Có nhiều người thất bại trong việc hoàn thành mục tiêu mà họ đặt ra. Nguyên nhân chủ yếu là do họ không có một kế hoạch cụ thể.

Tôi chắc rằng bạn đã từng nghe qua câu: "A goal without a plan is just a dream". Nôm na là bạn có mục tiêu nhưng không đề ra kế hoạch thực hiện thì đó cũng chỉ là mơ ước.

Vì thế việc áp dụng một trong các bản thiết lập mục tiêu dưới đây là thực sự quan trọng.

Một bản thiết lập mục tiêu có thể được thiết kế từ đơn giản đến phức tạp, theo dõi những mục tiêu cá nhân (và của nhóm), tạo ra sự khác biệt lớn dẫn đến thành công trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Đầu tiên, bạn cần lựa chọn bản mẫu phù hợp với kinh nghiệm, và xác định kế hoạch này bao gồm những ai.

Dưới đây là 4 mẫu mà bạn có thể lựa chọn:

1. Bản thiết lập mục tiêu S.M.A.R.T. (Sử dụng cho mục tiêu cá nhân)

Đây là dạng đầu tiên mà tôi muốn giới thiệu. 

Nếu bạn muốn đạt được mục tiêu một cách tuyệt đối, đây là phương án tốt nhất dành cho bạn. Nó cực kỳ linh hoạt, bao hàm nhiều lĩnh vực và chỉ nằm vỏn vẹn trong 1 tờ giấy.

Bản thiết lập S.M.A.R.T. đảm bảo rằng, những mục tiêu tương lai của bạn sẽ được thực hiện. Và với mỗi chữ cái viết tắt đại diện cho những tiêu chí bắt buộc mang tính ngắn gọn, súc tích, và thực tế.

S - Specific (Cụ thể): Mục tiêu đưa ra phải rõ ràng.

M - Mesurable (Phương thức): Phương thức nào được dử dụng để hoàn thành mục tiêu, phải được sắp xếp gọn gàng, trật tự.

A - Achievable (Tính thực tế): Không nên "ảo tưởng" khi đặt ra mục tiêu.

R - Relevant (Đánh giá): Mục tiêu này có xứng đáng với sức lực và thời gian bỏ ra.

T - Time-bound (Kỳ hạn): Đặt ra đoạn thời gian cụ thể từ khi bắt đầu thực hiện mục tiêu đến lúc hoàn thành.

Nghe có vẻ dễ, nhưng thực chất đây là dạng phức tạp nhất trong tất cả cá loại bản thiết lập mục tiêu. Vì vậy, dưới đây sẽ là hướng dẫn từng bước để hoàn thành S.M.A.R.T.

Bước 1: Mục tiêu của bạn?

Phần này rất quan trọng, xác định điều bạn mong muốn đạt được là gì?

Mục tiêu đưa ra phải:

• Ngắn gọn, khoảng từ 2 đến 3 dòng.

• Ghi chính xác việc cần phải được hoàn thành.

• Ngày hoàn thành.

• Làm thế nào để biết rằng đã đạt mục tiêu?

• Tiến trình như thế nào?

• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành?

Bước 2: Tầm quan trọng của mục tiêu.

Điều này nằm kiểm tra tính thực tế của mục tiêu. Đa số mọi người thường đề ra mục tiêu không rõ ràng, mà không nỗ lực hoàn thiện nó. Vậy mục tiêu này quan trọng không?

• Tại sao nó lại quan trọng?

• Đây là mục đích cá nhân?

• Hay là mục đích kinh doanh?

• Việc hoàn thành mục tiêu có ảnh hưởng như thế nào tới cuộc sống?

• Đem lại những thuận lợi nào cho việc kinh doanh, sự nghiệp?

Đưa ra lý do cho thấy tầm quan trọng của mục tiêu và xem xét, liệu rằng đây có phải là điều bạn mong muốn theo đuổi. Và nếu đưa ra quá nhiều mục tiêu thì chắc chắn rằng bạn khó lòng mà hoàn thành hết được.

Bước 3: Liệt kê

Đây là phần trọng tâm của S.M.A.R.T., đảm bảo rằng mục tiêu của bạn được rõ ràng và có khả năng thực hiện.

S - Specific: 

• Mục tiêu được viết rõ ràng chưa? Có nhầm lẫn gì không?

• Ai sẽ là người hoàn thành mục tiêu? Có nhận được hỗ trợ từ cá nhân khác không?

M - Mesurable: 

• Phương thức bạn dử dụng có trả lời được cho các câu hỏi như thế nào, cần bao nhiêu và mất bao lâu?

A - Achievable: 

• Bạn có được nhận sự hỗ trợ nào để hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn không?

• Bạn có đủ phương tiện để thực hiện kế hoạch không?

• Kết quả mong đợi có thực tế hay không?

R - Relevant: 

• Mục tiêu này có tạo nên sự khác biệt cho sự nghiệp của bạn?

• Cuộc sống của bạn có được cải thiện?

