Time Blocking hay chặn thời gian là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả liên quan đến việc chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian dành riêng cho các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên điểm khác biệt của Time Blocking so với các phương pháp lên kế hoạch khác nằm ở chỗ thay vì chỉ liệt kê tất cả những việc bạn cần làm trong tương lai gần trên một tờ giấy, bạn hãy đặt những nhiệm vụ đó vào lịch của bạn và sắp xếp thời gian chính xác cho từng việc. Nếu công việc chưa được hoàn thành khi hết thời gian, hãy dành thêm thời gian cho công việc đó vào ngày/tuần/tháng tiếp theo (tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp) và chuyển sang mục tiếp theo trên lịch của bạn.

Điều này mạnh mẽ hơn và hiệu quả hơn nhiều so với danh sách việc cần làm vô tận. Vì nó chủ động. Bạn kiểm soát các nhiệm vụ, thay vì phản ứng với các yêu cầu bên ngoài. Nó buộc ưu tiên. Và nó tạo ra tổ chức.

Time Blocking thoạt nghe có phần mới lạ nhưng nó đã được áp dụng bởi rất nhiều người nổi tiếng và thành công. 

Ví dụ về cách áp dụng Time Blocking của Elon Musk là ông sử dụng phương pháp này để quản lý thời gian cho cả hai công ty của mình, Tesla và SpaceX. Ông chia ngày thành các khối thời gian 5 phút và đặt các nhiệm vụ vào từng khối thời gian đó. Ông cũng sử dụng phần mềm quản lý thời gian để đồng bộ hóa lịch làm việc của mình với các thành viên trong nhóm.

Còn Cal Newport (một tác giả, giáo sư và nhà nghiên cứu người Mỹ, chuyên về các chủ đề liên quan đến sự tập trung, sự tối ưu hóa và công nghệ thông tin), ông sử dụng Time Blocking để tập trung vào công việc chuyên sâu và tránh bị phân tán bởi những thông báo và email. Ông chỉ dành một khoảng thời gian nhất định để xử lý email và các công việc liên quan đến điện thoại, và sau đó tập trung vào công việc chính trong các khối thời gian khác.

Laura Vanderkam, tác giả của "What the Most Successful People Do Before Breakfast" (tạm dịch: Những người thành công nhất làm gì trước khi ăn sáng), sử dụng Time Blocking để quản lý thời gian trong việc viết sách và chăm sóc gia đình. Bà chia ngày thành các khối thời gian và đặt các nhiệm vụ vào từng khối thời gian đó, bao gồm cả việc viết sách, thực hiện các hoạt động gia đình, và thư giãn.

Lý do mà việc chặn thời gian có thể rất hiệu quả là vì nó giúp bạn dễ dàng cam kết làm việc chuyên sâu và tận dụng tối đa thói quen và lịch trình làm việc ưa thích của bạn. Chưa kể, nó giúp bạn tránh phải vấp ngã và suy nghĩ về những việc cần làm khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ.

Khi bạn quyết định một khối thời gian và cam kết với nó, bạn đang cống hiến hết mình cho một nhiệm vụ duy nhất hoặc một nhóm nhiệm vụ tương tự giúp bạn tập trung tinh thần tốt hơn. Bạn có thể tránh chuyển đổi nhiệm vụ (điều này thực sự có thể làm bạn chậm lại) khi bạn nhóm các nhiệm vụ lại với nhau. 

Time Blocking cũng thực sự thúc đẩy và giúp bạn dễ dàng tránh phiền nhiễu hơn. Khi bạn đặt thời hạn cho một nhiệm vụ, áp lực sẽ tăng lên một chút. Nếu bạn bắt đầu lướt web, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội hoàn thành nhiệm vụ của mình trong khối thời gian mong muốn, điều này có thể làm trật bánh toàn bộ phần còn lại trong ngày của bạn.

Dưới đây là các bước để áp dụng phương pháp Time Blocking:

• Xác định mục tiêu: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu của bạn cho ngày hoặc tuần tới. Có thể là công việc cần hoàn thành, dự án cần tiến hành, hoặc các hoạt động cá nhân.

