Một lịch làm việc linh hoạt cho phép bạn làm việc vào các khung giờ khác với giờ hành chính 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Ví dụ như, bạn có thể đi làm muộn và về muộn hơn, làm việc 40 giờ trong chỉ bốn ngày, hoặc làm việc tại nhà. Kể từ đại dịch COVID-19, nhiều nhà tuyển dụng đã cho phép nhân viên làm việc theo lịch linh hoạt và nhận ra lợi ích của điều đó với cả nhân viên và công ty. Nghiên cứu cho thấy lịch làm việc linh hoạt có thể cải thiện hiệu suất và động lực làm việc của nhân viên, và có thể giảm tình trạng vắng mặt, đến trễ và nghỉ việc. Vậy làm thế nào để bạn tạo ra một lịch làm việc linh hoạt cho cả bạn và nhà tuyển dụng? Hãy tìm hiểu xem lịch làm việc linh hoạt là như thế nào, liệu lịch làm việc linh hoạt có phù hợp với bạn không, và cách đề xuất và đảm bảo sự thành công của nó cho tất cả mọi người.

Những ý chính:

• Lịch làm việc linh hoạt có thể linh hoạt về giờ giấc, cung cấp lịch làm việc nén, hoặc cung cấp cơ hội làm việc từ xa.
• Một số công việc dễ dàng thích nghi với lịch làm việc linh hoạt hơn những công việc khác, nhưng ngay cả những công việc đó cũng có thể thực hiện được với lịch làm việc nén hoặc ca làm việc khác nhau.
• Để có được lịch làm việc linh hoạt, bạn có thể cần sự cho phép từ quản lý hoặc thay đổi chính sách của toàn công ty.
• Hãy chuẩn bị đưa ra yêu cầu của bạn và thử nghiệm lịch làm việc linh hoạt.

Định nghĩa và ví dụ về lịch làm việc linh hoạt

Lịch làm việc linh hoạt mang lại sự linh hoạt về giờ làm việc hoặc địa điểm làm việc cho nhân viên, nhà tuyển dụng hoặc cả hai. Lịch làm việc linh hoạt có thể giúp quản lý các yêu cầu gia đình như đưa đón con đi học hoặc cho phép bạn thỏa mãn sở thích cá nhân, ví dụ như đi trượt tuyết vào các ngày thứ Tư.

Ở các thị trấn trượt tuyết ở Colorado, một số nhà tuyển dụng từ lâu đã quảng cáo "quy tắc ngày tuyết" - nếu tuyết rơi hơn 6 inches, nhân viên có thể nghỉ làm để đi trượt tuyết. Tương tự, các cửa hàng xe đạp có thể đề xuất những ngày "nghiên cứu đường mòn" để đi xe đạp, theo Aryn Schlichting, người sáng lập trang web tìm việc Mountain Careers và phó giám đốc nhân sự của Eagle County, Colorado.

"Khi nhân viên hạnh phúc họ sẽ làm việc hiệu quả" Schlichting nói. "Thực hiện những hoạt động ngoài công việc để tạo cảm hứng và phục hồi năng lượng là điều quan trọng để tạo ra một văn hóa làm việc lành mạnh cho cả quản lý và nhân viên đóng góp."

Dưới đây là những ví dụ về lịch làm việc linh hoạt thông thường cho một ngày làm việc từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

Ghi chú:

Năm 1967, chương trình làm việc linh hoạt đầu tiên được ghi nhận ở Tây Đức, theo Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ, tổ chức thúc đẩy lịch làm việc linh hoạt để giảm ô nhiễm không khí gây ra bởi giao thông.

Lịch làm việc linh hoạt hiệu quả nhất khi: Lịch làm việc linh hoạt không phù hợp với mọi ngành nghề hoặc công việc. Dưới đây là một số nguyên tắc chung để xác định liệu lịch làm việc linh hoạt có thể mang lại lợi ích cho bạn và nhà tuyển dụng hay không.

