Bill Gates - một tỷ phú, một nhà từ thiện, người sáng lập Microsoft và là nhà phát minh máy tính cá nhân. Ông là hình mẫu cho sự thành công, người mà mọi người đều muốn học hỏi. Nhưng thành công mà vị tỷ phú này có được không chỉ dựa trên khả năng thiên tài và sự may mắn. Đó là còn bởi vì Gates cực kỳ tỉ mỉ về việc sử dụng thời gian của mình và ông ghét việc lãng phí thời gian vào những chuyện không giúp mình hoàn thành mục tiêu, đối với Bill Gates phí phạm thời gian chính là phí phạm cơ hội thành công của chính mình. Dưới đây chính là 10 nguyên tắc vàng về quản lý thời gian của tỷ phú Bill Gates

1. Hãy sử dụng thời gian một cách nghiêm túc

“Sẽ làm nó sau” không phải là cụm từ bạn sẽ tìm thấy trong từ vựng của Bill Gate. Trong cuộc phỏng vấn của Charlie Rose, ông, cùng với Warren Buffet, đã luận về vấn đề thứ hàng hóa duy nhất mà tiền không thể mua được chính là thời gian. Gates có thể mua bất cứ thứ gì mình muốn, thứ duy nhất ông không thể mua chính là thời gian. Với ý nghĩ đó, vị tỷ phú luôn lên kế hoạch cho mỗi ngày của mình một cách tỉ mỉ, đảm bảo từng khoảnh khắc được sử dụng tốt nhất.

Còn bạn thì sao? Có phải bạn là kiểu đang nghĩ gì sẽ làm đó, hoặc là kiểu thời gian của bạn đã được lên kế hoạch tỉ mỉ để  có thể làm được nhiều việc hơn trong một ngày? Bạn là kiểu “ để mai tính” hay là người trân trọng từng khoảnh khắc mình có được trong cuộc sống.

Bill Gates cũng như hầu hết những người thành công khác luôn đảm bảo thời gian của họ đang được sử dụng một cách tốt nhất. Nếu bạn làm những việc họ đang làm bạn sẽ hiểu được cảm giác cấp bách khi mỗi khoảnh khắc trôi qua. Vì vậy tốt hơn hãy tận dụng thời gian bạn có ngay bây giờ!

2. Đầu tư thời gian

Người sáng lập Microsoft trở thành một trong những ví dụ nổi tiếng mà Malcom Gladwell nhắc đến trong cuốn sách Outliers của mình về cách những cá nhân thành công nhất đầu tư ít nhất 10.000 giờ làm việc trước khi thành công. Theo cuốn sách, Gates đã dành vô số giờ lập trình và làm việc trên PC trước khi ông đạt được thành công. Sự thật là vị tỷ phú này từng tuyên bố rằng ông sẽ kết hôn trễ vì thứ quan trọng nhất đối với ông vào thời gian đầu khởi chính là những chiếc máy tính.

Bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào? Bạn có làm việc nghiêm túc, hàng giờ không? Hay mỗi ngày bạn sa lầy với những gián đoạn không cần thiết và những phương tiện truyền thông xã hội? Bạn có thể nói được bạn dành bao nhiêu giờ cho công việc để hoàn thành mục tiêu của mình? Phát biểu trên cuốn sách của Gladwell, Gates nói: “Bạn phải đủ may mắn, nhưng cũng cần đủ cuồng tín để tiếp tục”. Bạn cuồng nhiệt như thế nào khi sử dụng thời gian để đạt được điều bạn muốn?

3. Thiết lập thời gian của bạn

Theo một bài báo của The Telegraph, Gates phân chia những nhiệm vụ thành những phần nhỏ, mỗi phần có năm phút hoặc hơn để thực hiện. Việc này giúp ít rất nhiều cho ông, người thường phải dừng lại cho một cái bắt tay nhanh chóng với một người quan trọng, bài học cho chúng ta là rõ ràng: Thời gian cần phải được thiết lập.

Một trong những công cụ tuyệt vời nhất trong quản lý thời gian được gọi là Timeboxing, nơi bạn sẽ dành một khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành một công việc cụ thể. Hãy nói, hai mươi phút để trả lời năm email. Hoặc một giờ để hoàn thành việc viết một bài báo. Các công cụ của timeboxing giữ cho bạn khỏi phiền nhiễu, từ lãng phí quá nhiều thời gian trên bất kỳ một hoạt động và cũng sẽ đảm bảo mức năng suất của bạn được giữ cao. Đây là công cụ giúp Bill Gates sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn rất nhiều, chắc hẳn nó cũng sẽ giúp ích cho bạn.

4. Đừng lãng phí thời gian để tạo thêm thời gian

Hãy xem xem câu chuyện này có quen thuộc với bạn không: Một người bận rộn cả ngày nhưng dành thời gian suy nghĩ về xã hội hóa,  truyền thông xã hội, lãng phí thời gian ,... Vào lúc 5 giờ chiều, người này thấy rằng họ không thể hoàn thành công việc của mình vào hôm đó. Người này sau đó phải làm việc muộn, hoặc ở nhà, để bù đắp cho thời gian bị mất. Nghe có giống bạn không bạn nhỉ?