• Liệt kê các nhiệm vụ: Tạo một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành. Chia chúng thành các tác vụ nhỏ hơn và có thể đặt thời gian ước lượng cho mỗi tác vụ.

• Xác định thời gian: Xác định khoảng thời gian mà bạn muốn dành cho từng nhiệm vụ. Chia ngày hoặc tuần thành các khối thời gian và gán chúng cho các nhiệm vụ cụ thể.

• Tạo lịch Time Blocking: Sử dụng một bảng hoặc lịch để tạo lịch Time Blocking. Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi khối thời gian và ghi lại các nhiệm vụ tương ứng trong đó.

• Tuân thủ lịch trình: Khi đã thiết lập lịch Time Blocking, hãy tuân thủ nó càng tốt càng tốt. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ đúng thời gian cho mỗi khối thời gian và tập trung hoàn thành công việc trong thời gian đã định.

• Đặt ưu tiên và linh hoạt: Trong quá trình thực hiện Time Blocking, bạn có thể gặp phải thay đổi hoặc sự xáo trộn. Hãy sẵn sàng thay đổi và điều chỉnh lịch trình theo tình huống, đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.

• Đánh giá và điều chỉnh: Sau khi hoàn thành một chu kỳ Time Blocking, hãy đánh giá hiệu quả và điều chỉnh lịch trình nếu cần. Xem xét những gì đã hoạt động và những gì có thể được cải thiện.

• Tối ưu hóa quy trình: Theo thời gian, bạn có thể tìm ra cách tốt hơn để áp dụng phương pháp Time Blocking. Hãy luôn thử nghiệm và tinh chỉnh quy trình của bạn để tăng năng suất và hiệu quả.

Nhớ rằng Time Blocking là một công cụ linh hoạt và bạn có thể điều chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình.

Time Blocking là một phương pháp đơn giản nhưng có một số sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh để đạt được hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là một số sai lầm cần lưu ý:

• Quá tải lịch trình: Một sai lầm thường gặp là quá tải lịch trình bằng cách gắn kết quá nhiều nhiệm vụ vào một khối thời gian. Điều này dẫn đến sự căng thẳng và khả năng không hoàn thành nhiệm vụ. Hãy đảm bảo rằng bạn xác định một khoảng thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ và không quá tải lịch trình của mình.

• Thiếu sự linh hoạt: Time Blocking có thể tạo ra một kế hoạch rất cụ thể, nhưng cuộc sống thường không diễn ra theo kế hoạch. Tránh sai lầm này bằng cách để lại một số khối thời gian trống để đối phó với sự bất ngờ hoặc công việc không dự đoán được. Điều này sẽ giúp bạn linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi và tránh cảm giác bị áp đặt bởi lịch trình.

• Không đặt ưu tiên đúng: Một sai lầm phổ biến là không đặt ưu tiên đúng cho các nhiệm vụ. Đôi khi chúng ta dễ dàng bị lạc hướng trong việc hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ và quên đi những công việc quan trọng. Hãy đảm bảo rằng bạn đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng và cố gắng hoàn thành chúng trước.

• Thiếu thời gian dành riêng cho bản thân: Khi áp dụng Time Blocking, rất quan trọng để đặt thời gian riêng cho bản thân. Điều này bao gồm thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và các hoạt động cá nhân khác. Nếu bạn không dành thời gian cho bản thân, bạn có thể trở nên mệt mỏi và không hiệu quả trong công việc.

• Không đánh giá và điều chỉnh: Một sai lầm khác là không đánh giá và điều chỉnh quy trình Time Blocking của mình. Điều này có thể làm bạn bỏ lỡ cơ hội cải thiện và tối ưu hóa việc quản lý thời gian của mình. Hãy đánh giá hiệu quả của lịch trình và điều chỉnh nếu cần.

Nhớ rằng việc áp dụng phương pháp Time Blocking là một quá trình liên tục và bạn có thể học hỏi từ những sai lầm để ngày càng cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Hy vọng với phương pháp này bạn đọc của Make It Việt Nam sẽ sớm cải thiện được năng xuất một cách tốt nhất.