Công việc nơi lịch làm việc linh hoạt phù hợp: Lịch làm việc linh hoạt có sẵn trong nhiều công việc, mặc dù lịch làm việc có thể khác nhau. Ví dụ, nhiều công việc văn phòng có thể phù hợp với giờ làm việc linh hoạt, trong khi những công việc liên quan đến làm việc theo nhóm hoặc làm việc với công chúng thì không phù hợp.

Lịch làm việc linh hoạt có thể hoạt động tốt nhất nếu những sự sắp đặt:

• Cho phép bạn làm công việc của mình, bao gồm việc giám sát nếu có
• Không ảnh hưởng xấu đến khách hàng hoặc những người bạn làm việc cùng
• Cho phép bạn truy cập vào các thiết bị, công nghệ hoặc tài nguyên khác mà bạn cần
• Không gây nguy hiểm đến bảo mật thông tin
• Không ảnh hưởng tiêu cực đến động lực hoặc khả năng tập trung của bạn

Lịch làm việc linh hoạt không phù hợp với một số công việc sau:

Lịch làm việc thực sự linh hoạt có thể là một trở ngại trong những tình huống mà bạn phải có mặt ở một nơi cụ thể vào một thời điểm nhất định, chẳng hạn như công việc dịch vụ khách hàng và một số công việc sản xuất hoặc chế tạo. Schlichting lưu ý rằng ngoài những ngày trượt tuyết, cộng đồng làm việc trên núi không phải lúc nào cũng đi đầu trong việc áp dụng lịch làm việc linh hoạt nói chung do văn hóa làm việc và các công việc phục vụ khách hàng.

Một lịch làm việc linh hoạt có thể không hiệu quả nếu nó:

• Giảm dịch vụ khách hàng trong bất kỳ trường hợp nào.
• Tạo ra chi phí làm thêm giờ hoặc chi phí khác.
• Gán gánh nặng công việc thêm cho đồng nghiệp.
• Gây khó khăn cho việc quản lý những người bạn giám sát.

"Điều đó không có nghĩa là một công ty không thể sáng tạo và đưa ra nhiều ca làm việc để lựa chọn dựa trên sở thích, để duy trì sự bao phủ trong khi vẫn mang lại tính linh hoạt," nhà tư vấn nguồn nhân lực Jessica Donahue, chủ sở hữu của công ty tư vấn nguồn nhân lực Adjunct Leadership Consulting, nhận xét. Cô đã trò chuyện qua email với tờ The Balance.

"Nhiều công ty, chẳng hạn như Amazon, hiện đang chào mời lựa chọn 'xây dựng lịch trình của riêng bạn' để cung cấp lịch làm việc linh hoạt tốt nhất cho nhân viên trong khi vẫn đáp ứng nhu cầu bảo hiểm của nhà tuyển dụng."

Văn hóa nghề nghiệp nội bộ cũng có thể ảnh hưởng đến số lượng nhân viên có lịch làm việc linh hoạt, khiến họ cảm thấy không nên theo đuổi những tùy chọn mở rộng, ngay cả khi có sẵn. Ví dụ, trong một nghiên cứu, các nhà tư vấn quản lý thường từ chối lịch làm việc linh hoạt, ngay cả khi nhà tuyển dụng của họ có đề nghị. Họ cảm thấy rằng việc chọn những tùy chọn đó sẽ làm cho họ bị đánh dấu là không cam kết với công việc của mình.

Cách yêu cầu lịch làm việc linh hoạt từ cấp trên của bạn:

1. Kiểm tra chính sách công ty trong sổ tay nhân viên.

"Nói chung, hầu hết các công ty đều cung cấp các hình thức làm việc linh hoạt cho tất cả mọi người trong công ty hoặc các nhóm nhất định như một phần của chính sách 'làm việc linh hoạt', hoặc không cung cấp chúng," Donahue cho biết.

