Đàm phán là một phương pháp thảo luận được sử dụng để giải quyết tranh chấp và đạt được thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Nói chung, một cuộc đàm phán sẽ dẫn đến một thỏa hiệp, trong đó mỗi bên nhượng bộ vì lợi ích của tất cả các bên liên quan. Các cuộc đàm phán xảy ra thường xuyên trong nội bộ nơi làm việc, giữa đồng nghiệp, các bộ phận hoặc giữa các nhân viên và người sử dụng sức lao động. Các chuyên gia đàm phán có thể thành công thương lượng các điều khoản hợp đồng, tiến độ dự án, bồi thường và hơn thế nữa. Đàm phán là một kỹ năng vừa phổ biến và vừa quan trọng, vì vậy, sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu các loại đàm phán mà bạn có thể gặp phải, cũng như cách để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn.

Định nghĩa của Đàm phán

Đàm phán là những kĩ năng cho phép hai hoặc nhiều bên đạt được thỏa hiệp, thường bao gồm những kỹ năng mềm, như khả năng như giao tiếp, thuyết phục, lập kế hoạch, lập chiến lược và hợp tác. Hiểu những kỹ năng này là bước đầu tiên để trở thành một người đàm phán tốt hơn. Các kỹ năng bạn cần trau dồi còn phụ thuộc vào môi trường của bạn, kết quả dự định của bạn và các bên liên quan. Dưới đây là một số kỹ năng đàm phán chính có thể được áp dụng cho nhiều tình huống:

1.  Giao tiếp

Các kỹ năng giao tiếp cần thiết bao gồm xác định các tín hiệu phi ngôn ngữ và thể hiện bản thân để thu hút người khác. Điều quan trọng là phải hiểu được mục đích của cuộc trò chuyện là gì, và luôn yêu cầu phản hồi. Kỹ năng chủ động lắng nghe cũng rất quan trọng để hiểu đối phương. Bằng cách thiết lập các phương thức giao tiếp rõ ràng, bạn có thể tránh được những hiểu lầm có khả năng khiến bạn không đạt được thỏa hiệp.

2. Thuyết phục

Khả năng thuyết phục người khác là một kỹ năng quan trọng trong đàm phán. Nó có thể giúp bạn xác định lý do tại sao giải pháp của bạn có lợi cho tất cả các bên và khuyến khích những người khác ủng hộ quan điểm của bạn.

3. Lập kế hoạch

Để đạt được một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên, điều quan trọng là bạn phải xem xét hậu quả sẽ ảnh hưởng đến mọi người về lâu dài như thế nào. Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ cần thiết cho quá trình đàm phán, mà còn đóng vai trò quyết định các điều khoản sẽ được thực hiện như thế nào.

4. Lập chiến lược

Những nhà đàm phán giỏi nhất sẽ bước vào cuộc thảo luận với ít nhất một kế hoạch dự phòng, nhưng thường thì, họ sẽ tự động chuẩn bị nhiều hơn. Hãy xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra và chuẩn bị cho từng tình huống.

Các hình thức thương lượng

Hầu hết các kết quả đàm phán sẽ thuộc một trong hai loại: 2 bên cùng có lợi hoặc 1 bên thua và 1 bên thắng. Bằng cách hiểu các loại đàm phán khác nhau, bạn có thể xác định các kỹ năng phù hợp nhất cho vai trò của mình và làm việc để cải thiện.

Dưới đây là các hình thức thương lượng:

1. Thương lượng phân bổ

Còn được gọi là "thương lượng phân phối", hình thức thương lượng này xảy ra khi có một số lượng tài nguyên hạn chế và mỗi bên đều giả định nếu họ mất thứ gì, thì bên kia sẽ giành được cái đó. Thay vì mỗi bên cố gắng đi đến một thỏa thuận dựa trên lợi ích và nhu cầu của mình, mỗi bên đang nỗ lực để đạt được nhiều hơn so với bên kia. Ví dụ, khách hàng có thể cảm thấy nếu nhà cung cấp không giảm giá dịch vụ, họ sẽ phải trả quá nhiều và nhà cung cấp dịch vụ có thể cảm thấy nếu họ giảm giá, họ sẽ mất tiền.

