Chúng ta luôn được nghe mọi người miêu tả bản thân mình là người cẩn thận, chú ý vào những vấn đề nhỏ nhất. Chúng ta cũng nghe những nhà tuyển dụng chia sẻ rằng họ muốn những ứng viên có khả năng chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất vào đội của mình. Vậy thì, ý nghĩa thật sự đằng sau kỹ năng detail-oriented (xem xét chi tiết vấn đề) đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu nào!

Detail-oriented là một kỹ năng dù ít hay nhiều sẽ xuất hiện trong resume của bạn (bản tài liệu tóm tắt về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tựu của ứng viên), tài liệu này dùng để mô tả bản thân hay gây ấn tượng với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn. Trong khi, đây là kỹ năng nổi bật để đưa chúng vào danh sách những kỹ năng bạn đã trau dồi nhưng việc thêm chúng vào resume bản chất có ý nghĩa như thế nào? Hơn nữa, bạn có thật sự tự tin mô tả bản thân là một người có khả năng xem xét chi tiết vấn đề trong khi có thể trên thực tế khả năng của bạn không đến mức như vậy? 

Chỉ với một lỗi chính tả sẽ không thể nào nói lên con người của bạn nhưng điều đó có thể là điểm khác biệt giúp cho resume của bạn tiếp tục bước vào vòng tuyển dụng tiếp theo hay trực tiếp bị loại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá ý nghĩa thật sự của kỹ năng detail-oriented, hình dung xem kỹ năng này thật sự là gì và những kiểu tính cách nào mới có thể làm việc một cách chính xác hơn.

Ý Nghĩa Thật Sự Khi Sở Hữu Khả Năng Xem Xét Vấn Đề Chi Tiết?

Những người có khả năng detail-oriented thường cực kỳ chú ý đến chi tiết. Họ kỹ tính, theo đuổi sự chính xác, có tổ chức và năng suất làm việc hiệu quả. Họ luôn cố gắng tìm tòi để làm rõ những nguyên nhân và ảnh hưởng của vấn đề, tính huống nào đó. Những người có khả năng detail-oriented thường tập trung vào những chi tiết và dành sự chú ý đặc biệt cho những tiểu tiết. Nghe có vẻ hơi cao siêu để trở thành tiêu chuẩn mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào đều không muốn bỏ lỡ, đúng không nhỉ?

Ta sẽ phân tích về những kỹ năng mà một người có khả năng detail-oriented phải trang bị dưới đây. Bạn có thể ghi chú lại những kỹ năng này, áp dụng chúng vào những buổi phỏng vấn xin việc nếu bạn được hỏi về kỹ năng đặc biệt của mình.

1. Họ ghi nhớ những điều nhỏ nhặt một cách chi tiết, thật chi tiết và rất chi tiết (điều quan trọng phải nhắc lại 3 lần)

Họ thật sự ghi nhớ tên của mọi người sau khi được giới thiệu. Họ không bao giờ quên ngày sinh nhật của người khác hay hạn nộp (deadline) (dù có là deadline cho việc quan trọng hay không). Đồng nghiệp và bạn bè có thể tin tưởng và giao trọng trách lưu trữ tài liệu của đội nhóm, phòng ban.

Sẽ như thế nào nếu bạn muốn nhớ chi tiết nhưng bạn lại là người đãng trí? Không thành vấn đề! Biết được bản thân không giỏi việc ghi nhớ, bạn nên được biết rằng bạn đã đi vượt qua nửa đoạn đường trên cuộc chiến này.

Hãy áp dụng những mẹo ghi nhớ sau đây như: ghi chú lại những chi tiết trong cuộc họp (viết tay hay note trên các thiết bị di động đều được), đặt lời nhắc trên điện thoại, ghi chú sự kiện, ngày giờ quan trọng trên lịch của bạn để tự nhắc nhở bản thân không được quên. Tuy nhiên, trở thành người lúc nào cũng nhớ chi tiết mọi thứ cũng có những mặt trái của nó nếu không may bạn bị quá nhiều chi tiết nhỏ nhặt làm cho choáng ngợp và trở nên rối rắm. Phải hiểu được xem liệu đó có phải là vấn đề với bạn hay không, thường xuyên nỗ lực nhìn vào vấn đề để không bị cuốn vào quá nhiều những chi tiết vụn vặt. Một lần nữa, biết bản thân đang làm gì có thể giúp bạn tránh khỏi những trở ngại và giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề trong tâm trí của mình.

