Quản lý các quy trình kinh doanh là một thách thức lớn trong hầu hết tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng xây dựng hệ thống quy trình quản lý sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hay chỉ cần thiết với công ty quy mô lớn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn vận hành, phát triển bền vững thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác, hiệu quả. Vậy quy trình quản lý là gì? Đâu là các bước thiết lập một quy trình quản lý tối ưu? Cùng tìm hiểu qua bài viết ngay!

I. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng.

Một quy trình quản lý trong doanh nghiệp

Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường phân thành 4 nhóm chính: quy trình quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới và quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước.

Để xây dựng quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp đều cần dành thời gian, công sức nghiên cứu. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn vững vàng. Một quy trình đáp ứng tốt yêu cầu làm việc hiện tại và tầm nhìn chiến lược dài hạn cho phép doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai.

II. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp

Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự cùng khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức.

Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa.

Chạy quy trình đăng ký làm thêm giờ

Một số lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:

• Giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn khi làm việc vì từng đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự cụ thể.
• Giải quyết triệt để các vướng mắc, giảm công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp thay đổi bộ máy, đạt được bước đột phá mới.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, hoàn thiện quy trình hiện có theo tiêu chuẩn quốc tế.

Những lợi ích trên chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Vì vậy, dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chú trọng công tác xây dựng quy trình quản lý ngay từ thời điểm bắt đầu.

III. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm chủ quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau:

Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì?

Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao.

Ví dụ, dưới đây là một quy trình tạm ứng bao gồm 5 bước: đề xuất tạm ứng, xử lý và duyệt đề xuất, cung cấp tạm ứng, quản lý và theo dõi tạm ứng, hoàn trả tạm ứng.

Ví dụ về quy trình tạm ứng

Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể và ngành nghề. Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng.

Quy trình tạm ứng cung cấp số tiền tạm thời cho cá nhân/bộ phận để thực hiện công việc, đảm bảo những hoạt động liên quan diễn ra nhanh chóng, không gián đoạn. Chẳng hạn như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…

Vì vậy, quy trình này bao gồm các bước xem xét yêu cầu chi tiết như mục đích sử dụng của nhân sự, mức độ cần thiết của nhu cầu. Cụ thể:

• Bước 1: Nhân sự/bộ phận nộp đơn đề xuất tạm ứng lên kế toán và người quản lý. Đơn đề xuất phải cung cấp chi tiết số tiền, mục đích, lý do, đơn vị nhận thanh toán…
• Bước 2: Kế toán và người quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, đáng tin cậy của yêu cầu. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng căn cứ vào kế hoạch ngân sách, khả năng tài chính hiện có để xác nhận. Mục tiêu của bước này là quản lý chặt chẽ các quy trình tài chính nội bộ.
• Bước 3: Sau khi yêu cầu được duyệt, số tiền tạm ứng được chuyển vào tài khoản của người phụ trách hoặc chuyển trực tiếp đến đơn vị nhận thanh toán. Doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch, chính xác và chuyển tiền đúng thời hạn.
• Bước 4: Quản lý và theo dõi tạm ứng là các hoạt động theo dõi tiến độ, nhận lại văn bản xác nhận, hợp đồng hoặc hóa đơn từ phía đối tác.
• Bước 5: Hoàn trả tạm ứng là bước cuối cùng của quy trình nếu người nhận chưa sử dụng hết số tiền được cấp. Người nhận cần đảm bảo hoàn trả đúng thời hạn, đúng số tiền dư căn cứ vào số thực chi theo chứng từ trên.

Lưu ý rằng quy trình tạm ứng trên sẽ có sự thay đổi theo từng và quy định nội bộ của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình được thực hiện chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng mục đích.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu.

Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu.