Microsoft Excel, một trong những ứng dụng văn phòng mà chúng ta đã không còn quá xa lạ. Đây là một công cụ tuyệt vời giúp bạn quản lý và xử lý những dữ liệu, con số khổng lồ một cách hiệu quả chỉ với vài cái click chuột. Tuy  nhiên, không phải ai cũng biết hết về các chức năng và mẹo sử dụng Excel sao cho nhanh, và hiệu quả với từng nhu cầu sử dụng. Nếu bạn là một trong số đó, vậy còn chần chờ gì mà không tham khảo 22 mẹo sử dụng Excel cực kỳ bổ ích sau đây.

1 – Sử dụng công cụ Format Painter

Đây là một công cụ khá hữu ích trong Excel có tác dụng copy lại y hệt định dạng (format) của một ô xác định tới một ô hoặc vùng khác.

Ví dụ: nếu như các bạn muốn nội dung cột E có định dạng giống như ở ô B1 (Đỏ, in đậm,cỡ chữ 11, Calibri, text)

Để làm được điều này, các bạn chỉ cần

_ Click vào ô bạn muốn copy định dạng (ở đây là ô B1, Nguyễn Văn A)

_ Sau đó chọn công cụ Format Painter trên thanh home rồi click hoặc khoanh vùng vào khu cần tạo định dạng (ở đây là ô vuông màu đỏ từ Ngoại Thương đến Đại Học Nha Trang)

_ Và kết quả là Vùng ô vuông màu đỏ sẽ có định dạng y hệt B1 ((Đỏ, in đậm,cỡ chữ 11, Calibri, text)

2 – Mở nhiều file Excel cùng một lúc

Để có thể mở nhiều file cùng một lúc chúng ta chỉ cần dùng chuột khoanh vùng cả 3 file (như hình ảnh trên) rồi nhấn enter vậy là cả 3 file excel sẽ cùng một lúc xuất hiện như trên

3 – Chuyển qua lại giữa giữa các file excel

Một mẹo rất đơn giản khi muốn chuyển qua chuyển lại giữa các file excel bạn chỉ cần dùng tổ hợp phím tắt ctril + phím tab và ấn tab liên tục để chuyển sang file mới. Nếu muốn dừng lại chỉ cần thả tay khỏi phím tab.

4 – Cách kẻ một đường chéo trong ô

Khi muốn tạo một đường chéo cho một o trong excel, các bạn click chuột phải vào ô muốn tạo đường chéo >> chọn format cell >> click qua thẻ border>> chọn vào ô t đã khoanh đỏ như hình dưới >> rồi click ok.

5 – Cách chèn nhiều dòng hoặc nhiều cột mới

Bình thường,  có thể bạn chỉ quen với việc chèn 1 cột hoặc 1 dòng, nhưng nếu muốn chèn thêm nhiều dòng và nhiều cột khác thì bạn chỉ cần bôi đen số ô (tương ứng với số dòng), chuột phải và ấn insert và nó sẽ xảy ra một vài trường hợp sau

• Ví dụ 1: bạn muốn chèn thêm 3 dòng ở giữa bạn nguyễn văn A và nguyễn văn B thì bạn chỉ bôi đen 3 ô ở dưới chỗ bạn muốn chèn (A4,A5,A6) >> click chuột phải >> insert >> Entire Row và kết quả là 3 dòng Nguyễn Văn B,C,D sẽ lùi xuống vị trí A7,8,9.

Ví dụ 2: bạn muốn chèn thêm một cột stt vào bên trái cột tên mà vẫn nằm ở dưới dòng tiêu thì các bạn làm như sau:

bôi đen từ ô A2 đến ô A6 >> chuột phải >> insert >> shift cells right

6 – Chế độ căn chỉnh kích thước ô auto-fit

Như các bạn đã thấy, khi bạn gõ nội dung quá dài trong một ô, excel sẽ không hiển thị hết nội dung như trên hình (ở cột A và cột D)

