Bạn có thấy mỗi ngày của bạn đều vùi trong công việc dường như không có hồi kết ? Việc khiến bản thân trở nên bận rộn không có nghĩa bạn đang làm việc có hiệu suất. Nó có thể là do sự thiếu kĩ năng quản lý thời gian.

Đây 10 phương pháp quản lý thời gian thông minh để giúp bạn vượt qua tình trạng này

1/ Phân bố thời gian

Phân chia thời gian bạn dành từng công việc có thể giúp bạn hình dung được vấn đề mà mình đang thiếu. Nó cho phép bạn học hỏi thêm kinh nghiệm và đây cũng là một kĩ thuật quản lý thời gian đơn giản và dễ hiểu.

Với việc đặt thời gian khi bạn bắt đầu làm công việc nào đó cho đến khi hoàn thành, bạn có thể biết được chính xác thời gian mình dành cho từng công việc. Điều này cho phép bạn so sánh kỳ vọng của bạn với thực tế và cải thiện dựa trên những sự phát hiện của bạn.

2/ Nguyên tắc “Ăn con ếch đó”

“Ăn con ếch đó” là nguyên tắc được đặt ra bởi Brian Tracy, được hiểu là hoàn thành việc quan trọng nhất trước. Nhà văn Mark Twain từng có câu nói nổi tiếng ““Nếu vào buổi sáng, điều đầu tiên bạn làm là ăn một con ếch và nếu phải ăn hai con ếch, hãy nuốt con ếch xấu xí nhất” Những câu nói này đã trở thành nguồn cảm hứng cũng như lý thuyết trong cuốn sách “ Eat that frog” của Brian Tracy .

Khi bản thân ta hoàn thành một việc nào đó não bộ sẽ tự lập trình để tưởng thưởng cho chúng ta bằng những cảm xúc tích cực, để rồi những việc còn lại sẽ trở nên dễ dàng.

3/ Áp dụng quy luật 80/20

Hay được biết đến với Nguyên lý Pareto, nguyên tắc 80/20 chỉ ra 80% kết quả đạt được liên quan tới 20% nỗ lực của chúng ta. Điều này có nghĩa cứ 10 nhiệm vụ bạn có, thì chỉ 2 nhiệm vụ mang lại sự hiệu quả. Vậy nên 2 nhiệm vụ đó chính là thứ ta phải tập trung vào.

Lập danh sách 10 việc quan trọng mà bạn phải làm theo thứ tự. Tập trung 2 điều đầu tiên trong danh sách trong suốt cả ngày, ngay cả khi bạn không hoàn thành hết danh sách đó nhưng ít nhất bạn đã hoàn thành công việc quan trọng nhất.

4/ Kỹ thuật “Thời gian chặn”

“Thời gian chặn” là một kĩ thuật quản lỹ thời gian giúp bạn không bị xao nhãng. Bằng cách đặt khung thời gian cụ thể để kiểm tra, phản hồi email và sau đó "thời gian sẽ bị chặn", sẽ tập trung vào công việc và không làm việc gì khác. 

Một cách rõ ràng nhất để làm điều đó là dựa trên thời hạn của bạn. Nếu bạn có một công việc quan trọng phải hoàn thành xong buổi chiều, thì có ý nghĩa để chặn một vài giờ vào buổi sáng để làm việc với nó.

Tuy nhiên một cách khác để chặn thời gian là lên lịch khung giờ bạn cảm thấy làm việc hiệu quả nhất, ví dụ nếu bạn thấy bạn làm việc kém hiện quả sau giờnghỉ trưa, thì hãy lên lịch những công việc hằng ngày mà không đòi hỏi quá nhiều suy nghĩ sáng tạo, chặng hạn như kiêm tra mail.

5/ Quy tắc 2 phút

Rào cản lớn nhất của việc quản lý thời gian hiệu quả là sự chần chừ, và áp dụng quy tắc này có thể giúp khắc phục nó. Hầu hết các công việc mà bạn trì hoãn không khó để làm, bạn có đủ khả năng để thực hiện chúng nhưng để bắt tay vào thực hiện liền thì khó.

Phần 1 của nguyên tắc xuất phát từ cuốn sách “Hoàn thành mọi việc”  của David Allen, Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.

Phần thứ 2 của nguyên tắc khuyên chúng ta “Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút” Bạn không thể hoàn thành mọi ước mơ, mục tiêu trong vòng 2 phút. Dĩ nhiên là vậy. Nhưng để bắt đầu chỉ cần 2 phút.

