Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 1: 24 giờ của CEO

Trong hàng ngũ lãnh đạo cấp cao, Giám đốc điều hành (CEO) luôn là vị trí được nhắc đến và biết đến nhiều nhất. Tuy nhiên, ít ai biết được tính chất cũng như khối lượng công việc thật sự của họ.

Đằng sao ánh hào quang và sự đẳng cấp mà vị trí này mang lại, những nhà lãnh đạo của chúng ta phải trải qua những gì? Một ngày 24 giờ, họ đã làm như thế nào để có thể hoàn thành một khối lượng lớn công việc như vậy?

Điều hành một hệ thống công ty dù lớn hay nhỏ đều kéo theo cả tá công việc. Từ vận hành các dự án, đặt ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quản lý đội ngũ nhân viên và vô số các vấn đề đối ngoại khác cần đến CEO. Song song đó, họ còn phải duy trì mối quan hệ với rất nhiều đối tác, cộng sự như: khách hàng, nhân viên, ban quản trị, truyền thông, chính phủ, các tổ chức cộng đồng,... Nhìn chung, tất cả mọi việc từ bé đến lớn, từ trong ra ngoài đều phải qua tay CEO để phê duyệt cũng như thực hiện.

Đương nhiên, CEO vẫn có các cộng sự cũng như phòng ban phối hợp làm việc cùng nhau. Dù vậy, khối lượng công việc của họ vẫn nhiều hơn mọi người và quỹ thời gian lại chỉ có 24 tiếng. Do đó, thời gian chính là thứ CEO luôn thiếu khi khối lượng công việc cần giải quyết cứ tăng lên hằng ngày.

Nhìn chung lịch trình của CEO (hoặc lịch trình của hầu hết các nhà lãnh đạo) sẽ chỉ tập trung vào việc định hướng, phê duyệt cũng như khích lệ tinh thần nhân 

Gánh trên vai trọng trách lớn nhưng quỹ thời gian lại hẹp nên việc các CEO sắp xếp lịch trình và sự can thiệp của mình vào công việc của công ty là vô cùng quan trọng. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bản thân họ mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất cũng như không khí của cả công ty. Sự xuất hiện, can thiệp của CEO chủ yếu là để đưa ra hướng thực hiện công việc, phân loại ưu tiên cho những công việc quan trọng. Do vậy, tần suất can thiệp của họ phải được điều chỉnh ở mức phù hợp: không quá nhiều cũng không quá ít. Nếu CEO hoàn toàn bỏ mặc tiến độ thực hiện công việc của cấp dưới sẽ dễ tạo nên sự xa cách, nhưng nếu can thiệp quá nhiều vào những việc quá nhỏ nhặt lại khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái và không được tin tưởng, thậm chí là ỷ lại vào sếp của mình. Rất khó để xác định tần suất như thế nào là phù hợp. Do vậy nhìn chung lịch trình của CEO (hoặc lịch trình của hầu hết các nhà lãnh đạo) sẽ chỉ tập trung vào việc định hướng, phê duyệt cũng như khích lệ tinh thần nhân viên.

Trong quá trình phân tích cách các CEO phân bổ thời gian cũng như “vắt kiệt” quỹ thời gian của họ, vẫn còn một yếu tố quan trọng chưa được nghiên cứu và phân tích kĩ càng: hệ thống số liệu về thời gian các CEO sử dụng cho mục đích công việc. Từ trước đến nay, những nghiên cứu về vấn đề này thường chia làm hai hướng chính. Một là tập trung khảo sát một nhóm nhỏ CEO, như nghiên cứu năm 1973 của Henry Mintzberg chỉ tập trung quan sát 5 vị CEO trong 5 ngày. Hai là tổ chức một cuộc khảo sát quy mô lớn trong một khoảng thời gian ngắn (như nghiên cứu của nhân viên HBS- Raffaella Sadun vào năm 2017, thu thập thông tin bằng cách khảo sát qua điện thoại với 1.114 CEO từ nhiều công ty khác nhau tại 6 quốc gia trong khoảng thời gian một tuần).

Do các hướng nghiên cứu trước đây thực hiện trong khoảng thời gian ngắn và các đối tượng khảo sát cũng khá hỗn tạp, không tập trung nên kết quả đem lại không được cụ thể và ít có giá trị phân tích. Vì vậy, vào năm 2006, chúng tôi quyết định thực hiện một cuộc khảo sát quy mô lớn và chi tiết hơn. Cụ thể, nhóm nghiên cứu sẽ liên hệ với 27 CEO (2 nữ, 25 nam) thuộc các công ty lớn tham gia khảo sát trong khoảng thời gian 3 tháng/ người. Các công ty được lựa chọn có doanh thu hàng năm trung bình 13.1 tỉ USD (tại thời điểm thực hiện khảo sát). Các CEO được chọn là những cá nhân xuất sắc được mời đến hội thảo New CEO thường niên tại trường Kinh doanh Harvard. Tổng cộng mỗi năm có 300 CEO được mời tham dự hội thảo này.

