Gần đây mình phỏng vấn cho vài vị trí công việc, học bổng, và nhận được nhiều câu trả lời khá chung chung đó là các anh chị đều cảm thấy “ấn tượng/impressed” với CV của mình. Bỗng cảm thấy có động lực và rất xứng đáng cho những gì mình đã làm tốt trong những năm ĐH vừa qua. Giữa hàng nghìn hồ sơ cho 1 công việc có lương hấp dẫn, một học bổng siêu cạnh tranh, làm sao để họ nhớ lại và ghi ấn tượng trong bạn? Gần đây, mình có thường ngồi lại nói chuyện với những người đã chọn mình (sau khi được chọn vào tổ chức/ hoặc tham gia một chương trình). Khá là thú vị khi họ cũng cho mình biết những điều mà họ nghĩ về mình lúc ấy. Mình muốn viết 1 bài chia sẻ kinh nghiệm của mình để các bạn chuẩn bị hồ sơ tốt hơn 

1. CV

Đây là thứ mà chắc chắn khi xin việc đều được yêu cầu, xin học bổng thì còn tuỳ. Hiện tại mình luôn làm mới CV để có những cập nhật mới nhất về bản thân.

• Thông tin liên lạc: Ngoài những thông tin như email, số điện thoại,…thì địa chỉ mình thường sẽ để ở Long An (vì đa số công việc mình nộp là remote). Phần này khá là hữu ích trong việc xin học bổng, vì theo mình biết, ngoài việc xét xem bạn tài năng, tiềm năng đến đâu thì một việc nữa khá là quan trọng khi hội đồng tuyển chọn ra quyết định thì việc đa dạng vùng miền rất quan trọng. Cái này gọi là “diverse background” hoặc “students in areas which are underrepresented in our applicant pool”. Vì vậy, nếu các bạn lớn lên ở những vùng sâu, vùng xa thì mình nghĩ cái này càng có lợi.

• Education: Mình thường sẽ ghi từ cấp 3 đến Đại học, với những thông tin như GPA và tỉnh/thành phố của trường đó, ngành học,… Gần đây mình lại thấy thành tích lớn nhất, và cũng thay đổi profile của mình khá nhiều đó là chương trình trao đổi sinh viên dưới dạng học bổng chính phủ, nên mình của viết luôn một dòng nhỏ bên dưới đó, xem như nó là 1 phần trong những năm đại học của mình

• Thành tích & Hoạt động & Kinh nghiệm làm việc: mình thì không có thành tích gì đặc biệt thời cấp 3, chỉ có ở đại học, nhưng mình không thể đặt nó hết vào 1 cái CV, nên chỉ lựa những thành tích/hoạt động liên quan và nổi bật. Ví dụ học bổng/ xin việc ngành giáo dục thì mình liệt kê những giải cấp quốc gia hoặc lãnh đạo dự án liên quan tới việc mình đóng góp vào thay đổi giáo dục. Đây là phần trong CV mà mình khá tự hào, và cũng được các anh chị HR ấn tượng, hoặc tò mò về mình để đi vào vòng kế tiếp

• Kĩ năng: ngoại ngữ, lập trình, đồ hoạ, thiết kế,…mình sẽ thường ghi những kĩ năng có liên quan tới công việc được liệt kê. Mình cũng làm nổi bật những kĩ năng không liên quan tới ngành học, ví dụ như thiết kế, làm video, lập trình => thể hiện kĩ năng tự học, đặc biệt khi bước vào một ngành hoàn toàn mới với mình.

• Reference: người làm việc với mình thân cận, giáo sư, sếp cũ, quản lí…

2. Đơn xin việc/xin học bổng

Ở 1 số chương trình, người ta sẽ thường có 1 form sẵn để các bạn điền theo thay vì 1 cái CV. Gần đây mình được hỏi khá nhiều ở phần chữ kí/ mộc trường. Ở thời đại 4.0 hiện nay, đa số chương trình mình nộp đều chấp nhận chữ kí điện tử, mộc điện tử, tức là các bạn không phải in ra để kí và in dấu mộc rồi lại đi scan mới nộp được. Tất cả những gì mình đã làm đó là chèn chữ kí điện tử của mình (kí tên trên giấy -> chụp ảnh -> tách nền -> chèn vô word) rồi email cho bộ phận liên quan của trường để cán bộ trường chèn chữ kí/ mộc điện tử. Đây là điều khá phổ biến, đặc biệt khi mình làm việc remote cho 1 công ty/ tổ chức ở nước ngoài không có trụ sở ở Việt Nam (kí offer letter/ privacy statement…). Theo mình biết thì có nhiều trường/tổ chức vẫn chưa hỗ trợ hình thức kí điện tử này, vì vậy, các bạn cần chuẩn bị hồ sơ thật sớm để kí/ đóng mộc cho kịp deadline.

