Mặc dù không phải lúc nào cũng cần thư xin việc, nhiều nhà quản lý tuyển dụng vẫn dựa vào chúng để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và lý lịch của ứng viên. Chìa khóa để viết một lá thư xin việc hiệu quả là phải nêu rõ kinh nghiệm chuyên môn của bạn phù hợp với nhu cầu của vị trí tuyển dụng và văn hóa của công ty tuyển dụng như thế nào.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách viết một lá thư xin việc gây ấn tượng ban đầu tuyệt vời với các nhà tuyển dụng tiềm năng.

Thư xin việc là gì?

Thư xin việc, là một bản ghi chú dài ba đến bốn đoạn văn gửi cho các nhà tuyển dụng bày tỏ về sự quan tâm của bạn đối với công việc và công ty cũng như sự phù hợp của bạn với vai trò này. Thư này thường được gửi cùng với sơ yếu lý lịch của bạn trong đơn xin việc. Bức thư này nên nêu bật các kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn liên quan đến vị trí bạn đang tìm kiếm. Không giống như sơ yếu lý lịch hoặc hồ sơ Indeed, thư xin việc cho phép bạn nói rõ hơn sự nghiệp chuyên môn của mình và giải thích lý do tại sao bạn phù hợp với vai trò và công ty đó.

Một bức thư xin việc được viết tốt có khả năng gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng và giúp bạn nổi bật so với những ứng viên khác. Để tránh viết một bức thư xin việc chung chung, bạn nên tiến hành nghiên cứu sâu về công ty và vai trò mà bạn đang ứng tuyển trước khi viết thư xin việc.

Những điều cần cân nhắc trước khi viết

Trước khi soạn thảo thư xin việc, hãy thu thập tất cả thông tin bạn có thể cần. Sau đây là một số điều cần cân nhắc trước khi viết thư xin việc:

Hãy nghĩ về những kinh nghiệm của bạn và cách bạn muốn liên hệ những kinh nghiệm này với nhà tuyển dụng. Bạn muốn công ty biết những tài năng, kỹ năng hoặc thành tích nào?

Hãy nghĩ về cách bạn biết tới cơ hội việc làm. Nếu đó là một người liên hệ cá nhân, hãy ghi lại tên và chức danh của người đó. Nếu đó là một quảng cáo hoặc bảng việc làm, hãy ghi lại nơi và thời điểm bạn nhìn thấy nó và liệt kê bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào được ghi chú trong mô tả công việc.

Hãy nghĩ về công ty bạn đang viết thư và điều gì đã thu hút bạn đến công ty đó. Bạn có ngưỡng mộ văn hóa hoặc thương hiệu của công ty không? Đánh giá của công ty là tích cực hay tiêu cực? Nghiên cứu về công ty để xem bạn có nhất trí với tuyên bố sứ mệnh và tầm nhìn của công ty không.

Hãy nghĩ về đối tượng nhận thư. Nếu đó là một người cụ thể, hãy xưng hô với họ bằng tên và chức danh. Nếu không, hãy cân nhắc việc xưng hô trong thư xin việc là "Kính gửi Người quản lý tuyển dụng" hoặc "Kính gửi Bộ phận nhân sự".

Thư xin việc là cơ hội để bạn chia sẻ câu chuyện, tính cách và điểm mạnh của mình. Đừng bỏ qua một lá thư xin việc trong lúc vội vã nộp đơn xin việc. Dành thời gian để viết thư xin việc là dấu hiệu cho thấy bạn quan tâm đến vị trí và tổ chức và sẵn sàng vượt lên trên và hơn thế nữa để có được một cơ hội tuyệt vời.

Định dạng thư xin việc

Thư xin việc nên được định dạng giống như một bức thư kinh doanh với các phần sau:

• Tiêu đề có ngày tháng và thông tin liên hệ
• Lời chào hoặc lời chào mừng
• Đoạn mở đầu
• Đoạn giữa
• Đoạn kết
• Kết thúc thư và chữ ký

Thư xin việc của bạn nên dài một trang và sử dụng phông chữ đơn giản, chuyên nghiệp, chẳng hạn như Arial hoặc Helvetica, cỡ chữ từ 10 đến 12. Thư của bạn nên được căn trái với khoảng cách đơn và lề một inch.

Cách viết thư xin việc trong 6 bước

Sau đây là sáu bước đơn giản để viết một lá thư xin việc hiệu quả. Trong các phần bên dưới, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những gì cần đưa vào từng phần với các ví dụ.

