Ghi chú là việc thiết yếu trong công việc lẫn học tập. Cách ghi chú hiệu quả có thể giúp bạn cải thiện khả năng và cả việc nắm bắt các thông tin mới. Hơn nữa, một ghi chú gọn gàng có thể thúc đẩy sự hiệu quả và năng suất trong quá trình ưu tiên các nhiệm vụ và tiếp nhận các chủ đề một cách nhanh chóng. Trong bài viết lần này, chúng tôi chia sẻ cho các bạn 25 cách ghi chú mà bạn có thể thực hiện trong công việc của mình.

Dù bạn đang là học sinh hay đang đi làm, thì việc ghi chú trong nhiều tình huống cũng rất quan trọng. Chẳng hạn như trong lớp, các cuộc thuyết trình, các buổi họp mặt hay là các cuộc hội thoại 1-1. Bạn có thể áp dụng những cách dưới đây để làm cho ghi chú của bạn trở nên hiệu quả hơn:

Loại bỏ những việc không cần thiết

Bạn phải hết sức tập trung vào người nói hoặc chủ đề đó. Trong lúc được sắp xếp chỗ ngồi, bạn phải lựa một chỗ để tránh những phiền nhiễu. Chẳng hạn, tránh ngồi những chỗ mà người khác có thể tiếp xúc nói chuyện với bạn. Và luôn để điện thoại ở chế độ yên lặng và tắt hết tất cả các thông báo. Khi bạn ghi chú trên máy tính cá nhân, thì bạn có thể tắt các ứng dụng và cửa sổ không cần thiết nếu chúng làm đánh mất đi sự tập trung của bạn.

Xác định phương pháp được ưu tiên

Bạn có thể đánh máy hay viết tay tùy thuộc vào sở thích cá nhân của mình. Bạn có thể chọn một phương pháp phù hợp có thể giúp bạn nắm bắt thông tin và ghi chú nhanh hơn. Để quyết định phương pháp nào là tốt nhất, hãy sử dụng một phương pháp liên tục trong 1 tuần và thay đổi phương pháp khác vào tuần sau.

Chuẩn bị trước

Hãy dành thời gian để suy nghĩ mục đích của cuộc họp hay buổi thuyết trình và xác định kết quả mà bạn mong muốn đạt được sau cuộc họp đó. Một khi bạn đã xác định được điều mình muốn sau cuộc họp đó, thì bạn có thể soạn được dàn ý hay bản nháp để nắm bắt thông tin. Nếu bạn là học sinh, có lẽ bạn sẽ muốn xem lại các bài đọc đã được giao hay các ghi chú trước đó để đảm bảo rằng bạn có một nề tảng kiến thức đủ dày để hiểu được hết tất cả tài liệu.

Ghi đề mục cho ghi chú

Hãy ghi tiêu đề cho giấy tờ hay các tài liệu một đề mục có liên quan đến chủ đề cuộc họp, buổi thuyết trình hay môn học của mình. Bạn cũng có thể viết thêm ngày tháng vào ghi chú. Sau này khi bạn xem lại các ghi chú, những thông tin này sẽ giúp bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được nội dung dựa vào tiêu đề.

Tránh việc chép lại toàn bộ nội dung

Bạn không nhất thiết phải nhớ hết từng từ được nhắc đến nên đừng cố ghi chép hết tất cả các thông tin có trong buổi thuyết trình hay các cuộc họp. Việc này sẽ khiến cho lượng thông tin mà bạn có được là quá nhiều và không cần thiết. Nếu bạn đã chuẩn bị trước, thì bạn sẽ xác định và cố gắng tập trung nắm bắt vào loại thông tin mà bạn hướng đến.

Dùng ghi âm

Nếu bạn dùng những ghi chú này vào mục đích cá nhân của mình và không muốn bỏ lỡ bất kì thông tin nào, thì bạn có thể dùng phần mềm ghi âm hoặc điện thoại cá nhân. Bạn có thể vừa dùng ghi chú, vừa dùng máy ghi âm, sau khi xem lại ghi âm thì bạn có thể có được đầy đủ thông tin hơn. Thậm chí có những công cụ ghi âm và ghi chép lại bản ghi âm.