Trong quá trình nghiên cứu, các trợ lý riêng của họ sẽ được hướng dẫn điền một mẫu báo cáo về cách sử dụng thời gian của sếp mình theo mốc thời gian tăng dần từ 15 phút đến một ngày, một tuần. Cụ thể, các trợ lý sẽ ghi lại vị trí, cách các sếp xử lí công việc, đối tượng các sếp gặp gỡ, các hoạt động, chủ đề và đầu việc họ thảo luận, xử lý. Bên cạnh đó, các thư ký còn phải báo cáo lại các hoạt động bên ngoài công việc. Việc làm này với mục đích phân tích cách các CEO cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc. Kết quả tổng số thời gian ghi lại được là 60.000 tiếng/ 3 tháng.

Khối lượng công việc của họ vẫn nhiều hơn mọi người. Ảnh: rawpixel / UnSplash.

Sau khi hoàn thành bước ghi lại cách phân bổ thời gian, chúng tôi công bố kết quả cho các đối tượng tham gia, so sánh kết quả của họ với những người khác. Tiếp đó, trong buổi công bố kết quả này, các CEO cũng sẽ chia sẻ với chúng tôi về những áp lực, khó khăn mà họ phải đối mặt khi sắp xếp lịch trình, cũng như các khó khăn và sai lầm mình đã gặp phải khi làm việc ở vị trí CEO. Bên cạnh đó, trong buổi nói chuyện này, các CEO cũng chia sẻ rằng việc sắp xếp thời gian là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của họ. Thông qua quá trình quan sát, đặt câu hỏi và những chia sẻ cá nhân, chúng tôi đã có cái nhìn rõ ràng hơn về vai trò, trách nhiệm và cuộc sống của một CEO là như thế nào.

Tóm lại, loạt bài viết này nhằm mục đích tổng hợp kết quả thu được sau cuộc nghiên cứu, gồm 3 nội dung chính như sau:

Đầu tiên, chúng tôi sẽ công bố các phân tích về số liệu của quá trình nghiên cứu. Các số liệu bao gồm: tỉ lệ thời gian các CEO dành cho công việc và đời sống cá nhân; tỉ lệ thời gian họp so với thời gian làm việc độc lập; tỉ lệ thời gian trả lời mail so với gặp mặt trao đổi trực tiếp; tỉ lệ thời gian ở trong công ty so với ở ngoài; tỉ lệ thời gian gặp mặt khách hàng so với gặp nhà đầu tư cùng nhiều khía cạnh khác. Tất cả những khía cạnh trong cuộc sống của CEO sẽ được đề cập và phân tích trong phần 1.

Các CEO cũng chia sẻ rằng việc sắp xếp thời gian là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của họ.

Dù đối tượng nghiên cứu của chúng tôi là những CEO tại các công ty lớn, có bộ máy phức tạp, nhưng kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho tất cả những nhà quản lý trong việc sử dụng thời gian cũng như sức ảnh hưởng của mình một cách hợp lý và hiệu quả.

Ảnh: Nik MacMillan / Unsplash.

Công việc là cuộc sống!

CEO là vị trí luôn trong trạng thái “available”, công việc đổ xuống như nước thác Dambri mùa mưa! Kết quả khảo sát cho thấy các CEO thường làm việc trung bình 9,7 tiếng một ngày. Cuối tuần họ dành 79% thời gian để làm việc tương đương với 3,9 tiếng một ngày, và dành 70% thời gian để làm việc vào ngày lễ tương đương với 2,4 tiếng một ngày. Có thể thấy với thời gian làm việc liên tục từ trong tuần đến cuối tuần sang cả ngày nghỉ, các CEO và công việc là 2 cá thể không thể tách rời.

Từ kết quả khảo sát, một nửa khối lượng công việc của CEO được hoàn tất tại văn phòng của họ, lượng còn lại sẽ được thực hiện khi đi giám sát các phòng ban khác, tại các cuộc họp với đối tác, nhà đầu tư, giao lưu tại các hội thảo, đi công tác và tại nhà. Tổng kết lại, thời gian làm việc trung bình 1 tuần của các CEO tham gia khảo sát là 62,5 tiếng/ tuần.

Tại sao CEO lại phải chạy như con thoi vậy? Lý do nằm ở vai trò quan trọng của họ trong công ty. Đối tác luôn muốn trao đổi trực tiếp với người có quyền hành cao nhất nhằm đảm bảo dự án của mình được quan tâm và thực thi đúng tiến độ. Cấp dưới cũng cần gặp trực tiếp và trao đổi với CEO để xin chỉ thị, hướng giải quyết cũng như sự phê duyệt. Ngược lại, CEO cũng cần gặp để trao đổi, chia phần việc với cấp dưới vì họ không thể xử lý, hoặc tự nghĩ ra các kế hoạch một mình. Đi công tác cũng là một phần không thể thiếu của công việc. Việc mở rộng mạng lưới đối tác cũng như phạm vi kinh doanh là điều tất yếu cần phải thực hiện, do đó là một CEO bạn sẽ phải đích thân đi để đàm phán và giám sát công việc

Dành một hiệp nghỉ giữa giờ cho bản thân

Từ các số liệu trên, có thể thấy công việc đã chiếm phần lớn thời gian của họ, tuy nhiên họ cũng cần một hiệp nghỉ để bản thân có thể hồi phục sức khỏe cũng như tinh thần, có thêm thời gian để ở bên gia đình và bạn bè. Hầu hết các CEO tham gia khảo sát trả lời rằng trung bình họ ngủ 6,9 tiếng/ đêm, dành trung bình 45 phút một ngày cho việc tập thể dục. Để có thể duy trì sự bền bỉ, tập trung trong công việc, họ cũng cần rèn luyện thể lực như các vận động viên vậy. Chỉ khi cơ thể khỏe mạnh, sảng khoái thì tâm trí mới minh mẫn, sáng tạo được. Do đó, dù lịch trình thường ngày có kín đến mức nào, họ cũng sẽ dành một khoảng thời gian để chăm lo sức khỏe, nghỉ ngơi và thư giãn.

