Đôi khi bạn cảm thấy mình đã làm việc cả ngày dài nhưng lại chẳng hoàn thành được bất cứ việc gì.  Nghệ thuật làm việc thông minh bắt đầu từ sự thấu hiểu thói quen của bản thân và vận dụng sự thấu hiểu đó để tao nên lợi thế trong khi làm việc. Thiết lập danh sách việc cần làm và kế hoạch làm việc là một bước quan trọng để hoàn thành công việc, nhưng bạn cũng cần phải xét đến thế mạnh của bản thân, thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất,  những công cụ có thể giúp bạn làm việc tốt hơn. Làm việc trong một môi trường ít sự sao lãng nhất và làm quen với nhịp độ làm viêc khiến bạn thoải mái. Điều cuối cùng, đừng quên chăm sóc bản thân, hãy nghỉ ngơi, nạp năng lượng và sẵn sàng cho ngày làm việc tiếp theo!

#1. Hãy quản lý khối lượng công việc

1. Hãy thực tế với khối lượng công việc bạn có thể làm trong một ngày. Trước khi lao vào công việc, hãy suy nghĩ về những việc bạn có thể làm hoặc nên làm trong một ngày. Việc bạn ôm đồm quá nhiều việc và không thể hoàn thành tất cả chỉ trong một ngày có thể rất dễ khiến bạn nản lòng. Hãy liệt kê ra tất cả những thứ bạn cần làm và ưu tiên 3 nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày. Nếu có một số việc bạn bắt buộc phải làm hằng ngày hoặc vài lần một tuần, hãy tập thói quen hoàn thành những nhiệm vụ đó càng sớm càng tốt. Ví dụ như nếu bạn đưa việc " trả lời email" vào danh sách cần làm hàng ngày, hãy dành ra một khoảng thời gian để bạn làm việc này hiệu quả nhất.

2. Bám sát lịch làm việc của bản thân. Dù là đã ghi nhớ hay viết nó trên giấy, bạn cũng nên có một danh sách việc cần làm ở trong đầu và làm theo thứ tự lần lượt trong đó. Bạn nên đặt những nhiệm vụ quan trọng lên đầu. Ví dụ như bạn cần kêt quả nghiên cứu để viết báo cáo vậy hãy tiến hành nghiên cứu càng sớm càng tốt. Những nhiệm vụ tiêu tốn ít thời gian cũng nên được ưu tiên. Nếu một công việc gì đó chỉ mất 5 phút để làm, hãy giải quyết nó trước để bạn có thời gian tập trung giải quyết những việc còn lại. Việc thiết lập lịch làm việc giúp bạn giảm thiểu việc bị mắc lỗi và quên nhiệm vụ.

3. Hãy biết từ chối. Có thể bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn khi phải từ chối một nhiệm vụ hay một dự án mới nhưng quan trọng hơn hết đó là bạn phải biết giới hạn của bản thân. Nếu bạn cảm thấy bản thân đã có một lịch làm việc dày đặc và bản thân phải gấp rút hoàn thành trước thời hạn, thì quyết định ôm thêm việc vào người là hoàn toàn không sáng suốt chút nào. Hãy tránh khiến cho lịch trình làm việc trở nên quá tải và thực tế về khối lượng công việc bạn có thể làm trong một ngày. Bạn nên biết khi nào nên để lại công viêc tại nơi làm việc, bạn hoàn toàn có thể làm việc nhiều hơn tại nhà nhưng bạn sẽ không được nghỉ ngơi hợp lý, trở nên hốc hác và cáu gắt với những người xung quanh.

4. Làm nhiều việc nhất khi bạn cảm thấy có nhiều năng lượng nhất. Nếu bạn là người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, hãy cố gắng sắp xếp thời gian để bản thân thực hiện những công việc cấp bách nhất trước khi đến giờ ăn trưa. Còn nếu bạn không phải là một người dành cho buổi sáng, hãy làm việc trong khoảng thời gian mà bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng nhất. Nếu trong lịch làm việc có những sự kiện mà bạn không thể kiểm soát như một cuộc họp hay có lớp học, Hãy làm việc trong khoảng thời gian gần những việc này nhất có thể. Ví dụ như bạn có giờ học vào buổi sáng - thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất, hãy thức dậy và làm việc sớm hơn một chút để đạt năng suất trước khi năng lượng của bạn giảm xuống

5. Sử dụng vài phút cuối ngày để chuẩn bị cho ngày hôm sau. Trong 15 phút cuối cùng của một ngày, hãy xem lại danh sách việc cần làm trong ngày và chọn ra việc quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày mai. Dành vài phút vào buổi sáng để nhìn lại những gì bạn quyết định hoàn thành trong ngày và đánh giá lại. Cũng không có vấn đề gì nếu một việc gì đó bất ngờ xuất hiện