6/ Đừng cố ôm đồm quá nhiều việc

Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật ngược lại. Nó không những làm giảm năng suất công việc của bạn, mà còn khiến bạn dễ xao nhãng thậm chí tốn thời gian.

Để khắc phụ thói quen này, loại bỏ những thứ khiến bạn mất tập trung khỏi công việc bạn đang làm. Ví dụ như chỉ giữ một tab mở khi làm việc trên máy tính hoặc làm cho trình duyệt của bạn lớn hơn để bạn không thấy bất cứ khác.

7/ Nói “không” thường xuyên hơn

Học cách nói “không” có vẻ không phải là một trong những cách quản lý thời gian, nhưng một khi bắt đầu thực hiện nó, bạn sẽ nhận ra mình tiết kiệm được bao nhiêu thời gian để giải quyết các công việc của mình.

 Nói “không” không có nghĩa là ta từ chối tất cả. Thay vào đó nó giúp bạn thêm thời gian để suy nghĩ và ưu tiên lại những thứ quan trọng. Một khi đã xác định được việc ưu tiên, bạn sẽ thấy bạn không còn lãng phí thời gian ngồi trong các cuộc họp mà bạn không cần phải tham gia hoặc thực hiện nhiệm vụ thực sự phù hợp với công việc bạn.

8/ Hình thành thói quen buổi sáng

Bằng việc hình thành các thói quen có sức mạnh phục hồi thời gian lãng phí và hồi sinh bạn. Bằng việc lên kế hoạch sẽ khiến bạn làm việc hiệu quả, nhanh chóng và tạo động lực cho bạn nguyên một ngày.

Thói quen sáng sớm không nhất thiết bạn phải chạy 20 dặm trước khi mặt trời xuống và uống một ly trứng sống. Bạn chỉ việc dành một chút thời gian lên kế hoạch có thể giúp bạn tái tạo năng lượng vào buổi sáng và liên tục lặp lại nó đến khi nào nó trửo thành thói quen.

9/ Hình thành thói quen ban đêm

Cũng giống như việc hình thành thói quen sáng sớm, thói quen buổi tối có thể giúp bạn lên kế hoạch cho bạn ngày hôm sau.

Thư giãn trong vài  giờ cuối trước khi đi giúp bạn có một giấc ngủ ngon, điều này hữu ích cho việc quản lý thời gian.

Bạn không cần phải làm gì quyết liệt, chỉ cần nghĩ về những việc bạn sẽ làm có ích vào ngày hôm sau. Thói quen buổi tối của bạn có thể chuẩn bị trước túi tập thể dục hay chuẩn bị bữa sáng và nữa trưa.

10/ Nghỉ giải lao

Mặc dù đây có vẻ là kỹ thuật quản lý thời gian phản tác dụng, những nghỉ ngơi thường xuyên tại nơi làm việc rất quan trọng đối với sức khỏe tinh thần và duy trì sự hiệu quả của công việc.

Dành thời gian nghỉ ngơi rất quan trọng,bởi  nếu như làm việc không nghỉ sẽ ảnh hưởng tới những quyết định của bạn và sự sáng tạo. Cơ thể và tâm trí sẽ yêu cầu nghỉ nghơi, vậy nên hãy dành thời gian nghỉ ngơi ở công ty bằng cách lấy một bữa ăn trưa lành mạnh hoặc duỗi chân để thư giãn đầu óc. Khi trở lại làm việc bạn sẽ thấy thoải mái và có nhiều động lực hơn trong công việc.

Điều mấu chốt

Bận rộn không tương đương với năng suất trong công việc.Nếu có bất cứ điều gì, nó có thể dấu hiệu của sự quản lý thời gian kém. Nhưng những phương pháp quản lý thời gian mới là bước đầu.

Nếu bạn thấy kết quả mang lại tốt,thì bạn có thể nói chuyện với quản lý của mình. Sự bận rộn có thể giảm xuống bởi bạn đang có quá nhiều vấn đề cần phải giải quyết.

Bạn nên nhớ luôn luôn thật thà với khối lượng công việc của mình, còn hơn liên tục căng thẳng và có nguy cơ dẫn đến kiệt sức.

----------

Tác giả: Dinnie Muslihat

Link bài gốc: 10 Smart Time Management Techniques to End Busyness

Dịch giả: Hà Quỳnh Anh -  ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Hà Quỳnh Anh - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.