Các CEO dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu thể hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt.

Ngoài thời gian làm việc, rèn luyện và thư giãn ra, các CEO còn 6,2 tiếng trống trong ngày. Phần lớn họ dành một nửa khoảng thời gian đó cho gia đình. Khoảng thời gian này được đặt ở mức ưu tiên cao vì hơn ai hết CEO hiểu sự quý giá của những phút giây hiếm hoi bên cạnh người thân của mình. Bên cạnh đó, đa phần họ dành trung bình khoảng 2,1 tiếng một ngày để thư giãn như xem TV, đọc sách hoặc đi dã ngoại chụp ảnh, thực hiện các sở thích cá nhân.

CEO là công việc đòi hỏi cao cả về tinh thần và thể lực. Do đó, những hoạt động đời thường, ở gần gia đình giúp họ cân bằng lại những áp lực và dễ dàng gắn kết với cộng sự và nhân viên hơn so với chỉ tập trung vào công việc, xa rời cuộc sống bên ngoài. Không chỉ vậy, bản thân các CEO luôn phải làm mới và trau dồi, hoàn thiện bản thân (hoạt động thường bị bỏ quên do lịch trình dày đặc). Đặc biệt, gia đình luôn là yếu tố quan trọng cần được quan tâm, họ tâm niệm rằng “đừng xem nhà chỉ là trạm dừng chân.”

Gặp mặt trực tiếp, chìa khóa vạn năng của CEO

Vị trí cấp cao như CEO luôn có rất nhiều cuộc họp, hẹn gặp mặt trực tiếp. Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Tương tác bằng cách gặp mặt trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất để CEO sử dụng sức ảnh hưởng của mình, nắm bắt được tiến độ công việc và giao việc cho cấp dưới để có thời gian thực hiện những việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, việc gặp mặt trực tiếp giúp các CEO hỗ trợ và hướng dẫn cấp dưới sát sao hơn. Cách họ dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu thể hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt. Mọi người thường để ý đến dấu hiệu này nhiều hơn các CEO. Đối với CEO gặp mặt trực tiếp chỉ đơn thuần là cách giúp công việc của họ trơn tru và đem lại kết quả tốt hơn.

CEO là công việc đòi hỏi cao cả về tinh thần và thể lực. Ảnh: Razvan Chisu / UnSplash.

Né bom email

Về mặt lý thuyết, email giúp các vị lãnh đạo cắt giảm thời gian phải ra ngoài họp hoặc gặp mặt trực tiếp, giảm thời gian di chuyển. Tuy nhiên, thực tế thì rất nhiều CEO cho rằng việc kiểm tra và trả lời email ngốn rất nhiều thời gian của họ và làm giảm năng suất làm việc của bản thân. Email làm gián đoạn công việc, kéo dài thời gian làm việc, lấn sang cả khoảng thời gian dành cho gia đình. Thêm vào đó, phương thức này cũng không thể thay thế các cuộc họp, gặp mặt vì lượng thông tin quá lớn khó có thể truyền tải hết qua email. Dù vậy họ vẫn không thể không kiểm tra và trả lời chúng mỗi ngày. Các CEO cảm thấy áp lực khi phải trả lời email mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi.

Bản thân CEO nhận thấy rằng phần lớn các email đều về những vấn đề nhỏ và không cần họ can thiệp quá nhiều. Thậm chí các email còn có thể khiến họ sao lãng những công việc khác quan trọng hơn. Ngược lại, các email được CEO gửi đi thì lại mang sức nặng ngàn cân đổ xuống cấp dưới, nhân viên trong công ty. Nhiều lúc mail được gửi vào tối muộn, cuối tuần, dịp lễ sẽ dễ gây cho nhân viên cảm giác bức bối, ngộp thở vì bị công việc chiếm gần hết quỹ thời gian của mình. Từ đó, cả công ty dễ bị cuốn vào vòng xoáy không hồi kết của các phương tiện giao tiếp điện tử mà sao lãng những công việc quan trọng hơn.

Do đó, việc phân loại các email nào cần CEO đích thân trả lời và thời gian trả lời chúng là điều vô cùng quan trọng. Việc phân loại email cũng không là ngoại lệ với các nhân viên để tránh việc sa đà vào trả lời, soạn mail làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng đến thời gian cá nhân. Một cách để né đạn email là sử dụng bộ lọc giúp chuyển tiếp mail đến các bộ phân, cá nhân có khả năng giải quyết. Từ đó, giúp giảm tải lượng email các CEO phải nhận và trả lời mỗi ngày. Dù vậy, đây vẫn không phải là biện pháp né đạn email triệt để. Email vẫn là một mối lo lớn cho các CEO và nhân viên. Nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, các công ty vẫn đang tìm cách sử dụng email hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất cho cả CEO và tập thể nhân viên.

Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Mặt khác, một vài CEO tham gia khảo sát cùng chúng tôi đã bắt đầu ứng dụng công nghệ video call, tổ chức các cuộc họp thông qua chức năng này để thay thế cho các lần gặp trực tiếp. Việc này giúp giảm số lần đi công tác của họ cũng như của đối tác, tiết kiệm thời gian mà công việc vẫn được giải quyết khá hiệu quả. Tuy nhiên, các CEO vẫn luôn đánh giá cao hiệu quả của việc họp và gặp mặt trực tiếp, đặc biệt là những buổi họp mang tính chất quan trọng.

Họ là người vạch ra kế hoạch

CEO là những người chịu trách nhiệm và quản lý cả một công ty với rất nhiều phòng ban, khối lượng công việc lớn, hàng loạt các kế hoạch chờ xét duyệt. Do vậy, đa số họ đều sử dụng một bản kế hoạch (checklist) liệt kê các mục tiêu, hoạt động, công việc cần hoàn thành. Một bản checklist rõ ràng và hợp lý sẽ tối ưu hóa quỹ thời gian hạn hẹp của các CEO.

Một bản kế hoạch công việc tiêu chuẩn thường tập trung xếp thứ tự ưu tiên công việc của CEO trong thời gian gần. Tuy nhiên không chỉ đơn giản là sắp xếp thứ tự ưu tiên, bản kế hoạch còn liệt kê những mục tiêu phát triển dài hạn. Do vậy, kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển.

Để hiểu rõ hơn, chúng tôi đề nghị các CEO nêu lại lịch làm việc của mình trong khoảng thời gian được khảo sát và khoảng thời gian thực hiện các hoạt động ngoài lịch trình. Kết quả nhận được là họ dành một khoảng thời gian khá lớn – trung bình 43% thời gian thực hiện các công việc ngoài kế hoạch. Do đó, tỉ lệ thời gian các CEO tuân thủ lịch trình được lên sẵn phủ khá rộng từ 14% - 80%. Hầu hết những người tham gia khảo sát đều đồng ý rằng, càng bám sát lịch trình thì bạn sẽ càng cảm thấy thời gian của mình được sử dụng hiệu quả và hợp lý hơn.

Tóm lại, lịch làm việc cụ thể và sát với tình hình chung của công ty là một trong những công cụ quan trọng để các sếp có thể đồng thời thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kiểm soát được tiến độ của các công việc khác nhau thông qua thứ tự ưu tiên và sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.

Kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển. Ảnh: rawpixel / UnSplash.

Đối phó từ sự cố đến biến cố

Trung bình 36% thời gian làm việc của CEO là dùng để phản ứng và can thiệp. Đối với nhiều người quản lí cấp cao, khó có thể làm rõ khi nào thì nên can thiệp giải quyết những sự cố nhỏ cũng như cách thức can thiệp, giải quyết các sự cố đó. Ví dụ, sau cuộc họp ban lãnh đạo cấp cao, các thành viên có vẻ bực bội và không đồng tình, lúc này CEO nên làm như thế nào? Đuổi theo và hỏi xem có vấn đề gì không? Hay là nên đợi đến khi các thành viên bình tĩnh rồi nói chuyện sau? Đôi khi những vấn đề nhỏ nhặt, mới chớm như vậy nhưng lại là ngòi nổ cho những biến cố lớn hơn sau này nếu không có sự quan tâm đúng mực và kịp lúc. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp sự can thiệp của CEO lại khiến sự việc nghiêm trọng hơn tính chất thực sự của vấn đề. Do vậy, các CEO cần phải tinh tế và khéo léo để đưa ra những giải pháp, quyết định can thiệp phù hợp với những sự cố thường gặp ở nơi công sở như trên.

Qua phỏng vấn, bản thân các CEO cũng nhận thấy bản thân mình có trách nhiệm giải quyết những khủng hoảng bất ngờ và nghiêm trọng – như sự cố an toàn, sản phẩm thất bại, giá đấu thầu của đối thủ có thay đổi, tấn công mạng nghiêm trọng, thậm chí là những thảm họa tự nhiên như sóng thần, tấn công khủng bố. Hầu hết các CEO (89% người tham gia khảo sát) dành thời gian để xử lý khủng hoảng của công ty. Dù khủng hoảng, sự cố ít diễn ra (chỉ chiếm 1% lượng công việc trong thời gian khảo sát) nhưng vẫn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Các cuộc khủng hoảng có thể là cú đẩy nếu được xử lý tốt hoặc cú dìm nếu xử lý thất bại đối với sự nghiệp của các CEO. Do vậy, CEO cần quan sát thật kỹ và can thiệp trực tiếp; tùy vào từng sự cố sẽ có cách xử lý riêng chứ không có một bộ mẫu xử lý khủng hoảng tiêu chuẩn nào. Một vài điều CEO nên làm để giữ vững tinh thần công ty, tăng sức đề kháng cho nội bộ nhân viên trước những khủng hoảng có thể ập đến như: quan tâm đến ý kiến của nhân viên, tránh gây hiềm khích, tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau cũng như giữa sếp và nhân viên. Quan trọng nhất là phải tạo được niềm tin rằng công ty sẽ tiếp tục phát triển và lớn mạnh.

