Theo như báo cáo của Grammarly, giao tiếp thiếu hiệu quả nơi công sở đã khiến cho các doanh nghiệp Mỹ mất 1,2 nghìn tỷ đô mỗi năm. Không quá ngạc nhiên khi đây là kỹ năng được quan tâm hàng đầu trong giới doanh nghiệp - bao gồm cả những doanh nghiệp thành công nhất. Nhưng để có thể giao tiếp tốt là một thử thách giữa những người có có xuất thân, quan điểm và văn hóa khác nhau. Cho nên các chuyên gia của Forbes Adviser đã trình bày top những bí quyết giao tiếp hiệu quả nơi công sở để giúp bạn. 

Giao Tiếp Hiệu Quả Là Gì?

Giao tiếp nơi công sở là hình thức trao đổi ý tưởng và cảm nhận liên quan đến công việc, nhưng giao tiếp hiệu quả nơi công sở còn hơn thế nữa. Giao tiếp hiệu quả là phải rõ ràng, đồng thời người nghe hiểu được mục đích của cuộc giao tiếp đó. Thế nên, cả người nói lẫn người nghe sẽ đều cảm thấy hài lòng.

Giao tiếp hai chiều

Giao tiếp nơi công sở không chỉ chuyển tiếp thông tin cho các thành viên trong nhóm, mà còn giải thích theo hướng họ có thể hiểu. Người nghe cũng sẽ tập trung trong việc hiểu được toàn bộ ý nghĩa của cuộc trò chuyện cũng như làm cho người kia cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.

Giao tiếp cung cấp giải pháp

Việc trao đổi ý tưởng và thông tin được thực hiện một cách hiệu quả, góp phần nâng cao sự hợp tác trong các nhiệm vụ được giao. Cho nên, các nhóm có thể đưa ra các bước cần thiết tốt hơn để đạt được mục tiêu.

Lợi Ích Của Giao Tiếp Hiệu Quả Nơi Công Sở

Bản báo cáo năm 2022 về Tình trạng công sở trên toàn cầu của Gallup đã cho thấy trong 31 triệu nhân viên được phỏng vấn, chỉ có 13% lãnh đạo của họ là thực hiện giao tiếp hiệu quả nơi công sở. Tuy nhiên, nếu như bạn không thể truyền đạt những mục tiêu của tổ chức cũng như những thay đổi trong hoạt động, việc truyền tải văn hóa và giá trị cho các nhân viên mới, cho các nhóm đa chức năng hoặc chia sẻ về những cập nhật trong kinh doanh một cách hẳn hoi sẽ trở nên thách thức để đạt những mục tiêu.

Giao tiếp hiệu quả nơi công sở sẽ tăng động lực, sự gắn kết và độ hài lòng của nhân viên, giúp giảm đi những xung đột nơi công sở cũng như nâng cao năng suất làm việc. 

Tăng sự gắn kết của nhân viên

Một trong những lợi ích của việc giao tiếp hiệu quả đó là tạo ra những mối quan hệ tốt hơn giữa quản lý và các nhân viên cũng như giữa các nhân viên, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết. Khi quản lý biết cách xem xét nhu cầu và động lực của nhân viên cũng như biết cách nói chuyện với họ, việc khuyến khích nhân viên sử dụng các kỹ năng và mục tài năng vì một mục tiêu chung sẽ trở nên dễ dàng.

Tăng động lực để làm việc

Gần 30% thời gian, các tổ chức gặp phải tình trạng khó giữ chân nhân lực do giao tiếp thiếu hiệu quả giữa quản lý và nhân viên. Nhưng khi các nhân viên hiểu được công việc của họ cũng như vai trò của họ có ảnh hưởng như thế nào đến thành công chung của đội, họ sẽ có động lực thực hiện các bước cần thiết. Tổ chức của bạn không chỉ hưởng lợi từ việc giữ chân nhân lực lâu hơn, góp phần củng cố công ty, mà nhân viên còn có động lực, điều tạo nên sự khác biệt lớn.