2. Họ thường kiểm tra mọi thứ (rất nhiều lần)

Đây là một quy tắc hiển nhiên khi bạn phải kiểm tra lại công việc, tài liệu của mình trước khi đưa sếp xét duyệt hay thậm chí bạn cũng phải kiểm tra kỹ lưỡng email bạn viết trước khi gửi chúng cho bạn của mình. Và đối với những người detail-oriented, việc kiểm tra này không phải là việc làm một lần là xong. Quy tắc chung của họ là hoàn thành công việc, để chúng qua một bên, quay trở lại xem xét chúng trong vài phút hay thậm chí là sau vài ngày. Sau đó, họ đọc lại chúng một lần nữa, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp rồi lại để chúng qua một bên, sau đó kiểm tra về nội dung, hoàn thiện và tiếp tục lặp lại quy trình như trên. Họ có thể lặp đi lặp đi những hành động đó đến khi cảm thấy sản phẩm đầu ra đạt chất lượng như họ mong muốn. Kiểm tra lại nhiều lần đảm bảo bạn có thể thể hiện bản thân mình một cách tốt nhất trước khi bạn nhấn gửi email hay để bạn có thể đầu tư thật tốt trước khi bước vào buổi thuyết trình quan trọng. Việc này cũng giúp bạn tránh khỏi sự xấu hổ không đáng có.

3. Họ là những cảnh sát chính tả

Họ khó chịu khi ai đó nhầm lẫn cách sử dụng giữa "their," "there," and "they’re" hay họ tự nhận bản thân là người đam mê dấu phẩy Oxford (dấu phẩy cuối cùng trong chuỗi liệt kê, đừng trước liên từ “and” hoặc “or” trong câu). Đơn giản là vì điều gì đó nghe có vẻ là hợp lý nhưng chưa chắc chúng đúng ngữ pháp. 

Những người detail-oriented dành thời gian để chắc chắn rằng mọi thứ họ viết phải bám sát cấu trúc câu và ngữ pháp. Họ luôn muốn đặt những thứ tốt nhất vào công việc của mình. Và kỹ năng này gắn liền với kỹ năng kiểm tra kỹ lưỡng mọi thứ.

4. Họ đặt ra (rất rất nhiều) các câu hỏi phản biện

Đặt ra câu hỏi chứng tỏ rằng họ thấu hiểu toàn diện vấn đề họ đang làm. Họ sẽ không thực hiện một dự án mà không có hướng đi rõ ràng hay dễ dàng chấp nhận mọi thứ.

Họ đặt ra những câu hỏi gợi mở để dần hiểu toàn diện những thứ họ cố gắng đạt được; tại sao họ phải việc này để đạt được mục tiêu và ti tỉ những thứ khác trong quá trình đó. Có được khả năng phân tích tuyệt vời giúp họ không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào. Một số người nhầm lẫn việc họ đặt ra nhiều những câu hỏi chi tiết như thế cho thấy họ cói những đặc điểm của người theo chủ nghĩa hoàn hảo. Điều này có thể đúng nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Tính chính xác có thể bị hiểu nhầm thành tính hoàn hảo. Nếu bạn là một người luôn xem xét chi tiết mọi thứ, đừng để nỗi sợ người khác nghĩ bạn là người theo chủ nghĩa hoàn hảo cản bước bạn hoàn thiện công việc một cách tốt nhất.

5. Họ chú ý đến ngôn ngữ hình thể và các tín hiệu xã hội

Những chi tiết không phải lúc nào cũng hiện diện trên những sản phẩm vật chất, chúng cũng xuất hiện trong cách chúng ta nói và xử lý. Điều này có nghĩa rằng việc bạn chú ý vào ý kiến, tông giọng hay cảm xúc của ai đó và bạn có thể nhận ra những tín hiệu chính về cách bạn tương tác với họ. Nếu ai đó xuất hiện với với bộ dạng căng thẳng và nổi nóng với bạn, rõ là hôm nay không phải ngày lành tháng tốt để bạn trao đổi với họ về mong muốn cho cơ hội thăng tiến của mình.