Việc duy trì lịch làm việc khớp với thời gian biểu cá nhân của CEO rất quan trọng. Do vậy, chúng tôi đề nghị các CEO nên kiểm tra cách sắp xếp lịch trình mỗi quý một lần để xem cách sắp xếp này có thuận tiện với những vấn đề ưu tiên cá nhân hay không? Bên cạnh đó, họ cũng nên điều chỉnh những vấn đề cá nhân của mình sao cho phù hợp với hoàn cảnh của công ty.

Linh hoạt điều chỉnh lịch trình

Các cuộc khủng hoảng có thể là cú đẩy nếu được xử lý tốt hoặc cú dìm nếu xử lý thất bại đối với sự nghiệp của các CEO.

Việc CEO làm rõ lịch trình cá nhân với trợ lý riêng và cấp dưới sẽ giúp quá trình làm việc suôn sẻ hơn. Cấp dưới, trợ lý cần nắm rõ lịch cá nhân của sếp để có thể sắp xếp lịch làm việc cũng như lịch họp sao cho phù hợp. Tương tự, trợ lý cũng có thể thông báo những sự kiện, công việc cần ưu tiên giải quyết để sếp có thể sắp xếp lại lịch cá nhân của mình phù hợp với công việc. Sự trao đổi thông tin hai chiều này sẽ giúp hai bên hiểu rõ thời gian, công việc của nhau, từ đó thuận tiện cho việc phân chia công việc cho từng nhóm và từng cá nhân.

Một ngày 24 giờ, một tuần 7 ngày, các CEO dường như bị nuốt chửng bởi các công việc lớn nhỏ của công ty. Đằng sau sự chói sáng của vị trí CEO là những giờ làm việc nối tiếp dài dằng dặc, sức ép thời gian và sức nặng công việc đôi khi khiến họ mất phương hướng, sử dụng thời gian không hiệu quả dẫn đến hiệu suất công việc cũng giảm theo. Vậy những vị CEO cần chú ý và cải thiện những gì để làm chủ quỹ thời gian của mình?

Các CEO sử dụng thời gian của mình như thế nào? Phần 2: Đúng người, đúng việc, đúng quy trình

Như đã trình bày ở phần mở đầu của loạt bài viết, đa số cách quản lí thời gian của các CEO vẫn còn bị ảnh hưởng bởi thói quen cá nhân và phong cách làm việc của công ty, ít quan tâm đến vấn đề tối đa hóa hiệu suất công việc. Lẽ đương nhiên là các CEO luôn có các logic của riêng mình khi sắp xếp lịch làm việc của họ sao cho phù hợp với tốc độ và tác phong làm việc của bản thân. Tuy nhiên, vẫn có một số vấn đề họ có thể chú ý điều chỉnh, cải thiện nhằm tăng khả năng giải quyết vấn đề cũng như hiệu quả công việc.

Cắt giảm các hoạt động nặng về hình thức, truyền thống của công ty

Theo khảo sát, trung bình 11% thời gian làm việc của CEO là dành cho các công việc thường ngày mà mọi CEO đều thực hiện, họp tổng kết, họp nhận xét, họp đấu thầu, tiếp điện thoại với đối tác, làm việc với nhà đầu tư.

Có thể thấy, phần lớn các công việc thường ngày của CEO đều diễn ra trong phòng họp. Số lượng, tần suất và độ dài mỗi buổi họp sẽ thay đổi tùy theo lĩnh vực kinh doanh cũng như khối lượng công việc của các CEO. Thêm nữa, thông qua phỏng vấn, chúng tôi nhận thấy rằng một vài CEO đã từng ở vị trí COO trước đây thường quá chú tâm vào những cuộc họp tổng kết, trong khi họ có thể xem kết quả tổng kết qua báo cáo giấy để tiết kiệm thời gian.

Bên cạnh những cuộc họp dày đặc, các hoạt động mang tính nghi thức khác của công ty cũng nằm trong “to do list” của các CEO. Cụ thể như nói chuyện chào mừng nhân viên mới cũng là một trong những việc các sếp đích thân thực hiện. Việc này được xem là hoạt động giúp tăng giá trị và duy trì văn hóa công ty. Việc các sếp lớn tham gia các hoạt động thắt chặt tình cảm sếp – cấp dưới là cần thiết nhưng không phải hoạt động bonding nào cũng có mặt sếp, họ chỉ chọn một số hoạt động nổi bật để tham gia. Việc lựa chọn tham gia hoạt động kĩ lưỡng giúp họ vẫn đảm bảo có đủ thời gian cho những công việc quan trọng đồng thời duy trì sự gắn kết với nhân viên.

Từ các cuộc phỏng vấn, chúng tôi cho rằng các CEO nên suy nghĩ kĩ trước khi quyết định tham gia những hoạt động mang tính nghi thức của công ty. Họ cần phân biệt được rằng những hoạt động đó quan trọng thật sự hay chỉ là “truyền thống” của các đời CEO trước để lại. Từ đó, tránh tốn thời gian không cần thiết vào những hoạt động nặng về hình thức nhưng không đem lại giá trị thực tế nào.