Cải thiện năng suất

Bằng việc đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách chính xác, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn vai trò của mình và thể hiện thành thạo vai trò đó. Điều đó sẽ giúp cải thiện năng suất trong công ty của bạn.

Giảm thiểu xung đột nơi công sở

Vì nơi công sở có những con người tới từ các nền văn hóa và tín ngưỡng khác nhau, việc xung đột xảy ra là điều khó tránh khỏi. Những, đa số những xung đột đều từ các chiến lược giao tiếp thiếu hiệu quả. Do đó, những nơi làm việc nào mà áp dụng phong cách giao tiếp cởi mở và tinh tế sẽ ít xảy ra xung đột hơn giữa người quản lý và nhân viên, thậm chí giữa các nhân viên.

10 Bí Quyết Giao Tiếp Hiệu Quả Nơi Công Sở

Với sự hiểu biết sâu rộng về việc giao tiếp hiệu quả nơi công sở quan trọng như thế nào, hãy cùng xem top bí quyết giao tiếp hiệu quả, bảo gồm những kỹ năng giao tiếp chính mà bạn cần áp dụng, cách ưu tiên giao tiếp hai chiều, cách tổ chức cuộc giao tiếp và vân vân.

1. Giao Tiếp Đúng Cách

Đầu tiên, để có được một cuộc giao tiếp hiệu quả, hãy đặt những câu hỏi sau.

• Mục tiêu là gì?

• Ai là người nghe?

• Tôi nên truyền đạt thông tin như thế nào?

Giao tiếp thiếu hiệu quả thường xảy ra khi quản lý nói chuyện với nhầm nhân viên hoặc chia sẻ thông tin ở môi trường làm việc không phù hợp. Thế nên, hãy đảm bảo rằng mục đích của cuộc giao tiếp hướng đến đúng đối tượng phù hợp. Ngoài ra, hãy chọn cách thức giao tiếp phù hợp nhất cho nhân viên và tình huống.  Ví dụ, một nhân viên có thể thích giao tiếp qua email, trong khi người kia lại thích trò chuyện trực tiếp, nơi họ có thể giao tiếp qua ánh mắt và đọc được ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Tuy nhiên, nói chung thì bạn nên trao đổi trực tiếp khi truyền đạt thông tin hoặc chỉ dẫn khẩn cấp, thông báo lớn hoặc tin nhạy cảm như việc thăng chức hay điều chuyển công tác.

2. Ưu Tiên Giao Tiếp Hai Chiều 

Giao tiếp hiệu quả nơi công sở bao gồm việc nói, chủ động lắng nghe và phản hồi. Cả hai bên cần phải hiểu rõ lẫn nhau. Bây giờ, làm thế nào để điều này có thể diễn ra?

• Tập luyện lắng nghe chủ động: Để tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng, đừng chỉ ngồi nghe đồng nghiệp để có cơ hội đáp lời. Thay vào đó, hãy lắng nghe để thấu hiểu họ. Duy trì giao tiếp bằng ánh mắt với người nói, ghi lại bất cứ điều gì bạn nghĩ đến khi họ đang nói, và đáp lại bằng các cử chỉ phù hợp để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe.

• Đón nhận phản hồi: Hãy hỏi những thành viên trong đội bạn đưa ra phản hồi về thông điệp và phong cách giao tiếp của bạn, đồng thời ghi nhận các ý kiến và mối quan tâm của họ. Các thành viên có thể chia sẻ những thông tin trong những buổi họp hoặc gửi ẩn danh vào hộp gợi ý. Bạn cũng thể đưa ra phản hồi, nhưng hãy làm điều đó một cách tinh tế. Đừng phản hồi quá khắt khe hoặc phản hồi ở nơi công cộng.

Ngoài ra, hãy áp dụng phản hồi mang tính xây dựng bằng cách khen ngợi công việc của thành viên bạn trước tiên, sau đó chỉ ra những điểm có thể cải thiện. Cho phép họ chia sẻ suy nghĩ của mình về phản hồi của bạn nữa.