1. Bắt đầu bằng tiêu đề của bạn

Cũng như với bất kỳ tiêu đề thư gửi doanh nghiệp tiêu chuẩn nào, bạn nên đưa vào một vài thông tin cá nhân và thông tin cụ thể về vai trò ở đầu thư xin việc để người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi bạn hơn. Nếu muốn, bạn có thể căn giữa tên và địa chỉ của mình ở đầu trang, phản ánh cách hiển thị trên sơ yếu lý lịch của bạn.

Mẫu tiêu đề:

• Tên của bạn
• Thành phố và mã ZIP của bạn
• Số điện thoại của bạn
• Địa chỉ email của bạn
• Ngày
• Tên người nhận
• Chức danh của người nhận
• Tên công ty
• Địa chỉ công ty

Ví dụ tiêu đề:

Ali Lang

[email protected]

555 Orchard Lane, Las Vegas, NV(555) 888-4000

5 tháng 5, 20XX

Terry Washington

Revolve Inc.

123 Vineyard Drive, Las Vegas, NV

2. Lời chào

Trong quá trình tìm hiểu, hãy cố gắng tra tên của người xem xét đơn xin việc. Gửi thư cho người này bằng lời chào kinh doanh thông thường, chẳng hạn như "Kính gửi [họ và tên]" hoặc "Kính gửi [chức danh]". Tránh sử dụng "Kính gửi người có liên quan".

Ví dụ về lời chào:

Kính gửi Người quản lý tuyển dụng,

Kính gửi Tyler Wallace,

3. Viết đoạn mở đầu

Trong đoạn đầu tiên, hãy đề cập đến chức danh công việc bạn đang ứng tuyển và nơi bạn thấy thông báo tuyển dụng. Giải thích sự quan tâm của bạn đối với vị trí và công ty để cho thấy bạn đã nghiên cứu. Phần đầu tiên của thư xin việc cũng là ấn tượng đầu tiên mà người đọc có về bạn, vì vậy điều quan trọng là phải thu hút người đó một cách nhanh chóng và ngắn gọn.

Ví dụ về đoạn mở đầu:

"Tôi rất vui khi được ứng tuyển vào vị trí Thiết kế đồ họa tại Cloud Clearwater mà tôi tìm thấy trên Indeed. Tôi hiểu rằng hiện tại bạn đang bổ sung thêm một số dòng sản phẩm mới và tôi tin rằng kỹ năng của tôi về video và hoạt hình sẽ mang lại lợi thế đáng kể để tạo nên một buổi ra mắt thành công. Là một người hâm mộ lâu năm các sản phẩm của bạn, tôi rất vui mừng khi có cơ hội mang phong cách độc đáo và niềm đam mê của mình dành cho trang phục đi biển đến với công ty."

4. Thêm đoạn thứ hai

Đoạn thứ hai của bạn nên là bản tóm tắt ngắn gọn về lý lịch của bạn liên quan đến vị trí này. Bao gồm các thành tích, kỹ năng và chuyên môn chính khiến bạn đặc biệt phù hợp với vị trí này. Tập trung vào một hoặc hai điều và cung cấp thông tin chi tiết cụ thể về thành công của bạn, bao gồm cả những tác động hữu hình mà bạn đã tạo ra.

Hãy chú ý đến các từ khóa được liệt kê trong mô tả công việc và đưa những từ khóa mà bạn xác định vào phần nội dung thư xin việc. Bạn chỉ nên đưa thông tin về những kinh nghiệm chuyên môn gần đây nhất của mình.

Ví dụ cho đoạn văn thứ hai:

"Là Giám đốc Nhân sự tại Wes Morgan Philips, tôi là một nhà lãnh đạo cấp cao chủ chốt trong tổ chức và chịu trách nhiệm cải thiện hiệu quả và hiệu suất của 540 nhân viên của công ty. Trước đó, tôi đã làm việc trong bộ phận nhân sự, cơ hội việc làm bình đẳng và đa dạng cho Jenkins Technology Solutions, Inc. Tại Jenkins Technology, tôi đã phát triển một kế hoạch giữ chân nhân viên bao gồm chương trình chăm sóc sức khỏe, chương trình đào tạo nội bộ và quy trình tuyển chọn thăng chức. Điều này đã giúp giảm 50% tỷ lệ luân chuyển nhân viên nói chung".

