Sau đây là các bước áp dụng quy trình Onboarding nhằm hướng dẫn, hỗ trợ “nhập môn” cho nhân viên mới: 

Ngoài khái niệm Onboarding là gì, nhiều người còn bắt gặp thuật ngữ Pre-Onboarding. Hiểu đơn giản, đây là giai đoạn đầu tiên chuẩn bị của quá trình đào tạo hội nhập. Pre-Onboarding bắt đầu ngay khi có ứng viên chấp nhận offer làm việc, và công ty cần chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhân viên mới đến nhận việc. 

Về phía doanh nghiệp tuyển dụng, đây là thời điểm rất quan trọng vì có thể ứng viên đang cân nhắc nhiều lựa chọn khác. Những ấn tượng không tốt ban đầu ít nhiều sẽ khiến ứng viên thay đổi quyết định không nhận offer. Do đó, công ty cần có kế hoạch Pre-Onboarding cụ thể và bài bản để ứng viên cảm thấy được chào đón. 

Một số công tác chuẩn bị trước khi chào đón nhân viên mới ở bước Pre-Onboarding gồm có: 

• Gửi email chia sẻ các thông tin về tổ chức, doanh nghiệp, môi trường làm việc, văn hóa công ty, sơ đồ tổ chức,... cho nhân viên mới.
• Phòng nhân sự cần chuẩn bị một số vật dụng cơ bản như: máy tính, sổ tay, bút ghi chú,... để tạo môi trường làm việc thân thiện và thoải mái. 
• Chuẩn bị đồng phục làm việc theo số đo của nhân viên mới.
• Kiểm tra chỗ ngồi, các trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
• Giải đáp những thắc mắc của ứng viên về khu vực để xe, cơm trưa,... 

Giai đoạn thứ hai của quy trình Onboarding là chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên đi làm. Vì chưa quen môi trường làm việc trong tổ chức, cũng như chưa biết cách thức thực hiện công việc hàng ngày, nên nhân viên mới cần được công ty cung cấp định hướng (Orientation Day) để bắt đầu hòa nhập và thích nghi.

Theo đó, các doanh nghiệp lớn sẽ phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận phụ trách công tác chào đón nhân viên mới như sau:

• Phòng nhân sự: Giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban, giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển, nội quy công ty, sơ đồ tổ chức. Đồng thời, phòng nhân sự có trách nhiệm thu thập giấy tờ hồ sơ đầy đủ theo quy định công ty.
• Bộ phận đào tạo: Lên kế hoạch đào tạo hội nhập và thông báo lịch cho nhân viên mới. Đảm nhận thực hiện chương trình đào tạo và kiểm tra sau đào tạo.
• Người quản lý: Giới thiệu người mới với các thành viên trong tổ chức, tạo sự gắn kết. Chia sẻ cách thức làm việc, phối hợp teamwork, mục tiêu để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
• Người đồng hành: Giúp đỡ và giải đáp các câu hỏi, vấn đề thường ngày để tạo cảm giác thân thiện, thoải mái cho nhân viên mới. 
• Đội ngũ điều hành: Gặp gỡ, trao đổi với đội ngũ điều hành giúp nhân viên mới hiểu rõ sứ mệnh,  chiến lược, tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức.

Vào ngày đầu tiên đi làm, công việc không phải là phần quan trọng nhất. Quy trình Onboarding nhân sự ở giai đoạn 2 sẽ tập trung giúp nhân viên mới làm quen, trải nghiệm môi trường làm việc thực tế ngay tại công ty. 

• Trước tiên, bắt đầu bằng một tour quanh văn phòng để giới thiệu cho nhân viên mới biết các phòng ban và gặp mặt những thành viên cốt cán trong tổ chức, doanh nghiệp. 
• Khi kết thúc việc tham quan văn phòng, nhân viên mới sẽ trực tiếp đến bộ phận mình sắp sửa làm việc để chào hỏi và làm quen với các đồng nghiệp cùng phòng ban.
• Tiếp đó, nhân viên mới sẽ được giới thiệu về quy định chung, chế độ lương thưởng, phụ cấp, tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên. 
• Sau đó, nhân viên mới sẽ được cấp tài khoản, các công cụ, phần mềm hỗ trợ và làm quen cách sử dụng. 
• Trưởng bộ phận sẽ gặp gỡ và trao đổi để giải thích rõ nhiệm vụ công việc, cũng như nắm được mong muốn, nguyện vọng của nhân viên mới. 
• Vào cuối ngày làm việc đầu tiên, tập thể có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ chào đón nhân viên mới, đồng thời tạo cơ hội để mọi người trong phòng ban làm quen và giao lưu với nhau. 
• Bên cạnh đó, HR sẽ đăng một bài viết giới thiệu nhân viên mới trên nhóm hoặc kênh nội bộ của công ty. Điều này giúp nhân sự mới cảm nhận được sự chào đón và bản thân đã trở thành một phần trong “đại gia đình” công ty. 

Training là điều cần thiết nhưng cần đan xen các buổi on-job-training kết hợp với mentoring ngay trong công việc, thay vì training liên tục với tần suất cao. Nhân viên mới với kiến thức được trang bị bài bản chắc chắn sẽ phát huy hết năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, khi được đào tạo thường xuyên, nhân viên sẽ có thái độ tích cực, hiểu rõ công việc mình đang làm và có trách nhiệm hơn. Sau khoảng thời gian 2-3 tháng, doanh nghiệp có thể đánh giá xem nhân viên mới có thật sự là một “mảnh ghép” phù hợp lâu dài trong tổ chức hay không.