Để giải quyết vấn đề này, có hai cách

Cách 1: click trực tiếp vào chỗ đã khoanh tròn đỏ như trên hình

Cách 2: bạn ctril + A để sellect toàn bô bảng >> chọn format trên thanh home >> chọn AutoFit Column Width như hình vẽ bên dưới

7 – Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột

Để làm được điều này, bạn cần select vùng mà bạn muốn chuyển từ dòng thành cột. Ví dụ ở đây là mình  select từ A2 đến F6

Sau khi đã select >> ấn Ctril + C để copy >> click chuột vào vị trí bạn muốn tạo mới (A8) >> chuột phải >> patse >> chọn Transpose như hình vẽ >> kết quả là ta có được bảng mới từ A8 đến E13 với dữ liệu được chuyển từ ngang thành dọc

8 – Thủ thuật ghép nối dữ liệu trong Excel

Ví dụ khi bạn muốn tóm tắt ngắn gọn về những bạn đăng ký chương trình Coffee Talk, bạn có thể sử dụng chữ & để ghép nối dữ liệu như hình vẽ.

nhập “= A3&B3&D3″ như hình vẽ => Nguyễn Văn A Hà Nội Ngoại Thương. Vậy là bạn không cần mất công gõ lại cả đoạn dài như vậy

9 – Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường 

Để làm được điều này bạn gõ lệnh

=Lower(ô muốn viết thường)

Ngoài ra ta có thể thay Lower với

• Upper: viết hoa tất cả
• Lower: viết thường tất cả
• Proper: viết hoa mỗi chữ đầu

10 – Nhập giá trị 0 ở đầu ô

Khi làm Excel chúng ta thường hay cảm thấy khó chịu khi gõ số điện thoại nhưng toàn mất số 0 ở đầu để giải quyết vấn đề này bạn chỉ cần thêm dấu ‘ trước số 0 là bạn sẽ không cần mất công tìm tòi trong Format Cell.

Ví dụ  ‘091*******

11 – Chức năng Filter

Nếu các bạn muốn sort (sắp xếp) dữ liệu một cách nhanh chóng nhất thì chức năng Filter trên thanh công cụ Data có thể giúp bạn thực hiện điều đó khá dễ dàng.

Cách thực hiện:

Select dòng tiêu đề  (tên, quê quán, nghề nghiệp, trường ….) >> chọn Filter trên thanh Data >> Khi đó ở trên các cột tiêu đề sẽ xuất hiện nút hình tam giác ngược >> Bạn chỉ cần click vào nút đó >> sẽ hiện ra các chức năng sort dữ liệu cho các cột mà bạn mong muốn

12 – Chức năng copy format và nội dụng siêu nhanh

Ví dụ: nếu các bạn nhập quê quán  cho các bạn Nguyễn Văn F,G,H là Hà Nội mà không muốn mất công gõ 3 lần. Bạn chỉ cần select từ ô B7 đến ô B10 và ấn Ctril+D

Hy vọng những mẹo và thủ thuật Excel trên sẽ giúp các bạn thao tác, xử lý dữ liệu trên Excel nhanh hơn. Cảm ơn các bạn đã quan tâm.

13. Nhảy qua nhảy lại giữa các sheet

Rất đơn giản, thôi bạn chỉ cần sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Pagedow” để nhảy sang sheet mới và “Ctrl + Pageup” để lùi về sheet cũ. Vậy là các bạn có thể thao tác rất nhanh giữa các sheet chưa đầy một tích tắc.

14. Nhảy quãng trong cũng một sheet

Để  nhảy quãng trong 1 sheet Excel thì có một tổ hợp phím tắt rất đơn giản. Đó là sử dụng “Ctrl + mũi tên”.

Như các bạn đã thấy, đây là sheet Excel, mình đã tự thiết kế để lấy làm mẫu. Thông thường bạn sẽ phải làm việc với một tập dữ liệu còn dài và nhiều hơn thế này rất nhiều. Tập dữ liệu của bạn dài dằng dặc, kéo chuột mãi mà vẫn chưa đến vị trí cần tới, nhất là các bạn làm việc trong kế toán.

