Trên thực tế, không có một phương pháp nào là duy nhất để chúng ta có thể làm việc một cách hiệu quả và năng suất.

Trong những tuần đầu tiên đi làm sau khi rời khỏi ghế giảng đường, tôi được điều vào chương trình đào tạo nội bộ về quản lí thời gian của công ty. Một cách đầy trách nhiệm và hoàn toàn tuân thủ, tôi đã tham gia khoá học đó và sử dụng bản kế hoạch đào tạo mà công ty cung cấp. Thế nhưng, dù đã khá lâu, tôi thấy rằng năng suất làm việc của mình không hề được cải thiện một chút nào. Và khi nhìn sang những người đồng nghiệp xung quanh mình, tôi nhận ra họ cũng gặp phải vấn đề giống hệt như tôi vậy.

Thật ra, lí do cho sự dậm chân tại chỗ này hoá ra lại rất đơn giản: không có một phương pháp nào là duy nhất để chúng ta có thể làm việc một cách hiệu quả và năng suất. Mỗi người chúng ta cần trang bị cho mình một cách tiếp cận riêng. Điều này nghĩa là ta cần áp dụng các chiến lược phù hợp với cách nhận thức vấn đề và phân bổ nguồn lực của bản thân và chúng phải tương thích với ưu điểm và sở thích của mỗi người.

Trớ trêu thay, phần lớn chúng ta lại không chủ đích thực hiện phương pháp này. Sau tất cả, đây cũng chỉ là những thói quen thường nhật như tiếp nhận, xử lí, và quản lí thông tin, cái mà điều khiển hành động của chúng ta. Tuy nhiên, vì con người đang sống thời đại bị ngập lụt thông tin về những chương trình, các mánh mẹo và công cụ “đã được kiểm chứng” (bởi hàng tá những nhà tư vấn, học giả và chuyên gia), cho nên chúng ta thường xuyên đi ngược lại với bản năng tự nhiên. Bước đầu tiên để tạo ra một thứ gọi là năng suất làm việc của riêng mình, bạn cần xác định Phong Cách Làm Việc Hiệu Quả của bạn, để từ đó mà bạn có thể làm việc một cách đồng bộ với bản chất tự nhiên bên trong bản thân mình. Mỗi loại bao gồm những ưu điểm và công cụ riêng dựa trên những năng lực này.

1. Người Ưu Tiên (The Prioritizer)

Hình minh hoạ bởi Oscar Ramos Orozco.

Người Ưu Tiên là người luôn luôn đi theo lối suy nghĩ logic, chi tiết, dựa trên số liệu, có tính phản biện và thực tế. Để tăng sự hiệu quả trong công việc, họ sẽ tính thời gian bao lâu mình hoàn thành xong một nhiệm vụ, từ đó họ có thể phân bổ thời gian biểu một cách chính xác và hợp lí hơn. Chưa bao giờ mà họ gặp phải một mục tiêu được đề ra trong công việc mà họ không thích, và khi được giao nhiệm vụ thì họ tập trung vô cùng cao độ để đảm bảo mình sẽ hoàn thành nó.

Và họ quá tập trung vào hành động đến độ họ không dành quá nhiều thời gian hay năng lượng của mình để tìm hiểu cách làm thế nào để hoàn thành công việc. Lúc nào cũng vậy, họ luôn có thiên hướng trở nên điều khiển và cứng nhắc, do vậy mà ở chốn công sở, họ được biết đến như là những người dẫn đầu và cạnh tranh. Họ ghét nói chuyện phiếm, bị thất lạc dữ liệu, hay chia sẻ những chuyện cá nhân. Email của họ thường chỉ gồm một vài câu, thậm chí là một vài từ.

Sự đóng góp của Người Ưu Tiên đến công việc nhóm:

• Phân tích dữ liệu;
• Tư duy phản biện và giải quyết vấn đề một cách logic;
• Định hướng mục tiêu, tính kiên trì và kiên định.

Các công cụ hữu ích:

• 42Goals: Theo dõi mục tiêu và duy trì bản báo cáo hoạt động hằng ngày;
• Daytum: Giúp bạn thu thập, phân loại, trao đổi dữ liệu;
• Moosti: Dụng cụ tính thời gian dựa trên Phương pháp Pomodoro;
• Witty Parrott: Cho phép bạn tạo những mẩu chuyện nhỏ và sau đó có thể sử dụng lại hoặc chia sẻ chúng;
• Wunderlist: Theo dõi và nhắc nhở bạn những việc cần phải làm;
• Những công cụ low-tech cổ điển giấy nhớ và nhãn dán.

2. Người Kế Hoạch (The Planner)

Hình minh hoạ bởi Oscar Ramos Orozco.