Phần lớn CEO đau đầu với những cuộc họp không hiệu quả. Họ cho rằng nguyên nhân là do họ quá tập trung vào các vấn đề hiện tại mà lơ là các mục tiêu, định hướng cho tương lai.

Cấp báo cáo trực tiếp – những cận thần tin cậy của CEO

Báo cáo trực tiếp với các CEO thường là các thành viên điều hành cấp cao cùng các quản lí dày dặn kinh nghiệm. Họ sẽ trình bày tất cả tình hình, vấn đề quan trọng và cùng CEO đề ra các phương hướng cho từng vấn đề cụ thể. Đội ngũ lãnh đạo, quản lí cấp cao làm việc hài hòa cùng nhau sẽ là trợ thủ đắc lực cho CEO trong việc nắm bắt tình hình công ty, hoàn thành các đầu việc quan trọng.

Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy trung bình 46% thời gian làm việc của CEO là dành cho các cộng sự cấp cao của mình. 21% thời gian đó là dành cho các buổi họp. Bên cạnh đó, tỉ lệ thời gian dành cho việc họp của các vị CEO dao động từ 37% - 67% trên tổng thời gian làm việc. Từ kết quả số liệu, phỏng vấn chúng tôi có thể kết luận rằng các CEO sẽ họp lâu hơn nếu họ cảm thấy hứng thú với nội dung cuộc họp.

Là những người làm việc trực tiếp với CEO nên ý thức tự nâng cao nghiệp vụ cũng như lấy được sự tin tưởng, ủng hộ của sếp mình là vô cùng quan trọng đối với đội ngũ quản lý cấp cao. Việc giải quyết phần công việc đáng lẽ đã được xử lí trong các cuộc họp sẽ tốn thêm khá nhiều thời gian. Do vậy chỉ cần sự sụt giảm nhỏ trong chất lượng công việc của họ sẽ làm giảm hiệu suất làm việc của các CEO. Thực tế, phần lớn CEO đều cảm thấy đau đầu với những cuộc họp không hiệu quả. Họ cho rằng nguyên nhân của sự kém hiệu quả này xuất phát từ việc họ quá tập trung vào các vấn đề hiện tại mà lơ là các mục tiêu, định hướng cho tương lai. Những buổi họp báo cáo thường xuyên chỉ tập trung quản lý tình trạng hiện tại của công ty và ít bàn đến các ý tưởng phát triển dài hạn.

CEO và đội ngũ quản lý cấp cao càng làm việc ăn ý với nhau thì thời gian sẽ càng được sử dụng một cách có hiệu quả. Việc phối hợp với các trợ lý, quản lý cấp cao sẽ giảm thiểu được những đầu việc không quá quan trọng. Do vậy, họp chính là phương thức đơn giản nhất giúp CEO có đầy đủ thông tin về tình hình hiện tại của công ty.

Họp chính là phương thức đơn giản nhất giúp CEO có đầy đủ thông tin về tình hình hiện tại của công ty. Ảnh: rawpixel / UnSplash.

Giữ kết nối với các nhân viên cấp quản lý

Các CEO tham gia khảo sát cho biết họ dành khoảng 32% trong quỹ thời gian để làm việc với các trưởng phòng cấp cao của công ty, thường được gọi với tên gọi top 100. Các trưởng phòng cũng là những người báo cáo trực tiếp với CEO qua những buổi họp. Kết quả khảo sát cho thấy những buổi họp với nhóm trưởng phòng thường có hiệu suất cao. Các trưởng phòng là người chịu trách nhiệm giám sát cũng như trực tiếp thực hiện những định hướng, kế hoạch của ban quản lý cấp cao và CEO. Do vậy việc báo cáo trực tiếp với sếp lớn sẽ là động lực để họ làm việc cẩn thận hơn và cũng là cơ hội được đào tạo trực tiếp với sếp lớn. Đồng thời cấp trên cũng có những điều chỉnh kịp thời cho khâu thực hiện các kế hoạch của công ty. Không chỉ vậy, việc làm việc trực tiếp với cấp trưởng phòng sẽ tăng cơ hội đào tạo nghiệp vụ cho họ và tìm kiếm người phù hợp cho các vị trí điều hành cấp cao hơn trong tương lai. Một công ba việc, một lần nữa thời gian của CEO lại được sử dụng một cách hiệu quả nhờ cách chọn lọc các cuộc họp thật sự cần thiết.

CEO cần cho nhân viên của mình thấy rằng họ vẫn luôn “available” để nhân viên có thể tìm đến khi gặp vấn đề cần giải quyết.