2. Thương lượng hợp nhất
   

Thường được gọi là “đôi bên cùng có lợi”, một cuộc thương lượng hợp nhất xảy ra khi tất cả mọi người đều được lợi. Để đi đến một thỏa thuận hợp nhất, mỗi bên sẽ nhận được một phần giá trị. Quá trình thương lượng hợp nhất có thể mất nhiều thời gian hơn vì cả hai bên phải cảm thấy hoàn toàn hài lòng trước khi đi đến một thỏa thuận. Ví dụ: nếu khách hàng tin rằng nhà cung cấp nên giảm chi phí dịch vụ của họ xuống $800 và nhà cung cấp tin rằng họ duy trì chi phí dịch vụ của họ ở mức $1000, hai bên có thể thương lượng dịch vụ với mức là $900. Trong trường hợp này, cả hai bên đều lợi $100.

3. Đàm phán với quản lý
   

Đàm phán với cấp quản lý có thể rất căng thẳng. Trong một số trường hợp, nhân viên có thể cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ mong muốn và nhu cầu của họ với người ở vị trí cao hơn. Tuy nhiên, bạn sẽ thường gặp phải kiểu thương lượng này trong quá trình tìm việc và tuyển dụng. Bạn có thể phải thương lượng về mức lương, phúc lợi và nhiệm vụ công việc của mình. Mỗi yếu tố này có thể tác động trực tiếp đến sự hài lòng trong công việc của bạn, vì vậy, điều cần thiết là phải giải quyết chúng. Ngoài ra, việc thương lượng những yếu tố này mang lại cho bạn cơ hội thể hiện kỹ năng giao tiếp của mình với nhà tuyển dụng. Bạn cũng có thể phải thương lượng với cấp quản lý ở vị trí hiện tại khi đánh giá lại hợp đồng lao động hoặc yêu cầu tăng lương.

4. Đàm phán với đồng nghiệp

Tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể phải thương lượng với đồng nghiệp của mình. Nhiều vị trí yêu cầu làm việc theo nhóm chặt chẽ và nếu không có kỹ năng đàm phán vững vàng, bạn có thể phải đối mặt với sự mất cân đối trong phân phối công việc. Kỹ năng đàm phán cho phép các cá nhân trong cùng một đội nhóm phát triển một kế hoạch có lợi cho cả nhóm. Bạn cũng có thể phải thể hiện kỹ năng đàm phán khi giải quyết xung đột ở nơi làm việc.

5. Thương lượng với nhà cung cấp

Một số nhân viên sẽ phải đối phó với các nhà cung cấp bên ngoài, và cách họ đàm phán có thể bị đánh giá. Ngoài ra, khả năng đạt được thỏa thuận với các nhà cung cấp dịch vụ có thể ảnh hưởng đến các mối quan hệ nghề nghiệp của bạn và thành công chung của doanh nghiệp.

Bí kíp để cải thiện kĩ năng đàm phán

Không phải tất cả các hình thức đàm phán đều hiệu quả và việc đo lường thành công có thể là một thách thức. Để đánh giá hiệu quả của bạn, xác định kết quả dự kiến ​​của bạn phù hợp với thỏa thuận cuối cùng như thế nào là một việc vô cùng khôn ngoan.

Thực hiện theo các mẹo sau để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn:

1. Chốt mục tiêu cuối cùng.

2. Xây dựng mối quan hệ.

3. Sẵn sàng thỏa hiệp.

4. Cân nhắc việc áp đặt giới hạn thời gian.

5. Thực hiện cách tiếp cận đa chiều.

6. Rèn luyện sự tự tin.

7. Đừng coi sự từ chối là vấn đề cá nhân.

8. Hiểu rõ điểm yếu của bạn.

9. Thực hành.

Dưới đây là một số cách để củng cố kỹ năng đàm phán của bạn.

1. Chốt mục tiêu cuối cùng.

Bạn cần những điều khoản tối thiểu nào? Bạn sẵn sàng thương lượng bao nhiêu? Điều quan trọng trong lúc đàm phán là phải biết mình muốn đạt được điều gì từ buổi đàm phán và mức độ sẵn sàng thỏa hiệp. Ví dụ, mục tiêu cuối cùng của bạn có thể là thương lượng mức lương $80.000, nhưng bạn sẽ chấp nhận mức $75.000.

2. Xây dựng mối quan hệ

Muốn đàm phán thành công, bạn phải truyền đạt hiệu quả không chỉ mục tiêu của riêng mình mà còn phải hiểu mong muốn và nhu cầu của bên kia. Để đạt được thỏa thuận, việc xây dựng mối quan hệ là điều cần thiết. Điều này có thể giúp bạn xoa dịu căng thẳng. Để xây dựng mối quan hệ, thể hiện sự tôn trọng đối với các bên khác và chủ động lắng nghe là rất quan trọng.