Người Kế Hoạch là một thành viên trong đội mà luôn chú trọng lối tư duy tổ chức, thứ tự, kế hoạch và chi tiết. Thoạt đầu, có thể họ giống Người Ưu Tiên, nhưng Người Kế Hoạch sẽ quan tâm đến từng tiểu tiết của một dự án, còn Người Ưu Tiên sẽ chỉ tập trung vào những chi tiết giúp họ hoàn thành dự án một cách nhanh chóng và chính xác. Tương tự, Người Kế Hoạch cũng chưa bao giờ gặp phải một lịch trình hay công cụ điều hành dự án mà họ không hứng thú cả.

Ngoài ra, sự bộc phát và ngẫu nhiên không xuất hiện trong từ điển của Người Kế Hoạch, do đó trong thực tế, họ đã bỏ lỡ kha khá cơ hội với cái tính cách không muốn hành động chệch khỏi quỹ đạo được định ra trước. Với kiểu người này, họ sẽ viết ra những thứ mà mình đã hoàn thành vào danh sách công việc để có thể gạch nó đi. Họ chú trọng lịch trình và kế hoạch, và được biết đển bởi sự luôn theo sát tiến độ công việc. Họ muốn bạn đề cập luôn vào chủ đề trọng tâm; và sẽ đọc bản in hoàn chỉnh sau đó. Họ ghét tham dự một buổi họp mà không có tiến trình rõ ràng. Email của họ luôn chi tiết, luôn gồm những gạch đầu dòng và chỉ ra rõ ràng các bước tiếp theo sẽ như thế nào.

Sự đóng góp của Người Kế Hoạch đến công việc nhóm:

• Định hướng hành động và tính thực tiễn;
• Tìm ra những lỗ hổng bị bỏ sót trong các bản kế hoạch và quy trình;
• Tổ chức, duy trì các dữ liệu và dự án.

Các công cụ hữu ích:

• Toodledo: Giúp bạn lập danh sách khách hàng, tạo outline có hệ thống và quan sát nhiệm vụ trên trang lịch;
• HabitForge: Một công cụ hình thành thói quen được thiết kế dựa trên tính trách nhiệm mà cần việc kiểm tra hằng ngày và báo cáo sự tiến triển;
• Agendas: Tạo ra những kế hoạch và chương trình có tính tương tác với người dùng iPad;
• Objectiveli: Quản lí và theo dõi mục tiêu trong thời gian thực;
• Những công cụ low-tech cổ điển như nhãn dán, các thư mục, tủ đựng hồ sơ, ngăn kéo sắp xếp, cái cắm bút, và nhiều đồ dùng văn phòng khác.

3. Người Sắp Xếp (The Arranger)

Hình minh hoạ bởi Oscar Ramos Orozco.

Người Sắp Xếp yêu thích một cái đầu nhiệt huyết, phong phú và đa cảm. Họ là một thành viên phải nói là rất quan trọng trong đội và phối hợp với người khác rất tốt để hoàn thành nhiệm vụ. Họ là người có kỹ năng giao tiếp thiên bẩm, có thể điều hành các buổi họp dự án một cách trơn tru và điêu luyện. Họ ghét việc thiếu đi sự tiếp xúc giữa con người với con người hoặc khi người ta quá phụ thuộc vào dữ liệu và những con số. Những Người Sắp Xếp là những người hoạt ngôn; họ yêu những câu chuyện, sự giao tiếp bằng ánh mắt, sự quan tâm đến người khác, và luôn hỏi han về việc một dự án này hoặc nhiệm vụ kia có thể giúp một người việc gì đó hay không. Họ được biết đến là một người luôn đề ra một “ngân sách” trò chuyện cá nhân nhất định, và với “ngân sách” này họ chỉ dành ra rất ít thời giờ tán gẫu khi đang làm việc. Ngoài ra, họ cũng hạn chế việc phải thêm một địa chỉ nữa vào dòng cc trong email của mình.

Sự đóng góp của Người Sắp Xếp đến công việc nhóm:

• Dự cảm được suy nghĩ của người khác và hiểu được những cảm xúc bên trong của họ;
• Thúc đẩy sự tương tác trong đội;
• Thuyết phục người khác và giá trị hoá ý tưởng.

