Xây dựng đề cương

Lập đề cương để sắp xếp các phần trong văn bản là một trong những thao tác cần có trong quá trình viết ra một bài báo cáo. Hầu như tất cả các bản báo cáo đều có phần tóm tắt, mở đầu, các đoạn nội dung và kết luận. Thao tác này cực kỳ quan trọng vì thông qua nó, bạn có thể sắp xếp các phần trong bài báo cáo của mình với một bố cục dễ hiểu. Một khi đã biết mình sẽ viết gì và viết như thế nào, bạn chắc chắn sẽ hoàn tất một bài báo cáo dễ dàng. Tóm lại, với việc lập đề cương, quá trình viết bài của bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.

Phân tích

Một bản báo cáo thường bao gồm phần phân tích, tức đưa ra kết luận và khẳng định dựa trên những bằng chứng có sẵn. Kỹ năng phân tích bao hàm cả khả năng giải thích lý do và cách mà một sự việc nào đó đã xảy ra; chẳng hạn như một nhà khoa học dùng kỹ năng phân tích để đánh giá kết quả của một thí nghiệm. Khi viết báo cáo phòng thí nghiệm, các dữ liệu từ thí nghiệm đó có thể được thu thập để hỗ trợ cho quá trình phân tích. Khả năng phân tích cũng đồng nghĩa với việc bạn có thể tóm tắt nội dung của một chủ đề và đưa ra những dẫn chứng để củng cố cho luận điểm của mình.

Súc tích

Sự súc tích trong viết văn có để được giải thích là cách mà bạn diễn giải nội dung chỉ trong một vài từ hoặc một vài câu. Tuy độ dài ngắn của một bài báo cáo có thể thay đổi tùy theo sự khác nhau của từng ngành nghề, nhưng hầu như, tất cả các bài báo cáo đều được viết rất ngắn gọn. Sự súc tích có thể giúp bạn bạn cô đọng nội dung bản báo cáo trong một trang giấy. Dù rằng bạn có thể viết bài với dung lượng lớn hơn nhưng cô đọng vấn đề vẫn là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần có. Nhờ nó, bài viết của bạn sẽ trở nên ngắn gọn hơn rất nhiều. Nên nhớ, các câu đơn với cấu trúc đơn giản thường sẽ dễ đọc hơn so với các câu dài và phức tạp.

Biên tập

Bạn nên tập cho mình một thói quen luôn đọc lại và chỉnh sửa sau khi đã viết xong bài báo cáo của mình. Biên tập là khả năng xác định và sửa lỗi sai trong một bài viết. Thông qua thao tác này, bài viết của bạn sẽ trở nên dễ đọc hơn. Hơn nữa, một bài viết sạch lỗi lúc nào cũng cao cấp và chuyên nghiệp hơn một bài viết lủng củng với đầy lỗi chính tả, đúng không nào? Thế nên, khi dò lại bài viết của mình, hãy cố gắng kiểm tra hết tất cả những lỗi ngữ pháp, chính tả, và dấu câu. Bạn cũng cần nhớ là phải kiểm tra cả các câu mơ hồ và thông tin không chính xác đấy nhé.

Cách để cải thiện kỹ năng viết báo cáo

Hãy làm theo các bước sau đây để nâng tầm kỹ năng viết báo cáo của mình nhé:

1. Đọc những bài báo cáo của người khác

Để nâng tầm khả năng viết báo cáo của mình, cách tốt nhất là bạn hãy cố gắng đọc các bài báo cáo đã được xuất bản. Phương pháp này sẽ giúp bạn học cách định dạng và viết một bài báo cáo. Hơn nữa, bằng cách đọc các ví dụ có trong các bài báo cáo, bạn sẽ biết được cách những tác giả khác nhau đưa chúng vào trong bài viết của mình như thế nào. Và sau khi tham khảo qua một vài bài viết, hãy ngẫm xem điều gì sẽ khiến một bài báo cáo thực sự ấn tượng. Cuối cùng, cố gắng kết hợp những khía cạnh đó trong bài báo cáo của chính bạn.

Vạch ra dàn ý cho mỗi bài báo cáo là một một cách giúp bạn trau dồi khả năng xây dựng đề cương cho mình. Một dàn ý sẽ bao gồm một danh sách những phần được đề cập trong bài báo cáo, ví dụ như phần mở đầu, nội dung và kết luận. Trong từng phần đó, bạn sẽ ghi chú lại những nội dung cần thiết về chủ đề bàn luận trong bài báo cáo, chẳng hạn như về những ý mà bạn sẽ triển khai trong từng đoạn của phần nội dung. Vậy nên, việc sử dụng dàn ý sẽ giúp bài báo cáo của bạn được sắp xếp một cách logic hơn cũng như cho phép bạn viết bài dễ dàng hơn.

Bạn cần ghi nhớ rằng mình phải luôn xác minh mức độ đáng tin của nguồn tham khảo khi tiến hành nghiên cứu. Thao tác này giúp bạn chắc chắn rằng nguồn tài liệu đó có đáng tin hay không. Việc trích dẫn nguồn tài liệu uy tín rất cần thiết đối với một bài báo cáo vì nó chứng tỏ được mức độ đáng tin của một bài viết. Và để kiểm tra nguồn tài liệu của bạn, hãy tham khảo thêm một vài cuốn sách, bài báo hoặc trang web để xác nhận rằng thông tin này đồng nhất ở tất cả các loại tài liệu. Và nếu chúng gần giống hay giống hoàn toàn thì nguồn thông tin ban đầu có vẻ đáng tin cậy. Hãy cố gắng lấy trích dẫn từ các nguồn thông tin có uy tín như các cơ quan Chính phủ nhé.

Trong quá trình viết, hãy bắt đầu từ bản nháp nhé! Khi viết một bản nháp, về cơ bản, bạn đã chỉnh sửa và viết lại trước khi gửi bài cho sếp của mình. Thao tác này cực kỳ có ích cho bạn, nhất là khi nó giúp bạn nâng cao khả năng biên tập của bản thân. Bản nháp đầu tiên thường chứa rất nhiều lỗi và các phần cần được chỉnh sửa, thế nên, viết càng nhiều bản nháp thì càng có lợi cho bạn trong việc giảm thiểu những lỗi sai này. Bạn nháp cuối cùng sẽ là bản chính thức cho bài báo cáo với số lỗi sai tối thiểu.

Sau khi hoàn thành xong bài báo cáo, hãy nhờ ai đó nhận xét về bài của bạn. Người đó có thể là đồng nghiệp, quản lý, bạn bè hoặc người thân. Họ sẽ đọc và đưa ra những góp ý mang tính xây dựng. Từ đó, bạn có thể áp dụng những gợi ý của họ để cải thiện kỹ năng biên tập cũng như kỹ năng viết của bản thân. Tiếp thu nhận xét còn giúp nâng tầm chất lượng bài viết của bạn nữa. Khi áp dụng những lời nhận xét đó vào những bài báo cáo trong tương lai, kỹ năng viết của bạn cũng sẽ được cải thiện đấy.

Kỹ năng viết báo cáo ở công sở

Có rất nhiều cách để các người trong ngành có thể sử dụng kỹ năng viết báo cáo của mình ở công sở:

Viết báo cáo phòng thí nghiệm: Một nhà nghiên cứu khoa học sẽ phải viết báo cáo thí nghiệm về thử nghiệm mà họ đã thực hiện. Để củng cố dẫn chứng của mình, họ có thể sẽ trích dẫn nghiên cứu của các nhà khoa học khác vào bài báo cáo của mình.

Viết báo cáo ngân sách: một nhà phân tích tài chính có thể phải viết báo cáo ngân sách cho khách hàng của mình. Họ có thể sử dụng kỹ năng viết lách của bản thân để khiến cho bài báo cáo trở nên rõ ràng và dễ hiểu.

Phân tích mạng xã hội: Một người quản lý truyền thông mạng xã hội sẽ phải viết bài báo cáo phân tích hiệu suất hoạt động truyền thông mạng xã hội của công ty. Với kỹ năng phân tích, họ có thể viết về mức độ hiệu quả của chiến dịch truyền thông.

Cách làm nổi bật kỹ năng viết báo cáo

Dưới đây là một số cách giúp bạn làm nổi bật kỹ năng này của bản thân trong quá trình tìm việc: 

Ứng dụng kỹ năng viết báo cáo trong Resume 

Bạn có thể thể hiện khả năng viết báo cáo của mình trong Resume bằng cách thêm thông tin về kỹ năng này dưới dạng danh sách gạch đầu dòng. Cụ thể là bạn sẽ ghi thêm vào hồ sơ các kỹ năng như biên tập, tìm kiếm thông tin, và viết lách. Thông qua những thông tin này, các nhà tuyển dụng sẽ biết rằng bạn có khả năng trong các lĩnh vực này.

Kỹ năng viết báo cáo trong thư xin việc

Trong lá thư xin việc của bạn, hãy cố gắng thêm kỹ năng viết báo cáo khi viết về kinh nghiệm nghề nghiệp và học thuật của bản thân. Ví dụ như nếu bạn đã từng viết báo cáo hoặc tiến hành nghiên cứu trong quá trình học tập hay làm việc, hãy viết về cách mà bạn sử dụng các kỹ năng này ở những thời điểm đó. Phương pháp này sẽ giúp các nhà tuyển dụng hình dung được cách mà bạn sử dụng kỹ năng của mình trong môi trường chuyên nghiệp như thế nào. 

Kỹ năng báo cáo trong buổi phỏng vấn xin việc

Trong quá trình thực hiện phỏng vấn, bạn vẫn có thể làm nổi bật kỹ năng này của mình thông qua việc trả lời các câu hỏi của người phỏng vấn. Khi người phỏng vấn hỏi bạn một câu hỏi, hãy cố suy nghĩ và kết nối chúng với các kỹ năng của bản thân trong câu trả lời. Và khi họ hỏi về kinh nghiệm làm việc trước đây, hãy giải thích cách mà bạn sử dụng kỹ năng viết báo cáo như thế nào trong vai trò trước đó. Thử tìm kiếm những câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn đối với ngành nghề của bản để luyện tập cho mình một câu trả lời bào hàm cả kỹ năng viết báo cáo nhé!

-----------

Tác giả: Indeed Editorial Team 

Link bài gốc: Report Writing Skills: Definition and Examples 

Dịch giả: Phạm Thị Tuyết Nhi - ToMo - Learn Something New

(*) Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Phạm Thị Tuyết Nhi - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.

(**) Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.

(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: https://bit.ly/ToMo-hiring.