3. Sẵn sàng thỏa hiệp

Nếu không thỏa hiệp, một thỏa thuận gần như không thể xảy ra. Chuẩn bị trước các điều khoản mà bạn sẵn sàng bỏ qua. Nếu bên kia không đáp ứng những điều kiện bạn đưa ra, bạn sẽ sẵn sàng từ bỏ nó.

4. Cân nhắc việc áp đặt giới hạn thời gian

Đặt ra mốc thời gian cho cuộc đàm phán nhằm thúc đẩy cả hai bên đạt được thỏa thuận. Nếu các điều khoản không thể được đáp ứng vào thời điểm đó, hai bên có thể dành thời gian để đánh giá lại nhu cầu của mình và tiếp tục đàm phán vào một ngày sau đó.

5. Thực hiện cách tiếp cận đa chiều

Bằng cách trình bày nhiều đề nghị cùng một lúc, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình thương lượng và khả năng bạn sẽ đồng ý với ít nhất một trong các kết quả như dự định của mình là rất cao. Nếu bên kia từ chối, bạn có thể yêu cầu phản hồi về từng điều kiện và sửa đổi các điều kiện cho đến khi bạn đạt được thỏa thuận đáp ứng nhu cầu của mọi người.

6. Rèn luyện sự tự tin

Đưa ra những yêu cầu bạn muốn được đáp ứng, có thể là cả một thách thức. Tuy nhiên, đàm phán thành công đòi hỏi sự tự tin. Bằng cách thể hiện sự tự tin trong cuộc đàm phán của bạn, các bên khác có thể có xu hướng tin tưởng hơn vào những lợi ích của đề xuất của bạn.

7. Đừng coi sự từ chối là vấn đề cá nhân

Đôi khi, mục tiêu và nhu cầu của mỗi bên quá khác nhau nên không thể đạt được thỏa hiệp. Khi điều này xảy ra, hãy đánh giá quá trình, xem xét lý do tại sao mọi thứ không diễn ra như kế hoạch và tìm cách để cải thiện nỗ lực của mình trong lần tới.

8. Hiểu điểm yếu của bạn

Hãy dành thời gian để xác định những điểm yếu của bạn và tập trung vào việc cải thiện những kỹ năng đó. Ví dụ, bạn có thể cần cải thiện khả năng xây dựng mối quan hệ hoặc khả năng thuyết phục của mình. Hiểu được điểm yếu của bạn là bước đầu tiên để khắc phục chúng.

9. Thực hành

Một trong những cách tốt nhất để tăng sự tự tin trong quá trình đàm phán là luyện tập thường xuyên. Thử luyện tập với bạn bè hoặc đồng nghiệp của mình.

Làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc đàm phán?

Cho dù bạn sắp đàm phán cho vấn đề lương bổng, hay đang có ý định yêu cầu tăng lương trong lần đánh giá thành tích tiếp theo, thì việc chuẩn bị là rất quan trọng.

Khi chuẩn bị cho một cuộc thương lượng, hãy xác định những điều sau:

• Những gì bạn muốn đạt được

• Vấn đề bạn sẵn sàng thỏa hiệp

• Điều kiện bạn không chấp nhận

• Những khó khăn tiềm ẩn mà bạn có thể phải đối mặt.

• Tất cả các kết quả có thể xảy ra

Bằng cách xem xét thông tin này trước thời hạn, bạn sẽ ít gặp phải những cản trở không mong muốn trong quá trình đàm phán.

1. Tìm hiểu

Trước khi bắt đầu đàm phán, hãy đánh giá tất cả các bên và cân nhắc mục tiêu của họ. Ví dụ: nếu bạn sắp kết thúc phỏng vấn tuyển dụng, bạn có thể sẽ phải chuẩn bị thương lượng về mức lương. Nhà tuyển dụng muốn thuê một người có thể hoàn thành các nhiệm vụ công việc được yêu cầu với mức lương cạnh tranh. Còn bạn lại muốn cung cấp kinh nghiệm và kiến ​​thức của mình cho một công ty, để đổi lại những gì bạn cho là được trả công xứng đáng.

Nghiên cứu về người mà bạn đang đàm phán cũng có thể có ích. Hiểu những hạn chế của nhà đàm phán. Họ có khả năng cung cấp cho bạn những gì bạn muốn không? Đôi khi người mà bạn đang đàm phán không thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Ví dụ, một nhà tuyển dụng chỉ có thể đưa ra một số tiền bồi thường tối đa mà họ có khả năng cung cấp, dựa trên ngân sách do bộ phận của họ đáp ứng. Hiểu những hạn chế này có thể giúp bạn lập chiến lược đàm phán hiệu quả.