Biết rõ tình hình thực tế của công ty

Tuy các bản báo cáo, các cuộc họp đã thông báo các vấn đề, tình hình chung của công ty cũng như tiến độ công việc nhưng CEO vẫn luôn “vi hành” đến tận các phòng ban hoặc gặp mặt những người trong ngành ngoài công ty để có thêm những thông tin chân thật hơn về tình hình hoạt động thực tế của công ty cũng như những biến đổi trong ngành kinh doanh của mình. Đây là một trong những đầu việc vô cùng quan trọng của CEO. Một vài người lựa chọn cách đi qua hành lang, khu vực công cộng tại công ty, một số khác lại thích trò chuyện trong các bữa ăn trưa. Đôi khi các sếp ghé thăm đột xuất văn phòng hoặc có những lịch ghé thăm khách hàng để trò chuyện tìm hiểu thêm. Các CEO khác thì thích tổ chức một buổi giao lưu mở với các nhân viên, để họ tự do bày tỏ quan điểm, ý kiến cũng như nêu tình hình thực tế công việc. Các số liệu chúng tôi ghi lại cho thấy mỗi cách thức đều đem lại những thành quả khác nhau. Điều này chứng tỏ việc trích một phần lịch trình để thực hiện hoạt động này là cần thiết.

Việc tiếp xúc thường xuyên với nhân viên giúp CEO nắm được tình hình làm việc thực tế của công ty, hiểu được những khó khăn từ đó đưa ra những phương án giải quyết kịp thời. Ảnh: rawpixel / UnSplash.

Xây dựng quy trình thông suốt để tối ưu hóa công việc

Hàng ngàn việc xếp hàng chờ được xử lý, nhưng CEO chỉ có một. Do vậy, họ sẽ chia một số đầu việc cho cấp dưới, nhân viên của mình để có thời gian thực hiện những việc quan trọng hơn. Để hỗ trợ đội ngũ nhân viên cũng như chính CEO, mỗi công ty đều có một hệ thống và quy trình xử lý công việc riêng. Hệ thống này giúp nhân viên có định hướng để thực hiện công việc được giao và giúp CEO dễ nắm được thông tin, hỗ trợ, phê duyệt và kiểm soát các nhóm việc lớn thuộc hệ thống.

Các nhóm việc lớn được CEO quản lý trực tiếp gồm chiến lược (chiếm 21% thời gian làm việc của họ), các vấn đề về chức năng và kinh doanh (25% thời gian), phát triển nhân lực và các mối quan hệ (25% thời gian), điều chỉnh cơ cấu và văn hóa công ty phù hợp với nhu cầu kinh doanh (16% thời gian), các hoạt động thu mua và sáp nhập (4% thời gian).

Vận hành xoay quanh chiến lược

Một trong những nhiệm vụ lớn nhất của CEO là đảm bảo cho từng bộ phận nói riêng và toàn thể công ty nói chung có được một chiến lược rõ ràng. Có thể nói, chiến lược là xương sống, cung cấp nền tảng cho các quyết định kinh doanh và cơ cấu của công ty. Do tính quan trọng của chiến lược, CEO thường dành khá nhiều thời gian chăm chút cho “bộ xương sống” của công ty mình. Một chiến lược thường sẽ đề ra các mục như sau:

Một tr

• Định hướng sự phát triển của công ty từ đó giúp định vị rõ được giá trị của công ty.
• Cách thức cạnh tranh cũng như làm nổi bật bản thân so với các công ty đối thủ.
• Những điều không nên làm.

Có đủ những yếu tố trên sẽ tạo nên một bản chiến lược tổng thể chặt chẽ và đầy sức thuyết phục. Nếu bản chiến lược này được các phòng ban, nhân viên hiểu và thực hiện đúng sẽ là động lực đẩy công ty phát triển nhanh và xa hơn.

Trong những nhiệm vụ lớn nhất của CEO là đảm bảo cho từng bộ phận nói riêng và toàn thể công ty nói chung có được một chiến lược rõ ràng.

Nhìn chung, đối với các công ty lớn, lên chiến lược là việc thường xuyên nằm trong “to do list”. Các CEO luôn phải điều chỉnh, thảo luận, phát triển chiến lược cũng như giải thích những thay đổi trong chiến lược cho nhân viên và cấp dưới hiểu để có thể hoàn thành công việc của mình. Bên cạnh đó, họ luôn phải đảm bảo rằng chiến lược mình đề ra theo kịp những biến động của thị trường, phải thay đổi kịp thời để phù hợp với tình hình chung của ngành. Đặc biệt những vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lên chiến lược cho công ty như: thoái vốn, sáp nhập, thu mua luôn được các CEO trực tiếp theo dõi, xử lí và đưa ra các thay đổi chiến lược thích hợp.

Điều chỉnh cơ cấu, văn hóa công ty

Để có thể duy trì hiệu suất làm việc hiệu quả thì cơ cấu công ty cần được điều chỉnh theo sự thay đổi của chiến lược. Trường hợp chiến lược thay đổi nhưng cơ cấu giữ nguyên sẽ khiến CEO tối tăm mặt mày khi phải đi xử lí những bất cập do cơ cấu công ty và chiến lược không khớp nhau gây ra. Tuy nhiên, việc điều chỉnh cơ cấu công ty để rượt theo sự thay đổi thường xuyên của chiến lược có thể sẽ vắt kiệt sức của CEO và các nhân viên. Đây lại là một bài toán khó và tốn khá nhiều thời gian của các CEO để tìm ra giải pháp phù hợp.