3. Transcript

Thường thì các bạn mới ra trường đi xin việc chưa có kinh nghiệm, các bạn sẽ được yêu cầu bảng điểm như một minh chứng cho tư duy học tập, làm việc trên ghế nhà trường. Nhiều bạn hỏi mình “chụp ảnh màn hình bảng điểm trên hệ thống online của trường được không?” câu trả lời là KHÔNG. Đó là hình thức khá là thiếu chuyên nghiệp. Những giấy tờ chứng nhận kiểu này cần có chữ kí, mộc, logo,… và cần phải yêu cầu nhà trường làm cho mình mất tầm 3-4 ngày đến 1 tuần. Vì vậy, sau mỗi kì học, nếu có bảng điểm mới cập nhật, các bạn nên biết là mình thích nộp chương trình này, chương trình nọ, thì hãy lo xin ngay từ đầu kì để đó. Để khi gặp 1 chương trình nào đó muốn apply liền thì còn có kịp. Riêng mình nộp 1 loạt học bổng ngay thời gian Covid thì nhà trường cho luôn bảng điểm điện tử (có mộc/chữ kí điện tử + logo) đầy đủ nên không phải chờ lâu. Điểm càng cao thì càng có cơ hội? Nếu bạn thật sự apply cho 1 chương trình mà họ có ghi rõ 70% xét dựa vào GPA thì đúng là vậy, hoặc 1 chương trình về logistics, bạn có điểm môn này tốt, thì đúng vậy. Nhưng đa số các chương trình lãnh đạo, mình vẫn nghĩ là không, những yếu tố khác không kém phần quan trọng. Nhiều lần mình có dịp gặp gỡ với những giáo sư, anh chị làm việc trong hội đồng tuyển chọn 1 chương trình học bổng, họ sẽ thường xét nhiều tiêu chí chớ không nhìn vào bảng điểm. Nếu bạn tự ti với bảng điểm của mình, thì hãy đầu tư vào bài luận, thành tích hoạt động xã hội tốt hơn.

4. Supporting documents

Nhiều chương trình như YRAD, họ sẽ yêu cầu phần này để chứng minh rõ hơn những gì bạn ghi trong bài luận là đúng. Nó có thể là chứng chỉ khoá học, ngoại ngữ, thành tích, hoặc thư giới thiệu,… Riêng những lần nộp hồ sơ xin việc học bổng, chương trình đối ngoại qua email, mình sẽ đính kèm luôn những bài báo về mình. Không phải lúc nào họ yêu cầu bạn đính kèm thêm, thì bạn mới đính kèm những chứng chỉ này. Ở Việt Nam, thường thì hội đồng tuyển chọn sẽ yêu cầu giấy tờ này, nhưng ở nước ngoài, đặc biệt là phương Tây, mình thấy ít khi họ yêu cầu chứng chỉ này, thậm chí mình tham gia xong một chương trình ở châu Âu, họ cũng không cấp chứng nhận cho đến khi mình yêu cầu. Vì vậy, mình chủ động đính kèm theo trong hồ sơ xin học bổng/ xin việc/chương trình giao lưu thanh niên. Đối với mình, đây là cách để “khoe” với họ những gì mình đã chưa kịp ghi vào CV, cũng là 1 cách để chứng minh những gì mình nói là đúng. Thậm chí là LoR, nhiều khi được 1 người có profile xịn viết 1 cái LoR hay nhứt nách, thế mà họ không yêu cầu gửi cũng tiếc!! Thế thì nếu họ không yêu cầu, bạn vẫn muốn đính kèm theo chứng chỉ, thì đính kèm ở đâu? Cái này mình học được từ những anh chị đi trước, khi họ mở đơn và chỉ cho đúng vài chỗ để tải lên tài liệu họ yêu cầu, ví dụ CV hay transcript, thì mình sẽ để những trang đầu tiên là tài liệu mà họ yêu cầu, những trang tiếp theo trong tài liệu đó sẽ là những chứng chỉ này.