• Tác động tới công việc kinh doanh ra sao?

T - Time-bound:

• Thời gian thực hiện mục tiêu đã rõ ràng và cụ thể chưa?

Bước 4: Các vấn đề tiềm ẩn hay gặp rắc rối trong quá trình thực hiện.

Đây cũng là một phần rất quan trọng. Nhiều người thất bại trong việc hoàn thành mục tiêu, bởi họ không dành thời gian suy nghĩ về những rác rối mà họ sẽ đối mặt trong suốt quá trình. Khi có những vấn đề xuất hiện, làm lệch đi phương hướng ban đầu của bạn. Bớt thời gian, liệt kê ra những rắc rối, trở ngại có thể xuất hiện và luôn chú ý tới chúng. Điều đó sẽ làm cho quá trình nằm trong tầm kiểm soát.

Nếu có thể dự đoán được những vấn đề có thể xảy ra, bạn có thể thực hành theo câu lệnh "nếu - thì" trong đầu. Khi rắc rối thực sự xuất hiện, hãy hành động theo như câu lệnh. 

Tôi xin đưa ra một ví dụ: Đối với người muốn giảm cân, thường có một ngày mà họ sẽ lơi lỏng bản thân bằng cách ăn những thức ăn họ yêu thích - gây tăng cân. Chẳng hạn như bánh rán. Cứ như vậy, họ phá hỏng kế hoạch ăn kiêng và quyết định thưởng thức một chiếc bánh rán vào buổi sáng.

Sai lầm như vậy thường khiến chế độ ăn kiêng của họ tuột dốc không phanh. Họ quyết định lựa chọn những thực phẩm không tốt cho chế độ ăn kiêng, và cuối cùng họ lệch khỏi quỹ đạo, từ bỏ luôn việc giảm cân. Như vậy, theo như câu lệnh "nếu - thì", ta có: "Nếu tôi quyết tâm ăn chiếc bánh rán này, tôi nhất định phải quay lại ăn kiêng ngay lập tức, không kỳ kèo", và điều này bạn đã liệu trước được.

Đôi lúc bạn có thể lệch ra khỏi kế hoạch đặt trước, nhưng nhận thức được những vẫn đề tiềm ẩn, giữ mức chênh lệch về thành quả ở mức có thể chấp nhận và mục tiêu của bạn sẽ không bị phá vỡ.

Bước 5: Ngày hoàn thành.

Phần này đơn giản là giúp bạn xác định ngày hoàn thành mục tiêu. Bằng cách đưa ra ngày dự kiến hoàn thành (nhưng phải luôn tâm niệm đó là ngày bạn bắt buộc phải hoàn thành, không trì hoãn).

Bước 6: Tiến hành theo từng bước. Danh sách những việc cần làm, bởi ai và thời hạn dành cho từng mục.

Đối với một số mục tiêu đơn giản, không cần phân chia từng bước cho quá trình thực hiện. Nhưng đối với những mục tiêu phức tạp, bạn cần phải kiểm soát những phần linh động. Cụ thể là phần bạn phân công cho người khác. Vì thế đối với trường hợp như trên, cần phải chia ra nhiều bước thực hiện.

Hãy xem mỗi bước được phân ra giống như các mục tiêu tí hon. Từng bước là một nhiệm vụ phải được hoàn thành bởi một cá nhân cụ thể, trong thời gian xác định, để đảm bảo rằng mục tiêu tổng thể được hoàn thành đúng thời hạn.

2. Bản thiết lập thực thi mục tiêu:

Dạng này dùng cho kế hoạch nhiều mục tiêu, và có thể bao gồm nhiều người. Chẳng hạn như những mục tiêu trong công việc hay trong kinh doanh, mà tại đó từng người phụ trách việc hoàn thành từng phần khác nhau.

Mẫu này gồm 3 phần, mỗi phần gồm 6 mục nhỏ. Mỗi mục có thể được phân cho những cá nhân khác, có sự khác biệt về thời gian hoàn thành, yêu cầu mỗi người phải "tự thân vận động".

Đây là một bản thiết lập dành cho các mục tiêu phức tạp. Nếu mục tiêu của bạn khá đơn giản, mang tính riêng tư thì không nên sử dụng mẫu này.

Chi tiết về bản thiết lập thực thi mục tiêu:

Từng mục nhỏ trong bản thiết lập mục tiêu này, luôn phải được theo sát, được hoàn thành bởi những cá nhân được phân công nhằm hoàn thiện mục tiêu tổng thể.

Nếu mà bạn có một mục tiêu cực kì quan trọng, rối rắm với nhiều phần cần tới sự linh động, bản thiết lập này là dành cho bạn.

Bản thiết lập mục tiêu này gồm 3 phần, dành cho mục tiêu chủ yếu mà bạn cần phải đạt được trong khoảng thời gian cho phép. Mỗi phần mục tiêu này, có chứa 6 bước thực hiện để bạn có thể kiểm soát tiến trình hoàn thành kế hoạch.