Mặt khác yếu tố văn hóa – bao gồm các giá trị công ty, niềm tin và các tiêu chuẩn – là một yếu tố khác mà CEO có thể tận dụng để củng cố, phát triển chiến lược cũng như gây ảnh hưởng đến cách công ty vận hành. Có nhiều cách để định hình văn hóa công ty. Một là CEO tự mình định ra văn hóa, tinh thần làm việc mong muốn. Sau đó phổ biến, giải thích lại cho tập thể. Hai là họ sẽ quan sát và tìm ra những cá nhân có phong cách và tinh thần làm việc tốt, phù hợp với định hướng của công ty và tuyên dương họ. Đây là cách ngầm tuyên bố những tiêu chuẩn và tinh thần làm việc mà CEO đã thông qua cho toàn thể nhân viên. Song song đó họ cũng sẽ nhắc nhở, phê bình những cá nhân chưa làm việc tốt. Dễ dàng nhận thấy, tinh thần làm việc ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Do đó CEO cần kiểm soát được văn hóa làm việc ở công ty và không ngừng phát triển, điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi chiến lược và phát triển của công ty.

Việc điều chỉnh cơ cấu công ty để rượt theo sự thay đổi thường xuyên của chiến lược có thể sẽ vắt kiệt sức của CEO và các nhân viên. Ảnh: rawpixel / UnSplash.

3 bước: tạo - giám sát - phát triển quy trình làm việc

Một chiến lược tốt sẽ chỉ thành công khi có phương pháp thực hiện phù hợp. Do đó, CEO bên cạnh đề ra các chiến lược còn phải xây dựng các quy trình làm việc tối ưu, đặc biệt là với các khâu quan trọng như: lên kế hoạch marketing, định giá, phát triển sản phẩm, phát triển chiến lược. Quy trình thực hiện chặt chẽ sẽ giúp công việc thuận lợi hơn đồng thời giảm tải các công việc râu ria, tiết kiệm thời gian cho các CEO.

Một quy trình cần có thời gian quan sát và thử nghiệm để đánh giá tính phù hợp, mức độ hiệu quả. Dù quá trình đánh giá này tốn khá nhiều thời gian – 1/4 tổng thời gian của các CEO – nhưng nó rất cần thiết. Khoảng thời gian này đủ để các CEO theo dõi quy trình, đưa ra đánh giá, duy trì chất lượng công việc cũng như đảm bảo tiến độ thực hiện. Việc giám sát còn giúp họ nhận ra được những điểm chưa đạt yêu cầu, rút kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình.

Tuy nhiên, quá chú tâm vào việc giám sát có thể khiến CEO sa đà vào các chi tiết nhỏ nhặt không cần thiết và lỡ mất thời gian để thực hiện các công việc khác. Thông thường, các CEO đi lên từ vị trí COO hoặc Trưởng phòng thường bị sa đà vào việc giám sát những khâu rất chi tiết – bệnh nghề nghiệp từ các vị trí trước cũ. Họ quên mất rằng hiện tại phía dưới mình có hẳn một đội ngũ quản lý cấp cao chịu trách nhiệm giám sát và báo cáo lại kết quả cho mình.

Khi CEO giành mất công việc giám sát của đội ngũ trợ lý, quản lý của mình đồng nghĩa với việc họ đã lấy mất đi cơ hội được thể hiện kĩ năng và tư duy của nhân viên, tự mua việc và tiêu tốn thời gian của chính mình.

Khi CEO giành mất công việc giám sát của đội ngũ trợ lý, quản lý đồng nghĩa với việc họ đã lấy mất đi cơ hội thể hiện kĩ năng và tư duy của nhân viên.

Việc xây dựng một đội ngũ lãnh đạo cấp cao là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của CEO. Thông qua nghiên cứu, chúng tôi nhận ra rằng CEO cũng cần phải tham gia vào quá trình nâng cao chất lượng của đội ngũ lãnh đạo công ty chứ không chỉ riêng phòng Nhân sự. Những quyết định liên quan đến ban lãnh đạo cũng quan trọng đối với việc hình thànhh nên văn hóa công ty. Việc tuyển dụng, thăng chức hoặc sa thải là những biểu hiện ngầm thể hiện những giá trị, tính chất mà công ty và CEO theo đuổi.

Các CEO nên tận dụng hết những tài năng của công ty. Để có thể làm được như vậy thì bước đầu tiên cần thực hiện chính là thắt chặt mối quan hệ giữa mọi người với nhau. Qua phỏng vấn, chúng tôi nhận được thông tin rằng các CEO bỏ 1/4 tổng thời gian của mình để tham gia các cuộc họp, sự kiện bonding. Khi niềm tin được tạo thành thì quá trình bàn giao công việc sẽ được tự nhiên hơn, hai bên sẽ dễ hiểu được ý đối phương và giảm bớt việc phải giám sát và theo dõi tiến độ công việc thường xuyên. Bên cạnh đó, có quan hệ tốt với mọi người sẽ nhận được sự hỗ trợ hết mình khi bạn cần cũng như cung cấp những thông tin vô cùng có giá trị cho bạn. Khoảng thời gian các CEO dùng để xây dựng mạng lưới quan hệ của mình thông qua những mối quan hệ cá nhân mang lại rất nhiều lợi ích và là một khoản đầu tư thời gian hoàn toàn xứng đáng.