2. Hiểu ưu tiên của mình.

Các cuộc đàm phán thường yêu cầu mỗi bên phải thỏa hiệp. Đặt ra các ưu tiên của bạn trước có thể giúp bạn đánh giá những gì bạn không chịu từ bỏ cũng như những gì bạn sẵn sàng thay đổi.

3. Xem xét sự đối lập

Xem xét sự phản ứng đối lập tiềm ẩn đối với các cuộc đàm phán của bạn. Bạn có nghĩ rằng người quản lý của bạn sẽ phản đối việc tăng lương vì doanh thu giảm? Bạn sẽ bị từ chối mức lương khởi điểm cao hơn cho một vị trí vì tỷ lệ yêu cầu của bạn cao hơn mức trung bình? Viết ra tất cả các ý kiến ​​phản đối và sau đó thu thập thông tin bạn có thể sử dụng để lập luận về trường hợp của mình.

4. Hiểu giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đã thương lượng 

Hiểu được giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đã thương lượng là rất quan trọng để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn. Ví dụ: bạn có thể xác định rằng nếu bạn không thể được tăng lương do cắt giảm ngân sách, bạn sẽ xin thêm những ngày nghỉ phép bổ sung. Xác định trước những lựa chọn thay thế này có thể giúp bạn tạo một kế hoạch dự phòng trước quá trình thương lượng.

5. Biết khi nào nên từ bỏ 

Một trong những phần khó nhất của đàm phán có thể là biết khi nào nên từ bỏ một thỏa thuận. Điều quan trọng là phải tham gia vào tất cả các cuộc đàm phán để nhận ra rằng bạn có thể không thể đi đến một sự thống nhất. Ví dụ, một người tuyển dụng có thể không đưa ra mức lương đủ đáp ứng cho bạn để có thể chấp nhận lời mời làm việc. Một khi bạn nhận thấy không thể thực hiện thêm bất kỳ thỏa hiệp nào và một hoặc cả hai bên không sẵn sàng chấp nhận các điều kiện, có lẽ đã đến lúc bạn nên bỏ qua.

6. Ghi nhớ các mốc thời gian

Mốc thời gian có thể tác động đáng kể đến vị trí của bạn trong quá trình đàm phán. Ví dụ, nếu một hoặc cả hai bên đang gấp rút đi đến quyết định, thì ít nhất một bên có thể thỏa hiệp quá nhiều và hối hận về hành động của mình. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng nhanh chóng nhận được một công việc mới, bạn có thể nhận một vị trí với mức lương thấp hơn mức bạn xứng đáng hoặc bạn có thể thỏa hiệp quá nhiều về lợi ích. Trong trường hợp này, bạn có thể thấy bản thân không hài lòng với quyết định trong thời gian dài.

Quy tắc tương tự có thể áp dụng trong một khoảng thời gian dài hơn. Nếu một công ty đang cân nhắc hợp tác với một nhà cung cấp nhưng họ chưa cần đến dịch vụ của nhà cung cấp ấy, thì phía nhà cung cấp có thể gặp khó khăn hơn trong việc thuyết phục công ty đáp ứng các điều khoản của họ. Phía công ty có thể đưa ra sức ép, để có được mức chiết khấu và giá trị nhiều hơn, vì nếu nhà cung cấp không đồng ý, họ vẫn có thời gian để tìm giải pháp khác.

Những khó khăn trong quá trình đàm phán tại nơi làm việc

Môi trường nơi làm việc luôn thay đổi, nhưng thương lượng vẫn không đổi. Hãy nhớ rằng thay đổi phương thức kinh doanh có thể tạo ra những thách thức mới. Ngoài việc học các kỹ năng đàm phán, bạn cũng cần biết cách điều chỉnh chúng sao cho phù hợp với tình huống cụ thể.

Ví dụ, nhiều cuộc họp ngày nay hoàn toàn qua điện thoại hoặc qua internet và một số cuộc đàm phán có thể diễn ra qua email. Những phương pháp giao tiếp này có thể hạn chế khả năng đọc các tín hiệu phi ngôn ngữ của bạn, vì vậy thay vào đó, bạn có thể đề xuất tương tác thông qua video.

Kỹ năng đàm phán có thể giúp bạn phát triển sự nghiệp, đảm bảo mức lương cao hơn và đáp ứng các nhu cầu kinh doanh quan trọng. Thực hành liên tục là chìa khóa để cải thiện khả năng đàm phán

-----------------

Tác giả: Khuyết danh

Link bài gốc: Negotiation Skills: Definition and Examples

Dịch giả: Võ Đặng Hồng Ngọc - ToMo - Learn Something New 

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Võ Đặng Hồng Ngọc - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.