6. Tìm kiếm sự giúp đỡ nếu bạn không thể xử lý khối lượng của bản thân. Đôi khi bạn cảm thấy có quá nhiều việc để làm , hãy nhờ cậy một đồng nghiệp đáng tin. Bạn cũng nên chuẩn bị một món quà trả ơn dành cho họ. Đối với sinh viên, đừng ngại yêu cầu kéo dài thời hạn nộp bài tập nếu bạn cảm thấy quá tải. Hãy nói chuyện với giảng viên về những điều bạn đang cảm thấy khó hiểu

#2: Làm việc nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn

1. Hãy ghi chép nhật ký thời gian trong 1 tuần để hiểu cách bạn sử dụng thời gian. Để biết rằng bạn nên tập trung vào những việc gì, hãy cố gắng giữ một nhật ký hàng ngày cho 1 tuần. Hãy viết mọi thứ bạn làm và bạn làm nó trong bao lâu. Đây là cách tốt để xác định những thói quen xấu, như tiêu tốn quá nhiều thời gian trên mạng xã hội, cũng như xác định các việc mà bạn có thể loại bỏ

2. Hãy tập trung vào một việc duy nhất. Bạn có thể thấy bị hấp dẫn khi làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng chắc chắn rằng bạn sẵn sàng đón nhận một kết quả tồi tệ của cả hai việc. Ví dụ: bạn có thể giữ email của mình trong một tab trong khi bạn đang viết báo cáo. Bạn sẽ bị phân tâm bởi những email mới trong khi đang viết, và nghĩ về báo cáo của bạn trong khi phản hồi email. Hãy làm 2 nhiệm vụ riêng biệt để có hiệu quả tốt hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án hợp tác hoặc chờ phản hồi về dự án, hãy kiểm tra email của bạn trước khi bắt đầu làm việc. Viết bất cứ thứ gì bạn cần  và đóng email . Kiểm tra lại trong một giờ hoặc trong lúc bạn nghỉ ngơi.

3. Hãy sắp xếp công việc để tối đa hóa hiệu suất làm việc. Cho dù bạn liên tục tham khảo một kế hoạch kinh doanh, cần ghi chú lớp học để nghiên cứu hoặc có hình thức mà bạn sử dụng hàng ngày, đảm bảo rằng các tài liệu giấy bạn sử dụng nhiều nhất là có thể tìm thấy dễ dàng nhất. Hãy sử dụng tệp giấy hoặc túi tài liệu để giữ chúng. Hãy làm điều tương tự với những dữ liệu kỹ thuật . Giữ những dữ liệu được sử dụng nhất trên máy tính để bàn hoặc trong thư mục cụ thể.  Kiểm tra tất cả các tài liệu ít nhất một lần mỗi tuần và loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không cần nữa. Tìm một hệ thống đặt tên cho các tập tin kỹ thuật Ví dụ: bạn có thể sử dụng lastname document type version1 để theo dõi những tài liệu đã tạo và phiên bản mới nhất là gì.

4. Sử dụng ứng dụng năng suất để quản lý thời gian để giúp bạn tập trung. Sử dụng ứng dụng lịch để giúp bạn ghi lại lịch trình và chia sẻ các cuộc họp quan trọng với người khác. Đối với sinh viên, ứng dụng năng suất giúp bạn tránh xa mạng xã hội trong khi bạn đang học có thể đặc biệt hữu ích. Ứng dụng lịch như lịch google, outlook và ical đều có tích hợp email, vì vậy bạn có thể đặt ứng dụng để kéo các sự kiện từ email và chia sẻ chúng với danh bạ của bạn.

5. Sử dụng các chương trình máy tính để tự động hóa công việc của bạn bất cứ khi nào có thể. Các công cụ bạn sử dụng để hoàn thành công việc có thể thực hiện xuất sắc một dự án. Ví dụ: trong kinh doanh, có các chương trình có thể giúp bạn quản lý doanh số, lập lịch và quản lý nhân viên. Hãy thử những công cụ và công nghệ có thể làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Một công cụ đắt tiền không phải lúc nào cũng có Hiệu quả cao. Hãy xem bài đánh giá và sử dụng từ ngữ để tìm hiểu công cụ nào hiệu quả nhất.

6. Giảm thiểu sự phân tâm xung quanh bạn. Liên tục bị phân tâm bằng thông báo, email, cuộc trò chuyện, và cuộc trò chuyện có thể làm cho bạn khó tập trung và hoàn thành công việc tốt nhất. Hãy cố gắng hết sức tập trung khi làm việc và tận hưởng những hoạt động giải trí khi đến lúc nghỉ ngơi. Tắt internet nếu bạn không cần nó. Để tập trung vào một nhiệm vụ, hãy để điện thoại xuống hoặc ở một nơi khác. Hãy thử tự do truy cập vào mạng xã hội hoặc đọc nội dung nào đó cho vui trong 5 phút khi bạn nghỉ ngơi.

7. Hãy đặt một khoảng thời gian dài để làm việc. Hãy thiết kế danh sách làm việc của bạn để bạn không làm việc trên bất kỳ công việc nào dài hơn 1 giờ / 2–2 giờ. Hoàn thành càng nhiều càng tốt trong khoảng thời gian đó, nghỉ ngơi một chút và sau đó chuyển sang việc khác. Nếu bạn có thể, thay đổi vị trí của bạn khi bạn thay đổi nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào công việc mới.

8. Ủy quyền cho đúng người, đúng thời điểm. Điều quan trọng là phải biết những điểm mạnh và điểm yếu của chính bạn, cũng như những điểm mạnh và điểm yếu của những người xung quanh. Ví dụ, nếu bạn làm việc tốt với khách hàng nhưng không tốt về mảng viết báo cáo so với một đồng nghiệp, hãy kết hợp với người có kỹ năng viết tốt. Nếu bạn là sinh viên, hãy làm việc với những người có sở trường khác nhau và dựa vào nhau để giúp đỡ trong những lĩnh vực mà bạn cảm thấy khó khăn. Thuê trợ giúp, nếu có thể. Thêm ai đó vào nhóm của bạn những kỹ năng khác nhau mà bạn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. 

#3: Hãy chăm sóc bản thân

1. Nghỉ ngơi luân phiên. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một nhiệm vụ đến 90 phút mỗi lần. Dù bạn có là sinh viên, bạn làm việc trong văn phòng, hay thậm chí nếu bạn sở hữu doanh nghiệp của riêng mình, bạn cần phải cho phép thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Tìm một cường độ  làm việc phù hợp cho bạn. Ví dụ, bạn có thể thử làm việc trong 1 giờ rồi nghỉ ngơi trong 5 - 10 phút, hơn là ép bản thân làm việc trong 90 phút. Hoặc, bạn có thể thấy rằng bạn có thể làm được nhiều việc trong 2 giờ và nạp lại 15 - 20 phút.

2. Thúc đẩy bản thân làm việc cho một cái gì đó quan trọng. Hãy suy nghĩ về lý do tại sao bạn muốn làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Bạn có muốn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình? Nạp thêm năng lượng cho bản thân?Dành thời gian cho một sở thích? Sử dụng điều đó để thúc đẩy bản thân khi bạn cảm thấy muốn chần chừ. Hãy thử đặt một bức ảnh về những gì thúc đẩy bạn ở nơi bạn có thể nhìn thấy nó trong suốt cả ngày.

3. Nhận ra khi nào bạn đang bị kiệt quệ. Ép bản thân liên tục khiến cho bạn dễ mắc sai lầm. Khi bạn mệt mỏi đến mức bạn nhận ra rằng bạn phải mất gấp hai hoặc ba lần để làm một công việc hơn bình thường, hãy nghỉ một ngày. Nghỉ ngơi ít nhất một vài giờ vào cuối ngày. Nếu bạn cần và có thể, hãy ngủ trưa trong ngày để khôi phục năng lượng.

4. Hãy nhớ rằng hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo. Nếu bạn đã làm việc chăm chỉ với một dự án trong một thời gian dài, bạn có thể dễ dàng thuyết phục bản thân rằng bạn có thể hoàn thiện nó hơn nữa và bạn làm đi làm lại cho đến khi nó hoàn hảo. Ở một thời điểm nào đó, hãy nhận ra rằng bạn đã làm tốt và đã đến lúc phải tiếp tục làm điều gì đó. Hãy nhớ rằng: không có gì hoàn hảo.

5. Bắt đầu và duy trì những thói quen lành mạnh để giảm căng thẳng trong cuộc sống của bạn. Đi ngủ 7 - 8 giờ đêm, ít nhất 20 phút tập luyện mỗi ngày. Dành thời gian làm việc mà bạn yêu thích, như chơi một môn thể thao hay nuôi trồng một sở thích sáng tạo. Chăm sóc bản thân sẽ giúp bạn trở nên ít căng thẳng hơn. Thiền định cũng có thể giúp nếu bạn có một công việc căng thẳng.

-------------