Các công cụ hữu ích:

• focus@will: Một dịch vụ âm nhạc dựa trên khoa học thần kinh giúp bạn tập trung và duy trì thông tin khi đang làm việc, nghiên cứu, viết hay đọc;
• stickK: Một dụng cụ hình thành thói quen tập trung vào những yếu tố thúc đẩy động lực, sự trách nhiệm và tình cảm cộng đồng (và nếu bạn chưa thành công trong cuộc sống, stickK sẽ thông báo cho các bạn của bạn biết);;
• workshifting: Một nguồn tài nguyên chia sẻ ý tưởng gợi ý bạn thay đổi thời gian, địa điểm và phương pháp bạn làm việc;
• Redbooth: Một giải pháp hoàn chỉnh kết hợp giữa sự hợp tác và giao tiếp cho phép bạn tăng level cho các công cụ hỗ trợ công việc hiện tại như Outlook, MSProject, Box, Gmail, DropBox, Evernote...;
• Đồ dùng văn phòng được thiết kế bắt mắt và sống động, ví dụ như sổ ghi chép Moleskine loại không có dòng kẻ, hoặc bút có nhiều màu mực khác nhau.

4. Người Bao Quát (The Visualizer)

Hình minh hoạ bởi Oscar Ramos Orozco.

Người Bao Quát là một người nghiêng về sự tổng quát, trực quan, liên kết và kết hợp trong cách suy nghĩ. Họ thích cái cảm giác làm việc dưới áp lực và dễ cảm thấy chán nếu họ không tham gia vào nhiều dự án khác nhau và đa dạng. Người Bao Quát chú trọng vào bức tranh tổng thể và những chủ đề bao quát tạo nên các mối liên kết. Tuy vậy, cũng có lúc họ bỏ qua những tiểu tiết và đánh giá cao những cơ hội, tiềm năng hơn là cả quá trình. Tính ngẫu hứng và bộc phát thường trực giúp họ nảy ra những sáng kiến đột phá, song cũng thi thoảng khiến cho kế hoạch chệch khỏi đường ray. Người Bao Quát khả năng nhiều không để ý bàn làm việc của mình từ rất lâu rồi, bởi cái gì đó vượt ra khỏi tầm nhìn của bạn, khắc nó sẽ ra khỏi luôn tâm trí của bạn. Và một điều nữa, email của họ thường sẽ dài, với đầy đủ các ý tưởng và chủ đề.

Sự đóng góp của Người Bao Quát đến công việc nhóm:

• Sự đổi mới; họ phục vụ như một nhân tố xúc tác cho những sự thay đổi;
• Kĩ năng giải quyết vấn đề đầy sáng tạo;
• Khả năng hình dung được tương lai, nhận biết được các cơ hội mới và kết hợp các ý tưởng và khái niệm.

Các công cụ hữu ích:

• Lifetick: Một công cụ cực kỳ bắt mắt giúp bạn đạt được những giấc mơ mình, nơi bạn có thể tạo ra cũng như thêm vào “bucket list” cá nhân;
• iThoughts HD: Một công cụ kỹ thuật số hỗ trợ tạo mind-map;
• AdBlock Plus: Công cụ tự động chặn quảng cáo và tăng tốc độ tải dữ liệu;
• ZenPen: Công cụ giúp tạo ra một khoảng trống tối giản nhất có thể để bạn có thể thoả sức “múa bút” mà không bị phân tâm bởi những thứ khác;
• Những công cụ low-tech nhưng bắt mắt và sống động: giấy note Post-It nhiều màu, các folder có màu khác nhau, sổ ghi chép không dòng kẻ, bút nhiều màu mực, bảng trắng lớn, ngoài ra còn các loại giỏ, folder, túi và kẹp giúp sắp xếp và tìm kiếm các loại giấy tờ một cách dễ dàng.

---

Trên đây là những thông tin nhằm giúp các bạn tìm được những công cụ đem lại hiệu quả tốt nhất đối với mỗi người, do đó đừng lo lắng nếu bạn thấy mình có hai hoặc nhiều hơn phong cách làm việc. Hãy thử các công cụ của từng loại một, rồi sau đó pha trộn và kết hợp – bởi cuối cùng thứ thật sự gắn bó lâu dài với bạn mới là điều quan trọng nhất.

Cuối cùng, hiệu suất làm việc là thứ phải đến từ bên trong bản thân bạn. Và đến thời điểm mà bạn khám phá ra Phong Cách Làm Việc Hiệu Quả của riêng mình, cái mà vừa vặn và ăn nhập với tính cách và bản chất của bạn, thì khi đó bạn sẽ làm việc một cách thông minh hơn, theo cách phù hợp với bạn nhất. Từ đó, công việc của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn, cuộc sống cũng vì thế mà trọn vẹn hơn.

---------------------------

Tác giả: Carson Tate, tác giả cuốn "Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style"

Link bài gốc: The 4 Types of Productivity Styles

Dịch giả: Xanh Da Trời - YBOX.VN Translator

(*) Bản quyền bài viết thuộc về YBOX.VN. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Xanh Da Trời - Nguồn: YBOX.VN". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo YBOX" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Trở thành dịch giả trên YBOX.VN, xem chi tiết tại đây: http://bit.ly/yboxtranslateteam