Chúng tôi vẫn khuyên bạn sử dụng bản S.M.A.R.T. để xây dựng mục tiêu. Nhưng bởi nó chỉ dùng để xác định mục tiêu, nên không thể đo lường những sai lệch sẵn có trong bản thiết lập mục tiêu, dẫn đến việc khó hoàn thành mục tiêu.

Cấu trúc của một bản thiết lập

Mục tiêu và từng bước thực hiện: 

• Liệt kê những mục tiêu cụ thể, và 6 bước thực hiện theo thứ tự.

• Những mục tiêu này cần được liên tục cập nhật với từng bước thực hiện.

Ngày bắt đầu:

• Ngày cụ thể bắt đầu thực hiện.

Nhiệm vụ:

• Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành mục tiêu tổng thể?

• Và 6 bước nhỏ trong mục tiêu?

Phương thức sử dụng:

• Chỉ số đánh giá năng lực (KPI), thông số, tiền tệ, trọng lượng.

• Dù bạn sử dụng phương thức nào để đo lường mục tiêu, thì bạn vẫn nên ghi chú và đánh dấu từng bước quá trình.

Ngân sách:

• Nếu có kèm theo cả ngân sách, thì đưa khoản ngân sách của từng bước vào.

Ghi chú:

• Điều cần thiết lưu ý của từng khoản, và mục tiêu chung.

Đánh giá:

• Mức độ thành công của kế hoạch.

Ngày kết thúc:

• Ngày dự đoán hoàn thành mục tiêu, hoặc của các bước tiến hành.

3. Bản thiết lập mục tiêu dành cho trẻ em:

Một bản thiết lập đơn giản, dành cho học sinh, hoặc trẻ em với mục đích khuyến khích chúng tự hoàn thành theo ý muốn của chúng. Những ý tưởng mục tiêu này thường đơn giản, đó là bất cứ những gì mà bọn trẻ nghĩ chúng có thể tự thực hiện. Không chịu sự tác động của người lớn.

Bản thiết lập mục tiêu này là mẫu đơn giản dành cho học sinh ở trường, cho trẻ em ở nhà, giúp chúng tập lên kế hoạch và thực hiện mục đích của chính mình.

Hai phần đầu của bản thiết lập mục tiêu là phân tích điểm mạnh - yếu, sau đó chúng tự quyết đinh việc nào cần cải thiện.

Tiếp theo là sự cam kết của chúng trong việc hoàn thành mục tiêu vừa đề ra.

Phần thứ tư là trẻ em tự bố trí bản thiết lập mục tiêu, theo cách riêng của chúng.

Cuối cùng, đứa trẻ được giải thích về cách suy nghĩ "nếu - thì", nhằm đưa ra cách giải quyết nếu như kế hoạch chúng đề ra gặp khó khăn.

4. Bản thiết lập mục tiêu đơn giản:

Điểm mạnh của bản thiết lập này cũng chính từ tên gọi. Nó đơn giản và cổ điển, nhưng vẫn thể hiện được những vấn đề mà bạn có thể vấp phải trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Những phần quan trọng của bản thiết lập này:

Phần đầu là thời gian thực hiện kế hoạch. Nếu bạn không đưa ra một thời gian cụ thể cho mục tiêu, sẽ dễ dẫn tới sự thất bại.

Phần tiếp theo là các bước để đạt được mục tiêu. Điều này khiến bạn suy nghĩ một cách hợp lý về những vấn đề mục tiêu đưa ra, và giúp bạn phân nhỏ kế hoạch thành từng phần nhỏ và dễ dàng hơn.

Cuối cùng, 2 thứ sẽ duy trì bạn trong quá trình đạt thành mục tiêu. Ví như khi nói về mục tiêu của bản thân, bạn sẽ nhận được sự khuyến khích và hỗ trợ từ những người xung quanh, đó giống như một nghĩa vụ, một phép lich sự.

Vậy bạn thích bản thiết lập nào?

Bạn yêu thích phương thức S.M.A.R.T.? Hay bạn cảm thấy bản thiết lập đơn giản phù hợp hơn? Có thể S.M.A.R.T. chưa thỏa mãn yêu cầu, bạn cần thứ gì đó thiết thực và hoàn thiện hơn?

Dù phương pháp bạn chọn sử dụng là gì, luôn lưu ý đến:

Mục tiêu của bạn là gì? Việc cần làm để thực hiện mục tiêu này? Nếu như muốn hoàn thành thêm nhiều hơn, thì những mục tiêu đó là gì?

------------

Tác giả: Develop Good Habits

Link bài gốc: https://www.developgoodhabits.com/goal-setting-worksheet/

Dịch giả: Ann - ToMo: Learning Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về Tomo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch giả: Ann - Nguồn: ToMo: Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Fanpage ToMo: Learn Something New để cập nhật thông tin bổ ích hàng ngày!

(***) Trở thành CTV, Thực Tập Sinh Part-time để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại:http://bit.ly/ToMo-hiring.