5. Phỏng vấn

Sau vòng hồ sơ ấn tượng như thế, các bạn sẽ được mời đi phỏng vấn. Mình thường không chuẩn bị nhiều trừ khi những chương trình đặc biệt về 1 chủ đề nào đó thôi. Mọi người khá là thích câu chuyện của mình và hỏi khá nhiều. Có người lại bảo “em là trường hợp khá đặc biệt”. Đối với mình, có sở thích riêng, làm những điều khác đi với người khác khiến mình cảm thấy con người của riêng mình. Đặc biệt là cảm giác chinh phục, và gần đây mình thật sự cảm nhận được giá trị của việc này. Có những câu chuyện trao đổi khá dài qua email, rồi lại được hỏi tiếp trong vòng phỏng vấn, mình cảm nhận được những gì mình đem đến khiến cho buổi phỏng vấn trở nên thú vị hơn. Thế thì chúng ta sẽ liên hệ những gì chúng ta học được qua công việc hoặc đóng góp cho chương trình thế nào để được họ lựa chọn - dưới đây là 1 ví dụ của mình nhá, mình là 1 người đam mê du lịch khám phá, mạo hiểm, yêu thiên nhiên và học hỏi những điều mới:

• Mình đã đi du lịch nhiều quốc gia với 1 chi phí khá nhỏ. Thậm chí là mùa hè ở châu Âu, mình biết giá vé máy bay sẽ tăng cao, nên mình đã lên kế hoạch trước hơn 1 tháng, mua sẵn hết vé máy bay để chi phí rẻ nhất, và đi theo đúng những gì mình đã lên kế hoạch, không bỏ lỡ chuyến bay nào => Nếu mình tổ chức 1 chuyến đi cho công ty thì mình sẽ giảm chi phí cho công ty như thế nào? Và mình sẽ giải quyết những vẫn đề làm kế hoạch đi lệch khỏi những gì mình sắp xếp ban đầu như thế nào?

• Mình nói chuyện khá nhiều với người địa phương ở các quốc gia/ vùng miền mình tới. Ví dụ gần đây, bạn người Ấn Độ của mình bảo là họ không ăn thịt vì không phải sợ các con vật bị giết, mà là họ không muốn ảnh hưởng đến cảm xúc cá nhân. Vì khi một con vật bị giết, nó sợ hãi, não của nó tiết ra 1 chất mà khi chúng ta ăn vào, chúng ta cũng sẽ cảm thấy sợ hãi, vì vậy, khi không ăn thịt, chúng ta sẽ không cảm thấy sợ hãi, luôn cảm thấy bình tĩnh, an nhiên. Hoặc ở Hàn, chữ màu đỏ được khắc tên lên bia mộ thời xưa nên hạn chế dùng mực đỏ để viết tên => Càng nói chuyện nhiều mình càng thấy được sự khác biệt này, từ đó tránh được những xung đột trong môi trường đa văn hoá. Thậm chí, những công ty phát triển sản phẩm cho thị trường mới, bạn cũng sẽ hiểu được quan điểm của khách hàng tốt hơn.

• Mình đã làm được Visa đi du học trong thời điểm dịch COVID diễn ra căng thẳng nhất ở TPHCM và bay đi du học giữa tâm dịch trong khi những người khác phải chờ đợi ĐSQ mở cửa hoặc những lần mình phải giải quyết vấn đề xảy ra một mình ở châu Âu => kĩ năng giải quyết vấn đề, những mối quan hệ mà mình có để vận dụng vào việc giải quyết đó.