Có lẽ bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng Bill Gates ngồi ăn tối với gia đình và thậm chí là nấu ăn bất cứ khi nào ông ấy ở nhà. Gates có thời gian dành cho gia đình vì ông không lãng phí thời gian trong ngày của mình. Bạn có thể loại bỏ những phiền nhiễu nào trong ngày để dành nhiều thời gian hơn cho gia đình của bạn?

Bí quyết để cân bằng cuộc sống và công việc là đảm bảo mỗi khoảnh khắc được sử dụng đúng đắn. Khi bạn đang làm việc - hãy chỉ làm việc. Khi bạn ở nhà, hãy chỉ ở nhà. Một giờ  tránh xa những thứ gây phiền nhiễu là bạn có thêm một giờ làm những việc bạn thích ở nhà vào ban đêm.

5. Ngủ

Tôi thích nhìn vào những biểu đồ thể hiện số giờ ngủ của những người thành công. Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi thấy hầu hết trong số họ luôn ngủ đủ từ 6-8 giờ mỗi ngày. Bill Gates là một trong số đó. Trong khi ông nói rằng mình là một con cú đêm, người có thể thức khuya vào buổi tối, Gates chỉ đi ngủ vào nửa đêm và thức vậy lúc 7 giờ sáng. Điều đó giúp cho vị tỷ phú  này có 7 giờ ngủ mỗi ngày. Không quá tệ cho người đàn ông giàu nhất thế giới nhỉ?

Đừng lười ngủ, các bạn trẻ ạ! Năng suất và sức khỏe của bạn phụ thuộc vào nó.

6. Tận dụng từng khoảng thời gian

Tôi đã đọc rất nhiều cuộc phỏng vấn của Bill Gates, ông ấy nói rằng ông luôn có một cuốn sách trong tay và đọc chúng thật nhanh giữa các cuộc họp hoặc bất cứ khi nào ông có thêm một phút. Tất cả chúng ta đều có những khoảnh khắc nhỏ trong ngày - giữa các cuộc họp, trong khi đợi cuộc hẹn của bác sĩ, trong khi xếp hàng cho bất cứ điều gì - chúng ta có thể tận dụng tốt những khoảnh khắc này tốt hơn. Bạn có tận dụng những khoảnh khắc đó để gửi cho người thân một tin nhắn hay đọc một trang sách hoặc quảng bá trang Instagram của doanh nghiệp bạn không? Hay bạn chỉ cần cuộn qua Facebook và xem video về thú cưng?

Đừng hiểu sai ý tôi, thư giãn đầu óc một chút có thể giúp ít rất nhiều cho việc giảm stress. Nhưng một phút trên Facebook có thể (và sẽ) nhanh chóng dẫn đến 10-30 phút lãng phí thời gian. Hãy thử đọc vài trang sách trước sau đó để đầu óc thư giãn bằng những video mèo cưng trong một vài phút? Đừng để việc lướt facebook chiếm hết thời gian nghỉ ngơi của bạn.

7. Hãy suy nghĩ dài hạn và đầu tư thời gian của bạn

"Chúng tôi luôn đánh giá cao sự thay đổi sẽ xảy ra trong hai năm tới và đánh giá thấp sự thay đổi sẽ xảy ra trong 10 năm tới" - Bill Gates

Tôi là một nạn nhân của suy nghĩ đó, sau khi tôi hoàn thành rất nhiều thứ trong một tuần tôi cảm thấy hoàn toàn choáng ngợp và sau đó dừng làm bất cứ điều gì, một năm sau tôi nhìn lại và cảm thấy vô cùng hối tiếc cho bản thân vì không sử dụng  thời gian hợp lý. Tôi nghĩ tất cả chúng ta đều từng như vậy.

Hãy để trích dẫn phía trên của tỷ phú Bill Gates trở thành một bài học cho mỗi chúng ta! Sử dụng thời gian của bạn để dần dần hoàn thành mục tiêu. Đừng dừng lại. 10 năm nữa tính từ thời điểm này, bạn sẽ đạt được nhiều thành công. Đồng thời, đừng cố gắng hoàn thành tất cả trong một tháng hoặc một năm. Giữ ở đó. Quản lý thời gian là tư duy dài hạn và bạn cần đầu tư cho nó.

8. Ưu tiên

Bill cho biết email của ông được chất lọc bởi một đội ngũ nhân viên nhưng Gates có khoảng 100 thư cần phải trả lời mỗi ngày, trong đó ông sẽ chỉ trả lời những gì quan trọng. Nó phụ thuộc vào bạn và chỉ có bạn có quyền lựa chọn những gì bạn làm trong ngày. Những người khác sẽ cố gắng chiếm lấy thời gian của bạn. Các vấn đề cần chú ý của bạn sẽ phát sinh thêm. Sự xao lãng chắc chắn sẽ xảy ra. Không có ai tránh khỏi thực tế này. Bạn là người cần chọn những gì bạn sẽ làm và những gì bạn sẽ ưu tiên. Quyền hạn để sử dụng thời gian của bạn là của bạn và của một mình bạn mà thôi. Cái cớ "Tôi không thể, bởi vì quá nhiều thứ khác xuất hiện" là không tồn tại đối với một người thành công hiểu được vai trò của sự ưu tiên.