5. Kết thúc bằng một đoạn kết

Đoạn kết nên tập trung vào một thành tích hoặc kỹ năng quan trọng khác có liên quan đến vị trí. Thay vì lặp lại các chi tiết từ sơ yếu lý lịch của bạn, hãy tóm tắt một câu chuyện hoặc kinh nghiệm cụ thể cho thấy bạn phù hợp với vai trò này. Nếu bạn đang thay đổi nghề nghiệp, đây là cơ hội tốt để nói về các kỹ năng có thể chuyển giao hoặc kinh nghiệm liên quan từ sự nghiệp của bạn.

Ví dụ về đoạn kết:

"Đạt được các mục tiêu tiếp thị đầy tham vọng luôn là ưu tiên hàng đầu và tôi luôn tìm kiếm lợi ích tốt nhất cho công ty. Tôi đam mê trình bày các bài thuyết trình tiếp thị cho khách hàng tiềm năng và tập trung vào thế mạnh của tổ chức. Các kỹ năng tiếp thị của tôi tại River Tech đã giúp công ty đạt được những thành công mới và tăng 45% mức độ tương tác của khách hàng. Tôi không bao giờ hài lòng với hiện trạng và tôi tin rằng một công ty nên liên tục tìm cách cải thiện và tiếp cận khách hàng mới thông qua các chiến dịch sáng tạo".

6. Kết thúc bằng lời chào chuyên nghiệp

Bạn nên kết thúc thư xin việc bằng một đoạn tóm tắt lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này và tại sao bạn sẽ là người phù hợp. Hãy viết phần kết thư xin việc ngắn gọn và giải thích rằng bạn mong muốn nhận được phản hồi của nhà tuyển dụng về các bước tiếp theo có thể thực hiện. Kết thúc bằng chữ ký của bạn ở cuối thư.

Ví dụ về lời kết:

"Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và cân nhắc. Tôi mong muốn được tìm hiểu thêm về vị trí bán hàng và TradeLot. Phát triển là yếu tố thiết yếu để tôi tiếp tục thành công và tôi rất vui mừng khi có cơ hội trở thành một phần trong nhóm dẫn đầu ngành của TradeLot. Thành tích đã được chứng minh của tôi và các sản phẩm chất lượng của TradeLot là sự kết hợp hoàn hảo để tăng thị phần của công ty.

Trân trọng,

Malik Rabb

Ví dụ về thư xin việc

Sau đây là hai ví dụ về thư xin việc, một phiên bản truyền thống và một phiên bản hiện đại. Xem lại mô tả công việc, sau đó đọc thư xin việc. Trong ví dụ đầu tiên, bạn sẽ thấy cách sử dụng các cụm từ cụ thể trong mô tả công việc trong thư. Ví dụ thứ hai có cách tiếp cận sáng tạo hơn, kể một câu chuyện cá nhân và hấp dẫn trừu tượng hơn đối với các thuộc tính được yêu cầu trong bài đăng tuyển dụng. Cả hai đều dài dưới 300 từ.

Ví dụ 1: Trợ lý hành chính

Mô tả công việc

Trong vai trò này, bạn sẽ hỗ trợ các nhà quản lý và nhân sự cấp cao khác bằng cách quản lý lịch làm việc của họ, sắp xếp việc đi lại, nộp báo cáo chi phí và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác. Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, chú ý đến chi tiết và kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ rất quan trọng để thành công.

Bằng cấp:

Kinh nghiệm hơn 5 năm cung cấp hỗ trợ hành chính cấp cao cho các nhóm đa dạng trong môi trường làm việc nhanh

Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc kinh nghiệm làm việc tương đương

Kỹ năng Microsoft Office thành thạo, tập trung vào Outlook và Excel

Tự giác và có tổ chức cao

Người thuộc nhóm làm việc tốt với sự giám sát tối thiểu

Thư xin việc

Kính gửi Trưởng phòng tuyển dụng,

Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đến vị trí trợ lý hành chính tại [tên công ty].

Tôi bị thu hút bởi cơ hội này vì một số lý do. Đầu tiên, tôi có thành tích có minh chứng các vai trò hành chính, gần đây nhất là công việc hiện tại của tôi với tư cách là điều phối viên hành chính. Một điểm nổi bật trong thời gian làm việc tại đây là khi tôi chủ động tham gia điều phối hội nghị thượng đỉnh cho các nhà lãnh đạo cấp cao của chúng tôi vào năm ngoái. Tôi đã sắp xếp việc đi lại và chỗ ở cho một nhóm gồm 15 giám đốc điều hành từ khắp công ty, tổ chức các bữa ăn và hoạt động, hợp tác với nhóm sự kiện nội bộ của chúng tôi và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng lịch trình trong hội nghị thượng đỉnh kéo dài hai ngày. Nhờ phản hồi tích cực mà tôi nhận được, hiện tôi được giao nhiệm vụ tăng gấp đôi số người tham dự sự kiện năm nay và lãnh đạo một nhóm nội bộ để hoàn thành công việc.