Nguyên lý hoạt động của tổ hợp phím tắt này là di chuyển từ vị bắt đầu tới khi nó gặp được khoảng trống hoặc điểm tận cùng của Excel.

Ví dụ nhé:

+ Bạn đang ở vị trí A (8MORNING) màu vàng nếu bạn ấn “Ctrl + →” bạn sẽ ngay lập tức nhảy tới vị trí E (to get); nếu bạn tiếp tục ấn tổ hợp phím này bạn sẽ nhảy ngay sang vị trí G (the best) và cuối cùng bạn sẽ nhảy tới vị trí K(& career advice). Để quay lại vị trí ban đầu bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ←” bạn sẽ quay trở về lại vị trí G, E, và cuối cùng là A.

+ Tương tự như vậy, Bạn đang ở vị trí A (8MORNING) màu vàng nếu bạn ấn “Ctrl + ↓” bạn sẽ ngay lập tức nhảy tới vị trí B, C và cuối cùng là vị trí D. Chức năng này, còn tỏ ra hiệu quả đến mức kể cả khi bạn đang ở dòng thứ 9999 thì bạn cũng có thể quay về dòng đầu tiên chỉ với tổ hợp phím tắt này. Hãy thử chức năng này ngay thôi!!!

15. Select nhanh dữ liệu trong một vùng chọn

Đây là một chức năng hết sức tuyệt vời khi nó giúp bạn select nhanh toàn bộ dữ liệu trong một vùng chi với thao tác ” Ctrl + Shift +  → + ↓ ”

16. Copy công thức nhanh chóng

Để copy công thức của một ô hoặc một vài ô rồi áp dụng công thức đó cho toàn bộ cột mà bạn đang thao tác thì có một thủ thật siêu nhanh để làm điều đó đó là bạn chỉ select phần mà bạn muốn chọn sau đó di chuột tới góc dưới bên phải của vùng bạn lựa chọn cho tới khi nó hiện ra dấu (+) thì click đúp vào

17. Định dạng nhanh dữ liệu với siêu phím tắt

Nếu lúc trước bạn mất thời gian mò xem công cụ hoặc tìm format cho vùng lựa chọn ở đâu thì bây giờ chỉ với vài phím tắt cơ bản sau đây, bạn sẽ không bao giờ phải bận tâm vì nó nữa

+ Định dạng số thập phân với 2 số đằng sau dấu “,” ta ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 1

+ Thêm ký tự $ cho vùng lựa chọn ấn Ctrl + Shift + 4

+ Chuyển dữ liệu sang dạng % ta ấn Ctrl + Shift + 5

+ Hiển thị nhanh bảng định dạng Ctrl + 1

18. Kết hợp nội dung dữ liệu nhanh

Chỉ với thao tác đơn giản cùng với ký tự &, bạn có thể ghép nối nội dung của các cột với nhau một cách nhanh chóng. Để thực hiện bạn làm làm như sau:

19. Tính tổng nhanh giá trị các cột các hàng

Với tổ hợp phím ” Alt + ” bạn sẽ nhanh chóng tính ra được tổng của tất cả các giá trị trong cùng một cột hoặc một hàng

20. Hiện thị thời ngày, giờ và thời gian 

Rất đơn giản thôi, chỉ với tổ hợp phím Ctrl + ; để hiển thị ngày, tháng và Ctrl + Shift + ; để hiển thị giờ là đã có thể hiển thị ngày tháng rồi. Quá đơn giản phải không các bạn

21. Ẩn hàng, ẩn cột

Để ẩn nhanh một hàng ta chỉ cần  ấn Ctrl + 9

Và để ẩn nhanh một cột ta chỉ cần ấn Ctrl + 0

22. Hiển thị công thức

Để hiện thị toàn bộ công thức đã sử dụng trong 1 file excel bạn chỉ cần click vào một ô trống bất kỳ trên file rồi ấn Ctrl + ~ là ngay lập tức toàn bộ công thức sẽ được show ra hết

Hy vọng với 10 thủ thuật vừa rồi, bạn sẽ xử lý công việc của mình hiệu quả hơn với Excel.

Theo 8morning