Bạn có thể nói không, bạn có thể bỏ qua một email vô lý, bạn có thể ủy quyền  mọi thứ. Bạn có thể để lại những thứ không quan trọng cho sau này. Một lần nữa, BẠN CÓ THỂ NÓI KHÔNG! Đừng lo hết mọi thứ. Đừng nói có với tất cả mọi người. Lên lịch thời gian của bạn và biết ưu tiên những thứ quan trọng.

9. Tập trung thời gian của bạn vào chủ đề.

Với tôi, đây là một trong những thủ thuật quản lý thời gian thú vị nhất của  Bill. Ông đã nói rất nhiều về tầm quan trọng của việc lên lịch thời gian để quản lý dự án và tư duy. Ông sẽ bỏ ra hai tuần mỗi quý để làm việc về thiết kế sản phẩm. Ông cũng sẽ chia thời gian của mình cho công việc nền tảng  và công việc ở Microsoft. Khá khác với ý tưởng của một doanh nhân xử lý các vấn đề cả ngày và dành thời gian của mình trong các cuộc họp do người khác thiết lập. Thay vào đó, Gates chủ động tập trung vào các chủ đề cụ thể tại một thời điểm.

Nếu bạn đang xử lý các loại dự án khác nhau cùng một lúc hoặc thậm chí phải giải quyết các vấn đề về công việc + nhà riêng, hãy sử dụng mẹo này! Lập kế hoạch 30 phút mỗi ngày để làm tất cả các công việc liên quan đến đảm trẻ ở  nhà (gọi bác sĩ, gửi email cho giáo viên) và tập trung một khoảng thời gian 2 giờ đồng hồ để làm việc về quản lý dự án, nơi bạn sẽ chỉ tập trung vào một dự án? Nó sẽ vô cùng mệt mỏi và không hiệu quả nếu bạn chuyển sự tập trung của bạn từ chủ đề này sang chủ đề khác liên tục. Tập trung dành thời gian của bạn cho từng điều càng nhiều càng tốt.

10. Sử dụng phần mềm

Trong khi Gates không cần sử dụng  giấy để liệt kê danh sách công việc phải làm mỗi ngày, đối với một số người, danh sách này là không thể thiếu. Tuy nhiên, với sự phát triển của điện thoại thông minh đồng bộ trên các thiết bị, quản lý thời gian của bạn có thể đơn giản hơn rất nhiều việc bằng việc sử dụng phần mềm.

Gates sẽ sử dụng Outlook Calendar và SharePoint để sắp xếp các ý tưởng, bài viết và dự án của toàn công ty để có thể nhanh chóng truy cập vào ý tưởng và thông tin đầu vào của người khác đối với một chủ đề cụ thể. Anh ấy cũng sẽ sử dụng tìm kiếm trên máy tính để tìm thông tin trên email và tài liệu. Cá nhân tôi sử dụng Evernote để lưu giữ những ý tưởng ở  nơi dễ tìm nhìn thấy nhất. Bằng cách đó tôi không phải xem qua sổ ghi chép bất cứ khi nào tôi cần ghi nhớ điều gì đó. Nó làm cho việc ghi nhớ những điều quan trọng trở nên dễ dàng và giữ những công việc ưu tiên của bạn luôn hiện hữu trước bạn.

Thế còn bạn? Bạn dùng gì? Nếu bạn chưa thử bất kỳ phần mềm quản lý thời gian nào, tôi khuyên bạn nên viết ra các vấn đề bạn có và sau đó thực hiện tìm kiếm nhanh trực tuyến cho các ứng dụng xử lý vấn đề của bạn. Tôi nghĩ rằng sẽ có những phần mềm giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Đó là 10 bài học tôi đã học được từ Bill Gates. Để chỉ ra điều gì quan trong  khoảng thời gian mà tôi dành cho việc nghiên cứu cuộc sống của Bill, đó chính là tầm quan trọng của việc làm ổn định, công việc theo lịch trình. Để Bill có được thành công lớn lao như ngày hôm nay chính là vì ông đã quản lý tốt thời gian của mình, cho công việc có mục đích! Làm theo lời khuyên của Bill Gates và có thể một ngày nào đó bạn sẽ trở thành tỷ thì sao.

-----------------------------------------

Tác giả: Rebeca Gurge

Link bài gốc:  10 Lessons on Time Management from Bill Gates

Dịch giả: Lê Thị Bảo Châu - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Lê Thị Bảo Châu - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày!

(***) Trở thành Cộng tác viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.