Tôi bị thu hút bởi vai trò này vì các cơ hội phát triển mà [tên công ty] mang lại.

Theo nghiên cứu mà tôi đã tìm hiểu về văn hóa công ty đã cho thấy rằng công ty tạo ra rất nhiều cơ hội cho những cá nhân tự thúc đẩy bản thân như tôi. Đối với tôi, trình độ tổ chức cao và chu trọng tiểu tiết là tác phong thứ hai của tôi, tôi mong muốn áp dụng những kỹ năng này trong môi trường mới và đầy thử thách.

Tôi hi vọng được chia sẻ thêm thông tin chi tiết về kinh nghiệm và động lực của mình. Cảm ơn vì đã cân nhắc.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Ví dụ 2: Người viết quảng cáo thương hiệu

Mô tả công việc

Chúng tôi đang tìm kiếm một người viết quảng cáo giàu kinh nghiệm để tham gia đội ngũ của chúng tôi. Nếu bạn có con mắt tinh tường về sự cân bằng, nhanh trí và có thể điều chỉnh tiếng nói của thương hiệu cho bất kỳ phương tiện nào, thì vị trí này sinh ra để dành cho bạn.

Trách nhiệm:

Làm việc với các phương tiện truyền thông có thương hiệu, bao gồm quảng cáo, email, sự kiện, trang đích, video, tiếp thị sản phẩm, v.v.

Duy trì và phát triển tiếng nói thương hiệu của chúng tôi khi hợp tác với những đối tác khác

Phát triển bản sao cho các phương tiện truyền thông nội bộ tạo ra sự phấn khích về văn hóa công ty của chúng tôi

Làm việc độc lập và quản lý thời gian tốt

Kỹ năng biên tập bản sao chuyên nghiệp cho tác phẩm của riêng bạn và của người khác

Yêu cầu:

Hồ sơ năng lực về thành tựu của bạn

Tối thiểu 5 năm viết quảng cáo, lý tưởng nhất là trong một công ty

Chú trọng tiểu tiết

Thư xin việc

Xin chào,

Có ít nhất hai cách để cải thiện vốn từ vựng của bạn (và rộng hơn là kỹ năng viết quảng cáo của bạn): học GRE và trở thành người đam mê trò chơi ô chữ. Tôi đã làm cả hai, nhưng đối với đơn xin việc này, tôi muốn tập trung vào cách thứ hai.

Bà tôi là nhà văn giỏi nhất mà tôi từng biết. Bà không phải là một nhà văn chuyên nghiệp, nhưng chúng tôi có chung tình yêu với việc viết lách. Mãi đến năm ngoái, tôi mới bắt đầu đam mê trò chơi ô chữ và ngay lập tức nhận ra hai thứ này song hành với nhau như thế nào. Chẳng bao lâu sau, tôi đã giải được các câu đố từ Thứ Hai đến Thứ Tư trên tờ New York Times, ngày càng ít phải tra cứu từ ngữ theo thời gian. Chẳng mấy chốc, tôi cũng có thể giải được cả câu đố từ Thứ Năm đến Thứ Bảy. Trong suốt quá trình này, tôi có thể cảm thấy lối nói dí dỏm, câu trả lời ứng xử và cách diễn đạt của mình ngày càng tăng. Cuối cùng, tôi đã lấy hết can đảm để thử sức với các câu đố Chủ Nhật.

Chính lòng can đảm này đã thực sự là bước ngoặt đối với tôi. Ở công ty hiện tại, tôi được biết đến là người chăm chỉ và có tinh thần sáng tạo; đánh giá của đồng nghiệp và quản lý đã chứng minh rõ điều này. Nhưng mặc dù tự tin vào khả năng của mình, tôi chưa bao giờ thấy mình đặc biệt táo bạo. Việc cân nhắc những thách thức mới và thành thạo từng thách thức trong suốt quá trình đã giúp tôi có được cảm nhận mới về bản thân và sự sáng suốt về nghề nghiệp mà tôi đã chọn.

Tôi bắt đầu sự nghiệp với tư cách là một người viết quảng cáo vì tôi có kỹ năng tìm ra các tổ hợp từ ngữ phù hợp với một suy nghĩ hoặc cảm xúc. Tôi đang tiếp tục con đường đó khi tôi nhận ra cách tôi có thể định hình và mài giũa kỹ năng đó để đạt đến tầm cao mới. Tôi muốn viết quảng cáo tại [tên công ty] là bước tiếp theo trong hành trình của tôi.

