Tôi từng làm chung hãng với một anh tên C. Cứ mỗi sáng, anh C vào văn phòng từ rất sớm, khi chưa có nhân viên nào, để tranh thủ làm việc một mình. Khi mọi người bắt đầu ngày làm việc là anh C lao đi như tên bay, hết cuộc họp này đến cuộc họp khác. Đến chiều, khi người ta bắt đầu đi về, anh C mới ngồi vào văn phòng của mình vừa làm việc, vừa giải quyết hằng trăm email cho đến tối muộn, thỉnh thoảng gào rú liên hồi rất thảm thiết. Vậy mà công việc cứ chồng chất như núi, mỗi lúc một rối hơn.

Không ai muốn ở trong tình cảnh đó cả. Nhưng nhịp độ công việc thì như cổ máy hơi nước, cứ xuỳnh xuỵch lao đi, không chờ đợi ai. Cách duy nhất là tìm ra phương pháp quản lý thời gian và công việc tốt nhất cho mình để có thể giảm bớt áp lực không đáng có. Đơn giản nhất là tự rèn luyện cho mình thói quen duy trì một danh sách công việc hằng ngày, hay To-do List.

Tuy nhiên, nếu chỉ liệt kê công việc cần làm, thì chưa chắc sẽ giúp ích được gì cho bạn. Có hai lý do chính khiến nhiều người không thể kiểm soát được to-do list của mình:

• Không có cách ưu tiên đúng: Việc sắp xếp giấy tờ cũng tốt, giúp góc làm việc của bạn gọn gàng và dễ coi, dễ sử dụng hơn, nhưng nó không thể quan trọng hơn việc gọi điện xin lỗi một khách hàng vừa mới phẫn nộ cách đó không lâu để tìm cách xoa dịu và nối lại mối quan hệ với công ty, thậm chí gỡ gạc được một hợp đồng có thể bị mất. Có thể vì công việc thứ hai không dễ dàng hay vui vẻ gì, nên bị né tránh và đẩy xuống xếp hàng những việc khác cho đến khi hết giờ, còn việc xếp giấy tờ thì hoàn toàn có thể kiểm soát được… Mỗi ngày chúng ta đều phải đối mặt với những quyết định trong mỗi khoảnh khắc: phải làm gì tiếp theo? Nếu chúng ta có được một danh sách công việc được ưu tiên hợp lý, đó sẽ là động lực thúc đẩy chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

• Coi to-do list như giá trị bản thân: Nhiều khi mình xem danh sách công việc như thước đo của giá trị bản thân, dẫn đến cố gằng làm quá nhiều thứ trong một ngày mà cái nào cũng dở dang, hoặc chỉ hoàn thành được rất ít trong vô số những công việc được liệt kê tràn lan, gây ra cảm giác chán nản và mất tự tin. Cả hai thái cực trên đều không phải là cách sử dụng to-do list hiệu quả. Việc sử dụng to-do list cũng gần như lên kế hoạch cho một ngày làm việc vậy. Đừng coi nó là thước đo cứng nhắc, mà hãy kết hợp nó với mục tiêu mà bạn đã tự đặt ra cho mình. Mục tiêu là đích, và to-do list là từng bước đi, hãy cố gắng bước từng bước đến đích mình muốn, chứ đừng tìm cách chạy, rất dễ ngã, đau lắm.

Tránh hẳn hai điều trên, là bạn đã nắm một nửa bí kíp thành công trong cách quản lý thời gian thông qua Danh sách công việc hằng ngày rồi đó.Sau đây là 5 cách giúp bạn sử dụng hiệu quả To-do list (Danh sách công việc hằng ngày):

1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên khác với việc sắp xếp trình tự công việc. Nhiều người muốn bắt đầu với công việc dễ trước, nhiều người thì thích nhảy vào đánh vật với những việc khó khăn trước. Bạn nên chọn cách nào phù hợp nhất với mình. Nhưng hãy luôn ưu tiên thời gian và sức lực để hoàn thành những công việc quan trọng nhất trong danh sách ưu tiên của bạn, đừng để đến ngày hôm sau. Có thể thời gian làm việc tốt nhất của bạn là vào buổi sáng, hoặc chiều muộn. Hãy tập nhận biết chu kỳ sinh học của mình và sử dụng thời gian nào bạn thấy tỉnh táo, tập trung nhất trong ngày cho những công việc quan trọng.
2. Ghi công việc cụ thể: Nếu công việc nào đó khá lớn, thì chia nhỏ ra thành những việc có thể làm trong vòng 1 – 2 tiếng là tối đa. Nếu công việc bạn ghi ra mơ hồ hoặc quá lớn, bạn sẽ không thể hoàn thành được, và nó dần dần trở thành một tảng đá đè nặng lên tâm trí bạn, khiến bạn cảm thấy mình làm việc kém hiệu quả.
3. Đừng để thời gian chết: bạn nên sắp xếp công việc để tránh tối đa việc ngồi chờ đợi không làm gì. Những khoảng thời gian chờ đó là một nguồn gốc của sự lãng phí thời gian. Luôn luôn giữ danh sách công việc hằng ngày bên mình là một cách tốt để bạn dễ dàng kiểm tra xem những công việc nào có thể tranh thủ làm trong những lúc chờ đợi.

4. Giữ lại danh sách bạn đã làm ngày hôm trước: Hãy bắt đầu một ngày làm việc mới bằng cách tự nhắc nhở những gì mình đã hoàn thành được vào ngày hôm trước. Điều này sẽ tạo động lực rất lớn cho bạn làm việc mỗi ngày.

5. Tìm cách giải quyết những công việc tồn đọng: có những việc không quan trọng sẽ dần trở thành không cần thiết theo thời gian, nhưng cũng có những việc nếu không thực hiện trong thời gian dài lại sẽ trở thành nỗi ám ảnh khiến bạn bức rức khó chịu. Nên xem lại thường xuyên những công việc tồn đọng và quyết tâm thực hiện dứt điểm những công việc nào bạn cho là cần thiết.

Theo organizedbymint.com