Theo Schlichting, một số công ty có thể có chính sách lịch làm việc linh hoạt được viết thành văn bản, nhưng trưởng phòng của phòng ban bạn có thể không chắc chắn về việc thực hiện chính sách đó. Trong trường hợp này, biết rằng có một chính sách đã được thiết lập có thể khuyến khích bạn đề nghị lịch làm việc linh hoạt.

2. Tìm hiểu người ra quyết định

Trong các tổ chức nhỏ hơn hoặc các công ty có chính sách linh hoạt, bạn có thể cần nói trực tiếp với quản lý của mình, theo Schlichting.

Nếu công ty của bạn không có chính sách lịch làm việc linh hoạt, hãy chuẩn bị để thảo luận về vấn đề này với lãnh đạo. "Khi tìm kiếm sự chấp thuận cho một sự thay đổi chính sách, khán giả của bạn là CEO hoặc đội ngũ ban điều hành lớn hơn," Donahue nói. "Việc nhóm nhân sự hoặc nhân viên tin tưởng vào làm việc linh hoạt sẽ không quan trọng nếu bạn không thể thuyết phục ban điều hành đồng thuận và thực hiện nó."

3. Đặt lịch hẹn

Hãy cố gắng đặt lịch hẹn và thông báo trước về chủ đề. "Không ai thích bất ngờ," Donahue nói. "Thông báo trước cho người quyết định cho phép họ có cơ hội suy nghĩ trước về cách họ có thể hoặc không thể đáp ứng yêu cầu."

4. Tạo một đề xuất

Nếu bạn đang nói chuyện với các cấp lãnh đạo, hãy tìm hiểu và xác định góc nhìn cho lập luận làm việc linh hoạt của bạn và tại sao góc nhìn đó quan trọng đối với công ty của bạn, Donahue nói. Ví dụ, nếu công ty đang gặp khó khăn về tỉ lệ người nghỉ việc, hãy cung cấp các nghiên cứu chỉ ra mối liên hệ giữa làm việc linh hoạt và cách giữ chân nhân viên. Nếu chi phí là một vấn đề, lịch làm việc kết hợp có thể giảm chi phí bằng cách cung cấp cơ hội thu hẹp không gian văn phòng vật lý.

Ghi chú:

Hãy tích hợp mục tiêu của công ty và nhóm của bạn vào yêu cầu của bạn, cho dù có chính sách nào hay không. Nếu công ty của bạn ưu tiên năng suất và tham gia các cuộc họp, và bạn muốn bắt đầu ngày làm việc sớm hơn, hãy chỉ ra cách bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong những giờ yên tĩnh nhưng vẫn tham dự các cuộc họp quan trọng vào giữa ngày.

Schlichting khuyến nghị tạo một đề xuất bằng văn bản mô tả lịch trình linh hoạt mà bạn đề xuất. Tăng cường lập luận của bạn bằng cách suy nghĩ về các thách thức tiềm năng trước, cùng với các giải pháp có thể. Ví dụ, mô tả bất kỳ sắp xếp trước nào cho hỗ trợ kỹ thuật nếu bạn làm việc muộn hơn so với nhóm kỹ thuật.

5. Giữ liên lạc

Đề xuất một giai đoạn thử nghiệm ba tuần để kiểm tra lịch làm việc linh hoạt mới và điều chỉnh khi cần thiết, Schlichting nói. "Bất kể có sự nhiệt tình hay không, hãy hỏi xem bạn có thể xem lại nó mà không nhất thiết phải trả lời 'có' hoặc 'không' vào lúc này. Hãy thử nó trong ba tuần và đánh giá lại."

Giữ liên lạc với nhóm và quản lý của bạn để giải quyết bất kỳ thách thức hoặc hiểu lầm nào. Hãy nhớ rằng quản lý của bạn có thể quyết định kết thúc hoặc thay đổi lịch trình của bạn nếu nó không phù hợp cho tất cả mọi người.

Ví dụ về cách để đề xuất lịch làm việc linh hoạt

Đầu tiên, chỉ ra loại sắp xếp làm việc linh hoạt mà bạn tìm kiếm. Các loại thông thường bao gồm giờ làm việc linh hoạt, tuần làm việc nén, làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp, hoặc một sự kết hợp của các tùy chọn này.

