muốn mời một ca sỹ quốc tế đến biểu diễn thì phải vật vã lắm mới set up được khâu kỹ thuật phục vụ chuẩn sự kiện cuả họ. Lắp đặt xong họ phải cho nguyên ekip của họ từ bển sang để vận hành. Nhưng giờ thì khác rồi, đồ đạc mình có đủ cả, chuyên gia để chạy mình cũng không thiếu, sân chơi giờ không của riêng ai”.

Bạch Dương
(BetterCre)

 Tác giả: Bill Nguyễn

Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong vị trí Nhà sản xuất và Tổng Đạo Diễn cho nhiều chương trình sự kiện lớn của các nhãn hàng.Tư vấn chiến lược về truyền thông và sự kiện cho các nhãn hàng lớn như: Samsung, Canon, Castrol, Toshiba, Mercedes - Benz, Unilever...

Link bài gốc: Những Thay Đổi Ngành Tổ Chức Sự Kiện Tại Việt Nam

Follow Facebook Authority - Cộng Đồng Tác Giả Chuyên Sâu để đọc thêm các bài viết mang tính chất chuyên sâu thuộc nhiều lĩnh vực/ chủ đề khác nhau từ các tác giả là Blogger/ Author đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam.