Làm việc sâu, theo như định nghĩa từ tác giả và giáo sư Cal Newport trong cuốn sách bán chạy nhất của ông ấy, “Làm việc sâu: Quy tắc cho sự thành công trong thế giới hỗn loạn” (Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World), là khái niệm được đưa ra dựa trên những khó khăn con người đối mặt khi vướng phải những tác nhân gây xao nhãng thời đại số.

Những điều cản trở chúng ta tập trung vào công việc và khiến chúng ta thấy ngộp thở và quá sức mỗi ngày, nhưng đồng thời cũng khiến ta thấy như mình chưa làm được điều gì có ích cả. Chúng ta chỉ đơn thuần phản ứng hơn là thực sự hành động.

Tập trung cao độ giúp ta ngưng lại việc phản kháng bằng cách thiết lập thời gian tập trung cho công việc, khi ta tắt hết mọi thông báo và thiết bị trong một - hai tiếng đồng hồ, ngồi xuống ở nơi yên tĩnh, không bị làm phiền và làm những điều quan trọng nhất. Điều đó cho ta tập trung mà không có tác nhân bên ngoài ảnh hưởng khi ta thực hành những thời gian giảm thiểu tối đa công nghệ.

Điều này thực sự hiệu quả, và tôi đã thực hiện nó nhiều năm khi tôi cần hoàn thành một cuốn sách hay khi tôi cần làm xong một dự án quan trọng. Thời gian dành cho những công việc đã được lên lịch sẵn đặt tôi vào một vị trí nơi tôi có thể hoàn thành dự án đúng hạn và chất lượng.

Làm việc sâu giúp bạn tái tập trung ra sao?

Làm việc tập trung cao độ mang lại rất nhiều lợi ích. Có những điều sau đây làm việc sâu đem lại giúp bạn năng suất và hiệu quả hơn với thời gian lẫn công việc của mình.

Những xao nhãng vặt vãnh không còn nữa

Đã bao lần bạn nhận những dòng tin nhắn: “Bạn đã nhận được mail của tớ chưa?” Kiểm tra email là một trong những việc cực kì tốn thời gian. Chỉ đơn giản đọc những tin nhắn như vậy cũng đủ kéo bạn ra khỏi những điều quan trọng mình cần chú ý.

Làm việc tĩnh lặng và tập trung cao độ cho bạn thời gian ngẫm nghĩ

Khi ta cho phép những xao nhãng tiến vào đời ta, ta sẽ thấy chẳng còn thời gian nào để mà nghĩ ngợi nữa. Và đương nhiên, suy ngẫm là nguyên liệu quan trọng nếu ta muốn tạo ra một sản phẩm chất lượng.

Hãy cho bản thân thời gian mỗi ngày để làm việc tập trung cao độ, từ đó giúp bản thân suy nghĩ mạch lạc hơn và tạo ra những dự án chất lượng hơn.

Bạn bắt đầu thấy mãn nguyện hơn

Khi bạn dành thời gian cho công việc quan trọng mà không bị ngắt quãng, bạn sẽ thấy mãn ý hơn. Đó là kết quả của việc hoàn thành những việc cần thiết và giảm bớt thời giờ cho những thứ linh tinh khác.

Bạn mắc ít lỗi sai hơn

Khi bạn cứ liên tục mất tập trung khỏi công việc, bạn sẽ mắc nhiều lỗi sai hơn. Khi bạn để bản thân chỉ chú ý vào một công việc, bạn mắc ít lỗi hơn bởi bạn không phải ngưng lại và bắt đầu với một phần nào đấy.

Bạn mất ít thời gian làm việc hơn

Đương nhiên khi bạn mắc ít lỗi hơn, bạn sẽ mất ít thời gian làm việc và sửa lại. Điều đó giúp bạn có nhiều thời gian để làm những việc chất lượng hơn nữa.

Bạn sẽ dễ dàng hoàn thành deadlines

Khi bạn lên lịch làm việc tập trung cao độ vào lịch cuốn lịch ngày hoặc tuần, bạn có thể tự tin mà thực hiện những công việc mà có hạn chót.

Nhận thức được bản thân có những thời gian làm việc không ngắt quãng giúp bạn thấy tự tin hơn để hoàn thành deadlines.

Bạn sẽ có ít căng thẳng hơn

Khi bạn biết rằng mình có thời gian để làm việc mà không bị làm phiền, bạn sẽ thấy bớt căng thẳng hơn về thứ mình định thực hiện.

Một ví dụ điển hình đó là viết báo. Khi tôi có deadline, tôi cần sắp xếp hai nhịp làm việc sâu để hoàn thành và sửa nó. Tôi không thấy căng thẳng, bởi tôi biết tôi có thể làm xong việc đúng hạn.

Chất lượng công việc của bạn sẽ được cải thiện

Việc xao nhãng xảy ra bởi bạn không hoàn toàn tập trung vào công việc. Bằng việc cho phép bản thân hoàn toàn chú ý vào công việc, bạn sẽ tự nhiên mà cải thiện chất lượng nhiệm vụ của mình.

Khối lượng công việc bạn hoàn thành sẽ tăng lên

Khi bạn hoàn toàn tập trung vào một công việc quan trọng, bạn sẽ thấy ở mỗi nhịp làm việc, bạn sẽ hoàn thành được nhiều hơn. Chỉ cần 2 tiếng mỗi ngày tập trung cao độ vào nhiệm vụ quan trọng, kết quả của bạn sẽ tiến bộ đáng kể.

Bạn sẽ có thời gian giải quyết những điều gây xao nhãng

Một nỗi sợ của mọi người khi bắt đầu tập trung làm việc sâu đó là họ có thể bỏ lỡ điều gì đó quan trọng. Sự thật là, điều ấy không đúng lắm đâu, bởi kể cả có gì quan trọng xảy ra, bạn vẫn sẽ thấy nó sau khi nhịp làm việc sâu kết thúc.

Bạn sẽ nhận được nhiều sự tôn trọng hơn

Khi sếp bạn, đồng nghiệp và khách hàng biết được lịch trình làm việc tập trung cao độ của bạn, họ sẽ tôn trọng bạn hơn bởi họ ngưỡng mộ sự kỉ luật của bạn.

Rất ít người có sự kỉ luật tối thiểu để ngồi xuống và tập trung 2 tiếng mà không động vào điện thoại, email hay các thông báo. Những người có thể làm điều này đều nhận lại rất nhiều sự kính trọng.

Mọi người tôn trọng thời gian của bạn hơn

Bạn có nhận thấy rằng, những người hay nói chuyện trong văn phòng thường là những người phàn nàn về việc họ có ít thời gian làm việc không? Thực tế nhóm người này chiếm đa số, và họ cũng ít nhận được sự tôn trọng về thời gian cá nhân từ người khác.

Khi bạn bắt đầu làm việc sâu, mọi người sẽ bắt đầu tôn trọng bạn hơn rất nhiều.

Sự kỉ luật cá nhân của bạn sẽ được cải thiện

Một trong những lợi ích nữa của việc thực hành làm việc sâu thường xuyên đó là bạn sẽ thấy mình kỉ luật hơn rất nhiều. Sự tự giác là nền móng để bạn đạt được thành công trong đời, từ những mục tiêu cho đến việc cải thiện sức khỏe và các mối quan hệ.

Sự năng suất của bạn cũng được tăng lên

Trong thế giới hỗn loạn này, làm một công việc thật hiệu quả là điều không dễ dàng. Chúng ta cứ liên tục trì hoãn bởi cứ cố gắng làm quá nhiều thứ một lúc.

Thực hiện làm việc sâu thường xuyên cho phép ta chỉ tập trung vào một thứ vào một thời gian, và điều này dẫn đến hiệu quả nâng cao hơn rất nhiều.

Bạn sẽ hoàn thành những dự án lớn

Có một điểm lợi lớn lao mà tôi có được từ chuyện làm việc tập trung cao độ. Có quá nhiều dự án mà tôi thấy không quá quy mô hay quá phức tạp để thực hiện. Sau vài nhịp làm việc sâu, những dự án này lần lượt được hoàn thành, và chỉ sau thời gian ngắn, chúng đã được thực hiện.

Bạn sẽ có sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và đời sống 

Có rất nhiều lí do để ta thấy giữ sự cân bằng giữa đời sống và công việc thật khó khăn bởi những việc ta cần làm bị ngắt quãng. Khi điều này xảy ra, ta sẽ cần làm việc thêm vào buổi tối hoặc vào cuối tuần để hoàn thành chúng.

Chu trình làm việc sâu giảm thiểu điều này diễn ra bởi bạn làm những việc quan trọng trong trạng thái tập trung, và điều này đưa đến công việc được hoàn thành tốt đúng hạn.

Bạn cần phân biệt những việc quan trọng và không quan trọng

Làm việc tập trung cao độ yêu cầu bạn phải chọn xem việc nào quan trọng và có ảnh hưởng tích cực nhất lên dự án của mình. Khi bạn bắt đầu làm việc sâu thường xuyên, bạn sẽ bắt đầu tập trung hơn vào những việc có giá trị và giảm bớt sự chú ý vào những việc kém giá trị.

6 bước để thực hiện làm việc sâu để nâng cao hiệu suất

1. Sử dụng time blocks (khối thời gian) trên lịch của bạn

Bước đầu để vận dụng làm việc sâu là chia thời gian thành các khối trên lịch của bạn. Để làm điều này, xem lịch của hôm sau, và xác định khi nào bạn sẽ có 2-3 tiếng chỉ để làm việc cao độ.

Thời gian lí tưởng là 1 tiếng vào buổi sáng và 1 tiếng vào buổi chiều, nhưng hãy linh hoạt nhé. Nếu bạn có buổi sáng khá rảnh rỗi và có buổi họp vào ban chiều, hãy chia thời gian đó chỉ trong buổi sáng thôi.