3. Xây Dựng Kỹ Năng Giao Tiếp

Giao tiếp hiệu quả nơi công sở bắt đầu khi bạn cải thiện các kỹ năng giao tiếp tốt. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng.

• Rõ ràng: Để giao tiếp hiệu quả, hãy rõ ràng về mục tiêu của bạn, sử dụng những từ ngữ dễ hiểu cũng như tránh giao tiếp với các câu không hoàn chỉnh. Đồng thời, hãy cung cấp ngữ cảnh khi trao đổi với nhóm của bạn. Ví dụ, khi đặt kỳ vọng, hãy chia sẻ các ví dụ mẫu và chỉ ra các nhóm nên tham gia cũng như các nhóm có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả công việc. Ngoài ra, hãy khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi để giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất công việc.

• Luôn lịch sự: Để nâng cao việc giao tiếp hiệu quả nơi công sở, bạn cần phải tập luyện giao tiếp lịch sự và giải quyết những khác biệt một cách tích cực. Ngay cả khi có bất đồng quan điểm, hãy cố gắng giữ thái độ lịch sự, đừng sử dụng những từ ngữ xúc phạm. Ngoài ra, hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt của bạn, đồng thời sử dụng tông giọng phù hợp để không truyền tải những cử chỉ không đáng có.

• Luôn cởi mở: Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn được cảm thấy thoải mái khi trao đổi ý tưởng hoặc sự quan tâm với bạn. Điều đó có nghĩa bạn phải quan tâm đến suy nghĩ của họ và đối xử với họ một cách tôn trọng, kể cả khi bạn rất bận rộn. Và nếu như bạn có quan tâm đến hành vi hay chuyên môn của nhân viên, hãy bàn riêng với họ thay vì “vơ đũa cả nắm”.

4. Trân Trọng Sự Độc Đáo Của Mỗi Nhân Viên 

Một trong những điều quan trọng để cải thiện giao tiếp và độ gắn kết của nhân viên đó là trân trọng phong cách giao tiếp độc đáo của họ. Điều đó có nghĩa bạn cần phải tìm hiểu về phương tiện và phong cách giao tiếp mà họ ưa thích. Sau đó, điều chỉnh hình thức giao tiếp của bạn để phù hợp. Trong khi đội ngũ bán hàng tìm kiếm vô số phân tích dữ liệu, thì đội ngũ phân tích có thể lại không cần những câu chuyện chi tiết về cách thu hút khách hàng.

5. Có Sự Trao Đổi Trực Tiếp

Để cải thiện giao tiếp nơi công sở, bạn cần xây dựng mối quan hệ một cách chủ động. Hãy sắp xếp các buổi họp riêng với từng thành viên trong nhóm. Những buổi gặp gỡ này cho thấy bạn đánh giá cao nhân viên của mình và sẵn sàng kết nối với họ một cách thân tình hơn. Bên cạnh đó, những người có tính cách dè dặt hoặc nhút nhát thường cởi mở và chia sẻ thông tin, phản hồi có giá trị hơn trong môi trường riêng tư.

6. Lên Lịch Họp Nhóm Hàng Tuần 

Để thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các nhân viên trong nhóm, hãy lên lịch họp nhóm nơi mọi nhân viên có thể nói lên suy nghĩ của họ. Quản lý của nhóm có thể gặp mặt các nhân viên để đánh giá những thành tích, thách thức và mối quan tâm trong tuần. Họ cũng có thể thiết lập các mục tiêu và nhiệm vụ cho tuần tiếp theo và thậm chí thảo luận về các ý tưởng tổng quan. Bạn cũng có thể tiến thêm một bước nữa bằng ghi lại những cuộc trò chuyện quan trọng cũng như chia sẻ bản tóm tắt để làm rõ các điểm và giúp đội ngũ ghi nhớ những khuyến nghị cũng như các điểm hành động.