Họ có khả năng quan sát và cảm nhận được bầu không khí xung quanh bằng việc thấu hiểu ngôn ngữ hình thể và các dấu hiệu đấy còn được thể hiện rõ hơn khi họ nói. Biết được đâu là thời điểm thích hợp để nói và khi nào nên đồng cảm sẽ trở thành lợi thế cho bạn.

6. Họ là một người rất có tổ chức

Không phải việc này có chút phiền toái hay sao?

Họ sống chung với những kế hoạch và Google Calendar. To-do list (danh sách việc cần làm) của họ hệt như bảng màu và giá sách thì được xếp theo bảng chữ cái. Mấu chốt của kỹ năng xem xét chi tiết mọi thứ chính là tính ngăn nắp. Thiết lập hệ thống chống lỗi sai khi làm việc là điều cần thiết để đạt được hiệu quả trong công việc và đời sống cá nhân. Người có tính ngăn nắp là một tấm gương điển hình cho team của bạn và cho bạn thấy đâu là môi trường làm việc kinh doanh. Tiến hành mọi việc một cách tối ưu, càng giảm thiểu căng thẳng sẽ giúp chúng có thể kiểm soát được tình hình, từ đó giúp bạn gặt hái được thành công.

7. Họ luôn chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ

Lên kế hoạch là một cuộc chơi và họ phải là người chiến thắng. Họ tiến hành chuẩn bị cho cuộc họp, họ lên kế hoạch cho các dự án, họ thiết lập timeline (thời gian biểu) một cách logic. Những người có khả năng xem xét chi tiết hiểu được tầm quan trọng của việc lên kế hoạch để giúp họ và đồng đội tiến gần hơn với thành công.

Xác định rào cản có thể xảy ra, tiến hành những nghiên cứu cần thiết, xây dựng chiến lược trước khi bắt đầu tiến sâu hơn đến những nhiệm vụ hay dự án. Điều này giúp loại bỏ vấn đề phát sinh và giúp cho quá trình trở nên thuận lợi hơn.

8. Họ có thể phạm lỗi dưới tư cách là người quản lý khắt khe (Micromanager)

Những người khác có thể hiểu bản tính chú ý đến chi tiết của họ điên rồ như thế nào nhưng họ không thể giữ được tính đó khi rơi vào trạng thái tập trung sâu. Nếu bạn là quản lý hay leader, bạn chỉ ra những chi tiết nhỏ nhặt và điều đó gây ảnh hưởng đến công việc của người khác, họ có thể bị sốc bởi “sự kén chọn” và cáo buộc bạn là một người quản lý khắt khe.

Những Micromanager muốn mail được gửi đến dưới dạng ccd, luôn yêu cầu cập nhật tiến độ thường xuyên và đặc biệt không bao giờ cảm thấy hài lòng với những kết quả mà sản phẩm cuối cùng mang lại. Bạn có thể phản biện lại lời chỉ trích của quản lý với đồng nghiệp của mình, giải thích lý do “tại sao”mình lại làm như thế. Nếu bạn đang yêu cầu sửa đổi lần thứ mười của báo cáo, hãy giải thích tại sao sự chính xác lại rất quan trọng.

Có lẽ điều này sẽ xảy ra trước mắt CEO, Ban Giám đốc và những lỗi sai này sẽ phản ánh yếu điểm của bản thân và đội/nhóm của bạn. Nếu bạn đang đưa ra yêu cầu có thể bị coi là giám sát quá mức, việc giải thích kế hoạch, mục đích của bạn sẽ giúp những người khác nhìn thấu vấn đề. Chuyện sau đó đều phụ thuộc vào bạn, vào niềm tin của bạn rằng họ có chuyên môn đủ để hoàn thành công việc đó.