Sau đó, trình bày lịch trình đề xuất của bạn, với một ví dụ cho một hoặc hai tuần. Dưới đây là một ví dụ.

Bạn cũng có thể muốn đề cập ngắn gọn đến các vấn đề tiềm năng và giải pháp nếu bạn chưa làm như vậy. Điều này có thể bao gồm:

• Trang bị cần thiết
• Hỗ trợ từ đồng nghiệp/nhóm
• Xung đột lịch trình
• Thiết bị hoặc nhu cầu làm việc từ xa
• Chỉ số hiệu suất và quản lý
• Trách nhiệm và mục tiêu của tổ chức hoặc nhóm

Kết luận

Hy vọng rằng việc đề xuất hoặc yêu cầu một chính sách lịch làm việc linh hoạt với quản lý của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và bạn sẽ sớm có lịch làm việc mới. Tuy nhiên, nếu không thành công, bạn có thể cần tìm kiếm công việc khác với lịch làm việc linh hoạt.

Tìm kiếm các công ty quảng bá chính sách linh hoạt trong các bài đăng việc làm hoặc trên trang web của họ, Schlichting nói. Trong cuộc phỏng vấn, hỏi xem có nhân viên hiện tại nào làm việc theo lịch trình linh hoạt và mô hình đó như thế nào. Ngay cả khi nhà tuyển dụng sử dụng các từ khoá như "cân bằng công việc và cuộc sống," hãy đọc các đánh giá trên Glassdoor hoặc hỏi ý kiến từ nhân viên hiện tại để đảm bảo họ thực sự làm những gì họ nói.

Nếu không có chính sách như vậy được đề cập trong bài đăng tuyển dụng hoặc cuộc phỏng vấn đầu tiên, hãy đợi cho đến cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc cuối cùng và hỏi nhà tuyển dụng xem họ ủng hộ văn hóa làm việc linh hoạt hay không - hoặc liệu họ có sẵn lòng tiếp nhận đề xuất của bạn.

Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Câu hỏi: Lương ngày lễ được áp dụng như thế nào khi bạn làm việc theo lịch làm việc linh hoạt?

Trả lời: Lương ngày lễ phụ thuộc vào chính sách lịch làm việc linh hoạt của nhà tuyển dụng. Ví dụ, hãy tưởng tượng một trường đại học cung cấp lịch làm việc nén. Nếu ngày lễ trùng với ngày làm việc nén của bạn, bạn có thể cần bù đắp sự chênh lệch hai tiếng giữa ngày lễ tám tiếng và ngày làm việc mười tiếng mà bạn được lên lịch thông qua ngày nghỉ phép tích luỹ hoặc làm thêm giờ.

Câu hỏi: Có những công ty nào có lịch làm việc linh hoạt không?

Trả lời: Nhiều công ty cung cấp lịch làm việc linh hoạt. Một ví dụ về một nhà tuyển dụng lớn là Amazon. Công việc trong kho của Amazon đi kèm với các lựa chọn về ca làm việc. Phần giao hàng của Amazon, Amazon Flex, cho phép bạn sử dụng ứng dụng để tạo lịch trình phù hợp với bạn.

Chương trình "Work Your Way" của công ty sản xuất 3M cho phép một số nhân viên tự tạo lịch trình của mình, bao gồm các tùy chọn kết hợp. Các vị trí khác của 3M ở xưởng có thể cần tuân thủ ca làm việc được lên lịch trước, ví dụ như từ 10 giờ tối đến 6 giờ sáng. Để tìm hiểu xem công ty bạn quan tâm có lịch làm việc linh hoạt hay không, hãy hỏi người liên hệ từ đầu.

----------
Tác giả: Lora Shinn

Link bài gốc: How To Propose a Flexible Work Schedule

Dịch giả: Lê Ngọc Bảo Trâm - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: [Tên dịch giả] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.