7. Dành Thời Gian Cho Team Building

Những hoạt động team building thường tạo ra một môi trường làm việc năng nổ, nơi mọi người cảm thấy an toàn và tự tin. Vì thế, hãy trở nên sáng tạo - cung cấp cho các nhân viên một lối thoát khỏi các hoạt động thường ngày bằng việc khuyến khích các tương tác thân mật như tham gia vào các nhóm trên phần mềm Slack hoặc các sự kiện ngoài giờ làm việc. Hãy để họ giao lưu và hợp tác thông qua các hoạt động như trò chơi icebreaker (một hoạt động, sự kiện hoặc trò chơi được thiết kế để phá vỡ các rào cản xã hội, làm cho người khác cảm thấy thoải mái hơn và tạo điều kiện để họ chủ động giao lưu), giải đố, các buổi tập thể dục, bữa trưa nhóm và xem phim cùng nhau. Các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy thoải mái hơn và cải thiện giao tiếp cũng như hợp tác trong nhóm, thúc đẩy sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

8. Thể Hiện Sự Trân Trọng

Những doanh nghiệp có nhân viên gắn bó và hạnh phúc sẽ tạo ra lợi nhuận cao hơn 23% so với những doanh nghiệp có nhân viên không hạnh phúc. Để tiến gần đến mục tiêu của mình với tư cách là một chức, bạn cần phải trân trọng các nhân viên cũng như cho thấy rằng bạn quan tâm tới họ. Hãy cảm ơn họ vì đề ra những ý tưởng tuyệt vời hay hoàn thành công việc nhanh chóng. Đặc biệt là hãy nêu rõ điều gì đã khiến bạn hài lòng vì điều đó cho thấy sự chân thành của bạn và nhân viên cũng có thể lặp lại điều đó.

Ví dụ, bạn có thể nói, "Bạn đã làm rất tốt khi nhấn mạnh các bước phân khúc khách hàng trong bài thuyết trình của mình. Các ví dụ mà bạn đưa ra đã giúp nhóm hiểu rõ hơn về quy trình".

9. Tải Ứng Dụng Giao Tiếp Cho Nhóm 

Nếu không có giao tiếp nhóm hiệu quả, sẽ dễ dẫn đến sự hiểu lầm, đặc biệt là khi nhiều tổ chức hiện nay có mô hình làm việc kết hợp hoặc từ xa. Tuy nhiên, với các nền tảng giao tiếp nhóm, dù là UCaaS hay CPaaS, nhân viên vẫn có thể giao tiếp, cập nhật thông tin và hợp tác trong các dự án. Họ có thể họp hành để thực hiện các công việc, chia sẻ thông tin cần thiết và thảo luận về các nhiệm vụ sắp tới. Các ứng dụng giao tiếp bao gồm công cụ quản lý dự án, công cụ hội nghị video và dịch vụ thoại qua giao thức internet (VoIP).

10. Tổ Chức Những Buổi Tập Luyện Giao Tiếp

Hãy xem xét tổ chức các buổi đào tạo giao tiếp định kỳ để cả các trưởng nhóm và nhân viên có thể nắm bắt các kỹ năng giao tiếp cơ bản nhằm cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc. Các buổi đào tạo có thể được tổ chức trực tiếp hoặc gặp mặt trực tuyến qua Google Meet, Zoom, hoặc bất kỳ nền tảng giao tiếp nào khác. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ hội thảo trực tuyến webinar để đào tạo, giúp cả nhân viên cũ và mới luôn có thể truy cập vào các khóa học này.

Lời Kết

Giao tiếp nơi công sở còn hơn cả việc trao đổi thông tin. Nó nên bao gồm những bài tập luyện giao tiếp có mục đích để tăng sự tự tin, sự gắn kết và năng suất chung của công ty. Cho nên, hãy sử dụng những bí quyết trên để giữ chân những nhân viên giỏi nhất cũng như đạt được mục tiêu của bạn.

----------
Tác giả: Christiana Jolaoso

Link bài gốc: 10 Tips For Effective Communication In The Workplace

Dịch giả: Ngô Xuân Mạnh - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Ngô Xuân Mạnh - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.