Sao cứ phải tuân theo quy trình làm việc thông thường “tốn não” và ngốn thời gian khi bạn có thể đi “đường tắt” để rút ngắn thời gian xử lí hiệu quả? Áp dụng ngay 3 bước dưới đây để chinh phục “nhiệm vụ bất khả thi”, giúp bạn vừa hoàn thành tốt mọi công việc mà vẫn có thời gian thảnh thơi “dạo chơi” mỗi ngày.

Mỗi ngày của bạn là một danh sách dài những công việc cần phải hoàn thành và “núi” nhiệm vụ chồng chất? Chuyện nhỏ như con thỏ! Hãy thử đổi mới phong cách làm việc hàng ngày theo ba bước sau để luôn tự tin đối mặt với mọi nhiệm vụ nhé.

BƯỚC 1: LÊN DANH SÁCH NHỮNG CÔNG VIỆC BẠN CẦN LÀM TRONG NGÀY

Những công việc tạo nên giá trị cao

Bạn hãy tự hỏi bản thân rằng, đâu là ba điều giá trị nhất bạn có thể làm cho công việc của mình hoặc cho các khách hàng. Dù vị trí của bạn là gì, mỗi ngày bạn đều phải trải qua vô số những nhiệm vụ cần được hoàn thành, từ việc trả lời mail, tham dự các buổi họp, brainstorm ý tưởng, làm báo cáo, soạn thảo các văn bản giấy tờ,… Và bạn biết điều “kinh khủng” gì không? Một khi bạn lâm vào hằng hà sa số những công việc lẻ tẻ như thế, bạn sẽ chẳng thể nào thoát ra và một ngày của bạn xem như đi tong!

Do đó, trước khi bắt tay vào công việc, hãy dành ra 5 phút để suy nghĩ xem nhiệm vụ nào mang lại giá trị cao nhất cho bạn và mọi người. Công việc nào có thể đem lại lợi ích, kết quả có thể tiên đoán hoặc ước lượng được bằng con số. Chẳng hạn như dự án có tỉ lệ thành công bao nhiêu, số khách hàng đăng ký được, lượng thời gian tiết kiệm được,… Một khi bạn tìm được giá trị những việc mình đang làm, bạn có thể lên kế hoạch cho nhiệm vụ hôm nay ngay!

Những công việc mang ý nghĩa lớn

Sau đó, hãy tiến đến câu hỏi tiếp theo: Những công việc nào bạn cảm thấy thỏa mãn nhất khi hoàn thành hoặc có ý nghĩa với cá nhân cũng như tập thể xung quanh bạn?

Không nhất thiết đó phải là một công việc có giá trị thiết thực nhưng bạn luôn cảm thấy hài lòng, hứng thú và hào hứng mỗi khi thực hiện chúng. Đây là những công việc làm bạn phải phấn khởi thốt lên rằng: Đi làm thì phải như vậy! Liệt kê ngay các việc này ra bên cạnh những công việc đem đến giá trị cao nhé.

Những công việc không đem lại nhiều giá trị

Trái lại với những công việc cho giá trị tích cực, bạn đừng quên thêm vào tiếp theo danh sách của mình những công việc không đem lại nhiều biến đổi lớn cho vị trí mình đang làm, hoặc không mấy hiệu quả hay có thể trì hoãn được. Cách tốt nhất xác định những công việc này đó là các việc bạn có thể thiết lập tự động, không nhất thiết phải “nhúng tay” vào hoặc những việc bạn không thể nhìn thấy kết quả hữu hình trước mắt.

Và cả những công việc không mấy ý nghĩa…

Cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng, các nhiệm vụ nào làm bạn cảm thấy uể oải và chán nản mỗi khi nghĩ tới? Hãy liệt kê ra nốt! Cách xác định những việc này vô cùng đơn giản, hãy viết ra hết tất cả các việc bạn phải làm và đọc tên chúng lần lượt. Những cái tên “kinh khủng” nào khiến bạn than trời ngay khi nhắc đến sẽ bước chân vào “danh sách đen” này ngay lập tức!

BƯỚC 2: ĐÃ XONG DANH SÁCH? BẮT TAY VÀO LÀM THÔI!

Khi nhìn vào 4 bảng danh sách được phân loại phía trên, mọi thứ đã thật rõ ràng: Mục tiêu của bạn là hoàn thành những việc có giá trị và ý nghĩa, tạm thời để qua một bên những nhiệm vụ kém ý nghĩa và giá trị hơn. Bằng cách thực hiện điều này, bạn sẽ cống hiến cho công ty ở mức độ cao nhất.

Sau khi đã hoàn thành xong hai bảng danh sách đầu tiên, hãy bắt đầu nhìn đến hai danh sách còn lại: những điều không có giá trị và ý nghĩa lớn lao. Bạn hãy dành thời gian còn lại thực hiện những việc tuy nhàm chán, nhưng nằm trong phạm vi yêu cầu bắt buộc. Đối với những việc còn lại, nếu không cần thiết, hãy xóa sổ ngay tức thì vì chúng chẳng mang lại lợi ích gì cho bạn cả!

Ngoài ra, nếu bạn đang có một vị trí tương đối trong công ty, hãy cố gắng đừng ôm đồm mọi việc vào người mà phân bổ hợp lí cho các đồng nghiệp khác, hoặc cấp dưới của bạn để dành thời gian đầu tư cho những gì thiết thực.

BƯỚC 3: ĐỪNG QUÊN THÔNG BÁO MỌI NGƯỜI CÁCH LÀM VIỆC MỚI CỦA BẠN

Điều nguy hiểm nhất là bạn đang áp dụng phương pháp làm việc mới nhưng lại không báo cho bất kỳ ai biết điều này đấy! Nếu mọi người không được báo trước, quy trình làm việc sẽ bị ảnh hưởng nhất định và hiệu quả sẽ không như bạn mong muốn.

Do đó, hãy gửi email đến khách hàng và các đồng nghiệp nếu như những việc liên quan đến họ đã bị bạn đẩy vào danh sách chờ. Hoặc, bạn có thể khéo léo tham khảo ý kiến mọi người về hướng làm việc mới, và để họ nhận xét liệu có điều gì cần được chỉnh sửa hay phát triển tốt hơn nữa không. Mọi người sẽ ấn tượng bởi tính chuyên nghiệp của bạn và có khi lại áp dụng theo cùng bạn ngay!

Điều quan trọng nhất là bạn hãy biến mọi kế hoạch trên giấy tờ của mình thành hiện thực. Mọi việc sẽ chẳng đem lại kết quả gì nếu như bạn không theo đuổi đến cùng. Không chỉ vậy, phải cố gắng lặp lại những việc này để biến chúng thành thói quen nuôi dưỡng tác phong làm việc của bạn. Mỗi ngày đến công sở, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng và dư dả nhiều thời gian để đầu tư vào các hoạt động bạn yêu thích!

Theo hrinsider.vietnamworks.com