Chúc mọi điều tốt lành,

[Tên của bạn]

Mẹo viết thư xin việc hiệu quả

Sau đây là các hướng dẫn cần ghi nhớ khi viết thư xin việc:

Tùy chỉnh tiêu đề dựa trên định dạng đơn xin việc của bạn

Nếu bạn viết thư xin việc trực tuyến, bạn không cần phải đưa địa chỉ hoặc thông tin liên hệ khác của mình vào. Có lẽ bạn đã nhập thông tin đó vào các phần khác của đơn xin việc. Nếu bạn đính kèm thư xin việc dưới dạng tệp đính kèm, bạn có thể sử dụng cùng tiêu đề với sơ yếu lý lịch của mình.

Tránh đề cập chung chung đến khả năng của bạn

Khi có thể, hãy kể những câu chuyện có ý nghĩa liên kết các kỹ năng của bạn với các hoạt động giải quyết vấn đề cụ thể hoặc kết quả kinh doanh hữu hình mà bạn đã đạt được trong sự nghiệp của mình. Bất kỳ ứng viên nào cũng có thể nói rằng họ sở hữu một kỹ năng mong muốn. Để tạo ra tác động, bạn cần cho các nhà quản lý tuyển dụng thấy ví dụ về các kỹ năng của bạn trong thực tế.

Ví dụ, "Kỹ năng của tôi sẽ rất phù hợp với tổ chức của bạn" là mơ hồ. Một cách tiếp cận cụ thể hơn sẽ là, "Là một cộng sự kinh doanh, tôi thường xuyên được yêu cầu cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt trong thời gian ngắn. Vượt quá mong đợi của khách hàng là một điểm tự hào về mặt cá nhân và nghề nghiệp đối với tôi, và đây là một kỹ năng mà tôi mong muốn tiếp tục phát triển."

Hãy viết ngắn gọn và đúng trọng tâm

Trừ khi mô tả công việc nêu rõ, không có yêu cầu về độ dài của thư xin việc. Khi xác định độ dài của thư xin việc, hãy tập trung vào các chi tiết quan trọng nhất của công việc. Đọc kỹ mô tả công việc để xác định những cơ hội tốt nhất để minh họa cho trình độ của bạn.

Bạn tự hào nhất về thành tích chuyên môn nào? Chọn một hoặc hai thành tích và liên kết trực tiếp với kinh nghiệm hoặc trình độ mong muốn mà người quản lý tuyển dụng đang tìm kiếm, chỉ bằng một vài câu chi tiết nhưng súc tích. Mô tả công việc đòi hỏi những phẩm chất nào ở ứng viên? Hãy cân nhắc sử dụng chính thư xin việc như một cách để chứng minh những đặc điểm đó.

Thư xin việc là cơ hội để làm rõ mọi câu hỏi hoặc mối quan tâm mà người quản lý tuyển dụng đặt ra về sơ yếu lý lịch của bạn, chẳng hạn như khoảng thời gian thất nghiệp, những thay đổi nghề nghiệp và nhiệm kỳ ngắn tại các tổ chức.

Đọc lại trước khi nộp

Đọc lại thư xin việc nhiều lần trước khi nộp và chú ý đến lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc dấu câu. Đọc to có thể giúp bạn phát hiện ra cách diễn đạt vụng về hoặc câu quá dài. Tất cả chúng ta đều có xu hướng bỏ qua lỗi, vì vậy hãy đọc chậm, cẩn trọng và xem xét từng từ. Nếu lời chào của bạn bao gồm tên của người quản lý tuyển dụng, hãy kiểm tra lại chính tả.

Các đơn yêu cầu thư xin việc sẽ cho bạn cơ hội quý giá để chứng minh năng lực và phong cách làm việc đích thực của mình. Sử dụng thư xin việc để làm nổi bật những điểm mạnh quan trọng nhất của bạn đồng thời cho thấy bạn tôn trọng thời gian và sự chú ý của người quản lý tuyển dụng. Để có thêm cảm hứng, bạn có thể duyệt qua các mẫu thư xin việc theo chức danh công việc trên Indeed.

-----------------------------------------------------------------

Tác giả:  Jennifer Herrity 

Link bài gốc: https://www.indeed.com/career-advice/resumes-cover-letters/how-to-write-a-cover-letter 

Dịch giả: Lan Anh - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: [Tên dịch giả] - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.