2. Bắt đầu với những bước nhỏ

Nếu bạn chưa từng chia thời gian làm việc bao giờ, hãy thực hiện nó từ từ.

Bắt đầu với 30 phút, sau đó tăng dần thời gian lên. Không khó để dành 30 phút ngồi xuống ở nơi tĩnh lặng và làm việc đâu.

Khi bạn đã thoải mái với 30 phút, tăng thời gian lên 1 tiếng. Chỉ 1 mỗi mỗi ngày cũng đủ để nâng cao hiệu suất của bạn rất nhiều. 

3. Quyết định bạn sẽ làm gì từ hôm trước

Bước này rất cần thiết, bởi nếu bạn không lên kế hoạch những gì mình cần làm trước khi tiến vào chu trình làm việc sâu, bạn sẽ mất thời gian tìm kiếm thứ này kia.

Tôi khuyên bạn nên có 10 phút trước khi ngủ dùng để quyết định những gì mình sẽ làm trong khi làm việc sâu.

Một lợi ích nữa của việc làm điều này đó là bạn sẽ cho phần não

4. Tìm nơi yên tĩnh để làm việc

Nếu bạn có chưa không gian làm việc và phải cố tập trung làm việc, bạn có thể sẽ bị làm phiền bởi ai đó hay điều gì đó.

Cố gắng tìm nơi yên tĩnh để làm việc. Ở công sở, chọn phòng mà bạn có thể làm việc không ngắt quãng. Hoặc nếu được phép, hãy thực hiện chu trình làm việc sâu ở quán cà phê hoặc tại nhà.

Bạn nên tìm nơi bạn có thể thực hiện làm việc sâu thường xuyên, nơi bạn mỗi lần ngồi xuống là tập trung nhanh chóng. Sử dụng chỗ làm việc này giúp não bộ nhận ra rằng bạn cần tập trung ngay khi bạn ngồi xuống và bắt đầu.

5. Chọn thời gian bạn làm việc tốt nhất

Có những người thích làm việc sáng, nhưng cũng có người làm tốt hơn vào ban đêm. Để thực sự có được lợi ích từ làm việc tập trung cao độ, hãy sắp xếp chu trình làm việc sâu khi bạn ở trạng thái tốt nhất.

Đối với tôi, sáng sớm là thời gian tuyệt nhất. Tôi cố gắng làm tất cả những công việc quan trọng trong khoảng 6-8 giờ sáng. Tôi thấy trong khoảng 6-8 giờ sáng, tôi ít bị làm phiền hơn, và hiếm có cuộc họp nào diễn ra vào lúc này.

6. Kiên trì

Để có được lợi ích toàn diện từ làm việc tập trung cao độ, bạn cần kiên trì.

Kiên trì tạo nên thói quen. Một khi bạn quen việc sắp lịch từ hôm trước và dành ra vài chu trình trong ngày để làm việc tập trung cao độ và thực hiện công việc, điều này sẽ trở thành điều bạn thấy thật dễ dàng để làm.

Kiên trì làm việc tập trung thường xuyên sẽ nhanh chóng đem đến cho bạn kết quả là sự gia tăng năng suất và giảm bớt căng thẳng.

7. Đừng biện hộ!

Đừng bao giờ để bản thân biện hộ bởi không lên lịch làm việc sâu.

Đương nhiên, sẽ có những lúc bất thường xảy ra và bạn phải sắp xếp lại, nhưng đừng bao giờ để bản thân có những ngụy biện kiểu “Tôi mệt quá” hay “Tôi không có hứng”.

Một khi bạn cho phép bản thân biện hộ để không tập trung làm việc cao độ, bạn rồi sẽ kết thúc chu trình làm việc sâu của mình.

Hãy nghiêm khắc với bản thân, và làm việc tập trung cao độ một cách có chiến lược. Nếu bạn biết mình có buổi đi chơi đêm với bạn bè và về muộn, đừng xếp thời gian làm việc sâu vào sáng sớm hôm sau. Nếu bạn có thể có buổi họp vào buổi chiều bị quá giờ, đừng sắp thời gian làm việc sâu sau buổi họp đó.

Lời cuối

Khả năng tập trung là kĩ năng quý báu bạn cần để đạt được mục tiêu và trở nên thành công. Thực hiện làm việc sâu và làm chủ kĩ năng này sẽ giúp bạn cắt bớt sự xao nhãng và đem đến lợi ích cho công việc, sự nghiệp và chính cuộc sống của bạn. Tất cả những gì bạn cần là quyết định thời gian mình sẽ làm việc sâu mà thôi.

----------
Tác giả: Carl Pullein

Link bài gốc: How to Use Deep Work to Kill Distractions and Boost Productivity

Dịch giả: Nguyễn Thị Anh Tú - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Thị Anh Tú - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: http://bit.ly/ToMo-hiring.