Viết các câu hỏi

Khi bạn lắng nghe, nếu như nảy sinh bất kì câu hỏi nào hãy chừa lại khoảng trống để ghi lại chúng. Nếu như bạn không có cơ hội làm rõ, thì ghi chú này sẽ được coi là sự nhắc nhở để cho việc nghiên cứu sau này. Với vai trò là học sinh, việc ghi chú những điều bạn thắc mắc có thể giúp bạn biết được mình cần học thêm ở lĩnh vực nào.

Phác thảo các ý tưởng

Nhiều người sẽ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc ghi nhớ thông tin khi họ hiểu rõ được ngữ cảnh hơn là đọc từng câu chữ. Khi viết ghi chú bằng tay, bạn có thể phác thảo hay vẽ đơn giản. Ví dụ, khi bạn đang ghi chú cho một cuộc họp phát triển sản phẩm, bạn có thể dùng cách phác thảo để mường tượng ra sản phẩm trông như thế nào. Hoặc bạn có thể phác thảo cho các ý tưởng trừu tượng hơn, chẳng hạn như sử dụng các ô hay mũi tên để diễn tả trôi chảy về một quy trình nào đó.

Bao gồm các yếu tố trực quan

Bên cạnh việc phác thảo ý tưởng, bạn có thể kết hợp các yếu tố trực quan với nhau để làm cho thông tin dễ hiểu hơn. Các yếu tố này để mà đặt cạnh các thông tin quan trọng thì càng đơn giản càng tốt. Hoặc bạn có thể chỉnh sửa ghi chú của mình sau để thay thế dữ liệu định lượng thành các biểu đồ đại diện. Dù cách làm này có lúc không thể thực hiện, nhưng bạn cũng có thể chụp hình để ghi nhớ thông tin. Chẳng hạn, trong quá trình động não, bạn có thể viết ý tưởng lên bảng trắng. Hãy chụp ảnh thay vì sao chép hết tất cả mọi thứ trên bảng. Bạn có thể tập trung vào ghi chú của mình cho những thông tin có liên quan, chẳng hạn như mục tiêu mà bạn muốn đạt được.

Chú ý đến các dấu hiệu bằng lời và không bằng lời

Người nói thường cung cấp các dấu hiệu để chứng minh khi có các thông tin liên quan. Ví dụ, họ có thể nhấn mạnh các từ hay các ý tưởng hoặc là họ nói thẳng ra điều họ nói là thông tin quan trọng. Phương pháp phổ biến khác mà người nói sử dụng để đánh dấu ý chính đó là sự lặp lại. Bạn cũng phải chú ý đến những dấu hiệu không bằng lời, chẳng hạn như dùng cử chỉ để minh họa cho các ý. Đôi khi người nói sẽ vô tình để lại dấu hiệu vào trong những cảm nhận của họ về chủ đề đó. Ví dụ, nếu họ tỏ ra bồn chồn khi trả lời câu hỏi, việc đó có thể là dấu hiệu của sự không chắc chắn.

Đánh dấu thông tin quan trọng

Dù trong quá trình ghi chú hay sau quá trình, sử dụng các hình thức khác nhau để đánh dấu các ý then chốt. Bạn cũng có thể đánh dấu nội dung hay tô đậm những ý hay là các câu quan trọng. Hãy dùng các hình thức đánh dấu một cách tiết kiệm, vì dùng quá nhiều hình thức sẽ khiến cho ghi chú trở nên lộn xộn. Hơn nữa, khi bạn có quá nhiều ý để gạch chân thì sẽ khiến bạn không thể đánh dấu được ý nào là ý chính nữa.

Làm cho ghi chú của bạn có cấu trúc

Việc này sẽ giúp cho ghi chú của bạn có tổ chức và cho phép việc hấp thụ thông tin một cách hợp lý. Ví dụ, bạn có thể sử dụng phương pháp lập dàn ý, chia tài liệu thành từng đoạn tương ứng với chủ đề. Tạo một danh sách sử dụng gạch đầu dòng dưới mỗi chủ đề để viết hay ghi chú thêm nhiều ý cụ thể hơn. Có nhiều phương thức ghi chú khác nhau mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như phương pháp Cornell, phương pháp lập sơ đồ tư duy. Bạn có thể tìm kiếm các phương pháp này để xác định cái nào phù hợp cho nhu cầu ghi chú của mình.