• Kĩ năng thuyết phục: người ta nghe câu chuyện của bạn không phải để biết bạn tận hưởng cuộc sống, tiêu tiền như thế nào, mà là đang tìm một ứng viên tiềm năng. Vì thế, ở mỗi câu chuyện mình kể, nó sẽ đều mang một mục đích gì đó chứ không đơn thuần là việc mình đi chơi nhiều nơi và mình thật may mắn. Mình cũng sẽ không kể về một chuyến phiêu lưu mạo hiểm hay một chuyến trek vào rừng cho một người phỏng vấn có vẻ không thích những trò này của giới trẻ. Vâng, vài lần mình đang được phỏng vấn thì HR tắt mic, nói chuyện với người đồng nghiệp khác, có vẻ cũng cùng một câu chuyện, nhưng sẽ có người thích điều mình kể, có người thấy nó nhàm chán, thế thì làm việc với những người cùng sở thích, tư tưởng với mình sẽ vui hơn chứ?

6. Phát triển bản thân

Để có được những điều trên, mình đã không ngừng lên kế hoạch cho tương lai chứ không đơn thuần là bịa CV. Đối với mình, ở vòng phỏng vấn, ngoài chứng chỉ bạn nộp ra, mình có rất nhiều cách để kiểm tra xem kiến thức của bạn về những thứ bạn ghi vào CV. Ví dụ: bạn nói rằng mình tham gia Youth4Climate tổ chức tại Milan năm 2021 thì không thể nào không biết kì COP26 được tổ chức tại đâu và ai là chủ tịch? Nếu bạn bảo mình là thành viên đối ngoại của tổ chức ABC thì không thể nào không biết tổ chức đó đã từng tổ chức những chương trình nào, hợp tác với các công ty nào cho chương trình XYZ.

7. Mạng xã hội

Nhiều chương trình sẽ hỏi về link Facebook, Twitter, LinkedIn của các bạn để xem bạn là người như thế nào, có đóng góp gì sau khi tham gia những chương trình khác không. Đó cũng là một phần nhỏ lý do mình cập nhật với mọi người trên trang cá nhân của mình những chương trình mình tham gia, kiến thức mình học được và những kì tiếp theo của chương trình đó. Mỗi chương trình mình tham gia, họ hay hỏi: bạn sẽ đóng góp gì cho chúng tôi/ cho quê hương bạn sau khi tham gia? Thì câu trả lời chung mình thường có đó là “sự chia sẻ”. Thế thì một trang cá nhân có những câu chuyện mang tính chia sẻ các câu chuyện từ những chương trình trước, những buổi workshop bạn tổ chức sau khi tham gia chương trình nọ sẽ giúp cho hội đồng tuyển chọn thấy rằng bạn thật sự như thế nào, có đang nói phóng đại để được chọn không?

8. Hãy tỉnh táo

Gần đây mình thấy có nhiều thông tin đưa sai lệch về những chương trình tài trợ toàn phần. Tất nhiên đó không phải là lỗi của những người đưa thông tin vì họ đưa thông tin đến cho các bạn rồi nhưng không phải lúc nào cũng sẽ bỏ thời gian ra đọc thật kĩ. Một khoá học ngắn hạn ở châu Âu là fully-funded nhưng đối với họ fully-funded ở đây chỉ là toàn phần học phí (& chi phí ăn ở sinh hoạt), các bạn phải bỏ hơn 1000 euros mua vé máy bay khứ hồi. Có những chương trình là fully-funded nhưng họ lại chi trả luôn cả vé máy bay và ăn ở. Tất cả những điều này, nếu không rõ, các bạn hoàn toàn có thể email cho họ để hỏi lại cho kĩ. Thay vì hỏi mình hay các anh chị khác, những người không thật sự quyết định được bộ hồ sơ của bạn sẽ đi tới vòng nào, thì hãy email trực tiếp cho quỹ học bổng/ công ty. Nhiều bạn sẽ apply theo những trang đưa tin về học bổng và nghĩ nó là “toàn phần” nhưng khi bạn đã được chọn và vỡ lẽ ra rằng, nó chỉ là toàn phần học phí và chi phí sinh hoạt, gia đình không đủ điều kiện trả thêm phí mua vé máy bay/visa thì đúng là các bạn phải từ chối. Hậu quả là mất thời gian, mất luôn cả cơ hội bởi vì một số chương trình học bổng, họ cấm những thí sinh đã từng đỗ học bổng của họ nhưng không tham gia, quay trở lại apply lần nữa.

Hãy tạo nên điều khác biệt cho riêng mình giữa hàng nghìn cái CV khác, và mỗi gạch đầu dòng trong đó đều mang một câu chuyện nhân văn nhé!