9. Họ hoạt động với năng suất và hiệu quả cao

Năng suất cao dẫn đến hiệu suất công việc tối đa. Trong khi hiệu quả công việc cao có nghĩa là bạn hoàn thành tốt công việc. Kết hợp cả hai lại, bạn sẽ có công thức để làm nên thành công. Chìa khóa của kỹ năng detail-oriented chính là quản lý thời gian. Không có khả năng quản lý thời gian hiệu quả bạn sẽ bắt đầu mất dần thế chủ động.

Điều đó cũng có nghĩa là lên kế hoạch và chuẩn bị, vì thế bạn có thể bắt tay vào hoàn thành nhiệm vụ và chuẩn bị kỹ lưỡng. Ngoài ra, chúng còn có nghĩa khác là khi bạn đang thực hiện nhiệm vụ đồng thời bạn cũng đang hạn chế sự sao nhãng. Đúng vậy, chúng tôi đang nói đến điện thoại. Tắt thông báo hay chuyển sang chế độ máy bay trong một khoảng thời gian sẽ giúp tập trung cao độ.

Khi bạn quản lý thời gian hiệu quả bằng cách giao việc cho các thành viên, loại bỏ những công việc không cần thiết, đặt ra mục tiêu và nói “không” vào thời điểm phù hợp, khi ấy hiệu quả công việc của bạn sẽ ngày càng tăng. Tính hiệu quả trong công việc giúp bạn tăng thêm giá trị bản thân và hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong tầm tay.

Hoàn thành công việc đúng thời hạn nên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Tuy nhiên, những người detail-oriented biết rằng thời gian là tiền bạc. Tìm thấy được sự cân bằng giữa năng suất và hiệu quả công việc là bước đi cần thiết để tối ưu hoá khả năng làm việc của bạn.

10. Họ là những chú cú tò mò

Sự tò mò có thể giết chết bạn bất cứ lúc nào nhưng sự tò mò mở ra kiến thức mới mỗi ngày cho những người detail-oriented. Sự tò mò cũng là ưu điểm khi chúng cung cấp cho họ những kiến thức quý giá mà họ sẽ không bao giờ phát hiện được. Sự tò mò chân thành là chìa khóa để mở rộng sự hiểu biết của mình.

Bạn càng biết nhiều, bạn sẽ có nhiều góc nhìn mới mẻ về thế giới. Điều này còn bồi  dưỡng những quan điểm mới về những thứ bạn đang làm. Vì thế, đừng ngại đặt câu hỏi, dành thời gian quan sát con người, cảnh vật cuộc sống xung quanh bạn và xa hơn thế nữa. Bản tính tò mò cho phép bạn thu thập thông tin và tìm giải pháp cho vấn đề của bạn.

11. Họ tạo ra những sản phẩm trau chuốt cùng với chất lượng công việc cao

Không có gì bất ngờ khi những người có khả năng xem xét chi tiết mọi thứ có tiêu chuẩn cao. Đó là bởi vì họ biết sản phẩm họ tạo ra có ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu cá nhân của họ. Khi bạn tạo ra một sản phẩm tốt, mọi người có thể tin tưởng vào bạn để hoàn thành công việc, quan trọng hơn là hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Không bao giờ đưa giấy chứng nhận cho đến khi mọi thứ đã hoàn thành một cách hoàn hảo, điều đó có nghĩa bạn đang cảm thấy hài lòng với những thành tựu của mình. 

12. Họ tạo giá trị cho đội của bạn

Nếu bạn không tạo ra giá trị tức bạn chưa có kỹ năng detail-oriented. Team của họ có thể sẽ kinh ngạc trước cam kết của họ về chi tiết và cách thức nhất quán để hoàn thành công việc. Trở thành người có kỹ năng làm việc nhóm tốt là bản năng thứ hai của họ. Bất cứ khi nào họ đóng góp cho công việc chung với một bản báo cáo chi tiết, kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng hay ghi chú toàn diện, bạn biết rằng bạn có thể tin tưởng họ sẽ mang lại đóng góp hiệu quả cho tập thể.

----------

Tác giả: Danielle Doolen

Link bài gốc: What It Actually Means to Be Detail-Oriented: How to Show Your Attention to Detail

Dịch giả: Khánh Vy - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Khánh Vy - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.