Đánh máy lại các ghi chú viết bằng tay

Nếu bạn ghi chú bằng tay, thì bạn nên cân nhắc việc ghi lại chúng trên tài liệu điện tử. Việc ghi lại hay đánh máy lại các bản ghi chú là một cách hiệu quả để ghi nhớ thông tin. Hơn nữa, điều này có thể giúp cho ghi chú của bạn trở nên gọn gàng và dễ nhìn hơn. Đối với các học sinh, bạn có thể viết lại các ghi chú riêng biệt thành một bản hướng dẫn học tập để hợp lý hóa việc học của mình. Bằng cách này bạn có thể chỉ cần đọc một tài liệu duy nhất hơn là đọc nhiều tài liệu cùng lúc.

Sử dụng ngôn ngữ của riêng mình

Bạn có thể sử dụng chính xác ngôn ngữ của người nói nhưng sau đó bạn cũng có thể dịch các ý tưởng sang ngôn ngữ của mình. Bản thân bạn có khả năng miêu tả được các ý tưởng hay các thông điệp chứng tỏ rằng bạn đã hiểu được vấn đề. Người nói có thể sử dụng ngôn ngữ mang tính chuyên môn hơn, nên việc hiểu theo ngôn ngữ của bạn sẽ làm cho ghi chú trở nên đơn giản hơn.

So sánh với người khác

Tìm đến lớp học hay đồng nghiệp để hỏi nếu bạn có thể so sánh ghi chú của họ được không. Việc đọc tài liệu của mọi người có thể giúp bạn củng cố những gì bạn đã học và bổ sung được các thông tin bị thiếu. Điều này còn giúp bạn tránh khỏi sai lầm trong ghi chú của mình nếu một trong hai bạn nhận ra được lỗi sai thực tế. Hơn nữa, nếu người kia sử dụng phương pháp ghi chú khác với bạn, thì bạn có thể lấy đó làm cảm hứng cho mình.

Dùng tốc ký

Tiết kiệm thời gian với các ghi chú bằng việc tốc ký, khi viết ghi chú thì sử dụng các từ viết tắt hoặc ký hiệu. Phương pháp tốc ký có thể đảm bảo được việc bạn theo kịp tốc độ của người nói. Các từ viết tắt cũng rất hữu ích, dù vậy bạn cũng phải lựa chọn những từ mà bạn sẽ nhận ra ngay khi đọc chúng ngoài ngữ cảnh.

Đừng lo về lỗi trong cách trình bày

Nếu những ghi chú này sử dụng cho mục đích cá nhân của bạn, thì quan trọng nhất là bạn có thể đọc và hiểu được các thông tin. Do đó, đừng lo về các quy tắc ngữ pháp hay cách phát âm quá khắt khe. Tuy nhiên, nếu bạn cần chia sẻ ghi chú của mình với người khác hay dùng cho mục đích chuyên nghiệp hơn thì bạn nên xem lại ghi chú của mình.

Ghi ra các mục công việc

Vào cuối trang ghi chú, viết ra bất kì bước tiếp theo bạn cần làm. Có thể bao gồm nhiệm vụ được giao cho bạn trong lúc thuyết trình. Ghi chú những mục này sẽ giúp bạn nhớ tới để hoàn thành chúng. Còn phụ thuộc vào cách bạn quản lý nhiệm vụ của mình mà bạn có thể sử dụng những ghi chú này để tạo nhắc nhở cho riêng mình hay đưa chúng vào danh sách việc cần làm.

Sử dụng các công cụ điện tử

Bạn có thể tìm các phần mềm hay ứng dụng hỗ trợ cho việc viết và tổ chức các ghi chú. Một trong những lợi ích mà các công cụ này mang lại đó là chúng giúp bạn kết nối đến các ghi chú thông qua nhiều thiết bị. Ví dụ, nếu bạn ghi chú trên máy tính cá nhân, bạn có thể chuyển ghi chú đó sang điện thoại nếu cần thiết. Có nhiều nguồn tài nguyên cũng cho phép bạn chia sẻ hay kết hợp các ghi chú của bạn với đồng nghiệp một cách dễ dàng.

Tạo ra các mẫu ghi chú

Nếu bạn sử dụng một loại ghi chú thường xuyên thì hãy thử chuyển sang dùng các mẫu ghi chú được xây dựng sẵn để thuận tiện cho quá trình ghi chú của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng mẫu ghi chú có sẵn cho các cuộc họp kinh doanh thì bạn có thể tạo ra dàn ý của loại thông tin mà bạn muốn hướng tới bao gồm:

• Người tham dự
• Ngày họp
• Chủ đề cuộc họp
• Mục tiêu của cuộc họp
• Các câu hỏi
• Các việc hay các bước tiếp theo

Khi bạn lắng nghe cuộc họp thì hãy đặt các thông tin có liên quan vào phía dưới mỗi chủ đề đó. Bây giờ bạn sẽ không cần phải nghĩ về việc làm thế nào để sắp xếp các ghi chú của mình bởi vì cấu trúc đã có sẵn.

Tổ chức các ghi chú của bạn

Dù bạn viết tay hay đánh máy, thì phải đảm bảo được có khoảng trống để sắp xếp chúng. Bạn có thể dùng sổ tay chuyên dụng hay tạo ra các thư mục để sắp xếp chúng dựa theo chủ đề và ngày tháng. Có hệ thống lưu trữ sẽ giúp bạn biết chắc nơi để tìm các ghi chú và khi nào thì nên sử dụng chúng hay cần để tham khảo sau.

Tóm tắt ghi chú

Hãy chừa ra một khoảng trống vào cuối tài liệu để tóm tắt lại những gì bạn đã được học. Phương pháp này còn hỗ trợ cho việc ghi chú trong kinh doanh, vì bạn có thể tóm tắt lại các ý chính đã được khai thác trong giao tiếp và bất kì hành động tiếp theo cần làm. Hãy xem cách tóm tắt này như là một bản báo cáo, dù cho bạn không chia sẻ nó cho bất kì ai. Việc này giúp bạn hiểu rõ được bạn nên biết những gì chỉ qua một cái liếc mắt, sau đó, nếu bạn cần thêm thông tin cụ thể thì bạn có thể nhìn lên để xem chi tiết của toàn bộ ghi chú.

Xem lại ghi chú

Trong vòng 24 giờ hãy xem lại ghi chú của mình để giúp cho việc nắm bắt thông tin. Quá trình ghi chú là cách bạn học hỏi và tiếp thu các thông tin nhưng đọc lại các ghi chú này giúp bạn lưu trữ thông tin vào não bộ để cho việc sử dụng về sau. Nếu bạn làm việc này ngay sau khi đã ghi chú, khi các thông tin vẫn còn in rõ trong não bộ, bạn sẽ thấy việc lấp đầy những thông tin còn sót và ngữ cảnh cần thiết trở nên dễ dàng hơn.

Chỉnh sửa các ghi chú

Nếu bạn có ý định chia sẻ ghi chú của mình với người khác, bạn sẽ phải sửa lại chúng trước khi gửi đến cho người ta. Phụ thuộc vào mục đích mà bạn có thể chỉnh sửa cả về lỗi ngữ pháp hay lỗi phát âm. Nếu không thì hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ và hình thức phải dễ hiểu. Bạn cũng có thể sửa lại ghi chú của mình cho mục đích cá nhân. Loại bỏ những điều dư thừa hay không liên quan và chỉ bao gồm các thông tin có liên quan với nhau để mở rộng kiến thức hoặc hoàn thành nhiệm vụ.

Hãy giữ bình tĩnh

Nếu bạn bỏ lỡ thông tin nào đó trong lúc đang ghi chú, hãy tự nhắc nhở bản thân để xác định lại thông tin với người nói hay những người đã có mặt ở đó. Bạn muốn tránh khỏi việc mình dành quá nhiều thời gian để lo tìm lại thông tin mình đã bỏ lỡ, nhưng việc này làm bạn mất tập trung trong quá trình ghi chú. Một khi bạn tiếp tục luyện tập, thì bạn sẽ cải thiện được kỹ năng ghi chú của mình và học hỏi thêm được phương pháp nào là tốt nhất với bạn. 

----------------------------
Tác giả: Indeed Editorial Team

Link bài gốc: 25 Effective Tips for Note-Taking

Dịch giả: Kim Nhung - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả [Kim Nhung] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.